Hoe behoud je personeel in de zorg? De rol van onboarding

3 lessen uit het artikel:

1. ‍Onboarding is cruciaal voor personeelsbehoud: Met 70% van nieuwe medewerkers die al in de eerste maand beslissen of ze blijven, is een sterke start geen luxe maar noodzaak. Een goed onboardingprogramma kan de retentie met 82% verhogen‍
2. Combineer digitalisering met persoonlijke aandacht: automatiseer standaardprocessen (contracten, formulieren); Personaliseer per functie en locatie‍
3. Laat je inspireren door succesverhalen: Zoals bij Humanitas DMH, waar digitale onboarding leidde tot een beoordeling van 8,5 door nieuwe medewerkers.

Lees het hele artikel voor de rest van de tips.

De zorg onder druk: krapte, werkdruk en uitstroom

De zorg staat onder enorme druk. Net als in andere sectoren is er krapte op de arbeidsmarkt, maar in de zorg zijn de gevolgen bijzonder zorgwekkend. Het tekort aan gekwalificeerd personeel groeit snel, terwijl de vraag naar zorg alleen maar toeneemt. Een trend die de komende jaren zal aanhouden. 

De cijfers spreken boekdelen:

• In 2025 staan meer dan 60.000 vacatures open in de zorg (CBS)
• AZW voorspelt dat het tekort in zorg en welzijn tegen 2034 zal oplopen tot 305.000 medewerkers

De werkdruk in de zorg is hoog, mede door onderbezetting. En deze hoge werkdruk leidt weer tot extra ziekteverzuim in de zorg (van ruim 7%). Het gevolg is een zichzelf versterkend probleem: terwijl de zorgvraag blijft stijgen, neemt het aantal beschikbare handen af. De oplopende werkdruk maakt de sector minder aantrekkelijk voor nieuw talent én versnelt de uitstroom van ervaren medewerkers.

Hoe zit het precies met de uitstroom in de zorgsector?

Op het eerste gezicht lijkt de uitstroom in zorg en welzijn mee te vallen: die is de afgelopen jaren weliswaar het hoogst sinds het begin van de metingen, maar nog altijd lager dan in andere sectoren (CBS). Toch ervaren werkgevers in de zorg dit anders: zij signaleren juist een grote uitstroom (Rapportage Commissie Werken in de Zorg). Hoe kan dit?

Een belangrijke verklaring is dat veel zorgmedewerkers niet de sector verlaten, maar wél van baan wisselen binnen zorg en welzijn. Ze vertrekken dus naar een werkgever in dezelfde branche. Het is een bedrijfstak met veel banen en een groot aantal vacatures, en het is dan ook relatief eenvoudig om binnen de bedrijfstak een nieuwe baan te vinden. 

Het vertrek van ervaren zorgmedewerkers brengt aanzienlijke kosten met zich mee - en niet alleen financieel. Uit onderzoek van zorgadviesbureau Porres blijkt dat de vervangingskosten per medewerker kunnen oplopen tot €42.000. Maar de werkelijke schade is vaak nog groter: je verliest kostbare expertise, het verstoort teamdynamiek, beïnvloedt de kwaliteit van patiëntenzorg en kost veel extra tijd.

In deze competitieve markt is personeelsbehoud niet langer een ‘nice-to-have’, maar een absolute noodzaak. Een van de factoren die kan helpen is het snel en goed inwerken van zorgpersoneel. We leggen hieronder uit hoe dat in zijn werk gaat.

Zo draagt strategische onboarding bij aan personeelsbehoud én productiviteit

44 dagen. Zo lang heb je gemiddeld om een blijvende positieve indruk te maken (BambooHR). De eerste weken zijn dus cruciaal om nieuwe collega’s te verbinden met de organisatie en een goede basis te leggen voor productieve medewerkers. Voor de zorgsector, waar teamverbinding en snel meedraaien essentieel zijn, geldt dit des te meer. Een effectief onboardingproces is hierbij onmisbaar. 

Laten we dieper duiken in de manieren waarop onboarding je organisatie verder brengt.

Minder personeelsverloop, meer betrokkenheid

De eerste indruk bepaalt vaak het verloop. Uit onderzoek blijkt dat 70% van de nieuwe medewerkers al binnen een maand beslist of de organisatie bij hen past - bij 29% gebeurt dit zelfs in de eerste week (BambooHR). Een moeizame start kan hierdoor direct leiden tot vertrek. 

Maar deze cijfers tonen ook een enorme kans: organisaties die investeren in een sterk onboardingproces kunnen hun personeelsbehoud met maar liefst 82% verbeteren (Brandon Hall Group). De boodschap is duidelijk: die cruciale eerste weken vormen niet alleen een risico, maar vooral een uitgelezen kans om nieuwe collega's aan je te binden.

Administratieve efficiëntie en snellere productiviteit

Elke nieuwe medewerker brengt een berg administratie met zich mee: van contracten tot belangrijke protocollen. In de zorgsector komt hier nog een extra laag bij - de vele regels en compliance-eisen waar elke medewerker mee te maken krijgt. En dat kost tijd: HR-managers verliezen gemiddeld 14 uur per week aan handmatige taken die prima te automatiseren zijn (Careerbird).

Dit is precies waar digitale oplissingen het verschil maken. Neem bijvoorbeeld een onboarding-app: formulieren en gegevens digitaal verwerken bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor consistentie. Daarnaast kan je al voor dag 1 informatie delen en content interactief maken, waardoor nieuewe medewerkers de stof beter eigen maken. En dat loont: goede onboarding verhoogt de productiviteit met wel 70% (Brandon Hall Group).

Employer branding

Eerste indrukken zijn blijvend: 62% van de medewerkers vormt tijdens hun onboarding een duurzaam oordeel over de organisatie. In de zorgsector, waar concurrentie om talent groot is, verspreiden positieve ervaringen zich snel. Een professionele onboarding versterkt niet alleen het imago als werkgever, maar trekt ook actief nieuw talent aan in een markt waar elke medewerker telt.

Goed, we hebben de theorie gehad. Nu gaan we door met een aantal praktische tips om je onboarding op orde te krijgen.

Praktische onboarding-tips voor de zorgsector

Tip 1: Start het onboardingproces al vóór de eerste werkdag

Hoe blijft jouw organisatie in contact met nieuwe medewerkers tussen contract en eerste werkdag? Helaas laten veel teams deze kans liggen. Toch is dit hét moment om de verbinding te versterken - zodat nieuwe collega's niet alsnog twijfelen of zelfs afhaken.

Want stel je voor: na de blijdschap van een nieuwe baan volgen weken van stilte. Het enthousiasme ebt weg, twijfels kruipen binnen. Door nú al contact te maken, houd je dat vuur brandend. Een berichtje, een kennismaking met het team, praktische info over de eerste dag - kleine gebaren met groot effect.

Zo geef je nieuwe zorgmedewerkers het gevoel dat ze er al bij horen, nog voor ze hun eerste dienst draaien. En dat maakt alle verschil voor hoe ze zich zullen voelen wanneer ze eindelijk starten.

Zo voorkom je radiostilte voor dag 1:

• Stuur een digitaal of fysiek welkomstpakket met een presentje (hoe persoonlijker, hoe beter) en een welkomstboodschap
• Deel alvast informatie over het bedrijf, de cultuur en het team. En bereid ze voor op hun eerste dag om spanning weg te nemen. Bijvoorbeeld via een onboarding-app.
• Minder leuk, maar wel zo praktisch: laat nieuwe medewerkers alvast belangrijke documenten digitaal invullen, zodat ze op dag 1 kunnen focussen op hun rol en de kennismaking met de organisatie.  
• Laat je collega’s een berichtje sturen via LinkedIn of email

Tip 2. Zorg voor een ‘buddy’-systeem  

Een nieuwe werkplek roept veel vragen op: "Waar vind ik...?", "Hoe gaat dit hier?". En soms is het best spannend om dit aan een manager te vragen. Een buddy biedt uitkomst. Deze collega legt praktische werkprocessen uit, en maakt de nieuwe medewerker wegwijs in die organisatiecultuur. En staat natuurlijk altijd open voor vragen.

[.callout-small] Lees hoe je eenvoudig een buddy-programma opzet [.callout-small]

Tip 3. Voorkom dat je collega’s overspoelt met informatie

Een veelgemaakte fout bij onboarding? Nieuwe medewerkers overspoelen met tè veel informatie in één keer. Uit onderzoek blijkt dat 81% van de nieuwe medewerkers zich overweldigd voelt door de hoeveelheid informatie (Glean). Dat kan beter!

Zo bied je informatie behapbaar aan:

• Deel informatie geleidelijk: Verdeel de stof over de eerste weken
• Personaliseer: Toon alleen wat relevant is voor de specifieke functie, locatie of afdeling
• Micro learning: Hanteer korte leerblokken van 5-10 minuten
• Interactieve content: Combineer video, quizzen en praktijkoefeningen voor betere kennisretentie en aansluiting bij verschillende leerstijlen.
• Zorg dat de nieuwe medewerker altijd toegang heeft tot de informatie om iets terug te lezen of kijken (zie volgende tip).

[.callout-small] Bekijk meer tips om informatie-overload te voorkomen. [.callout-small]

Tip 4. Creëer één centrale plek voor alle informatie

Uit onderzoek blijkt dat 42% van nieuwe medewerkers van mening is dat essentiële informatie te versnipperd is over verschillende systemen (Glean). Dit kost niet alleen tijd, maar leidt ook tot frustratie.

Voor zorgmedewerkers - die in wisselende diensten werken of vaak onderweg zijn - is dit extra problematisch. Ze kunnen niet altijd achter een computer zitten en hebben juist behoefte aan mobiele toegang tot informatie.

De oplossing? Een centrale digitale omgeving die:

• Altijd en overal toegankelijk is (via desktop én app)
• Actuele protocollen en eenduidige richtlijnen biedt
• Praktische informatie, FAQ’s en instructievideo's bevat voor directe ondersteuning

Zo beschikken zorgmedewerkers altijd en overal direct over de benodigde informatie, zonder te hoeven zoeken in verschillende systemen.

Tip 5. Vraag regelmatig om feedback

Het loont om het onboardingproces actief te monitoren. Plan daarom regelmatig evaluatiemomenten in, bijvoorbeeld na dag 1, de eerste week, eerste maand en/of 3 maanden. Deze gesprekken geven inzicht in hoe de nieuwe medewerker zijn start ervaart en waar mogelijk aanpassingen nodig zijn.

Door tijdig signalen op te vangen, verlaag je de kans op vroegtijdige uitstroom aanzienlijk. Bovendien toont deze aanpak dat de organisatie daadwerkelijk investeert in haar mensen - hun mening wordt gehoord en serieus genomen.

Tip: vraag op verschillende manieren om feedback: anoniem via surveys, automatisch via een onboardingapp of in 1-1’s met de manager.

[.callout-small] Hier vind je meer tips om feedback te verzamelen (met voorbeeldvragen).[.callout-small]

Tip 6. Maak onboarding een teamverantwoordelijkheid

Wie zorgt er in jouw organisatie voor een goede start van nieuwe collega's? De waarheid is: onboarding slaagt alleen als het hele team meedoet. HR kan het nog zo goed organiseren, maar zonder betrokkenheid van het hele team blijft het een papieren werkelijkheid. Het vraagt betrokkenheid van verschillende partijen:

• De leidinggevende voor doelstellingen, rolspecifieke onboarding en coaching
• De buddy voor praktische begeleiding en een vriendelijk gezicht om alle vragen aan te stellen
• IT voor een snelle start in de software en technische ondersteuning
• Het hele team voor sociale integratie

Door onboarding als gezamenlijke verantwoordelijkheid te benaderen, creëer je niet alleen snellere inwerktijd, maar ook sterkere teamverbindingen. En dat is weer belangrijk voor behoud: uit onderzoek van Virgin Pulse blijkt dat bijna 40% van medewerkers hun collega's noemt als belangrijkste reden waarom ze van hun organisatie houden. 

[.callout-small]Bekijk alle stakeholders van een geslaagd onboardingproces[.callout-small]

Tip 7. Automatiseer de basis, personaliseer per functie en locatie

In de zorg, waar elke minuut telt en geen twee functies hetzelfde zijn, werkt alleen een slimme mix van standaardiseren en personaliseren.

Automatiseer het standaardwerk:

• Digitale handtekeningen voor contracten
• Delen van organisatiebrede informatie en algemene procedures
• Taakverdeling en herinneringen voor betrokken stakeholders
• Gestructureerd feedback verzamelen
• Voortgang van nieuwe medewerkers volgen

Maar omdat zorgmedewerkers in verschillende rollen en settings werken, vraagt goede onboarding óók om maatwerk. Voeg daarom rol- of team-specifieke modules toe (bijvoorbeeld via je onboarding-app) en locatiegebonden informatie. Denk aan: afdelingsspecifieke protocollen en werkwijzen, gebouwplattegronden en praktische voorzieningen en teamindelingen en contactpersonen

Zo krijgen nieuwe medewerkers precies wat ze nodig hebben, zonder overspoeld te raken met irrelevante details.

Digitale onboarding: minder rompslomp, meer zorg

We weten inmiddels dat traditionele onboarding zorgteams veel tijd kost. Maar je wilt ook niet inleveren op kwaliteit van het inwerkproces en je wilt collega’s een warm welkom geven. Hoe doe je dat zonder nog meer tijd in te leveren? Een onboarding-app kan je helpen!

Zo maakt een digitale oplossing het verschil:

• Automatiseer standaardzaken: Contracten, basisinformatie, automatische berichten en taakherinneringen lopen vanzelf
• Personaliseer per functie, team en locatie: Een verpleegkundige op de IC krijgt andere content dan iemand op de afdeling cardiologie.
• Maak het proces interactief: Met quizzes, video's en praktijkcases blijft de stof beter hangen
• Altijd zicht op voortgang: Zie in één oogopslag hoe ver nieuwe collega's in het proces zijn
• Vraag om feedback: Check tijdig of de onboarding goed aansluit
• Start direct na contractondertekening en verspreid informatie over de eerste weken

Zo verandert onboarding van een administratieve verplichting in een betekenisvol proces: minder papierwerk, meer aandacht voor een warm welkom en soepele integratie in het zorgteam.

[.callout-small] Behoud je zorgtalent met het Appical onboardingplatform [.callout-small]

Praktijkvoorbeeld: Humanitas DMH

Soms wil je gewoon weten hoe andere zorgorganisatie het aanpakken. Laten we een kijkje nemen bij Humanitas DMH. Dit is een landelijk werkende zorgorganisatie die hun onboarding compleet vernieuwde. Ze stonden voor de uitdaging om nieuwe medewerkers met lange opzegtermijnen al voor hun eerste werkdag te binden aan de organisatie, terwijl ze tegelijkertijd hun teammanagers wilden ontlasten.

Samen met Appical ontwikkelden ze een digitaal onboardingtraject dat al start zodra het contract getekend is. Via een app ontvangen nieuwe collega's niet alleen praktische informatie, maar maken ze ook via persoonlijke verhalen kennis met de cultuur en het DNA van de organisatie. Het resultaat mag er zijn: medewerkers waarderen hun onboarding met een 8,5 en voelen zich vanaf dag één onderdeel van het team.

[.callout-small]Neem een kijkje in de onboarding-app van Humanitas DMH[.callout-small]

Goede onboarding = Minder kans op personeelsverloop 

In een sector waar elk paar handen hard nodig is, kunnen we het ons niet veroorloven om talent te verliezen door een slechte start. Een sterk onboardingproces is een van de beste investeringen die zorginstellingen kunnen doen om personeel te behouden. Met de juiste aanpak én tools maak je het proces niet alleen efficiënter, maar ook persoonlijker en effectiever.