In 5 stappen naar een buddysysteem voor nieuwe medewerkers

We zijn allemaal weleens zenuwachtig geweest voor een eerste werkdag. Wennen aan een nieuw kantoor, nieuwe collega's, en een andere bedrijfscultuur, is best een opgave. Maar wat als er iemand was die vragen kan beantwoorden die je niet aan je manager durft te stellen? Iemand die je laat zien hoe de koffiemachine werkt en de ongeschreven regels uitlegt?

Daar kan de onboarding buddy bij helpen! Een onboarding buddy ondersteunt nieuwe medewerkers, is een vriendelijk gezicht en iemand om mee te praten. De voordelen van een onboarding buddy zijn groot. Het helpt niet alleen de nieuwe medewerkers, maar ook de managers en de onboarding buddy zelf! Klinkt als een win-win(-win), toch?

Gelukkig hebben steeds meer bedrijven door hoe belangrijk een goed begeleidingssysteem is. Bij 80% van de nieuwe medewerkers is zo'n systeem aanwezig, waarbij het buddy-systeem de populairste optie is (BambooHR).

Laten we verder in het buddy-systeem duiken: wat is het precies? En welke voordelen biedt het?

3 belangrijke lessen uit dit artikel:

1. Een buddy is een informeel aanspreekpunt voor nieuwe medewerkers, helpt met praktische vragen (zoals ongeschreven regels of de koffiemachine) en zorgt voor een gevoel van veiligheid en verbinding. 
2. Een buddy versnelt onboarding: Nieuwe medewerkers voelen zich sneller thuis, zijn 36% tevredener (HBR) en voelen zich 97% productiever na 8 gesprekken (Microsoft).‍
3. Succes begint met helderheid: wees duidelijk over je doel, kies buddy's met de juiste skills, bied structuur (checklists/training) en evalueer voor continue verbetering.

Laten we nu dieper in het onderwerp duiken!

Wat is een onboarding buddy?

Een onboarding buddy is precies dat: een maatje! Een collega die de nieuwe medewerker ondersteunt en hun eerste aanspreekpunt is buiten HR en de manager om. Zoals de naam al doet vermoeden, heeft een onboarding buddy een informelere rol. Terwijl managers en HR zich bezighouden met de formele aspecten van een nieuwe baan, zoals administratieve taken, training en het stellen van doelen, is de onboarding buddy er voor algemene ondersteuning en betrokkenheid.

Onboarding buddy's kunnen nieuwe medewerkers helpen door vragen te beantwoorden over ongeschreven regels, de bedrijfscultuur, of niet-werkgerelateerde zaken zoals waar je het beste kunt lunchen. Deze vragen stel je vaak makkelijker aan een collega dan aan je manager.

Maar, wat is het verschil tussen een onboarding buddy en een mentor? 

Een onboarding buddy nieuwe medewerkers helpt met integreren in de werkomgeving door dagelijkse ondersteuning te bieden. Een mentor richt zich juist op de langetermijnontwikkeling en carrièregroei van de nieuwe medewerker. Hij of zij helpt met de professionele ontwikkeling binnen het bedrijf.

Wat is een onboarding buddy niet? 

Je weet nu wat een onboarding buddy is, maar het is ook handig om te weten welke taken niet bij een onboarding buddy liggen.

Een onboarding buddy is niet verantwoordelijk voor de doelen en prestaties van de nieuwe medewerker. Dat is de taak van de manager en de nieuwe medewerker zelf.

Een buddy is ook niet verantwoordelijk voor het hele onboardingproces. Meestal is een buddy er alleen voor de eerste paar maanden. In het begin is er meer contact, en dat wordt steeds iets minder naarmate de nieuwe medewerker gewend raakt.

En onthoud, een buddy hoeft geen beste vrienden te worden met de nieuwe collega. Het gaat erom dat deze collega een steun en aanspreekpunt is in de eerste periode.

Wat zijn de voordelen van een onboarding buddy?

Er zijn verschillende voordelen van een buddyprogramma in je onboardingproces. Hier zijn een paar voorbeelden.

Voor de nieuwe medewerker:

Het hebben van een onboarding buddy in de eerste periode van een nieuwe baan heeft meerdere bewezen voordelen.

• Hogere werktevredenheid. Onderzoek laat zien dat nieuwe medewerkers met een onboarding buddy 36% meer tevreden zijn dan die zonder een onboarding buddy (HBR).‍
• Connecties maken. Een groot deel van de nieuwe medewerkers wil graag snel relaties bouwen op het werk. 86% waardeert de hulp van een buddy hierbij (BambooHR)‍
• Een gelukkige werkplek. Een buddy-systeem helpt bij het bevorderen van vriendschappen op de werkvloer. En aangezien gelukkige medewerkers productieve medewerkers zijn, is dat een win-win!

Of het bedrijf nu groot of klein is, onboarden kan voor een nieuwe medewerker overweldigend zijn. Een onboarding buddy als vast aanspreekpunt maakt deze ervaring makkelijker en geeft een gevoel van veiligheid.

Voor de organisatie

Er zijn verschillende redenen waarom onboarding buddy's een goede investering zijn voor een bedrijf. Bijvoorbeeld:

• ‍Beter onboardingproces. Een onboarding buddy verbetert de onboardingervaring voor nieuwe medewerkers. En dat is belangrijk, want 70% van de nieuwe medewerkers besluit binnen de eerste maand of de baan bij hen past (BambooHR).‍
• Snellere productiviteit. 56% van de nieuwe medewerkers voelde zich sneller productief dankzij één gesprek met hun buddy in de eerste 3 maanden Bij meer dan 8 meetings stijgt dit percentage zelfs naar 97% (Microsoft)
• ‍Tijdbesparing. Natuurlijk zijn managers en HR verantwoordelijk voor het inwerkproces. Maar een onboarding buddy kan wat van die last wegnemen door nieuwe medewerkers wegwijs te maken in de sociale omgeving en de bedrijfscultuur.

Voor de buddy

Dat klopt, een buddy zijn is ook goed voor de buddy zelf!

• Ontwikkelen van leiderschapsvaardigheden. Als aanspreekpunt voor iemand en door kennis te delen, vergroot je je expertise en vergroot je het zelfvertrouwen en werk je aan leiderschapsvaardigheden.
• Netwerk uitbreiden. Door de nieuwe medewerker te leren kennen, maak je niet alleen een nieuwe werkvriend, maar breid je ook je netwerk uit.
• Anderen helpen. Het gevoel dat je anderen helpt zich prettig te voelen in hun nieuwe werkomgeving is natuurlijk al een beloning op zich.

Wie kan een onboarding buddy zijn?

Nou, eigenlijk iedereen. Maar het liefst iemand die al een tijdje bij het bedrijf werkt en het goed kent. Het kan iemand uit het team van de nieuwe collega zijn, of iemand uit een ander team. Kies je voor iemand uit een ander team, dan heeft dat als extra voordeel dat het de communicatie tussen teams kan bevorderen.

Koppel de nieuwe medewerker aan iemand waarmee ze waarschijnlijk goed kunnen opschieten. Wat zijn bijvoorbeeld de interesses van de nieuwe medewerker? Probeer ze te matchen met iemand met dezelfde interesses.

Dit maakt een goede onboarding buddy:

• Communicatief: Een buddy moet makkelijk aanspreekbaar zijn, tips delen en de nieuwe collega aanmoedigen om zelf te ontdekken en te leren.
• Goed voorbeeld: Een buddy moet de waarden van het bedrijf uitdragen en een rolmodel zijn voor anderen.
• Positieve energie: Een buddy moet een fijne sfeer brengen en ervoor zorgen dat de nieuwe collega zich op zijn gemak voelt en enthousiast is over de nieuwe baan.
• Kennis en ervaring: Een buddy moet goed op de hoogte zijn en klaarstaan om zijn kennis te delen om de nieuwe collega te helpen zich snel thuis te voelen.
• Geduldig: Een buddy moet het niet erg vinden om dezelfde vragen vaker te beantwoorden. Leren is een proces, en nieuwe collega’s moeten dingen vaak opnieuw horen om het goed te begrijpen.

[.callout-small]Leestip: hoe zorg je ervoor dat jij een goede buddy bent?[.callout-small]

Zet in 5 stappen een onboarding buddy-systeem op

Nu je weet wat een onboarding buddy is, wat de voordelen zijn en hoe je de juiste buddy kiest, is het tijd om je buddysysteem in te voeren. Hier zijn 5 stappen om het op te zetten:

1. Ontwerp het buddyprogramma en de kaders

Bepaal hoe je buddyprogramma eruit moet zien, inclusief het doel, de rollen, basisregels, duur, enzovoort. Het programma moet het volgende vastleggen:

• Verwachtingen voor de nieuwe medewerker, de buddy en de manager
• Kennis die de buddy moet delen
• Duur van het programma en een einddatum
• Vereisten voor check-ins en follow-ups

2. Selecteer buddy’s

Begin met een duidelijk proces om vrijwillige buddy's te vinden en uit te kiezen. Zoek in je eigen team of andere teams naar geschikte mensen, let daarbij op de belangrijke eigenschappen die we al besproken hebben. En vergeet niet om te checken of een potentiële buddy niet al te veel werk heeft, voordat je ze aan een nieuwe collega koppelt.

3. Maak een onboarding buddy-checklist

Geef je buddy’s een handige checklist met specifieke onderwerpen en taken die ze met de nieuwe medewerker moeten doornemen in elke fase van het onboardingtraject. 

Voeg dingen toe zoals: 

• het LinkedIn-profiel of cv van de nieuwe medewerker bekijken om ze beter te leren kennen
• een welkomstmail/berichtje sturen
• een rondleiding door het kantoor geven
• dagelijkse check-ins doen. 

Je kunt deze checklist op verschillende manieren inzetten: als pdf delen, als takenlijst in Asana, of verwerken in een onboardingplatform met automatische herinneringen.

Tip: Heb je meer ideeën nodig? In ons e-book vind je een voorbeeld buddy checklist.

4. Organiseer een buddy-training

Plan regelmatig een interactieve training voor buddy's. Zo zorg je dat iedereen snapt wat er verwacht wordt en de rol van de buddy duidelijk is. En je kan praktische tips (of ervaringen) delen om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.

Voeg voor een leuke twist een oefening zoals ‘Feedback-it bal’ toe om het belang van verschillende feedbackstijlen te benadrukken. Meer uitleg over dit spel vind je in onze Onboarding Buddy toolbox.

5. Evalueer en bespreek met de buddy en nieuwe medewerker

Neem na afloop van het buddyprogramma de tijd om te evalueren en verbeterpunten te bespreken. Dit helpt om toekomstige nieuwe medewerkers nog beter te ondersteunen. Ga na wat goed werkte en waar ruimte is voor verbetering, zowel voor de buddy als de nieuwe collega.

Verzamel feedback door gerichte vragen te stellen aan je nieuwe medewerker, zoals:

• Hoe bevalt de baan tot nu toe?
• Zijn er onverwachte verrassingen geweest? Wat waren dat?
• Hoe heeft je buddy geholpen (of niet)?
• Voel je je op je gemak om je buddy vragen te stellen?
• Moeten we iets veranderen aan het buddyprogramma?

Deze feedback helpt je het buddyprogramma te verbeteren, zodat nieuwe medewerkers de ondersteuning en informatie krijgen die ze nodig hebben voor een goede start.

[.callout-small]Tip: In het Onboarding Buddy Toolbox vind je een sjabloon voor de evaluatie.[.callout-small]

Ondersteuning op afstand: de rol van een virtuele onboarding buddy

Steeds meer mensen werken (deels) thuis. Een nieuwe baan beginnen op afstand wordt daardoor steeds normaler, maar kan ook uitdagend zijn. Een virtuele onboarding buddy kan hierbij helpen.

In een online omgeving missen nieuwe medewerkers spontane interacties. Persoonlijke begeleiding via een buddy is daarom extra belangrijk voor remote medewerkers.

Plan daarom regelmatige videochats in de eerste maand en bouw dit langzaam af. Zorg dat nieuwe medewerkers weten dat ze altijd bij hun buddy terechtkunnen met vragen, groot of klein.

Tip: gebruik technologie als hulpmiddel
Buddy's hebben vaak veel ballen in de lucht te houden. Een platform als Appical helpt om alles overzichtelijk te houden, met handige functies zoals checklists, automatische herinneringen en de mogelijkheid om nieuwe medewerkers al vóór hun eerste dag te berichten.

‍

Conclusie

Als je nog niet hebt geïnvesteerd in een onboarding buddy-systeem, is dit het moment om dat te doen! Een onboarding buddy helpt nieuwe medewerkers zich snel thuis te voelen in hun nieuwe baan. Dit verbetert niet alleen de ervaring met je bedrijf, maar verhoogt ook hun productiviteit. Bovendien draagt het bij aan een positieve werksfeer. En wie wil er nu niet werken bij een bedrijf dat goede werkrelaties stimuleert en medewerkers zich welkom laat voelen?

‍