onboarding

De 7 C's van onboarding: Hoe pas je 'Compliance' toe?

Appical Team
Jessica Heijmans
28 november 2022
5
min lezen
Inhoudsopgave
Effectieve onboarding leidt tot een sterkere retentie, een hogere Medewerker betrokkenheid en betere prestaties. Maar je hebt een goed onboardingproces nodig om deze resultaten te behalen. Hoe? Door de 7 C's van onboarding toe te passen. In deze blog laten we je kennismaken met Compliance, de basis van elke onboardingprogramma.

De 6 C's (+1) uitgelegd

Talya Bauer ontwikkelde meer dan tien jaar geleden het bekende onboarding 4C-framework. Sindsdien zijn er nog 2 bouwstenen bijgekomen, wat leidde tot de volgende 6 C's: Compliance, Clarification, Culture, Connection, Confidence en Checkback. 

Volgens Bauer is elk van de 6 C's een essentieel onderdeel van het onboarding proces van werknemers. Om jouw onboardingproces een 'wow' factor te geven, voegde Appical een extra 'C' toe: Creativiteit.

In deze serie blogs focussen we op elk van deze C's: wat is het, waarom is deze 'C' zo belangrijk en hoe kun je het opnemen in je (online) onboardingprogramma. We beginnen met Compliance. Voor een overzicht van alle 7 C's, bekijk onze whitepaper!

Wat betekent 'Compliance'? 

Compliance - ook wel: beleid en regels - behoort tot de basis van elk onboarding proces. Het gaat hierbij om de taken die nodig (en vaak verplicht) zijn om iedere medewerker aan het werk te krijgen. Met andere woorden: het is de basis van je onboarding programma. Denk aan het loonheffingsformulier en de contactgegevens van de werknemer. Evenals het voorbereiden van de laptop, telefoon en benodigde accounts.

Waarom is 'Compliance' belangrijk? 

De meeste bedrijven zorgen dat ze compliance in orde hebben wanneer een nieuwe collega start. Het niet op orde hebben van basiszaken kan juridische en veiligheidsimplicaties hebben. Denk bijvoorbeeld aan de geheimhoudingseisen of veiligheidsvoorschriften op de werkvloer. 

Dit is zelfs nog belangrijker wanneer je te maken hebt met werknemers uit het buitenland. Het hangt er bijvoorbeeld vanaf waar de nieuwe werknemer werkt: vanuit hetzelfde land of remote in het buitenland. Maar het maakt ook verschil of iemand uit een EU-land komt of niet.

Daarbij zet compliance ook de toon voor de nieuwe medewerker. Is je nieuwe medewerker nog steeds gemotiveerd als hij zijn taken de eerste 3 weken niet kan uitvoeren door het ontbreken van belangrijke software of inloggegevens?

Hoe implementeer je 'Compliance’ in je onboarding programma?

Begin bij de basis: het invullen van al het benodigde papierwerk, zoals het arbeidscontract en de aangifte loonheffingen. Laat werknemers het bedrijfsbeleid ondertekenen. Stel ook de identiteit van je nieuwe medewerker vast (vraag om legitimatie) en neem deze op in de loonlijst.  

Zorg ervoor dat je de nieuwe medewerker op de hoogte stelt van belangrijk beleid, regels en voorschriften. Geef hen ook informatie met uitleg over de opties van het secundair arbeidsplan (bijv. pensioen, betaald verlof, overwerkvergoeding, reiskostenvergoeding en bedrijfsvoordelen). Dit is niet alleen belangrijk voor de nieuwe werknemer, maar in sommige gevallen zelfs verplicht.

Vink de vereiste opleiding af. In de meeste bedrijven is een bepaalde opleiding vereist voor nieuwe medewerkers. Bijvoorbeeld trainingen over omgaan met persoonsgegevens, veiligheid op de werkvloer of gespecialiseerde trainingen voor bepaalde beroepen.

"De gemiddelde nieuwe medewerker onboardingervaring bestaat uit 54 activiteiten" - Sapling

Checklist met activiteiten

Gezien de hoeveelheid informatie die moet worden behandeld, is het handig om een ​​checklist te hebben die alles bevat wat een werknemer wil en moet weten op zijn eerste werkdag. 

  • Is de laptop klaar? 
  • Zijn alle inloggegevens geregeld? 
  • Heb je belangrijke beleidsregels gedeeld?

Houd er rekening mee dat je veel van deze activiteiten al voor de eerste dag kunt laten uitvoeren. Zo wordt de eerste werkdag van een nieuwe medewerker niet volledig besteed aan administratieve taken. 

Van papierwerk tot een digitale onboarding tool 

Wist je dat 58% van de bedrijven zich tijdens de onboarding uitsluitend concentreert op papierwerk? De nieuwe werknemer moet een berg papierwerk invullen voordat het werk begint. Een digitale tool bespaart alle betrokkenen tijd, geld en moeite en zorgt ervoor dat alle formulieren worden gelezen en ingevuld.

De taken en achtergrondinformatie kun je alvast (in de preboarding fase) delen. Hierdoor kunnen de medewerkers thuis al het benodigde papierwerk invullen voordat ze beginnen. Gebruik bijvoorbeeld een tool als DocuSign voor het digitaal ondertekenen van documenten. Een digitale onboardingtool helpt ook bij het inwerken van werknemers die vanuit huis - of een andere werkplek - beginnen.

Automatisering van HR-formulieren in het Appical platform

Een van onze favoriete functies is 'HR Forms'. Hiermee kun je heel eenvoudig allerlei informatie over de werknemer ophalen, zoals persoonlijke gegevens, bankgegevens, ID-bewijs en noodcontacten. De nieuwe werknemer vult deze gegevens in voordat hij in dienst treedt en vervolgens kan het bedrijf het aannameproces verder afronden. Je hoeft het niet langer op papier of per post te doen.

De HR-formulieren hebben de volgende functies

Best practices

Instructievideo's Eurofins

Hoe bereid je veel nieuwe collega's met zeer uiteenlopende achtergronden voor op hun nieuwe baan? In plaats van de gebruikelijke saaie tekst of presentatie koos Eurofins Clinical Diagnostics voor iets anders: boeiende video's om technische werkinstructies te delen vóór de eerste dag. Ze behandelden onderwerpen als: 'hoe gebruik je een pipet?' en 'hoe werkt de PCR-machine?' Veel nieuwe medewerkers vonden dat makkelijker te verwerken dan teksten. Leuk weetje: in plaats van acteurs gebruikte Eurofins zijn eigen Medewerkers in de instructievideo's en foto's. Leuk en nuttig!

[ Bekijk de casestudy van Eurofins[.callout-small].

Dat was het, onze blog over compliance! Hier vind je alle informatie die je nodig hebt over de andere 7 C's:

Deel deze post

Sluit je aan bij 6.956 HR- en onboardingspecialisten

Ontvang al ons laatste onboardingnieuws in jouw inbox. Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief.

Gerelateerde blogs

Meer weten over onboarding? Bekijk onze andere blogs
5 min lezen

De 7 C's van onboarding: Hoe pas je Cultuur toe?

Wat is de betekenis van Cultuur? Hoe pas je Cultuur toe in je onboardingprogramma?

5 min lezen

De 7 C’s van Onboarding: Hoe pas je ‘Checkback’ toe?

In deze blog helpen we je om 'Checkback' te implementeren in je onboardingprogramma.

5 min lezen

De 7 C's van Onboarding: Hoe pas je 'Creativiteit' toe?

Lees mee om meer te leren over waarom creativiteit belangrijk is en hoe je creatief kunt zijn met je onboardingprogramma.