Welke rollen zijn belangrijk binnen het onboardingproces?

Een goede start is cruciaal. Nieuwe medewerkers beslissen namelijk heel snel of een baan bij ze past. Onderzoek laat zien dat 70% al in de eerste maand een oordeel heeft, en 29% zelfs al in de eerste week! Als de rol niet is wat ze ervan verwachtten, of als de klik met hun manager en team niet goed is, is de kans groot dat ze snel vertrekken – of zich nooit helemaal thuisvoelen.

Wil je een goede inwerkervaring verzorgen, dan is het belangrijk om niet alleen naar HR te kijken. Als het puur HR’s verantwoordelijkheid is, krijgen nieuwe medewerkers maar een beperkt beeld van hun werkplek. Door managers, buddy’s en andere stakeholders te betrekken, leren ze het bedrijf en de cultuur veel beter kennen. Minstens zo belangrijk: zo bouwen ze meteen echte contacten op en voelen ze zich sneller onderdeel van het team.

Het is duidelijk: onboarding moet levendiger en interactiever. Maar hoe dan? De kern is simpel: help nieuwe medewerkers om vanaf het begin contact te leggen met andere collega’s. En de beste manier? Zorg dat verschillende partijen actief meedoen tijdens het onboardingproces.

‍

Waarom is het belangrijk om meerdere collega's bij onboarding te betrekken?

We hebben al enkele argumenten gegeven waarom onboarding niet alleen een taak voor HR zou moeten zijn. Laten we hier wat dieper op ingaan.

Wanneer HR alles alleen moet afhandelen - van papierwerk tot rondleidingen - kan er gemakkelijk iets tussen wal en schip vallen. Dit verklaart waarom:

• 65% van de nieuwe medewerkers niet weet bij wie ze terechtkunnen met vragen
• 62% aangeeft te weinig te weten over bedrijfsproducten en -diensten
• 51% technologische problemen ervaart (BambooHR)

De oplossing? Verdeel de taken en werk samen. Laat nieuwe collega's vanaf het begin verschillende mensen en afdelingen leren kennen. Uit onderzoek blijkt dat nieuwe medewerkers hun onboarding 3,4x vaker als succesvol ervaren wanneer hun manager actief betrokken is (Gallup). Bovendien geeft 56% aan dat een buddy hen hielp om sneller productief te worden (Microsoft), zelfs na één meeting met hen!

HR blijft verantwoordelijk voor de basis. Maar door managers in te schakelen om verwachtingen uit te leggen, buddy’s dagelijkse vragen te laten beantwoorden en collega's praktische tips te laten delen, creëren we een onboarding die daadwerkelijk werkt voor nieuwe medewerkers.

Laten we nu bekijken welke teamleden een rol binnen onboarding hebben en hoe we ze kunnen ondersteunen.

1. HR

[.callout-small] HR bewaakt het hele onboardingproces en zorgt voor consistentie en duidelijkheid, zodat elke nieuwe medewerker soepel kan starten. [.callout-small]

‍

In de meeste bedrijven is HR (of een onboardingspecialist) verantwoordelijk voor het hele onboardingproces. Bij gebruik van software of digitale tools zijn zij vaak beheerder: ze zetten het systeem op, verdelen taken en houden de voortgang bij.

Ook regelen ze belangrijke administratieve zaken, zodat alles soepel verloopt voor nieuwe medewerkers. Denk aan: papierwerk afhandelen en bedrijfsbeleid en -cultuur introduceren. Veel van deze taken worden vóór de eerste werkdag afgerond, zodat de nieuwe collega meteen goed kan starten.

Vaak is HR ook het eerste aanspreekpunt voor vragen of zorgen van nieuwe medewerkers. Hun focus ligt op de medewerkerservaring: ze zorgen dat nieuwe collega’s zich welkom en ondersteund voelen, zodat ze niet vroegtijdig vertrekken.

Andere teamleden brengen hun eigen expertise in, maar HR zorgt voor de structuur die een vlotte, gestroomlijnde onboarding mogelijk maakt. Zij ondersteunen managers, buddy’s en collega’s bij hun rol, terwijl ze het volledige proces overzien.

Handige tools voor HR:

• 30-60-90-dagenplan – Kant-en-klaar template om je onboarding structuur te geven
• HR Onboarding Checklist – Mis geen enkele stap met deze checklist
• Onboarding Playbook – Creëer een succesvol traject met behulp van de 6 C’s

‍

2. De manager

[.callout-small] Managers geven rol-specifieke begeleiding, stellen duidelijke verwachtingen en helpen nieuwe medewerkers integreren in het dagelijkse werk en de cultuur. [.callout-small]

‍

De teammanager speelt de belangrijkste rol in het succes van een nieuwe medewerker. Zij kennen de rol immers het beste en werken er dagelijks mee samen. Waar HR het algemene proces bewaakt, geeft de manager de dagelijkse begeleiding die nieuwe medewerkers echt op weg helpt.

Wat doet de manager precies?

• Legt verantwoordelijkheden uit en hoe de rol past binnen het team
• Stelt duidelijke verwachtingen en doelen, met regelmatige feedback en biedt steun gedurende de eerste maanden
• In samenwerking met HR, kan de manager ook bijdragen aan een roadmap voor de eerste maanden (bijvoorbeeld via een 30-60-90 dagenplan)

Minstens zo belangrijk: de manager zorgt dat nieuwe collega's zich thuis voelen in het team. Door goede introducties en samenwerking te faciliteren, ontstaan er natuurlijke werkrelaties. Zo voelen nieuwe medewerkers zich sneller verbonden en zelfverzekerd.

‍

Hoe ondersteun je managers optimaal?

De meeste managers willen goed onboarden, maar hebben weinig tijd. Met deze hulpmiddelen verlicht de last én zorg je voor consistentie.

• Leg de verantwoordelijkheden en taken duidelijk vast: een simpele checklist in Asana of jullie onboardingapp werkt perfect
• Deel praktische tips, zoals ideale meetingfrequenties of hoe je nieuwe medewerkers introduceert in het team
• Bied kant-en-klare templates aan: welkomstmails, 30-60-90 dagenplan, gids met rolverwachtingen
• Stel automatische herinneringen in voor belangrijke momenten zoals check-ins of feedbacksessies
• Plan vaste contactmomenten met de manager om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen

Onthoud: HR zet de kaders uit, maar het is de manager die onboarding tot leven brengt op een manier die écht impact heeft op de dagelijkse werkervaring.

3. Buddy

[.callout-small] Buddy’s bieden informele ondersteuning, beantwoorden dagelijkse vragen en helpen nieuwe medewerkers zich op hun gemak en verbonden te voelen in hun nieuwe werkomgeving [.callout-small]

‍

Een onboarding buddy is een collega die dagelijkse ondersteuning biedt, als aanvulling op de rolgerichte begeleiding van de manager en de administratieve taken van HR. Ze richten zich op het menselijke aspect van onboarding. 

Ze leggen ongeschreven regels uit en wijzen de weg in en rondom de werkplek, bijvoorbeeld naar de beste lunchplek. Ook beantwoorden ze kleine - maar belangrijke - vragen, die nieuwe medewerkers liever niet aan hun manager stellen.

De cijfers tonen aan hoe waardevol dit is:

• 56% van de nieuwe medewerkers geeft aan dat hun buddy hen hielp om snel productief te zijn na slechts één buddygesprek
• Bij 2-3 meetings stijgt dit naar 73%
• Bij 4-8 gesprekken ervaart maar liefst 97% een snellere productiviteit

Een vriendelijke collega om op terug te vallen maakt een wereld van verschil in die cruciale eerste weken. Ze helpen nieuwe medewerkers zich verbonden te voelen in een spannende overgangsperiode.

‍

Hoe ondersteun je je buddy’s?

Ook onboarding buddy’s hebben ondersteuning nodig. Zo help je ze:

Bouw een gestructureerd buddyprogramma
Maak duidelijke richtlijnen met rollen en verwachtingen, bijvoorbeeld met behulp van onze Onboarding Buddy Toolbox.

Train buddy’s in hun rol
Deel het artikel ‘Hoe word je een geweldige onboarding buddy’ met:

• Welke taken een buddy heeft (team-introducties, informele regels uitleggen etc.)
• Wat een buddy niet is of doet (performance feedback, formele training)
• Tips om de nieuwe medewerker goed te ondersteunen

Bied praktische tools

• Een buddy-checklist met belangrijke onderwerpen voor elke onboardingsfase
• Een trainingssessie om veelvoorkomende scenario's te oefenen
• Feedbackmomenten om te evalueren hoe alles verloopt

Meer weten over een buddyprogramma opzetten? Zo pak je het aan in 5 duidelijke stappen.

‍

4. IT-afdeling

[.callout-small] IT zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers vanaf dag één beschikken over de benodigde tools, systemen en technische ondersteuning [.callout-small]

‍

Niets verpest een eerste werkdag zo erg als ontbrekende apparatuur of inlogproblemen. Toch komt dit verrassend vaak voor, wat tot grote frustraties leidt bij nieuwe medewerkers. Uit onderzoek blijkt zelfs dat dit tot hun grootste pijnpunten behoort:

• Geen toegang tot essentiële tools (58%)
• Technische problemen zoals defecte computers of opstartproblemen (51%)

Dit is waarom IT zo'n cruciale rol speelt bij succesvolle onboarding. Wanneer ze vroeg in het proces betrokken worden, kunnen ze helpen met: goed geconfigureerde apparaten, tijdige toegang tot alle systemen, duidelijke uitleg over beveiligingsprotocollen en een snelle oplossing van technische problemen.

Help IT om goed voorbereid te zijn door checklists aan te bieden of taken met duidelijke deadlines toe te wijzen. Met deze samenwerking kan je een groot frustratiepunt veranderen naar een positieve eerste indruk.

‍

5. CEO

[.callout-small] De CEO deelt de visie en waarden van de organisatie, zodat nieuwe medewerkers zich welkom voelen en verbonden met het bedrijfsdoel [.callout-small]

‍

De CEO speelt een unieke rol binnen het inwerkproces door de visie van het bedrijf tot leven te brengen. Hij of zij kan nieuwe medewerkers uitleggen hoe hun dagelijkse werk bijdraagt aan iets groters. Bijvoorbeeld door de visie, missie, waarden en doelen te delen.

Het gaat niet alleen om uitleg over wat de organisatie doet, maar vooral waarom het belangrijk is. Deze verbinding verandert onboarding van 'taken leren' naar 'impact begrijpen'.

Hoe CEO's het verschil kunnen maken:

• Welkomstbericht: Een persoonlijke video of e-mail vanuit de CEO biedt een warm welkom (je kunt dit ook in een onboardingapp zetten)
• Visie-sessie: Een maandelijkse "Vraag het de CEO" lunch voor nieuwe medewerkers
• Cultuur versterken: Denk aan het delen van verhalen die bedrijfswaarden in de praktijk laten zien

Persoonlijke aandacht van het management versterkt de bedrijfscultuur en laat zien dat elke medewerker ertoe doet.

‍

6. Marketing & Communicatie

[.callout-small] Marketing & Communicatie maakt van onboarding een leuke, boeiende eerste kennismaking die nieuwe medewerkers motiveert en betrokken houdt.[.callout-small]

‍

Onboarding moet niet alleen effectief zijn, maar ook leuk - zeker omdat veel al plaatsvindt in de vrije tijd van de nieuwe medewerker (in de preboardingfase). Hier komt Marketing & Communicatie om de hoek kijken. Zij transformeren saaie informatie naar een boeiende eerste kennismaking door:

• Droge teksten om te toveren tot pakkende verhalen (gebruik bv. storytelling in de app)
• Visuele elementen die de bedrijfscultuur laten zien
• Interactieve content die uitnodigt tot ontdekken

Het belangrijkste doel is dat nieuwe medewerkers met plezier en enthousiasme aan hun avontuur beginnen.

‍

7. Het team

[.callout-small] Het team geeft kleur aan de onboarding door dagelijkse interacties die nieuwe medewerkers helpen integreren [.callout-small]

‍

Waar buddy’s individuele ondersteuning bieden, zorgt het hele team ervoor dat een nieuwe medewerker zich echt thuis voelt. Collega's geven samen vorm aan de dagelijkse bedrijfscultuur. Dat leer je niet uit een handboek!

Connectie met collega’s is enorm belangrijk op de werkvloer. Uit onderzoek blijkt dan ook dat 87% van nieuwe medewerkers hoopt vrienden te maken op het werk en 93% wil graag meekijken met collega's (BambooHR). Nog veelzeggender is dat bijna 40% van medewerkers aangeeft dat hun collega's de belangrijkste reden zijn waarom ze hun werk leuk vinden (Virgin Pulse).

Deze waardevolle verbindingen ontstaan wanneer teams bewust ruimte maken voor informele contactmomenten, zoals gezamenlijke lunches en andere activiteiten. Teams laten in de praktijk zien welke ongeschreven regels ze onderdeling delen: welke termen gebruiken we, hoe werken we met elkaar samen. En niet onbelangrijk: collega’s creëren een veilige sfeer door een warm welkom te geven en klaar te staan om te helpen.

‍

8. De nieuwe medewerker

[.callout-small] De nieuwsgierigheid en proactive houding van een nieuwe medewerker zijn belangrijk voor succesvolle onboarding en integratie [.callout-small]

‍

Laten we de nieuwe medewerker zelf niet vergeten! Voor een succesvolle onboarding is het essentieel dat nieuwe medewerkers een actieve rol spelen. Naast alle begeleiding die ze krijgen, is het belangrijk dat ze zelf initiatief nemen om de organisatie te leren kennen.

Dit kunnen ze doen door onboardingmaterialen goed door te nemen, vragen te stellen over de cultuur en de rol, en de interactie aan te gaan met collega’s. 

Moedig nieuwe medewerkers aan om zelf stappen te zetten. Ze kunnen bijvoorbeeld koffie-afspraken inplannen met collega's om hun netwerk uit te breiden en samenwerking te bevorderen.

Vraag ook regelmatig om feedback over hun onboarding-ervaring. Zo reflecteren ze op hun voortgang, terwijl jij belangrijke inzichten krijgt om het proces te verbeteren.

Hier vind je tips om feedback te verzamelen bij nieuwe medewerkers 

‍

Onboarding is een teamprestatie

Goede onboarding is een gezamenlijke inspanning waarbij verschillende partijen elk hun eigen cruciale rol spelen. Van HR en managers tot buddy’s, IT en zelfs de CEO - iedereen draagt bij aan een warm welkom en een goede start voor nieuwe medewerkers. Door effectief samen te werken, creëer je een onboardingproces dat medewerkers direct ondersteunt en klaarstoomt voor succes op de lange termijn.

‍