Vom Pilotprojekt zum organisationsweiten Einsatz: Wie das Verteidigungsministerium mit der Preboarding-App neue Maßstäbe bei der Integration setzt

Ziel: „Die Wartezeit verkürzen“ und Kulturschocks vermeiden

Das niederländische Verteidigungsministerium ist verantwortlich für den Schutz des eigenen Territoriums und das seiner Verbündeten, für die Förderung der (internationalen) Rechtsordnung und Stabilität, für die Unterstützung ziviler Behörden sowie für Hilfeleistungen bei Katastrophen und Krisen. Insgesamt beschäftigt die Organisation über 68.000 Soldatinnen und Soldaten, Zivilangestellte und Reservisten. Sie gliedert sich in sieben Komponenten, darunter die vier Teilstreitkräfte – Königliche Marine, Königliche Luftwa/e, Königliche Armee und Königliche Marechaussee – sowie drei unterstützende Verteidigungseinheiten.

Eines der Hauptziele bei der Einführung der Appical-Preboarding-App ist die Verringerung der Abbrecherquote von Rekrut:innen vor und zu Beginn ihrer Ausbildung. Durch die Bereitstellung relevanter Informationen und ansprechender Inhalte möchte das Ministerium neue Soldatinnen und Soldaten besser auf ihre Ausbildung vorbereiten, ihre Motivation aufrechterhalten und die Bindung an die Organisation stärken.

„Wir wollen die Abbrecherquoten reduzieren, die durch Dinge verursacht werden, die sich mit rechtzeitiger Information hätten vermeiden lassen“, erklärt Lotte Kok, Projektleiterin der Preboarding-App. „Oft sind Auszubildende überrascht, etwa von der eingeschränkten Handynutzung, dem Teilen von Unterkünften mit mehreren Personen oder von den Lehrmethoden. Selbst nach einem umfangreichen Auswahlverfahren kommt es immer noch zu Überraschungen. Die Appical-App kann helfen, solche Kulturschocks zu vermeiden.“

Darüber hinaus soll die App die Verbindung in der Wartezeit zwischen Auswahlverfahren und Ausbildungsbeginn aufrechterhalten. „Diese Wartezeit kann zwischen zwei Monaten und einem Jahr liegen. Ich bin überzeugt, dass die anfängliche Begeisterung mit der Zeit nachlässt. Ich ho/e, dass die App dazu beiträgt, die Motivation der Auszubildenden hochzuhalten, sodass sie motiviert bleiben, hier ihre Karriere zu starten.“

Einführung der Preboarding-Plattform: Wie ging das Verteidigungsministerium vor?

Vom Pilotprojekt zur organisationsweiten Einsatz

Die Initiative für die Appical-Preboarding-App begann als Pilotprojekt bei der Königlichen Luftwa/e. „Wir waren so begeistert davon, dass wir irgendwann sagten: Wir wollen das für die gesamte Organisation“, berichtet Lotte Kok, Projektleiterin der Preboarding-App.

Im Laufe der Zeit wurde die Königliche Armee zur treibenden Kraft für die Implementierung der App in der gesamten Verteidigungsorganisation. Als Projektleiterin ist Lotte Kok verantwortlich für die Einführung der Plattform speziell in der Armee, während sie gleichzeitig sicherstellt, dass alle Richtlinien eingehalten werden. Parallel dazu rollen auch andere Organisationseinheiten die App schrittweise aus.

Das übergeordnete Ziel: die Appical-Preboarding-App zum Standard-Preboarding-Tool für die gesamte Organisation zu machen. „Heute ist nicht nur eine Abteilung an der App beteiligt, sondern viele Bereiche der Verteidigung. Und es gibt bereits einige weitere Einheiten, die sehnsüchtig darauf warten, ebenfalls starten zu können.“

Die Herausforderungen eines organisationsweiten Rollouts

Obwohl die Begeisterung groß ist, bringt die Einführung einer Preboarding-App in einer so großen Organisation wie dem Verteidigungsministerium eigene Herausforderungen mit sich.

„Wenn man in einer Organisation wie Defence das Wort ‚App‘ erwähnt, sind die Menschen schnell begeistert. Gleichzeitig entstehen manchmal Missverständnisse darüber, was die App leisten kann – etwa die Erwartung, dass sie soziale Interaktionen oder Fahrgemeinschaften erleichtert. Deshalb ist es entscheidend, die Erwartungen klar zu steuern“, erklärt Lotte Kok, Projektleiterin der Preboarding-App.

„Letztlich geht es darum, andere Einheiten in die Entscheidungen einzubeziehen, die wir bei der Einrichtung der App getro/en haben. Oft wollen sie die App einfach selbst erleben. Ein Testaccount gibt einen Einblick, am e/ektivsten ist es jedoch, sie gemeinsam durch die App zu führen.“

Zudem kann die Abstimmung aller Beteiligten eine Herausforderung sein. „Kolleg:innen erkennen sofort das Potenzial von Appical. Zwar nutzen wir die App aktuell als Preboarding-Lösung, gleichzeitig überlegen wir, wie wir sie auch für Onboarding, Crossboarding und Offboarding einsetzen können. Es ist wichtig, dass wir das gleiche Ziel verfolgen und gleichzeitigalle Sicherheitsanforderungen der Organisation erfüllen.“

Individuelle Umgebungen, gemeinsame Inhalte

Lotte Kok arbeitet kontinuierlich mit anderen Stakeholdern zusammen, um die Ziele und Berechtigungen der Organisation für Appical festzulegen. „Jede Einheit innerhalb von Defence hat eine eigene Projektleitung für die App. Ich führe monatliche Gespräche mit ihnen, um die Rahmenbedingungen abzustimmen. Bei Besuchen in unterschiedlichen Einheiten, Abteilungen und Schulen sammle ich wertvolle Einblicke, die helfen, die Funktionen der App zu erweitern und zu optimieren.

“„Obwohl jede Einheit ihre eigene Umgebung hat, können wir über Viewer-Accounts die Inhalte der anderen Einheiten einsehen. Entdecken wir interessante Inhalte, können diese mit Unterstützung von Appical einfach in die eigene Umgebung übernommen werden.“ Die
monatlichen Meetings bieten außerdem die Gelegenheit, Erfahrungen, Best Practices, häufig gestellte Fragen und Terminologielisten zu teilen.
‍
Auf Basis dieser Erfahrungen entstand auch eine neue Rubrik ‚persönliche Fragen‘. Hier werden nicht nur fachliche Fragen behandelt, sondern auch praktische Anliegen wie: „Was, wenn ich während eines Feldübungsprogramms meine Periode habe?“ oder „Darf ich Schmuck tragen?“

„Dies ist ein wichtiger Vorteil der Preboarding-App: Sie scha/t einen sicheren Raum, in dem individuelle Fragen beantwortet werden können, die man vielleicht nicht direkt an das militärische Personal richten möchte. So können neue Rekrut:innen die Welt der Streitkräfte in Ruhe und sicher von zu Hause aus erkunden.“

Welche Inhalte enthält die Preboarding-App?

Die App wurde so gestaltet, dass sie allgemeine Informationen und personalisierte Relevanz optimal verbindet. Der Großteil der Kapitel ist für alle zugänglich und behandelt Themen wie häufig gestellte Fragen, Traditionen, Dienstgrade, empfohlene Social-Media-Kanäle und grundlegende militärische Informationen.

In der Armee sind etwa 20 % der Inhalte speziell auf einzelne Einheiten, Ausbildungsprogramme oder die gewählte Wa/engattung bzw. Teilstreitkraft zugeschnitten. Dadurch erhält jede:r Rekrut:in genau die Informationen, die für seinen individuellen Ausbildungsweg relevant sind – z. B. wo er sich am ersten Tag melden muss, was ihn im Training erwartet und welche Traditionen in der zugeteilten Einheit gelten.

„Relevante Inhalte für Neueinsteiger sind enorm wichtig. Sie sollen nur die Informationen erhalten, die sie in diesem Moment wirklich brauchen. Bei der Fülle an Informationen auf Defensie.nl und werkenbijdefensie.nl verliert man sonst schnell den Überblick.“

„Appical ist wie eine Karte durch den Wald – nicht irgendeine, sondern eine, die wirklich für dich relevant ist. Wir zeigen nicht den gesamten Wald, sondern den exakten Weg, den man in den nächsten Monaten gehen muss. Den gesamten Wald zu sehen, ist zu diesem Zeitpunkt gar nicht nötig.“

‍

Onboarding kann auch Spaß machen

„Obwohl es bei Defence viele Formalitäten gibt, bedeutet das nicht, dass der Einstieg in unser Team keinen Spaß machen kann. Die Preboarding-Plattform erlaubt uns einen informelleren Ansatz. Die App dient als Kommunikationsmittel, das unsere Zielgruppe anspricht. Mir ist wichtig, dass wir Humor in die App einfließen lassen.“

„Das Schöne ist, dass die App nicht nur eine solide Einführung bietet, sondern auch das kulturelle Verständnis fördert und Erwartungen managt. Am meisten Freude bereitet mir dabei, dass wir all diese Themen auf eine leichte und neugierig machende Weise erklären können.“

Interaktive Inhalte

Um die notwendigen Inhalte zu sammeln, besuche ich verschiedene Einheiten und erhalte Informationen von meinen Kontakten. Zwar sind die Inhalte inhaltlich meist korrekt, aber selten interaktiv aufbereitet – beispielsweise als Quiz oder mit vielen visuellen Elementen. Die Herausforderung besteht darin, all den Text, den wir bei Defence haben, in interaktive Inhalte zu verwandeln.

„Ich bemühe mich, so viele interaktive Vorlagen wie möglich in die App einzubauen, um neue Rekrut:innen zu engagieren. Mein Motto lautet: ‚Weniger Text, mehr Interaktivität‘.“

Ergebnisse

Die bisherigen Rückmeldungen sind sehr positiv. „Auf die Frage ‚Hat Ihnen die App bei der Vorbereitung geholfen?‘ erhalten wir regelmäßig Bewertungen von 4 bis 5 Sternen. Die Königliche Armee und die Königliche Marechaussee evaluieren die App frühzeitig, um sicherzustellen, dass sie den Erwartungen der neuen Mitarbeitenden entspricht. Wir fragen die Rekrut:innen, was sie in der App erfahren möchten – oft ist diese Information bereits enthalten.“

„Um die Ergebnisse vergleichbar zu machen, planen wir derzeit die Erstellung eines standardisierten Fragenkatalogs, der allen Einheiten zur Verfügung gestellt wird. Fragen könnten sein: ‚Wie gut hat die App auf die Ausbildung vorbereitet?‘ oder ‚Bin ich mit ausreichendem Selbstvertrauen in das Ausbildungsprogramm gestartet?‘“

Eine zukunftssichere App

Da die App sich zunehmend in der gesamten Organisation verbreitet, hat die langfristige Pflege und Wartung höchste Priorität. „Wir überlegen aktiv, eine Organisationsstruktur zu scha/en, die die dauerhafte Funktionsfähigkeit der App gewährleistet und mögliche Probleme durch Vernachlässigung verhindert. Um die App zukunftssicher zu machen, ist es entscheidend, bestimmte Abteilungen für die Pflege zu benennen.“

„Anfangs lag der Fokus auf neuen militärischen Mitarbeitenden, bald sollen jedoch auch Reservist:innen als Zielgruppe aufgenommen werden. Zivile Kolleg:innen hatten zunächst eine niedrigere Priorität, da sie vor dem Eintritt in Defence weniger Abbrüche haben. Dennoch halte ich es für wichtig, ihnen einen nahtlosen kulturellen Einstieg zu ermöglichen, da sie in einer besonderen Organisation arbeiten werden. Einige Komponenten von Defence haben hier bereits den Weg geebnet, von dem wir lernen können. Jetzt ist einfach der richtige Zeitpunkt, um zu handeln und die App Realität werden zu lassen.“