Onboarding bij Humanitas DMH: 'Nieuwe medewerkers zijn direct na tekenen lid van de club'

Van één introductiedag naar compleet onboardingprogramma

Humanitas DMH (HDMH) is een landelijk verspreide zorgorganisatie. Ruim 1.400 medewerkers en vrijwilligers zetten zich dagelijks in om mensen met een verstandelijke beperking en multiproblematiek te ondersteunen. Als specialist op het gebied van arbeidsmarktcommunicatie, werving & selectie adviseert Sanne van Leeuwen het MT en teammanagers in het gehele land.

“Toen ik 4 jaar geleden begon bij HDMH, was er nog weinig geregeld op het gebied van onboarding. Er was alleen een introductiedag. Ik wilde iets leuks en interactiefs voor onze medewerkers neerzetten. Nieuwe medewerkers hebben gemiddeld 2 maanden opzegtermijn; de kans dat ze binnen die tijd een ander aanbod krijgen is aanwezig. Het was onze wens om nieuwe medewerkers zich al in de periode van het tekenen van het contract tot de eerste werkdag onderdeel van HDMH te laten voelen."

Een tweede doel was het ontlasten van de teammanagers. "We hebben meer dan 1.400 medewerkers, terwijl er per rayon maar één HR-adviseur is. Wij werken decentraal. Dit betekent dat de teams zelf verantwoordelijk zijn voor hun werving & selectie, en dus ook voor de onboarding. Om ervoor te zorgen dat iedere nieuwe medewerker zich thuis voelt en de juiste informatie krijgt, hebben we ervoor gekozen om centraal een inwerkprogramma op te zetten. Zo kunnen wij de teams ontlasten en zorgen we voor één lijn tijdens het inwerken.

Onboarding landelijk regelen

“Ik had al over Appical gehoord van andere zorgorganisaties. Na mijn inwerkperiode, gaf ik binnen de organisatie aan dat ik gebruik van het onboarding platform wilde maken. Er werden natuurlijk vragen gesteld: ‘Wat is dat dan? Hoe werkt het?’ De cijfers liegen er niet om. Een goede onboarding zorgt ervoor dat medewerkers langer in dienst blijven. Dat en mijn enthousiasme over de mogelijkheden die een onboarding app te bieden heeft, zorgden ervoor dat het MT ook enthousiast werd. Want zo kunnen we het verschil maken. En kunnen we alle medewerkers voorzien van de juiste informatie en een warm welkom-gevoel.”

“Wat volgde was een eerste sessie met Appical’s onboarding consultant, en een werkgroep bestaande uit corporate communicatie, een gedragsdeskundige, een teammanager, een MT-lid en medewerkers van de werkvloer. Samen kwamen we tot een verhaallijn. De bestaande corporate teksten herschreef ik zelf in de juiste stijl, en ik checkte bij collega's of de informatie overeenkwam met wat zij dagelijks meemaken. Daarna zijn we livegegaan. Spannend! Maar het fijne is dat je de content elk moment van de dag kunt actualiseren.”

Ons DNA in elk hoofdstuk

"Vanaf het moment dat het arbeidsvoorwaardengesprek is gevoerd en het contract is getekend, zijn nieuwe medewerkers al onderdeel van HDMH. De onboarding via Appical is vooral gericht op preboarding: na de eerste werkweek wordt er geen nieuwe content aangeboden in de app. De werkzaamheden van de nieuwe medewerkers worden daarna te locatieafhankelijk. De activiteiten in de app worden aangevuld met een buddy die de medewerker wegwijs maakt, een maandelijkse (digitale) introductiedag en verschillende interne trainingen."

"Het platform draagt bij aan onze branding. Deze branding is een beleving: we zijn een bijzondere organisatie. Onze humanistische waarden zijn duidelijk voelbaar. Dat willen we dus ook laten zien tijdens de preboarding. En eigenlijk al vanaf het eerste contact. Medewerkers worden blij van onze organisatie. Dat was al te zien in onze vacatureteksten, en nu ook in de app. In elk hoofdstuk voel je ons DNA."

"Wij staan voor gelijkwaardigheid: het maakt niet uit of ik iets naar een bestuurder stuur of een andere collega. Ik schrijf hetzelfde. Dat zie je ook in de app. Deze is laagdrempelig; we gebruiken eenvoudige teksten die bij iedereen binnenkomen. We zijn echt benieuwd naar wie iemand is. Skills zijn aan te leren, maar wie ben jij en wat zijn jouw dromen? Dat willen we graag weten. Dus vragen we tijdens kennismakingsgesprekken ook: Wie ben jij? En waar word jij blij van?"

'Appical is veel meer dan een app'

"Appical biedt naast een platform, ook de kennis en know-how, ronde tafel-gesprekken en een netwerk. Ik doe kennis op bij een club waarmee ik altijd kan sparren en gevoed word met ideeën. Dat draagt bij aan mijn vakinhoudelijke kennis, en dat is belangrijk omdat ik de enige op dit vakgebied ben binnen de organisatie. Appical is een vast onderdeel van mijn netwerk."

8,5 voor onboarding

"Medewerkers beoordelen het onboardingtraject gemiddeld met een 8,5. Daar ben ik super trots op. Collega’s praten over de app en mailen ons met ideeën. Het leeft echt in de organisatie. Dat is wat ik wilde en waar ik het voor doe: dat mensen zich welkom voelen en enthousiast zijn op de eerste werkdag. Het is mooi meegenomen als ze daardoor ook langer bij de organisatie blijven. Op deze manier creëren we goede ambassadeurs."<br>

"Wat onze medewerkers het leukst vinden? De persoonlijke verhalen van hun collega's! Maar ook dat de sfeer van de organisatie voelbaar is in de app."

Verdere personalisering

“We willen onze app verder personaliseren. Allereerst door verschil te maken in opleidingsniveau. De content blijft hetzelfde, maar de volgorde waarop we de informatie aanbieden passen we aan. Ik heb ervaren dat onze collega’s met een mbo-opleiding liever eerst de praktische informatie over de eerste werkdag ontvangen, in plaats van de missie en visie. Hoe gaat het er op de werkvloer aan toe? Wie zijn de mensen waarmee ik ga werken?”

Mijn advies? Begin gewoon!

“Mijn tip voor andere organisaties? Begin gewoon! Maak eerst twee hoofdstukken. Dan heb je in ieder geval meer dan je nu hebt. Meestal wil je te veel tegelijkertijd vertellen. Ik bedenk altijd ‘hoe zou ik het zelf vinden als ik hier ga solliciteren en in dienst kom?' Blijf dat voor ogen houden."

Wist je dat...

• 1/3 van onze nieuwe medewerkers via referral recruitment binnenkomt
• Je bij ons een bloemetje krijgt op je eerste werkdag
• Wij 1 keer per maand een ludieke introductiedag voor nieuwe medewerkers uit heel het land houden
• Wij om het jaar een festival van 3 dagen voor onze medewerkers organiseren