De 7 C's van onboarding: Hoe pas je 'Compliance' toe? [2024]

De 6 C's (+1) uitgelegd

Talya Bauer ontwikkelde meer dan tien jaar geleden het bekende onboarding 4C-framework. Sindsdien zijn er nog 2 bouwstenen bijgekomen, wat leidde tot de volgende 6 C's: Compliance, Clarification, Culture, Connection, Confidence en Checkback.

Volgens Bauer is elk van de 6 C's een essentieel onderdeel van het onboardingproces van werknemers. Om jouw onboardingproces een 'wow' factor te geven, voegde Appical een extra 'C' toe: Creativiteit.

In deze serie blogs focussen we op elk van deze C's: wat is het, waarom is deze 'C' zo belangrijk en hoe kun je het opnemen in je (online) onboardingprogramma. We beginnen met Compliance.

[.callout-small]Voor een overzicht van alle 7 C's, bekijk onze blog[.callout-small]

Wat betekent 'Compliance'?

Compliance - ook wel: beleid en regels - behoort tot de basis van elk onboardingproces. Het gaat hierbij om de taken die nodig (en vaak verplicht) zijn om iedere medewerker aan het werk te krijgen. Denk aan het loonheffingsformulier en de contactgegevens van de werknemer. Evenals het voorbereiden van de laptop, telefoon en benodigde accounts.

Waarom is 'Compliance' belangrijk?

De meeste bedrijven zorgen dat ze compliance in orde hebben wanneer een nieuwe collega start. Het niet op orde hebben van basiszaken kan juridische en veiligheidsimplicaties hebben. Denk bijvoorbeeld aan de geheimhoudingseisen of veiligheidsvoorschriften op de werkvloer.

Dit is zelfs nog belangrijker wanneer je te maken hebt met werknemers uit het buitenland. Het hangt er bijvoorbeeld vanaf waar de nieuwe werknemer werkt: vanuit hetzelfde land of remote in het buitenland. Maar het maakt ook verschil of iemand uit een EU-land komt of niet.

Daarbij zet compliance ook de toon voor de nieuwe medewerker. Is je nieuwe medewerker nog steeds gemotiveerd als hij zijn taken de eerste 2 weken niet kan uitvoeren door het ontbreken van belangrijke software of inloggegevens?

Hoe implementeer je 'Compliance’ in je onboardingprogramma?

Begin bij de basis: het invullen van al het benodigde papierwerk, zoals het arbeidscontract en de aangifte loonheffingen. Laat werknemers het bedrijfsbeleid ondertekenen. Stel ook de identiteit van je nieuwe medewerker vast (vraag om legitimatie) en neem deze op in de loonlijst.  

Zorg ervoor dat je de nieuwe medewerkers op de hoogte stelt van belangrijk beleid, regels en voorschriften. Geef hen ook informatie met uitleg over de opties van het secundair arbeidsplan (bijv. pensioen, betaald verlof, overwerkvergoeding, reiskostenvergoeding en bedrijfsvoordelen). Dit is niet alleen belangrijk voor de nieuwe werknemer, maar in sommige gevallen zelfs verplicht.

Vink de vereiste opleiding af. In de meeste bedrijven is een bepaalde opleiding vereist voor nieuwe medewerkers. Bijvoorbeeld trainingen over omgaan met persoonsgegevens, veiligheid op de werkvloer of gespecialiseerde trainingen voor bepaalde beroepen.

"De gemiddelde nieuwe medewerker onboardingervaring bestaat uit 54 activiteiten" - Sapling

Checklist met activiteiten

Oké dat zijn een heleboel stappen. Wel zo handig dus om een ​​checklist te hebben die alles bevat wat een werknemer wil en moet weten op zijn eerste werkdag.

• Is de laptop klaar?
• Zijn alle inloggegevens geregeld?
• Heb je belangrijke beleidsregels gedeeld?

Dit kan je zelf maken in een document of je zet het in een digitaal onboardingplatform. Het voordeel hiervan is dat je ook reminders kunt instellen voor je nieuwe medewerker en/of manager, en de checklist kunt opsplitsen per onboardingfase.

Tip: Veel van deze activiteiten kan je al voor de eerste dag (laten) uitvoeren. Zo wordt de eerste werkdag van een nieuwe medewerker niet volledig besteed aan administratieve taken.

Van papierwerk naar een digitale onboarding tool

Wist je dat 58% van de bedrijven zich tijdens de onboarding uitsluitend concentreert op papierwerk? De nieuwe werknemer moet een berg papierwerk invullen voordat het werk begint. Een digitale tool bespaart alle betrokkenen tijd, geld en moeite en zorgt ervoor dat alle formulieren worden gelezen en ingevuld.

De taken en achtergrondinformatie kun je alvast (in de preboardingfase) delen. Hierdoor kunnen de medewerkers thuis al het benodigde papierwerk invullen voordat ze beginnen. Gebruik bijvoorbeeld een tool als DocuSign voor het digitaal ondertekenen van documenten. Een digitale onboardingtool helpt ook bij het inwerken van werknemers die vanuit huis - of een andere werkplek - beginnen.

Automatisering van HR-formulieren in het Appical platform

Een van onze favoriete functies in de Appical app is 'HR Forms'. Hiermee kun je heel eenvoudig allerlei informatie over de werknemer ophalen, zoals persoonlijke gegevens, bankgegevens, ID-bewijs en noodcontacten. De nieuwe werknemer vult deze gegevens in voordat hij in dienst treedt en vervolgens kan het bedrijf het aannameproces verder afronden. Scheelt weer een trip naar de postbus.

Best practices

Instructievideo's Eurofins

Hoe bereid je veel nieuwe collega's met zeer uiteenlopende achtergronden voor op hun nieuwe baan? In plaats van de gebruikelijke saaie tekst of presentatie koos Eurofins Clinical Diagnostics voor iets anders: boeiende video's om technische werkinstructies te delen vóór de eerste dag. Ze behandelden onderwerpen als: 'hoe gebruik je een pipet?' en 'hoe werkt de PCR-machine?' Veel nieuwe medewerkers vonden dat makkelijker te verwerken dan teksten. Leuk weetje: in plaats van acteurs gebruikte Eurofins zijn eigen medewerkers in de instructievideo's en foto's. Leuk en nuttig!

[.callout-small]Bekijk de casestudy van Eurofins[.callout-small].

Dat was het, onze blog over compliance! Lees vooral eens de blogs over de andere C's om een compleet onboardingprogramma aan te bieden: Clarification, Culture, Connection, Checkback, Confidence, Creativity.