Onboarding para nuevos empleados: Guía definitiva para RR.HH (2025)

Definición: ¿Qué es el onboarding?

En el ámbito de los Recursos Humanos, el onboarding es el proceso mediante el cual se acompaña a las nuevas incorporaciones en su adaptación a la empresa. Su objetivo es que los nuevos empleados comprendan su función, se familiaricen con la organización y su cultura, y se integren de forma efectiva en el equipo.

Un buen programa de onboarding no solo proporciona la información, las herramientas y los contactos necesarios para empezar con confianza, sino que también contribuye a que la persona se sienta bienvenida, valorada y motivada desde el primer día.

En España, cada vez más empresas están apostando por el onboarding como una parte clave de la experiencia de incorporación. Compañías como EY, Vodafone o SAP ya han implementado programas estructurados para facilitar este proceso, especialmente en entornos híbridos o remotos. Según El País (2023), estas iniciativas están resultando fundamentales para mejorar la retención del talento joven y fomentar un compromiso duradero con la organización.

Onboarding vs. Inducción vs. Orientación vs. Capacitación: ¿Cuál es la diferencia?

Estos términos a menudo se usan indistintamente, pero en realidad, cada uno de ellos tiene un propósito distinto a la hora de dar la bienvenida a los nuevos empleados.

• Orientación: Es la fase inicial, normalmente una sesión de un día, en la que las nuevas incorporaciones aprenden lo más esencial: políticas de la empresa, su función y las tareas administrativas. Está diseñada para familiarizarlos rápidamente con lo básico.
  

• Inducción: La inducción va un paso más allá al ayudar a los nuevos empleados a integrarse en la cultura y el entorno laboral de la compañía. Incluye conocer a los compañeros, entender las normas del lugar de trabajo y adaptarse a su nuevo rol.
  

• Capacitación: Esta consiste en dotar a las nuevas contrataciones con las habilidades que necesitan para realizar su trabajo sin problemas. Puede ser de corto plazo, centrada en tareas específicas, o continua, orientada al desarrollo de habilidades más amplias.
  

• Onboarding: El onboarding es el proceso más completo, que empieza cuando un nuevo empleado firma su contrato y continúa hasta que esté completamente asentado en su puesto. Incluye todos los pasos anteriores: orientación, inducción y capacitación, y puede durar de varios meses a un año.

Asegúrate de que todos los miembros de tu organización entiendan lo que significa.

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Employee journey: De inicio a fin

El ciclo del empleado, conocido por su anglicismo Employee Journey, es mucho más que un simple proceso de selección o despedida. Es el recorrido completo que hace un empleado dentro de una empresa, desde el primer contacto hasta su salida (y, en algunos casos, su regreso).

Este viaje incluye momentos clave como:

1. Preboarding: Sentando las bases antes del primer día

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¿De qué se trata? El preboarding es como el calentamiento antes del gran partido: se trata de entusiasmar y preparar a los nuevos empleados antes de que crucen la puerta de la oficina. Este es el momento de responder sus preguntas iniciales, compartir información sobre la empresa y, tal vez, enviar un kit de bienvenida o un correo electrónico amistoso. ¿El objetivo? Hacer que se sientan parte del equipo desde el principio y allanar el terreno para un primer día tranquilo, fluido y satisfactorio.

‍Duración: Desde el momento en que los nuevos empleados firman el contrato hasta su primer día.

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2. Onboarding: Dar la bienvenida e integrar a los nuevos empleados

‍¿De qué se trata? El onboarding para empresa no es solo un término que engloba todo el proceso; también es el nombre de una fase clave que empieza el primer día. Aquí es donde comienza el verdadero ciclo del empleado. El onboarding es más que una simple visita guiada o la gestión del papeleo; se trata de ayudar a los nuevos empleados a integrarse en la cultura de la empresa, entender sus expectativas laborales, sentirse cómodos en su nuevo puesto y asegurarse de que tengan todo lo necesario para triunfar.

Duración: Desde el primer día hasta que estén completamente adaptados.

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3. Offboarding: Despedirse apropiadamente

Duración: Desde el momento en que se da el preaviso de la terminación del contrato de trabajo hasta el último día (y más allá).‍

¿De que se trata? El offboarding consiste en despedirse de manera adecuada y respetuosa. Garantiza una transición fluida, concluir el ciclo del empleado de manera ordenada y clara, y deja la puerta abierta para futuras colaboraciones. Esta fase incluye entrevistas de salida, transferencia de responsabilidades y mantener una relación positiva después de que el empleado se haya ido.  
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4. Reboarding: Facilitar la reincorporación

Duración: Cuando alguien regresa después de una ausencia prolongada.
¿De qué se trata? El reboarding se centra en ayudar a los empleados a reincorporarse paulatinamente a su puesto de trabajo tras un tiempo fuera. Tanto si se trata de una baja por maternidad o paternidad, por motivos médicos o un año sabático, el reboarding asegura que estén al tanto de las novedades, los cambios y lo que necesitan saber para retomar el ritmo. Se trata de una rápida puesta al día que les ayuda a volver a la rutina y a sentirse preparados para contribuir de nuevo.

5. Crossboarding: Dominar nuevas funciones dentro de la empresa

Duración: Cuando un empleado cambia de departamento o de función dentro de la empresa. ‍

¿De qué se trata? El crossboarding consiste en ayudar a los empleados a hacer una transición sin problemas hacia un nuevo puesto o equipo dentro de la misma compañía. Es similar al onboarding, pero adaptado a la nueva función o departamento. Esta fase garantiza que los empleados entiendan todos los nuevos procesos, la dinámica del equipo y las expectativas para empezar con buen pie en su nuevo puesto.

Al trabajar en estas fases, harás que la experiencia sea más fluida y solidaria para tus empleados, tanto si se incorporan por primera vez como si regresan o cambian de función, ¡Y no olvides que cada fase es una gran oportunidad para fortalecer la conexión con el equipo!

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¿Por qué es tan importante el onboarding?

El onboarding es un factor clave para el éxito empresarial y la experiencia de los empleados en España. He aquí algunos beneficios actualizados de un buen proceso de onboarding en el contexto español:

Acelera la productividad

Un programa de onboarding efectivo ayuda a los nuevos empleados a adaptarse rápidamente, proporcionándoles los conocimientos y herramientas necesarios para contribuir de inmediato. En España, las empresas con procesos de onboarding sólidos han logrado una tasa de permanencia del 82% durante el primer año (RRHHDigital blog)

Fortalece el compromiso

El onboarding marca el tono de la relación de un empleado con la empresa. Un programa bien estructurado hace que los empleados se sientan valorados y conectados desde el primer día, lo que lleva a un mayor compromiso y satisfacción laboral.

Mayor retención de empleados

Las primeras impresiones importan, y el onboarding es tu oportunidad de dar una excelente primera impresión. Una mala experiencia de onboarding puede hacer que el 64% de los empleados consideren abandonar la empresa en su primer año. Por el contrario, las organizaciones con un proceso de onboarding eficaz aumentan la retención de nuevos empleados en un 82% (Brandon Hall Group).

Costes más bajos

Si el proceso de incorporación no se gestiona correctamente, hasta el 80 % de las nuevas contrataciones podrían abandonar la empresa, generando un alto costo. Sustituir a un empleado puede costar hasta el equivalente a su salario bruto anual, mientras que en el caso de directivos o mandos intermedios, el gasto puede ser hasta cuatro veces su salario, según un artículo de Cinco Días

Ahorra tiempo

Al automatizar los procesos de onboarding, los responsables de RRHH pueden ahorrar hasta 14 horas por semana. Este valioso tiempo se puede dedicar a iniciativas más estratégicas, mejorando la eficiencia general.

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Cómo el onboarding de tu empresa mejora la experiencia del empleado

Un proceso de onboarding bien ejecutado no solo beneficia a la empresa, sino que también mejora la experiencia del empleado de manera significativa:

• Genera confianza y reduce el estrés al proporcionar a los nuevos empleados las herramientas e información necesarias para sentirse seguros en sus roles.
• Ofrece claridad mediante una comunicación clara, ayudando a las nuevas incorporaciones a entender sus responsabilidades y asegurando un comienzo más fluido.
• Crea conexiones, permitiendo que los recién contratados construyan relaciones rápidamente y encuentren su lugar en la cultura de la empresa.
• Fomenta el desarrollo al ofrecer oportunidades de formación y crecimiento desde el primer día, aumentando tanto la satisfacción como la lealtad.

El retorno de inversión (ROI) de un onboarding exitoso es evidente: mayor productividad, mejor retención, reducción de costes, mayor compromiso y un significativo ahorro de tiempo, todo mientras mejora considerablemente la experiencia del empleado.

¿Cuánto cuesta un programa de onboarding para nuevos empleados?

El costo de incorporar a un nuevo empleado puede variar significativamente según factores como el tamaño de la empresa, el sector, la complejidad de las funciones y el plan de incorporación específico establecido. Si bien es difícil precisar una cifra exacta, los costes de incorporación típicos incluyen las horas de formación, las tareas administrativas, el equipo y el software, así como el tiempo que dedican los departamentos de TI, RRHH, los compañeros, los miembros del equipo y los directivos para poner al día a los nuevos empleados. Tener en cuenta estos elementos le ayudará a calcular sus gastos de incorporación.

Sin embargo, invertir en un proceso de onboarding bien estructurado conduce a una mayor retención de los empleados y a un aumento de la productividad, lo que lo convierte en una inversión valiosa que incluso puede ahorrar costos a largo plazo.

Ahorra costes con un software de onboarding para RR.HH

Además de mejorar la retención y productividad de los empleados, el software de onboarding puede reducir significativamente los costes automatizando las tareas esenciales y mejorando la eficiencia. Aquí te explicamos cómo puede ayudar una plataforma de onboarding:

• Correos electrónicos de bienvenida automáticos: Haz que los nuevos empleados se sientan valorados desde el primer día con mensajes personalizados y automatizados.
• Activadores basados en tiempo y progreso: Automatiza los flujos de trabajo estableciendo activadores basados en el tiempo o en hitos del onboarding, para mantener todo en orden.
• Recordatorios de tareas críticas: Envía notificaciones automáticas tanto a los nuevos empleados como a los responsables para que completen tareas importantes a tiempo.
• Formularios digitales para recopilar información importante: Recopila fácilmente toda la información necesaria con formularios digitales antes del primer día del nuevo empleado.
• Integración de sistemas: Conecta el onboarding con las herramientas de comunicación, nóminas y RRHH para un proceso fluido.
• Firma digital: Acelera el papeleo permitiendo a las nuevas contrataciones firmar contratos y formularios electrónicamente, ahorrando tiempo y reduciendo el trabajo administrativo.

Al automatizar estos pasos, el software de onboarding ayuda a reducir tareas manuales y mejorar la eficiencia general.

¿Cuánto tiempo dura el proceso de onboarding en una empresa?

La duración del proceso de onboarding puede variar, pero generalmente, un buen programa dura entre 90 días y un año, dependiendo del puesto y las necesidades de la empresa.

Para funciones más complejas o industrias específicas, el onboarding puede alargarse hasta 12 meses, asegurando que todo quede claro y funcione a la perfección. Este enfoque prolongado ayuda a que los nuevos empleados se adapten por completo y se sientan seguros en sus funciones.

En Appical, nos gusta empezar con una fase de pre-onboarding de 30 días antes de que el nuevo empleado empiece, que le da una ventaja inicial y hace que el primer día sea menos abrumador.

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¿Quién debe participar en el onboarding de nuevos empleados?

El onboarding es un trabajo de equipo, en el que intervienen distintas funciones para asegurar su éxito. A continuación, te explicamos quienes deben estar involucrados y son responsables del éxito del proceso de incorporación:

Reclutamiento

Todo empieza con el equipo de reclutamiento. Son el primer punto de contacto y ayudan a que la transición de candidato a nuevo empleado sea fluida, sentando las bases para una experiencia positiva desde el principio.

El director

Los directivos son fundamentales, ya que conocen los entresijos del puesto y del equipo. Como pasan mucho tiempo con el nuevo empleado, pueden hacer que el proceso de incorporación sea más personal y ayudar a que el nuevo miembro se sienta bienvenido y respaldado desde el primer día.  

El equipo

Todo el equipo tiene un papel que desempeñar. Cuando los miembros del equipo se involucran, ya sea invitando al nuevo empleado a tomar un café o simplemente mostrando un interés extra, ayudan a que el recién llegado se sienta parte del grupo más rápidamente.

El (onboarding) buddy

Un buddy es un compañero con experiencia que ayuda al recién contratado en sus primeros días y semanas, ofreciéndole orientación y siendo la persona de referencia para cualquier pregunta. Este apoyo es invaluable, tanto si se trabaja en la oficina, a distancia o en un modelo híbrido.

RRHH

Aunque el departamento de Recursos Humanos inicia el proceso, su papel va mucho más allá de la parte administrativa. A través de seguimientos periódicos, se aseguran de que todo avance correctamente y de que la nueva persona reciba el apoyo necesario por parte de toda la organización.

Si todos colaboran, el proceso de bienvenida de sus recién contratados se convierte en una experiencia eficaz y acogedora, que ayuda a las nuevas incorporaciones a sentirse como en casa y listos para triunfar.

Componentes básicos de un buen programa de onboarding: las 6C

Las 6 C's del onboarding de empleados son los pilares de un gran proceso de incorporación, diseñado para garantizar que las nuevas incorporaciones se sientan bienvenidas, informadas y listas para triunfar en sus puestos.

Este marco fue creado originalmente por Talya Bauer, quien identificó las primeras 4 C's -Cumplimiento, Clarificación, Cultura y Conexión- como los elementos esenciales:

• Cumplimiento (Compliance): Cubre todas las tareas obligatorias que deben completarse, como el papeleo necesario y los detalles legales.
• Clarificación (Clarification): Garantiza que los nuevos empleados entiendan claramente sus funciones y responsabilidades, evitando confusiones.
• Cultura (Culture): Les ayuda a familiarizarse con los valores y las prácticas diarias de la empresa.
• Conexión (Connection): Se centra en establecer relaciones significativas con los compañeros, haciendo que el lugar de trabajo sea más agradable.

A medida que el onboarding evolucionaba, se añadieron dos C's más para mejorar el proceso:

• Confianza (Confidence): Proporciona el apoyo necesario para que las nuevas contrataciones se sientan seguras y capaces en sus nuevos puestos.
• Comprobación (Checkback): Implica realizar revisiones periódicas para ver cómo se están adaptando los nuevos empleados y recopilar su feedback para mejorar el proceso de onboarding.

Reconociendo la importancia de agregar algo de diversión al proceso, desde Appical introdujimos una séptima C:

• Creatividad (Creativity): Aporta un elemento divertido y atractivo al onboarding, haciendo que la experiencia sea más memorable y agradable.

Juntas, estas 7 C's crean una experiencia de onboarding completa que ayuda a los nuevos empleados a adaptarse y prosperar en sus nuevas funciones.

[.callout-small] Si quieres profundizar en cada una de las C's, puedes encontrar más en nuestros blogs.[.callout-small]

Diseña tu plan de bienvenida en 7 pasos

Diseñar un proceso de onboarding eficaz implica mucho más que completar tareas; requiere un enfoque estratégico. Utiliza esta guía de siete pasos para empezar y ten en cuenta las 7 C’s a la hora de elaborar tu plan.

Paso 1) Empieza estableciendo objetivos claros. ¿Qué quieres conseguir? Ya sea aumentar el compromiso, acelerar la productividad o mejorar la satisfacción, tus objetivos darán forma al diseño del programa.

Paso 2) Identifica a los stakeholders que participarán en el proceso de bienvenda. Sus ideas y opiniones ayudarán a adaptar el programa para satisfacer mejor las necesidades de los nuevos empleados (y de la organización).

Paso 3) Crea una línea de tiempo detallada que cubra cada etapa del proceso de onboarding, desde antes de que lleguen, el primer día, las primeras semanas y más allá. Este plan claro ayuda a que todo vaya sobre ruedas y mantiene el proceso organizado y atractivo.

Paso 4) Reúne todos los recursos necesarios, como la información sobre la empresa, materiales de formación y contenidos interactivos. Asegúrate de que todo está actualizado y es relevante para hacer que la experiencia de los nuevos empleados sea lo más efectiva posible.

Paso 5) Decide cómo entregarás el contenido—ya sea a través de una plataforma de onboarding, por correo electrónico u otro medio. Ten en cuenta las ventajas de cada opción, como la facilidad de acceso o la integración con los sistemas existentes.

Paso 6) Diseña contenido atractivo que capte la atención y mantenga el interés de los nuevos empleados. Utiliza una variedad de formatos—como videos, cuestionarios interactivos y mensajes personalizados—para adaptarte a los diferentes estilos de aprendizaje y hacer que la información sea más digerible (¡y divertida!).

Paso 7) Planifica como integrar el enfoque de onboarding en tu lugar de trabajo. Pon a prueba el proceso con un grupo reducido de personas antes de ponerlo en marcha en toda la organización para refinar y perfeccionar la experiencia, y recopila feedback de los nuevos empleados para identificar áreas de mejora.

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Consejos para mejorar el proceso de bienvenida de tu empresa.

Ahora que ya conoces la teoría y los conceptos básicos del onboarding, es el momento de explorar las mejores prácticas y consejos de los expertos de Appical y de las empresas con las que trabajamos. Aquí te dejamos algunas de las estrategias clave:

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Rompe el silencio con el preboarding

Nuestro consejo número uno: mantén vivo el entusiasmo después de que tu nuevo empleado firme el contrato. Mantente en contacto con un mensaje de bienvenida y comparte información útil, como dónde aparcar, las opciones para comer o el código de vestimenta. Esto ayuda a reducir los nervios del primer día y evita sorpresas incómodas, como aparecer en traje cuando todos los demás están en deportivas.

También es una gran oportunidad para compartir algo de información sobre la empresa antes de que empiecen, ayudando a que los nuevos taleno se sientan más conectadas antes de su primer día.

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🟢 Asigna un buddy

Empareja a los recién contratados un compañero de onboarding que les guíe en sus primeros días, les explique la cultura de la empresa y les presente a los demás miembros del equipo. De hecho, la satisfacción de los recién contratados con un buddy es un 36% mayor que la de los que no lo tienen (HBR). Un compañero veterano, aunque pertenezca a otro equipo, puede ofrecer un valioso apoyo a la vez que desarrolla sus propias habilidades de liderazgo.

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🟢 Establece objetivos y tareas claras

Al diseñar el proceso de bienvenida para recién contratado, utiliza un plan de onboarding para fijar objetivos y tareas para cada etapa. Este enfoque te ayuda a fijar expectativas sobre lo que los nuevos empleados deben lograr y aprender en sus primeros tres meses, haciendo que el proceso de incorporación sea más organizado y enfocado.

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🟢 Planea el primer día a la perfección

Asegúrate de que todo esté listo: desde un portátil operativo hasta un horario bien estructurado. Empieza con una bienvenida cercana, como una ronda de presentaciones, un recorrido por la oficina y un kit de bienvenida. Además, planifica tareas claras y actividades para la primera semana que ayuden a la nueva persona a orientarse desde el principio.

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🟢 Evita la sobrecarga de información

Es uno de los errores más comunes en el onboarding: abrumar al recién llegado con demasiada información a la vez. En su lugar, distribúyela en varios días y comparte los detalles cuando sean realmente necesarios. ¿Realmente tu nuevo empleado necesita conocer toda tu estrategia el primer día?

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🟢 Personaliza la experiencia de incorporación

Una talla única no sirve para nadie. Adapta el proceso de onboarding para que coincida con el puesto específico, la ubicación y el nivel de experiencia del nuevo empleado. Añadir toques personales no solo los hará sentir verdaderamente bienvenidos, sino que también demuestra que los valoras como individuos.

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Onboarding para equipos remotos

¿Tiene empleados que trabajan de forma remota o desde diferentes ubicaciones? ¿Quieres asegurarte de que también disfruten de una fantástica experiencia de incorporación? El onboarding empleados remotos requiere un enfoque ligeramente diferente, pero con las estrategias adecuadas, puedes hacer que sea tan eficaz como la bienvenida presencial. Estos son algunos puntos de partida:

• Utiliza las herramientas adecuadas: Empieza con videollamadas (Google Meets/Teams) y utiliza plataformas como Slack o Asana para colaborar y ayudar a los empleados remotos a sentirse parte del equipo.‍
• Mantén una comunicación abierta: Asegúrate de que los nuevos empleados sepan cómo ponerse en contacto con su jefe, su buddy o con RRHH, y establece canales de comunicación claros para darles apoyo.‍
• Acércales la cultura: Utiliza visitas virtuales, encuentros informales y actividades de team-building a distancia para incorporar a los nuevos empleados en la cultura de la empresa.‍
• Sé estructurado pero flexible: Ten un plan de incorporación claro, pero estate preparado para ajustarlo según las zonas horarias o el ritmo de aprendizaje de cada persona.‍
• Haz seguimiento con regularidad: Reuniones frecuentes ayudan a evitar el aislamiento y aseguran que los nuevos empleados cuenten con el apoyo que necesitan.

Mejores prácticas para el onboarding de empleados

Cuando se trata del onboarding, no hay necesidad de reinventar la rueda: muchas organizaciones ya han desarrollado buenas prácticas que pueden servir de inspiración para crear un buen programa. Y créenos, ¡algunas han dominado el arte de dar la bienvenida a las nuevas incorporaciones! Vamos a sumergirnos en ejemplos destacados e ideas creativas que puedes adaptar para hacer brillar tu propio proceso de onboarding.

Estudios de caso

Ministerio de Defensa de los Países Bajos

El Ministerio de Defensa holandés quería reducir las tasas de abandono y mantener el interés de los reclutas mientras esperaban el inicio de su formación. Abordaron este desafío con una plataforma de onboarding digital que ofrece una combinación de información general y personalizada en un formato fácil de navegar. La plataforma incluye elementos interactivos como cuestionarios, elementos visuales, preguntas frecuentes y explicaciones simples para mantener a los reclutas informados y conectados antes de que empiece su formación.

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Allianz Trade

Con un equipo global de 1,700 empleados repartidos en más de 15 países (y creciendo), Allianz Trade necesitaba un proceso de incorporación que funcionara en diferentes regiones. Crearon un programa sencillo y estandarizado con información clave de la empresa, pero colaboraron con los equipos de RRHH locales para añadir detalles relevantes según la localización. Esto aseguró que los nuevos empleados en el norte de Europa tuvieran una experiencia coherente y personalizada, ayudando al crecimiento de la empresa y facilitando un onboarding fluido para todos.

[.callout-small] Consulta el estudio de caso. [.callout-small]

Eurofins

Eurofins, una empresa del sector sanitario, ha creado un proceso de onboarding divertido y flexible que se adapta a cada puesto. Incluso utilizan a sus propios empleados como actores en los vídeos de formación. Esto les ayudó a poner al día rápidamente a los nuevos miembros a medida que sus laboratorios crecían ràpidamente. ¿El resultado? Nuevos empleados contentos, productividad más rápida y transiciones de funciones sin problemas

[.callout-small] Descubre cómo lo hicieron. [.callout-small]

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¡Feliz onboarding! 👋