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Langfristige Bindung von Pflegekräften – so gelingt’s

Jessica Heijmans
August 12, 2025
12
min read
Inhaltsübersicht
Der Pflegesektor in Deutschland steckt in einer doppelten Herausforderung: Während die Nachfrage nach Pflegeleistungen stetig steigt, fehlen immer mehr qualifizierte Fachkräfte. In dieser Situation zählt jeder einzelne Neuzugang doppelt – und wir können es uns nicht leisten, sie durch einen schlechten Start gleich wieder zu verlieren. Ein starkes Onboarding ist hier der Schlüssel: Es bindet neue Mitarbeitende früh an die Einrichtung, steigert ihr Engagement und macht sie schneller einsatzbereit. In diesem Artikel zeigen wir, wie Pflegeorganisationen mit gezielten Maßnahmen ihr Onboarding auf ein neues Level bringen können.

3 Kernerkenntnisse auf einen Blick

  • Onboarding entscheidet über Bleiben oder Gehen: 70 % der neuen Mitarbeitenden treffen ihre Entscheidung im ersten Monat – ein professioneller Start kann die Bindung um bis zu 82 % steigern.
  • Digital & persönlich kombinieren: Standardprozesse automatisieren und gleichzeitig Raum für persönliche Betreuung lassen.
  • Von Best Practices lernen: Humanitas DMH etwa erzielte mit digitalem Onboarding eine Bewertung von 8,5 durch neue Mitarbeitende.

Pflege unter Druck: Fachkräftemangel, Arbeitsbelastung und Fluktuation

Pflegekräfte in Deutschland arbeiten seit Jahren am Limit. Der Fachkräftemangel trifft die Branche besonders hart, weil die Nachfrage nach professioneller Pflege demografisch bedingt weiter steigt, während das Arbeitskräftepotenzial sinkt (Bundesministerium für Gesundheit).

2024 waren über 30.000 Pflegestellen offen; die Besetzung dauert im Schnitt rund 269 Tage in der Krankenpflege und 296 Tage in der Altenpflege (ZEIT Online). Parallel verzeichnet der Fehlzeiten-Report (WIdO) ein Rekordhoch: 225 Arbeitsunfähigkeitsfälle je 100 AOK-Mitglieder wurden 2023 erreicht und 2024 bereits bis August erneut – besonders betroffen sind kontaktintensive Bereiche wie Gesundheit und Pflege (AOK G+G). Das Ergebnis ist ein Kreislauf aus Unterbesetzung, Überlastung und Ausfällen, der die Attraktivität des Berufs senkt und die Gewinnung sowie Bindung von Fachkräften zusätzlich erschwert.

Fluktuation in der Pflege

In deutschen Krankenhäusern wechselt rund eine von sechs Pflegekräften jährlich den Job, während es in der Gesamtwirtschaft etwa eine von drei ist (link.springer.com). Viele bleiben im Pflegebereich und wechseln den Arbeitgeber, oft motiviert durch zahlreiche offene Stellen.

Fluktuation verursacht hohe Kosten durch Rekrutierung, Einarbeitung und Produktivitätsverluste. Internationale Vergleiche zeigen, dass diese Kosten im Gesundheitswesen erheblich sind (dbfk.de). Eine schnelle und strukturierte Einarbeitung ist entscheidend, um Fachkräfte langfristig zu halten und den Fachkräftemangel zu mildern.

So trägt strategisches Onboarding zu Mitarbeiterbindung und Produktivität bei

44 Tage. So lange haben Sie im Durchschnitt Zeit, um einen bleibenden positiven Eindruck zu hinterlassen (BambooHR). Die ersten Wochen sind daher entscheidend, um neue Kolleginnen und Kollegen mit der Organisation zu verbinden und eine solide Basis für produktive Mitarbeitende zu schaffen. Im Gesundheitssektor, in dem Teamzusammenhalt und ein schneller Einstieg besonders wichtig sind, gilt dies umso mehr. Ein effektiver Onboarding-Prozess ist dabei unverzichtbar.

Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie Onboarding Ihre Organisation voranbringt.

Weniger Fluktuation, mehr Engagement

Der erste Eindruck bestimmt oft den weiteren Verlauf. Studien zeigen, dass 70 Prozent der neuen Mitarbeitenden bereits innerhalb des ersten Monats entscheiden, ob die Organisation zu ihnen passt. Bei 29 Prozent fällt diese Entscheidung sogar in der ersten Woche (BambooHR). Ein holpriger Start kann daher direkt zu einem frühen Austritt führen.

Diese Zahlen verdeutlichen aber auch eine große Chance. Organisationen, die in einen starken Onboarding-Prozess investieren, können ihre Mitarbeiterbindung um bis zu 82 Prozent verbessern (Brandon Hall Group). Die Botschaft ist klar. Diese entscheidenden ersten Wochen sind nicht nur ein Risiko, sondern vor allem eine hervorragende Gelegenheit, neue Kolleginnen und Kollegen langfristig zu binden.

Administrative Effizienz und schnellere Produktivität

Jede neue Einstellung bringt einen erheblichen administrativen Aufwand mit sich, von Verträgen bis zu wichtigen Protokollen. Im Gesundheitswesen kommt eine weitere Ebene hinzu, nämlich die zahlreichen Vorschriften und Compliance-Anforderungen, mit denen jede Fachkraft konfrontiert wird. Das kostet Zeit. HR-Managerinnen und Manager verlieren durchschnittlich 14 Stunden pro Woche mit manuellen Aufgaben, die sich problemlos automatisieren lassen (Careerbird).

Genau hier machen digitale Lösungen den Unterschied. Eine Onboarding-App ermöglicht es, Formulare und Daten digital zu verarbeiten, was nicht nur Zeit spart, sondern auch für Konsistenz sorgt. Außerdem lassen sich schon vor dem ersten Arbeitstag Informationen bereitstellen und Inhalte interaktiv gestalten, sodass neue Mitarbeitende den Stoff besser verinnerlichen. Das zahlt sich aus. Gutes Onboarding steigert die Produktivität um bis zu 70 Prozent (Brandon Hall Group).

Employer Branding

Erste Eindrücke bleiben bestehen. 62 Prozent der Mitarbeitenden bilden sich während ihres Onboardings eine dauerhafte Meinung über die Organisation. Im Gesundheitssektor, in dem der Wettbewerb um Talente groß ist, verbreiten sich positive Erfahrungen schnell. Ein professioneller Onboarding-Prozess stärkt nicht nur das Arbeitgeberimage, sondern zieht auch aktiv neue Talente an. In einem Markt, in dem jede Fachkraft zählt, ist das ein entscheidender Vorteil.

👉 Im nächsten Teil geben wir konkrete Tipps, wie Sie Ihr Onboarding sofort verbessern können.

Praktische Onboarding-Tipps für den Gesundheitssektor

Tipp 1. Beginnen Sie mit dem Onboarding-Prozess bereits vor dem ersten Arbeitstag


Wie bleibt Ihre Organisation in Kontakt mit neuen Mitarbeitenden zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag? Leider lassen viele Teams diese Gelegenheit ungenutzt. Dabei ist genau dies der Moment, um die Verbindung zu stärken und sicherzustellen, dass neue Kolleginnen und Kollegen nicht doch noch ins Zweifeln geraten oder abspringen.

Stellen Sie sich vor, nach der Freude über den neuen Job folgen Wochen der Stille. Die anfängliche Begeisterung lässt nach, Unsicherheiten schleichen sich ein. Wenn Sie jetzt den Kontakt suchen, halten Sie das Feuer am Brennen. Eine kurze Nachricht, ein erstes Kennenlernen mit dem Team, praktische Informationen zum ersten Arbeitstag. Kleine Gesten mit großer Wirkung.

So vermitteln Sie neuen Fachkräften im Gesundheitswesen schon vor ihrem ersten Einsatz das Gefühl, dazuzugehören. Und genau das macht einen entscheidenden Unterschied für ihre Stimmung, wenn sie schließlich beginnen.

So vermeiden Sie Funkstille vor Tag eins:

  • Senden Sie ein digitales oder physisches Willkommenspaket mit einer kleinen Aufmerksamkeit und einer persönlichen Begrüßungsbotschaft.
  • Teilen Sie vorab Informationen über das Unternehmen, die Kultur und das Team. Bereiten Sie sie auf den ersten Arbeitstag vor, um Nervosität zu verringern, zum Beispiel über eine Onboarding-App.
  • Weniger spannend, aber sehr praktisch: Lassen Sie neue Mitarbeitende bereits wichtige Dokumente digital ausfüllen, damit sie sich am ersten Tag ganz auf ihre Rolle und das Kennenlernen der Organisation konzentrieren können.
  • Bitten Sie Kolleginnen und Kollegen, eine kurze Nachricht über LinkedIn oder per E-Mail zu senden.

Tipp 2. Sorgen Sie für ein Buddy-System

Ein neuer Arbeitsplatz bringt viele Fragen mit sich. Wo finde ich etwas? Wie läuft das hier ab? Manchmal ist es gar nicht so einfach, diese Fragen direkt an eine Führungskraft zu stellen. Ein Buddy ist hier die ideale Lösung. Diese Kollegin oder dieser Kollege erklärt praktische Arbeitsabläufe, hilft der neuen Fachkraft, sich in der Unternehmenskultur zurechtzufinden, und hat selbstverständlich immer ein offenes Ohr für Fragen.

[.callout-small] Lesen Sie, wie Sie ganz einfach ein Buddy-Programm einrichten können. [.callout-small]

Tipp 3. Vermeiden Sie eine Informationsüberflutung

Ein häufiger Fehler im Onboarding besteht darin, neuen Mitarbeitenden zu viele Informationen auf einmal zu geben. Untersuchungen zeigen, dass sich 81 Prozent der neuen Mitarbeitenden von der Menge an Informationen überfordert fühlen (Glean). Das lässt sich besser machen.

So können Sie Informationen leichter verdaulich gestalten:

  • Geben Sie Informationen schrittweise weiter und verteilen Sie sie über die ersten Wochen.
  • Personalisieren Sie den Inhalt, sodass neue Mitarbeitende nur das sehen, was für ihre spezifische Rolle, ihren Standort oder ihre Abteilung relevant ist.
  • Setzen Sie Microlearning ein, also kurze Lerneinheiten von fünf bis zehn Minuten.
  • Bieten Sie interaktive Inhalte an, zum Beispiel Videos, Quizze und praktische Übungen, um das Behalten von Wissen zu verbessern und unterschiedlichen Lernstilen gerecht zu werden.
  • Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeitende jederzeit Zugriff auf die Informationen haben, um sie später erneut ansehen zu können (siehe nächster Tipp).

[.callout-small] Entdecken Sie weitere Tipps, um eine Informationsüberflutung zu vermeiden. [.callout-small]

Tipp 4. Schaffen Sie einen zentralen Ort für alle Informationen

Untersuchungen zeigen, dass 42 Prozent der neuen Mitarbeitenden der Meinung sind, dass wichtige Informationen zu sehr auf verschiedene Systeme verteilt sind (Glean). Das kostet nicht nur Zeit, sondern führt auch zu Frustration.

Für Fachkräfte im Gesundheitswesen, die in Schichtarbeit tätig sind oder oft unterwegs arbeiten, ist dies besonders problematisch. Sie können nicht immer an einem Computer sitzen und benötigen daher vor allem mobilen Zugriff auf Informationen.

Die Lösung ist eine zentrale digitale Plattform, die:

  • jederzeit und überall zugänglich ist, sowohl über den Desktop als auch über eine App
  • aktuelle Protokolle und einheitliche Richtlinien bereitstellt
  • praktische Informationen, häufig gestellte Fragen und Anleitungsvideos enthält, die sofort unterstützen

So haben Fachkräfte im Gesundheitswesen jederzeit und überall direkten Zugriff auf die benötigten Informationen, ohne in verschiedenen Systemen suchen zu müssen.

Tipp 5. Bitten Sie regelmäßig um Feedback

Es lohnt sich, den Onboarding-Prozess aktiv zu begleiten. Planen Sie deshalb regelmäßige Feedbacktermine ein, zum Beispiel nach dem ersten Tag, nach der ersten Woche, nach dem ersten Monat und nach drei Monaten. Diese Gespräche geben Aufschluss darüber, wie die neue Fachkraft ihren Start erlebt und wo gegebenenfalls Anpassungen notwendig sind.

Indem Sie Signale rechtzeitig erkennen, verringern Sie das Risiko einer vorzeitigen Kündigung deutlich. Außerdem zeigt dieser Ansatz, dass die Organisation wirklich in ihre Mitarbeitenden investiert. Ihre Meinung wird gehört und ernst genommen.

Tipp: Holen Sie Feedback auf verschiedene Weise ein. Zum Beispiel anonym über Umfragen, automatisch über eine Onboarding-App oder in persönlichen Gesprächen mit der Führungskraft.

[.callout-small] Hier finden Sie weitere Tipps zur Feedbackerhebung mit Beispiel-Fragen. [.callout-small]

Tipp 6. Machen Sie Onboarding zu einer Teamaufgabe

Wer sorgt in Ihrer Organisation für einen guten Start neuer Kolleginnen und Kollegen? Die Wahrheit ist, dass Onboarding nur gelingt, wenn das gesamte Team einbezogen wird. Das HR-Team kann alles perfekt organisieren, doch ohne die aktive Beteiligung aller bleibt es eine theoretische Übung.

Ein erfolgreiches Onboarding erfordert das Engagement verschiedener Beteiligter:

  • Die Führungskraft setzt Ziele, gestaltet das rollenbezogene Onboarding und übernimmt das Coaching.
  • Die Buddy-Person gibt praktische Unterstützung und ist ein freundliches Gesicht für alle Fragen.
  • Die IT-Abteilung sorgt für schnellen Zugriff auf Software und leistet technischen Support.
  • Das gesamte Team trägt zur sozialen Integration bei.

Wenn Onboarding als gemeinsame Verantwortung verstanden wird, verkürzt sich nicht nur die Zeit bis zur vollen Produktivität, sondern es entstehen auch stärkere Verbindungen im Team. Das ist entscheidend für die Mitarbeiterbindung. Eine Studie von Virgin Pulse zeigt, dass fast 40 Prozent der Beschäftigten ihre Kolleginnen und Kollegen als den Hauptgrund nennen, warum sie ihre Organisation lieben.

Tipp 7. Standardaufgaben automatisieren und nach Funktion sowie Standort personalisieren

Im Gesundheitswesen, wo jede Minute zählt und keine zwei Funktionen identisch sind, funktioniert nur eine kluge Mischung aus Standardisierung und Personalisierung.

Automatisieren Sie Standardaufgaben:

  • Digitale Unterschriften für Verträge
  • Bereitstellung organisationsweiter Informationen und allgemeiner Verfahren
  • Aufgabenverteilung und Erinnerungen für alle beteiligten Stakeholder
  • Strukturiertes Sammeln von Feedback
  • Nachverfolgung des Fortschritts neuer Mitarbeitender

Da Fachkräfte im Gesundheitswesen in unterschiedlichen Rollen und Umgebungen arbeiten, erfordert gutes Onboarding jedoch auch maßgeschneiderte Inhalte. Fügen Sie deshalb rollen- oder teamspezifische Module hinzu, zum Beispiel über Ihre Onboarding-App, sowie standortbezogene Informationen. Dazu gehören abteilungsspezifische Protokolle und Arbeitsweisen, Gebäudepläne, praktische Einrichtungen, Teamstrukturen und Kontaktpersonen.

So erhalten neue Mitarbeitende genau das, was sie brauchen, ohne mit irrelevanten Details überflutet zu werden.

Digitale Onboarding-Lösungen: Weniger Aufwand, mehr Zeit für Pflege

Wir wissen inzwischen, dass traditionelles Onboarding Pflegeteams viel Zeit kostet. Dennoch möchten Sie nicht auf die Qualität des Einarbeitungsprozesses verzichten und Ihren Kolleginnen und Kollegen ein herzliches Willkommen bereiten. Wie gelingt das, ohne noch mehr Zeit zu investieren? Eine Onboarding-App kann hier entscheidend helfen.

So macht eine digitale Lösung den Unterschied:

  • Automatisieren Sie Standardaufgaben. Verträge, Basisinformationen, automatische Nachrichten und Aufgaben-Erinnerungen laufen von selbst.
  • Personalisieren Sie Inhalte nach Funktion, Team und Standort. Eine Pflegekraft auf der Intensivstation erhält andere Inhalte als jemand in der Kardiologie.
  • Machen Sie den Prozess interaktiv. Mit Quizzen, Videos und Praxisszenarien bleibt das Wissen besser im Gedächtnis.
  • Behalten Sie den Fortschritt im Blick. Auf einen Blick sehen, wie weit neue Kolleginnen und Kollegen im Prozess sind.
  • Holen Sie Feedback ein. Prüfen Sie rechtzeitig, ob das Onboarding den Erwartungen entspricht.
  • Starten Sie direkt nach Vertragsunterzeichnung und verteilen Sie Informationen über die ersten Wochen hinweg.

So wird Onboarding von einer administrativen Pflicht zu einem sinnvollen Prozess. Weniger Papierarbeit, mehr Raum für ein herzliches Willkommen und eine reibungslose Integration ins Pflegeteam.

Praxisbeispiel: Humanitas DMH

Manchmal möchte man einfach wissen, wie andere Gesundheitseinrichtungen es angehen. Werfen wir einen Blick auf Humanitas DMH. Dies ist eine landesweit tätige Organisation im Gesundheitswesen, die ihr Onboarding komplett erneuert hat. Sie stand vor der Herausforderung, neue Mitarbeitende mit langen Kündigungsfristen schon vor ihrem ersten Arbeitstag an die Organisation zu binden und gleichzeitig ihre Teamleitungen zu entlasten.

Gemeinsam mit Appical entwickelten sie einen digitalen Onboarding-Prozess, der bereits mit der Vertragsunterzeichnung startet. Über eine App erhalten neue Kolleginnen und Kollegen nicht nur praktische Informationen, sondern lernen auch über persönliche Geschichten die Kultur und die Werte der Organisation kennen. Das Ergebnis spricht für sich. Die Mitarbeitenden bewerten ihr Onboarding mit einer 8,5 und fühlen sich vom ersten Tag an als Teil des Teams.

Gutes Onboarding bedeutet geringere Fluktuation

In einer Branche, in der jede helfende Hand gebraucht wird, können wir es uns nicht leisten, Talente durch einen schlechten Start zu verlieren. Ein starker Onboarding-Prozess ist eine der besten Investitionen, die Einrichtungen im Gesundheitswesen tätigen können, um Mitarbeitende zu halten. Mit der richtigen Vorgehensweise und den passenden Tools wird der Prozess nicht nur effizienter, sondern auch persönlicher und wirkungsvoller.

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