Die 7 C’s im Onboarding: Compliance richtig umsetzen [2025]

Die 6 C’s (+1) erklärt

Vor mehr als zehn Jahren entwickelte Talya Bauer das bekannte 4-C-Modell des Onboardings. Seitdem sind zwei weitere Bausteine hinzugekommen. Daraus ergeben sich heute die 6 C’s des Employee Onboardings: Compliance, Clarification, Culture, Connection, Confidence und Checkback.

Nach Bauer ist jedes dieser 6 C’s ein unverzichtbarer Bestandteil des Onboarding-Prozesses. Appical hat noch eine siebte Dimension hinzugefügt: Creativity. Diese „C“ verleiht deinem Onboarding-Programm den besonderen Wow-Effekt.

In dieser Blogserie gehen wir auf jedes dieser C’s genauer ein: Was bedeutet es, warum ist es so wichtig und wie kannst du es in dein (digitales) Onboarding integrieren? Den Anfang macht Compliance.

[.callout-small]Einen Überblick über alle 7 C’s findest du in unserem Blogartikel [.callout-small]

Was bedeutet Compliance?

Compliance also Richtlinien und Regeln ist die Grundlage jedes Onboarding-Prozesses. Es geht um alle Aufgaben im Onboarding, die notwendig und oft verpflichtend sind, damit neue Mitarbeitende ihre Arbeit aufnehmen können. Mit anderen Worten, Compliance ist die grundlegende Hygiene deines Onboarding-Programms. Dazu gehören zum Beispiel das Ausfüllen der Steuerformulare und die Erfassung der Kontaktdaten des Mitarbeitenden. Ebenso die Vorbereitung von Laptop, Telefon und allen erforderlichen Zugängen.

Warum ist Compliance wichtig?

Die meisten Unternehmen kümmern sich um Compliance, sobald ein neuer Kollege ins Team kommt. So soll es auch sein, denn es ist gesetzlich vorgeschrieben. Wenn die grundlegenden Anforderungen nicht erfüllt sind, kann das schwerwiegende rechtliche und sicherheitsrelevante Folgen haben. Denke zum Beispiel an Vertraulichkeitsanforderungen oder an Sicherheitsvorschriften am Arbeitsplatz.

Besonders wichtig wird Onboarding Compliance, wenn internationale Mitarbeitende an Bord kommen. Es macht einen Unterschied, ob jemand im eigenen Land arbeitet oder remote aus dem Ausland. Auch spielt es eine Rolle, ob es sich um eine EU-Bürgerin oder einen EU-Bürger handelt oder nicht.

Gleichzeitig setzt Compliance den Ton für den Start. Bleibt ein neuer Mitarbeiter motiviert, wenn er drei Wochen lang nicht arbeiten kann, weil wichtige Software oder Login-Daten fehlen?

Wie setzt man Compliance im Onboarding-Programm um?

Beginne mit den Grundlagen. Dazu gehört das Ausfüllen aller notwendigen Unterlagen wie Arbeitsvertrag und Lohnsteuerbescheinigung. Neue Mitarbeitende sollten die Unternehmensrichtlinien unterschreiben. Außerdem ist es wichtig, die Identität des neuen Mitarbeitenden zu prüfen, zum Beispiel durch Vorlage eines Ausweises, und ihn in die Lohnabrechnung aufzunehmen.

Informiere den neuen Kollegen über relevante Richtlinien, Regeln und Vorschriften. Stelle zudem Informationen zu Zusatzleistungen bereit, etwa zu Rentenplänen, Urlaubsregelungen, Überstundenvergütung, Angeboten für den Arbeitsweg, Gesundheitsleistungen und weiteren Benefits. Dies ist nicht nur für neue Mitarbeitende hilfreich, sondern in manchen Fällen sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Vergiss nicht, erforderliche Schulungen einzuplanen. In vielen Unternehmen müssen neue Mitarbeitende bestimmte Trainings absolvieren, zum Beispiel zum Umgang mit personenbezogenen Daten, zu Arbeitssicherheit oder zu speziellen Anforderungen einzelner Berufe.

„Das durchschnittliche Onboarding-Erlebnis eines neuen Mitarbeitenden umfasst 54 Aktivitäten“ (Sapling).

Checkliste mit Aktivitäten

Es ist hilfreich, eine Checkliste zu haben, die alle Punkte enthält, die ein Mitarbeitender am ersten Tag kennen muss. So kannst du mit Sicherheit neue Teammitglieder willkommen heißen und sicherstellen, dass sie von Anfang an gut vorbereitet sind.

• Ist der Laptop einsatzbereit?
• Sind alle Login-Daten eingerichtet?
• Wurden die wichtigsten Richtlinien geteilt?

Eine solche Checkliste kannst du selbst in einem Dokument erstellen oder eine digitale Onboarding-Plattform nutzen. Der Vorteil einer Plattform ist, dass du Erinnerungen für neue Mitarbeitende oder Führungskräfte einstellen kannst und die Checkliste in verschiedene Phasen des Onboardings unterteilen kannst.

Viele dieser Aktivitäten lassen sich bereits vor dem ersten Arbeitstag erledigen. So wird der erste Arbeitstag nicht vollständig mit administrativen Aufgaben gefüllt, sondern gibt Raum für einen motivierenden Start.

Vom Papierkram zum digitalen Onboarding-Tool

Wusstest du, dass 58 % der Unternehmen sich beim Onboarding neuer Mitarbeitender ausschließlich auf Papierkram konzentrieren? Neue Kolleginnen und Kollegen müssen dabei einen Berg an Formularen ausfüllen, noch bevor sie überhaupt mit der Arbeit beginnen. Ein digitales Tool spart Zeit, Geld und Aufwand für alle Beteiligten und stellt sicher, dass alle Formulare rechtzeitig gelesen und vollständig ausgefüllt werden.

Viele Aufgaben und Hintergrundinformationen lassen sich bereits in der Preboarding-Phase teilen. So können neue Mitarbeitende notwendige Unterlagen bequem zu Hause ausfüllen, bevor sie offiziell starten. Ein Tool wie DocuSign ermöglicht beispielsweise die digitale Unterzeichnung von Dokumenten. Eine Onboarding-Plattform unterstützt zudem Mitarbeitende, die von zu Hause oder an einem anderen Standort beginnen, und sorgt dafür, dass der gesamte Prozess reibungslos abläuft.

Automatisierung von HR-Formularen in der Appical-Plattform

Eine unserer beliebtesten Funktionen ist HR Forms. Damit können alle relevanten Daten neuer Mitarbeitender ganz einfach erfasst werden, zum Beispiel persönliche Angaben, Bankdaten, Ausweisdokumente oder Notfallkontakte. Die neuen Kolleginnen und Kollegen geben diese Informationen bereits vor ihrem ersten Arbeitstag ein, sodass das Unternehmen den Einstellungsprozess direkt abschließen kann. Papierformulare oder das Hin- und Herschicken per E-Mail gehören damit der Vergangenheit an.

Best Practices

Instruktionsvideos bei Eurofins

Wie kann man viele neue Kolleginnen und Kollegen mit ganz unterschiedlichen Hintergründen optimal auf ihren neuen Job vorbereiten? Anstatt auf die üblichen trockenen Texte oder Präsentationen zu setzen, entschied sich Eurofins Clinical Diagnostics für etwas anderes: spannende Videos, die technische Arbeitsanweisungen bereits vor dem ersten Tag vermittelten.

Dabei ging es um Themen wie „Wie benutzt man eine Pipette?“ oder „Wie funktioniert das PCR-Gerät?“. Viele neue Mitarbeitende fanden es deutlich einfacher, diese Inhalte über Videos statt über Texte aufzunehmen.

Fun Fact: Statt Schauspieler einzusetzen, nutzte Eurofins die eigenen Mitarbeitenden für die Instruktionsvideos und Fotos. Unterhaltsam und zugleich nützlich!

[.callout-small] Lies die Eurofins Case Study[.callout-small]