De kracht van feedback tijdens onboarding: zo vraag je erom én geef je het

Feedback is niet alleen goud waard voor verbeteringen, maar ook voor het geluk van je medewerkers. Wist je dat 96% van de medewerkers positief staat tegenover feedback? En dat 69% aangeeft zelfs harder te werken bij meer erkenning? Voor nieuwe collega’s is feedback extra belangrijk – het helpt ze sneller hun plek te vinden en geeft ze een gevoel van waardering.

Maar feedback werkt twee kanten op. Als HR-specialist wil je niet alleen zelf feedback geven, maar vooral ook horen wat er beter kan. Toch is dat soms best spannend, zowel voor de nieuwe medewerker als voor jou. In die eerste weken moet je elkaar nog leren kennen, en je wilt natuurlijk een veilige sfeer creëren waarin openheid vanzelfsprekend is. 

Dus, hoe geef en ontvang je feedback? In deze blog delen we praktische tips voor zowel het vragen als geven van feedback. Zodat jullie onboarding nóg soepeler verloopt.

‍

Waarom feedback tijdens het inwerken zo waardevol is

We weten inmiddels dat de meeste mensen feedback waarderen. Maar wat levert het concreet op voor zowel medewerkers als de organisatie?

Door feedback te stimuleren, creëer je een cultuur van openheid en groei. Het versterkt het vertrouwen tussen collega’s en leidinggevenden, en zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers sneller hun draai vinden.

En het belangrijkste is dat je zicht krijgt op wat wél werkt en wat beter kan. Zo kun je tijdens het inwerkproces direct bijsturen waar nodig. Niet alleen voor de huidige nieuwe collega, maar ook voor toekomstige nieuwe medewerkers.

Feedback vanuit nieuwe medewerkers is ontzettend waardevol. Zij ervaren jullie proces immers aan den lijve en je krijgt direct belangrijke inzichten vanuit je doelgroep. Door hiernaar te luisteren en je aanpak aan te passen, zorg je voor een onboarding die steeds beter wordt.

‍

Hoe vraag je feedback aan nieuwe collega’s?

Het is logisch dat een nieuwe medewerker niet meteen alles durft te zeggen. Toch wil je graag horen wat er beter kan. Hoe krijg je die waardevolle input boven tafel? Laten we beginnen met wanneer je feedback vraagt.

Wanneer vraag je een nieuwe medewerker om feedback?

Feedback vragen werkt het beste als je het structureel inbouwt in het onboardingproces. Denk aan vaste momenten zoals:

• Na de eerste werkdag ("Hoe vond je je eerste dag?")
• Na de eerste week ("Wat is je tot nu toe opgevallen?")
• Met een 30-60-90 dagenplan voor gestructureerde evaluaties

Maar je hoeft niet te wachten op deze momenten. Vraag bijvoorbeeld om feedback tijdens 1-1 sessies met je nieuwe medewerker. Of vraag het na andere belangrijke meetings.  "Hoe vond je deze meeting? Werkt dit goed voor jou?" Blijf checken hoe het gaat en vraag of ze meer ondersteuning of training nodig hebben.

Doordat je een veilige omgeving creëert waarin nieuwe medewerkers hun zorgen kunnen uiten, bouw je vertrouwen en help je de nieuwe medewerker verder op weg.

Hoe vraag je effectief om feedback?

Feedback verzamelen kan op verschillende manieren: van informeel tijdens een gesprek of anoniem met maandelijkse surveys. Een persoonlijk gesprek aan het begin van de inwerkperiode is vaak een goede start. Het voordeel? Je kan eerst een band opbouwen en je nieuwe collega kan zich voorbereiden, terwijl jij de ruimte houdt voor een open, informeel gesprek.

Anonieme enquêtes werken juist goed voor die feedback die anders misschien niet geuit zou worden. Want laten we eerlijk zijn: niet iedereen voelt zich comfortabel om aan te geven dat ze bijvoorbeeld moeite hebben met de communicatiestijl van hun leidinggevende. Anonieme tools geven medewerkers de veiligheid om ook kritische punten te delen.

En vergeet de kracht van simpele digitale communicatie niet. Een gerichte vraag via de mail of Slack over een specifiek onderwerp doet vaak wonderen. Het geeft medewerkers tijd om hun antwoord te formuleren en jou de kans om snel op actuele situaties in te spelen.

Kies vooral voor een mix van feedbackmanieren om tegemoet te komen aan de behoeften van elke nieuwe medewerker. Begin bijvoorbeeld met een informeel gesprek om elkaar beter te leren kennen, stuur vervolgens een aantal weken later een mail met open vragen en stuur elke maand een enquête waarin belangrijke zorgen kunnen worden geuit.

Zo ontstaat een natuurlijk ritme waarin feedback geven normaal wordt, en krijg je een compleet beeld van wat er leeft onder nieuwe medewerkers. Want uiteindelijk draait het erom dat iedereen zich gehoord voelt - op een manier die bij hen past.

‍

Voorbeeld: welke feedbackvragen moet je stellen?

Nu we weten wanneer en hoe je feedback kunt vragen, is de volgende vraag: wat vraag je eigenlijk?  

Het draait erom dat je nieuwe medewerker zich vrij voelt om eerlijk te antwoorden. Vermijd daarom gesloten vragen waarop je alleen 'ja' of 'nee' kunt antwoorden, zoals:  

• "Vind je je nieuwe baan leuk?" 
• "Ervaar je onze bedrijfscultuur als positief?""  

Zulke vragen sturen het antwoord al in een bepaalde richting. Stel daarom vragen die uitnodigen tot een eerlijk antwoord, zoals:

You might be surprised by what you learn about your own onboarding by freely inviting your new hire to share whatever they want. Make sure everyone’s opinions are heard and valued!

‍

Handige tools om feedback te verzamelen

Wist je dat je met de Appical onboarding-app eenvoudig feedback kunt verzamelen van nieuwe medewerkers? Aan het einde van hun onboardingmateriaal kun je open vragen stellen waar ze vrijuit kunnen antwoorden.

Voor snelle inzichten gebruik je bijvoorbeeld Likert-schaalvragen als: "Hoe nuttig vond je deze informatie, op een schaal van 1 tot 10?" Alle feedback wordt direct in de app verzameld, zodat je het overzichtelijk kunt beheren.

Met het engagement-dashboard van Appical houd je realtime vorderingen bij:

• Hoe ver zijn ze in hun onboardingtraject?
• Hoeveel tijd besteden ze aan bepaalde materialen?
• Waar haken nieuwe medewerkers af?

Zo krijg je niet alleen kwalitatieve feedback, maar ook concrete data over hoe je onboardingproces écht wordt ervaren.

Extra hulpmiddelen

Naast de app biedt Appical praktische resources, zoals onze nieuwste Onboarding Checklist voor HR - een handig overzicht met belangrijke mijlpalen, inclusief momenten om feedback te vragen.

[.callout-small]➡️ Benieuwd geworden? Ontdek alle mogelijkheden van onze app en tools op Appical.nl![.callout-small]

‍

Wat doe je met feedback van medewerkers?

Mooi, je hebt waardevolle feedback verzameld. Maar als die ergens in een rapport verdwijnt zonder actie, schiet je er natuurlijk niets mee op. Hoe vertaal je die input dan naar concrete verbeteringen?

Signaleer terugkerende pijnpunten

Begin met het analyseren van de feedback: komen bepaalde problemen vaker naar voren? Hoor je bijvoorbeeld van meerdere nieuwe collega's dat bepaalde documenten onduidelijk zijn, of dat ze niet weten bij wie ze met vragen terechtkunnen? Dat zijn signalen om aan te pakken. Soms helpt het om nieuwe medewerkers zelf om oplossingen te vragen: "Hoe zouden wij dit volgens jou beter kunnen aanpakken?"

Los direct op wat kan

Sommige dingen zijn eenvoudig te verbeteren. Geen toegang tot belangrijke systemen? Regel het meteen. Onduidelijke instructies? Probeer het op een andere manier uit te leggen. Door snel te schakelen laat je zien dat je hun feedback serieus neemt. Dit zorgt weer voor meer openheid in de toekomst.

Waardeer de moeite

Feedback geven kan best spannend zijn. Laat daarom merken dat je het op prijs stelt. Een simpele "Bedankt dat je dit met ons deelt, hier kunnen we echt iets mee!" maakt al een groot verschil. Zo creëer je een cultuur waarin mensen zich gehoord voelen.

Nu we weten hoe je feedback vraagt, is het tijd voor de andere kant van de medaille: Hoe geef je eigenlijk goede feedback?

‍

Hoe geef je feedback aan nieuwe medewerkers

Nieuwe medewerkers hebben feedback nodig om zich te verbeteren, maar ook om zich gezien, zelfverzekerd en gesteund te voelen in hun rol. Door tijdig en regelmatig feedback te geven, bouw je vertrouwen op en versterk je jullie werkrelatie.

Toch kan het lastig zijn om (kritische) feedback te geven aan een nieuwe collega. Je wilt niet te hard overkomen, maar de feedback moet wel effectief zijn. Gelukkig hebben we enkele handige tips:

Tips voor het geven van feedback

Ten eerste, wees respectvol en nieuwsgierig tijdens het geven van feedback. Bij kritische feedback kun je de 'sandwich-methode' gebruiken: begin met een compliment, geef dan je kritische punt of verbetersuggestie, en sluit af met een positieve noot. Bijvoorbeeld:

"Wat fijn dat je zelfstandig met onze software aan de slag bent gegaan! Let wel even op dat je collega's tagt in taken, zodat ze een melding krijgen. Maar je pakt het snel op, top!"

Deze aanpak voorkomt dat de feedback te hard overkomt, omdat je ook de positieve kanten benadrukt.

Kies daarnaast het juiste moment en de juiste plek voor feedback. Iemand vertellen dat ze te traag reageren op e-mails tijdens de lunch met andere collega's erbij, is niet ideaal. Zoek liever een privémoment op een geschikt tijdstip.

Geef concrete voorbeelden bij je feedback, zodat je nieuwe medewerker precies begrijpt wat je bedoelt. En bied waar mogelijk ook oplossingen aan. Bijvoorbeeld:

"Ik vind het lastig te zien welke taken je aan mij toewijst. Kun je me die voortaan mailen of via Slack sturen? Dan is het voor mij duidelijker."

Met deze tips wordt feedback geven een stuk makkelijker. En uiteindelijk heeft iedereen er baat bij: je nieuwe collega groeit in de rol en jullie samenwerking wordt alleen maar beter!

‍

Afsluitend

Feedback is onmisbaar om te begrijpen hoe het nieuwe medewerkers vergaat in hun nieuwe werkomgeving. En of iets nu heel goed gaat of dat ze meer ondersteuning nodig hebben, door feedback te vragen laat je zien dat hun stem ertoe doet. Wanneer je naar hun ervaringen en meningen vraagt, voelen medewerkers zich gehoord en gewaardeerd.

Met deze tips hopen we dat je zelfverzekerder wordt in het vragen en geven van feedback. Want eerlijke feedback is uiteindelijk dé manier om je onboardingproces continu te verbeteren!

‍