Mitarbeiter-Onboarding: der ultimative Guide für HR-Profis

Was ist Onboarding?

Was genau bedeutet Mitarbeiter-Onboarding? Im HR-Bereich bezeichnet Onboarding den Prozess, bei dem neue Teammitglieder mit ihrer Rolle, der Organisation und der Unternehmenskultur vertraut gemacht werden. Ziel ist es, sie dabei zu unterstützen, engagierte, produktive und zufriedene Mitglieder des Teams zu werden.

Ein guter Onboarding-Prozess vermittelt nicht nur alle notwendigen Informationen und Tools für einen erfolgreichen Start, sondern sorgt auch dafür, dass neue Teammitglieder gut ins Unternehmen integriert werden – fachlich wie menschlich.

Onboarding, Einführung, Orientierung, Schulung: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe Onboarding, Einführung, Orientierung, Schulung werden oft synonym verwendet, erfüllen jedoch im Onboarding-Prozess jeweils eine eigene Funktion:

• Orientierung: Die Orientierung ist meist die erste Phase – oft ein eintägiges Format – in der neue Teammitglieder die grundlegenden Informationen erhalten: Unternehmensrichtlinien, Aufgabenbereich, administrative Abläufe. Ziel ist es, möglichst schnell ein erstes Verständnis für das Arbeitsumfeld zu schaffen.
• Einführung: Die Einführung geht noch einen Schritt weiter: Neue Teammitglieder lernen Kolleginnen und Kollegen, Teamstrukturen und Unternehmenskultur kennen. Die Einführung hilft dabei, sich sozial und kulturell im Unternehmen zurechtzufinden und in die neue Rolle hineinzuwachsen. 
• Schulung: Hier geht es um den gezielten Aufbau der für die Arbeit benötigten Fähigkeiten. Schulungen können einmalig oder laufend stattfinden – je nach Rolle und Anforderung.
• Onboarding: Das Onboarding umfasst all diese Phasen. Es beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet, wenn sich das neue Teammitglied sicher in seiner Rolle fühlt. Ein vollständiger Onboarding-Prozess kann mehrere Monate bis hin zu einem Jahr dauern.

Mitarbeiter-Übergangsphasen: Vom Preboarding zum Offboarding

Eine erfolgreiche Mitarbeiterreise endet nicht mit der Begrüßung – sie umfasst mehrere wichtige Übergangsphasen wie Preboarding, Onboarding und Offboarding, die gemeinsam für ein reibungsloses und unterstützendes Erlebnis sorgen. Je nach Situation gehören auch Reboarding und Crossboarding dazu – zum Beispiel, wenn Teammitglieder nach einer längeren Pause zurückkehren oder intern in eine neue Rolle wechseln. Diese Schlüsselmomente entlang des Mitarbeiterlebenszyklus werden als „Mitarbeiter-Übergangsphasen“ bezeichnet.

Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die einzelnen Phasen und darauf, wie Sie jede davon so gestalten, dass sie für alle Beteiligten zu einer positiven Erfahrung wird.

1. Preboarding: Legen Sie die Grundlagen vor dem ersten Arbeitstag

Der richtige Zeitpunkt: Ab der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag.

Darum geht es in dieser Phase: Im Preboarding bereiten Sie neue Teammitglieder nicht nur fachlich, sondern auch emotional auf ihren Start vor. Sie beantworten erste Fragen, geben wichtige Informationen weiter und zeigen: Wir freuen uns auf Sie. Eine persönliche Willkommensnachricht, ein kleines Paket oder der erste Kontakt mit dem Buddy können dafür sorgen, dass sich neue Mitarbeitende von Anfang an als Teil des Teams fühlen – und mit Vorfreude ihrem ersten Tag entgegensehen.

2. Onboarding: Begrüßen und integrieren Sie neue Teammitglieder

Der richtige Zeitpunkt: Vom ersten Arbeitstag an, bis das neue Teammitglied vollständig integriert ist.

Darum geht es in dieser Phase: Das Onboarding ist nicht nur ein Sammelbegriff für den gesamten Prozess, sondern auch eine wichtige Phase, die mit dem ersten Arbeitstag beginnt – dem eigentlichen Start der Mitarbeiterreise. Beim Onboarding geht es um mehr als nur eine Runde durchs Büro oder die Erledigung von Formalitäten. In dieser Zeit helfen Sie neuen Teammitgliedern, sich in die Unternehmenskultur einzufügen, ihre beruflichen Erwartungen zu verstehen und sich in ihrer Rolle wohlzufühlen. Sie sorgen außerdem dafür, dass sie alles haben, was sie für einen erfolgreichen Einstieg benötigen – fachlich wie menschlich.

3. Offboarding: Sorgen Sie für einen angemessenen Abschied

Der richtige Zeitpunkt: Von der Kündigung bis zum letzten Arbeitstag und darüber hinaus.

Darum geht es in dieser Phase: Beim Offboarding geht es darum, sich respektvoll und strukturiert zu verabschieden. Sie begleiten den Übergang, führen Abschlussgespräche, koordinieren die Übergabe von Verantwortlichkeiten und halten die Tür für eine zukünftige Verbindung offen. So beenden Sie die Mitarbeiterreise auf professionelle Weise und stärken zugleich das Employer Branding.

4. Reboarding: Erleichtern Sie den Wiedereinstieg

Der richtige Zeitpunkt: Wenn Teammitglieder nach längerer Abwesenheit zurückkehren.

Darum geht es in dieser Phase: Ganz gleich, ob jemand aus der Elternzeit, dem Krankenstand oder einem Sabbatical zurückkehrt – beim Reboarding helfen Sie dabei, schnell wieder Anschluss zu finden. Sie bringen die Person auf den neuesten Stand und schaffen durch eine gezielte Auffrischung die Grundlage für einen sicheren und motivierten Neustart.

5. Crossboarding: Bereiten Sie Teammitglieder auf neue Rollen im Unternehmen vor

Der richtige Zeitpunkt: Wenn ein Teammitglied innerhalb des Unternehmens in eine andere Abteilung oder Funktion wechselt.

Darum geht es in dieser Phase: Beim Crossboarding begleiten Sie den Übergang in eine neue Rolle oder ein neues Team. Ähnlich wie beim Onboarding stellen Sie sicher, dass die neuen Erwartungen, Prozesse und die Teamdynamik verstanden werden. So unterstützen Sie das Teammitglied dabei, sich schnell in der neuen Rolle zurechtzufinden und sicher durchzustarten.

Begleiten Sie Ihre Teammitglieder aktiv durch jede dieser Phasen – ganz gleich, ob sie neu anfangen, zurückkehren oder intern wechseln. Denn jede Übergangsphase ist eine wertvolle Chance, die Bindung zum Unternehmen zu stärken.

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Warum ist das Mitarbeiter-Onboarding so wichtig?

Onboarding ist keine bloße Aufgabe auf Ihrer To-do-Liste – es ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen und prägt maßgeblich die Erfahrung Ihrer Teammitglieder. Hier sind fünf zentrale Vorteile eines gelungenen Onboardings:

Schnellere Produktivität

Ein strukturiertes Onboarding-Programm hilft neuen Teammitgliedern, sich zügig einzuarbeiten. Es vermittelt das notwendige Wissen, die relevanten Fähigkeiten und die richtigen Werkzeuge, um direkt durchstarten zu können. Laut einer Studie der Brandon Hall Group steigert ein starker Onboarding-Prozess die Produktivität neuer Mitarbeitender um mehr als 70 Prozent.
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Stärkeres Engagement‍

Onboarding setzt den Ton für die künftige Beziehung zwischen Teammitglied und Unternehmen. Ein gut durchdachtes Onboarding-Programm vermittelt vom ersten Tag an Wertschätzung und Zugehörigkeit – zwei zentrale Faktoren für Engagement und Arbeitszufriedenheit.

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Höhere Bindung
Der erste Eindruck zählt – und Onboarding ist Ihre Chance, ihn positiv zu gestalten. Einer Studie von Hibob zufolge denken 64 Prozent der Mitarbeitenden nach einer schlechten Onboarding-Erfahrung bereits im ersten Jahr über eine Kündigung nach. Im Gegensatz dazu steigern Unternehmen mit einem effektiven Onboarding laut Brandon Hall Group die Bindung um bis zu 82 Prozent.

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Geringere Kosten
Die Neubesetzung von Stellen ist kostspielig. Laut der Society for Human Resource Management kann sie zwischen sechs und neun Monatsgehältern betragen. Bei einem Gehalt von 54.000 Euro entstehen so Kosten von 27.000 bis 40.500 Euro – pro Wechsel. Ein durchdachter Onboarding-Prozess reduziert diese Kosten, indem er die Fluktuation senkt.

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Größere Zeitersparnis
Durch die Automatisierung von Onboarding-Abläufen sparen HR-Verantwortliche laut CareerBuilder bis zu 14 Stunden pro Woche – wertvolle Zeit, die für strategische Aufgaben eingesetzt werden kann.

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Wie Onboarding die Mitarbeitererfahrung verbessert

Ein gut durchgeführter Onboarding-Prozess nützt nicht nur dem Unternehmen, sondern verbessert auch nachhaltig die Mitarbeitererfahrung. Onboarding... 

• stärkt das Vertrauen und reduziert Stress, indem es neuen Teammitgliedern die Informationen und Werkzeuge an die Hand gibt, die sie für eine erfolgreiche Ausübung ihrer Rolle benötigen.
• sorgt durch klare Kommunikation für Orientierung und hilft dabei, Verantwortlichkeiten von Anfang an zu verstehen – für einen reibungsloseren Start. 
• schafft Verbindungen, die es neuen Mitarbeitenden erleichtern, Beziehungen aufzubauen und ihren Platz in der Unternehmenskultur zu finden.
• fördert die persönliche Entwicklung, indem vom ersten Tag an Schulungen und Perspektiven aufgezeigt werden – was sowohl Zufriedenheit als auch Loyalität stärkt.

Der Return on Investment eines gelungenen Onboardings ist eindeutig: schnellere Produktivität, stärkere Bindung, geringere Kosten, höheres Engagement und größere Zeitersparnis – und all das bei gleichzeitig spürbar verbesserter Mitarbeitererfahrung.

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Wie viel kostet die Einarbeitung eines neuen Teammitglieds?

Die Kosten für die Einarbeitung neuer Teammitglieder können stark variieren – je nach Unternehmensgröße, Branche, Rollenprofil und dem konkreten Onboarding-Plan. Typischerweise setzen sich die Onboarding-Kosten aus Schulungszeit, administrativem Aufwand, technischer Ausstattung, Software-Zugängen sowie der Zeit zusammen, die Kolleginnen, Kollegen und Führungskräfte investieren, um neue Mitarbeitende einzuarbeiten.

Wenn Sie diese Faktoren berücksichtigen, können Sie die tatsächlichen Kosten Ihres Onboardings besser einschätzen. Gleichzeitig gilt: Die Investition in ein gut strukturiertes Onboarding zahlt sich langfristig aus – durch höhere Bindung, schnellere Produktivität und geringere Fluktuation.

Sparen Sie Kosten mit Onboarding-Software

Onboarding-Software steigert nicht nur die Bindung und Produktivität neuer Teammitglieder, sondern kann durch die Automatisierung zentraler Aufgaben auch die Effizienz erhöhen und dadurch die Kosten deutlich senken.

Das leistet eine gute Onboarding-Software für Ihr Team:

• Automatische Willkommens-E-Mails: Geben Sie neuen Teammitgliedern vom ersten Tag an das Gefühl, wertgeschätzt zu werden – mit personalisierten, automatisierten Nachrichten.
• Zeit- und fortschrittsbasierte Auslöser: Automatisieren Sie Arbeitsabläufe, indem Sie bestimmte Aktionen an zeitliche oder inhaltliche Meilensteine knüpfen. So bleibt der Prozess im Zeitplan.
• Erinnerungen für wichtige Aufgaben: Senden Sie automatisierte Erinnerungen an neue Teammitglieder und ihre Führungskräfte, damit keine wichtigen Schritte vergessen werden.
• Digitale Formulare für wichtige Informationen: Erfassen Sie alle nötigen Daten bereits vor dem ersten Arbeitstag – schnell, strukturiert und papierlos.
• Systemintegration: Binden Sie die Onboarding-Prozesse nahtlos in Ihre bestehenden HR-, Payroll- oder Kommunikationstools ein – für einen reibungslosen Ablauf.
• Elektronische Unterschriften: Ermöglichen Sie das digitale Signieren von Verträgen und Formularen – das spart Zeit und reduziert Verwaltungsaufwand.

Indem Sie diese Prozesse automatisieren, entlasten Sie Ihr Team und schaffen Freiraum für das Wesentliche: den persönlichen Kontakt und eine positive Onboarding-Erfahrung.

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Wie lange dauert die Einarbeitung eines neuen Teammitglieds?

Die Dauer eines Onboarding-Prozesses kann je nach Rolle und Unternehmensanforderungen variieren – in der Regel liegt sie zwischen 90 Tagen und einem Jahr.

Bei komplexeren Aufgaben oder in bestimmten Branchen kann sich die Einarbeitung auch über zwölf Monate erstrecken. Ein solcher langfristiger Ansatz hilft neuen Teammitgliedern, sich vollständig in ihre Rolle einzufinden und Sicherheit im Arbeitsalltag zu gewinnen.

Bei Appical setzen wir gerne schon vor dem offiziellen Start an – mit einer 30-tägigen Preboarding-Phase. So verschaffen wir neuen Mitarbeitenden einen Vorsprung und stellen sicher, dass sich der erste Arbeitstag weniger überwältigend anfühlt.

[.callout-small]Möchten Sie eine einfache Anleitung, die Ihren neuen Teammitgliedern den Einstieg erleichtert? Dann werfen Sie einen Blick auf unseren 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan – mit klaren Zielen und Aufgaben für die ersten drei Monate.[.callout-small]

Wer sollte in das Onboarding von Teammitgliedern eingebunden werden?

Onboarding ist eine Teamleistung. Diese Rollen tragen entscheidend dazu bei, dass neue Teammitglieder gut ankommen und sich schnell integrieren:

Der Recruiter

Recruiter sind oft die erste Anlaufstelle im Bewerbungsprozess – sie prägen den ersten Eindruck und sorgen für eine positive Candidate Experience. Auch nach der Vertragsunterschrift können sie zur Kontinuität beitragen, etwa durch einen wertschätzenden Übergang in die Preboarding-Phase.

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Die Führungskraft

Führungskräfte sind der Schlüssel zum erfolgreichen Onboarding – sie kennen die Rolle und das Team genau. Durch den direkten Kontakt können sie den Prozess persönlich gestalten und dafür sorgen, dass sich neue Teammitglieder vom ersten Tag an willkommen und unterstützt fühlen.

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Das Team

Auch das Team spielt eine wichtige Rolle. Wenn Kolleginnen und Kollegen von Anfang an offen und hilfsbereit sind – etwa mit einer Einladung zum Kaffee oder echtem Interesse – trägt das viel dazu bei, dass sich neue Mitarbeitende schneller zu Hause fühlen.

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Der Buddy

Ein Buddy ist ein erfahrenes Teammitglied, das neuen Kolleginnen und Kollegen in den ersten Tagen und Wochen zur Seite steht – mit Orientierung, Alltagswissen und offener Unterstützung. Diese Begleitung ist besonders wertvoll, unabhängig davon, ob das Onboarding vor Ort, remote oder hybrid stattfindet.

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Die HR-Profis 

Die Personalabteilung stößt den Onboarding-Prozess an, begleitet ihn eng und stellt durch regelmäßige Check-ins sicher, dass alles reibungslos läuft. Sie koordinieren die Beteiligten und sorgen dafür, dass neue Teammitglieder die Unterstützung erhalten, die sie brauchen.

Wenn alle gemeinsam an einem Strang ziehen, wird das Onboarding zu einer wertschätzenden und effektiven Erfahrung. Neue Teammitglieder fühlen sich gut aufgenommen und finden schneller ihren Platz im Unternehmen.

Kernkomponenten eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses: die 6 Cs

Die 6 Cs der Mitarbeitereinarbeitung sind die Grundbausteine eines wirkungsvollen Onboarding-Prozesses. Sie helfen dabei, neue Teammitglieder willkommen zu heißen, gezielt einzuarbeiten und nachhaltig im Unternehmen zu integrieren.

Dieses Modell wurde ursprünglich von Talya Bauer entwickelt. Die ersten vier Cs – Compliance, Clarification, Culture und Connection – gelten als zentrale Elemente:

• Compliance (Richtlinien und Regeln): Hier geht es um alle verbindlichen Aufgaben, wie die Erledigung von Formalitäten oder die Vermittlung rechtlicher Grundlagen.
• Clarification (Klarheit): Ziel ist es, Rollen, Erwartungen und Verantwortlichkeiten klar zu vermitteln, damit Unsicherheiten gar nicht erst entstehen.
• Culture (Kultur): Neue Teammitglieder lernen die Werte, Gepflogenheiten und täglichen Abläufe im Unternehmen kennen und verstehen, wie „der Laden läuft“.
• Connection (Beziehungen): Dieser Baustein fördert den Aufbau persönlicher Kontakte und unterstützt die soziale Integration ins Team.

Später wurden zwei weitere Cs ergänzt, um den Onboarding-Prozess noch umfassender zu gestalten:

• Confidence (Selbstvertrauen): Durch gezielte Unterstützung gewinnen neue Mitarbeitende Sicherheit in ihrer Rolle und entwickeln schneller Eigenständigkeit.
• Checkback (Rückfragen): Regelmäßige Check-ins und Feedbackgespräche helfen dabei, den Fortschritt zu reflektieren und das Onboarding kontinuierlich zu verbessern.

Appical fügte schließlich ein siebtes C hinzu – mit dem Ziel, auch den Spaß nicht zu kurz kommen zu lassen:

• Creativity (Kreativität): Spielerische, interaktive oder kreative Elemente machen das Onboarding-Erlebnis lebendiger, unterhaltsamer und einprägsamer.

Zusammen schaffen diese sieben Cs ein Onboarding-Erlebnis, das neue Teammitglieder nicht nur fachlich vorbereitet, sondern auch motiviert, stärkt und langfristig bindet.

[.callout-small]Entdecken Sie tiefgehende Einblicke in jedes der Onboarding-Cs und lesen Sie jetzt unseren Blog.[.callout-small]

So gestalten Sie Ihren Onboarding-Prozess (in 7 Schritten)

Ein effektiver Onboarding-Prozess ist mehr als das bloße Abarbeiten von Aufgaben – er braucht einen klaren Plan und eine strategische Herangehensweise. Nutzen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung als Orientierung und behalten Sie dabei die 7 Cs stets im Blick.

1. Schritt: Legen Sie klare Ziele für Ihr Onboarding-Programm fest.

Was möchten Sie erreichen? Ob höhere Motivation, schnellere Produktivität oder mehr Zufriedenheit – Ihre Ziele bestimmen Struktur und Inhalte des Programms.

2. Schritt: Bestimmen Sie die wichtigsten Stakeholder.

Beziehen Sie Personen ein, die das Onboarding aktiv mitgestalten – etwa Führungskräfte, HR-Verantwortliche oder Teamleads. Deren Perspektiven helfen, den Prozess gezielt auf die Bedürfnisse neuer Teammitglieder und des Unternehmens auszurichten.

3. Schritt: Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan.

Planen Sie alle Phasen des Onboardings – vom Preboarding bis über die ersten Wochen hinaus. Ein klarer Zeitrahmen sorgt für Struktur und gibt sowohl Ihnen als auch neuen Mitarbeitenden Sicherheit.

4. Schritt: Sammeln Sie alle relevanten Ressourcen.

Bereiten Sie wichtige Informationen auf – zum Unternehmen, zu Tools, Prozessen und Aufgaben. Achten Sie darauf, dass Inhalte aktuell, vollständig und gut aufbereitet sind.

5. Schritt: Wählen Sie geeignete Kommunikationskanäle.

Entscheiden Sie, wie die Inhalte vermittelt werden sollen – über eine Onboarding-Plattform, per E-Mail oder andere Formate. Denken Sie dabei auch an Aspekte wie Zugänglichkeit und Integration in bestehende Systeme.

6. Schritt: Gestalten Sie abwechslungsreiche und unterhaltsame Inhalt.

Setzen Sie auf verschiedene Formate – etwa Videos, interaktive Elemente, Gamification-Ansätze oder personalisierte Nachrichten. So sprechen Sie unterschiedliche Lerntypen an, erhöhen die Aufmerksamkeit und sorgen dafür, dass das Onboarding nicht nur informativ, sondern auch motivierend und unterhaltsam ist.

7. Schritt: Testen und optimieren Sie den Onboarding-Prozess.

Bevor Sie den Prozess unternehmensweit ausrollen, testen Sie ihn mit einer kleinen Gruppe. Holen Sie strukturiertes Feedback ein und verbessern Sie einzelne Schritte gezielt.

[.callout-small]Benötigen Sie Unterstützung bei der Planung Ihres idealen Onboardings? Mit unserem Onboarding-Assessment analysieren Sie Ihren aktuellen Prozess und identifizieren Optimierungspotenzial – für messbar bessere Ergebnisse.[.callout-small]

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So integrieren Sie neue Teammitglieder effektiv: Expertentipps

Genug Theorie – hier kommen Best Practices aus der Praxis. Das Appical-Team und unsere Kundinnen und Kunden teilen ihre bewährten Strategien für ein wirksames und wertschätzendes Onboarding:

Bleiben Sie mit Preboarding in Kontakt

Unser wichtigster Tipp: Melden Sie sich nach der Vertragsunterzeichnung. Eine persönliche Willkommensnachricht und praktische Infos – wie zur Parkplatzsituation, Kleiderordnung oder den Mittagessenoptionen – helfen, Unsicherheiten abzubauen. So vermeiden Sie unangenehme Überraschungen wie einen Dresscode-Missmatch am ersten Tag und stärken das Gefühl von Zugehörigkeit schon vor dem offiziellen Start.

Organisieren Sie einen Onboarding-Buddy

Ein erfahrener Buddy begleitet neue Teammitglieder durch die ersten Tage, erklärt die ungeschriebenen Regeln und stellt das neue Umfeld vor. Laut HBR sind Mitarbeitende mit einem Onboarding-Buddy um bis zu 36 Prozent zufriedener. Ein erfahrener Buddy, auch aus einem anderen Team, kann wertvolle Unterstützung bieten und gleichzeitig seine eigenen Führungsqualitäten weiterentwickeln.

Setzen Sie klare Ziele und Aufgaben

Verwenden Sie beim Planen Ihres idealen Onboarding-Prozesses einen 30-60-90-Tage-Onboardingplan und definieren Sie konkrete Lernziele und Aufgaben für die ersten drei Monate. Das schafft Orientierung und macht Erwartungen transparent, sowohl für das neue Teammitglied als auch für Führungskräfte. 

Planen Sie den ersten Arbeitstag sorgfältig

Von einem funktionierenden Laptop bis hin zu einem durchdachten Zeitplan – alles sollte vorbereitet sein. Sorgen Sie für ein herzliches Willkommen, überreichen Sie ggf. ein Willkommenspaket und legen Sie feste Termine und Aufgaben für die erste Woche fest.

Vermeiden Sie eine Informationsüberflutung

Zu viele Infos auf einmal wirken schnell überfordernd. Stattdessen: Verteilen Sie Inhalte sinnvoll über einen längeren Zeitraum und geben Sie nur das weiter, was gerade wirklich gebraucht wird. Muss Ihr neues Teammitglied wirklich am ersten Tag schon Ihre gesamte Strategie kennen?

Personalisieren Sie das Onboarding-Erlebnis

Ein One-size-fits-all-Prozess funktioniert selten. Passen Sie das Onboarding an die Rolle, den Standort und das Erfahrungsniveau an. Persönliche Details wie zum Beispiel eine individuelle Begrüßung oder kleine Aufmerksamkeiten zeigen, dass das neue Teammitglied als Mensch und nicht nur als Arbeitskraft willkommen ist.

[H3] Virtuelles Onboarding: So gelingt das Onboarding von Remote-Teammitgliedern 

Das Onboarding von Remote-Teammitgliedern erfordert einen angepassten Ansatz – mit den richtigen Strategien ist es jedoch genauso wirkungsvoll wie die persönliche Einarbeitung. Hier sind einige bewährte Maßnahmen:

• Setzen Sie auf die richtigen Tools: Nutzen Sie Videokonferenz-Tools wie Zoom oder Teams sowie Kollaborationsplattformen wie Slack oder Asana, um ein Gefühl von Teamzugehörigkeit zu fördern.
• Sorgen Sie für klare Kommunikation: Neue Teammitglieder sollten jederzeit wissen, wie sie ihre Führungskraft, Kolleginnen und Kollegen oder die Personalabteilung erreichen. Legen Sie eindeutige Kommunikationskanäle für Fragen und Hilfestellungen fest.
• Vermitteln Sie die Unternehmenskultur: Integrieren Sie neue Kolleginnen und Kollegen durch virtuelle Rundgänge, digitale Meet-and-Greets und Remote-Teamaktivitäten in Ihre Unternehmenskultur.
• Bleiben Sie strukturiert – aber flexibel: Erstellen Sie einen klaren Onboarding-Plan, der Orientierung gibt, und passen Sie ihn bei Bedarf an Zeitzonen oder individuelle Lerngeschwindigkeiten an.
• Bleiben Sie im Austausch: Regelmäßige Check-ins beugen Isolation vor und stellen sicher, dass neue Teammitglieder sich gut aufgehoben fühlen.

Wenn Sie diese Tipps berücksichtigen, gelingt Ihnen ein herzliches und effektives Remote-Onboarding – ganz gleich, wo Ihre neuen Kolleginnen und Kollegen arbeiten.

Best Practices für das Mitarbeiter-Onboarding

Beim Onboarding muss das Rad nicht neu erfunden werden – zahlreiche Unternehmen haben bereits überzeugende Methoden entwickelt, die als Vorbild dienen können. Sie beherrschen die Kunst des Onboardings aus dem Effeff. Im Folgenden stellen wir Ihnen inspirierende Beispiele und kreative Ansätze vor, die Sie für Ihren eigenen Onboarding-Prozess nutzen können.

Onboarding-Fallstudien

Das niederländische Verteidigungsministerium

Das niederländische Verteidigungsministerium wollte die Abbruchquote senken und Rekrutinnen und Rekruten in der Wartezeit auf ihre Ausbildung besser binden. Die Lösung: eine digitale Onboarding-Plattform, die allgemeine und individuell zugeschnittene Inhalte in einem benutzerfreundlichen Format kombiniert. Die Plattform setzt auf interaktive Elemente wie Quizze, visuelle Darstellungen, FAQs und leicht verständliche Informationen und schafft damit Orientierung und ein Gefühl der Zugehörigkeit schon vor dem ersten Ausbildungstag.

[.callout-small]Hier finden Sie die komplette Fallstudie.[.callout-small]

Allianz Trade

Mit einem internationalen Team von über 1.700 Mitarbeitenden in mehr als 15 Ländern benötigte Allianz Trade einen skalierbaren, aber dennoch persönlichen Onboarding-Prozess. Die Lösung war ein klar strukturiertes, standardisiertes Programm mit zentralen Unternehmensinformationen, ergänzt durch regionale Inhalte der lokalen HR-Teams. Das Ergebnis: eine konsistente und gleichzeitig individuell angepasste Onboarding-Erfahrung, die das internationale Wachstum des Unternehmens unterstützt.

[.callout-small]Lesen Sie die komplette Fallstudie.[.callout-small]

Eurofins

Das Gesundheitsunternehmen Eurofins entwickelte einen unterhaltsamen, flexiblen Onboarding-Prozess, der auf die jeweilige Rolle abgestimmt ist. Besonders kreativ: Eigene Mitarbeitende übernahmen die Rollen in Schulungsvideos. Das machte das Onboarding nicht nur nahbar und praxisnah, sondern half neuen Kolleginnen und Kollegen, sich schnell zurechtzufinden – gerade in einer Wachstumsphase mit vielen Neueinstellungen.

[.callout-small] Lesen Sie hier mehr zum Erfolgsgeheimnis des Unternehmens. [.callout-small]

Kreative Wege, neue Teammitglieder willkommen zu heißen

Wie kann Onboarding nicht nur informativ, sondern auch unterhaltsam gestaltet werden? Viele Unternehmen setzen auf kreative Ideen, um neue Teammitglieder aktiv einzubinden und gleichzeitig einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Hier sind einige inspirierende Ansätze:

Bingo! von New10

Bingo ist nicht nur ein Klassiker im Seniorenheim – es lässt sich auch hervorragend ins Onboarding integrieren. Das Unternehmen New10 präsentierte bei Onboard Amsterdam 2021 eine besonders einfallsreiche Version: eine Bingokarte mit Aufgaben wie „Ein Polaroid im Büro aufnehmen“, „Mit einer Kollegin einen Kaffee trinken“ oder „Eine Einladung zum ersten Meeting verschicken“. Das macht nicht nur Spaß, sondern ersetzt auf spielerische Weise die klassische Onboarding-Checkliste. Für zusätzliche Motivation können kleine Preise für ausgefüllte Karten vergeben werden.

Talkshow von Capgemini und Radboudumc

Schon mal eine Talkshow fürs Onboarding veranstaltet? Unternehmen wie Capgemini und Radboudumc haben es erfolgreich vorgemacht. Das Format: Ein Vorstandsmitglied wird eingeladen, über das Unternehmen zu sprechen – moderiert von einem neuen Teammitglied. Die lockere Atmosphäre fördert Austausch auf Augenhöhe, macht Führungskräfte nahbarer und verleiht dem Onboarding einen ganz besonderen Charme.

Brettspiel der Provinz Drenthe

Die niederländische Provinz Drenthe hat ein eigenes Brettspiel für neue Mitarbeitende entwickelt: das „Drenthe-Spiel“. Es wird am Einführungstag gespielt und kombiniert Online-Elemente (via App) mit echten Aktivitäten vor Ort. Die neuen Teammitglieder lernen auf spielerische Weise mehr über das Unternehmen, die Region und ihre Kolleginnen und Kollegen – eine perfekte Mischung aus Information und Interaktion.

Onboarding als strategischer Erfolgsfaktor

Ein gelungenes Onboarding ist weit mehr als eine nette Begrüßung – es ist der Grundstein für langfristige Zufriedenheit, Motivation und Produktivität. Wenn neue Teammitglieder sich vom ersten Tag an willkommen und gut vorbereitet fühlen, zahlt sich das nicht nur menschlich, sondern auch wirtschaftlich aus. Unternehmen, die Onboarding strategisch angehen, gewinnen nicht nur engagierte Mitarbeitende, sondern stärken auch ihre Arbeitgebermarke nachhaltig.

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