Vom Pilotprojekt zur organisationsweiten Einführung: Wie das Verteidigungsministerium die Preboarding-App nutzt, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen

In einer großen Organisation wie dem niederländischen Verteidigungsministerium kann der Prozess des Onboarding neuer Teammitglieder recht komplex sein. Eines der Hauptanliegen der Organisation ist der Prozentsatz der Militärangehörigen, die kurz vor ihrem Einsatz oder zu Beginn ihrer Ausbildung aussteigen. Daher führte das Verteidigungsministerium die Appical-Plattform als Pilotprojekt bei der Royal Air Force ein. Der Erfolg dieses Projekts führte zu seiner Ausweitung auf die gesamte Organisation. In dieser Fallstudie erfahren Sie mehr über die Implementierung der App, die damit verbundenen Herausforderungen und die erzielten Ergebnisse.

Logo Ministerie van Defensie
Hauptsitz
Den Haag
Größe des Unternehmens
68.000
Märkte
Regierung
Lösungen
Preboarding
Integrationen

Verkürzen Sie die Wartezeit

Das Verteidigungsministerium ist für den Schutz des eigenen Territoriums und der verbündeten Staaten, die Förderung der (internationalen) Rechtsordnung und Stabilität, die Unterstützung der zivilen Behörden und die Hilfeleistung bei Katastrophen und Krisen zuständig. Die Organisation beschäftigt über 68.000 Militärangehörige, Zivilisten und Reservisten. Die Organisation besteht aus 7 Komponenten, darunter 4 Streitkräftekomponenten (die Königliche Marine, die Königliche Luftwaffe, die Königliche Armee und die Königliche Marechaussee) sowie 3 unterstützende Verteidigungskomponenten.

Eines der Hauptziele bei der Einführung der Appical Preboarding App ist die Verringerung der Abbrecherquote von Militärangehörigen vor und zu Beginn ihrer Ausbildung. Indem neue Teammitglieder mit ansprechenden Inhalten und wichtigen Informationen versorgt werden, will die Organisation die neuen Soldaten besser auf ihre Ausbildung vorbereiten, ihre Begeisterung aufrechterhalten und mehr Personen an sich binden.

"Wir wollen die Abbrecherquoten senken, die auf Dinge zurückzuführen sind, die durch die Bereitstellung von Informationen hätten verhindert werden können", so Lotte Kok, Projektleiterin der Preboarding-App. "Beispielsweise sind die Auszubildenden oft von der eingeschränkten Nutzung ihrer Mobiltelefone, der Tatsache, dass sie ein Zimmer mit mehreren Personen teilen müssen, oder von den Lehrmethoden überrascht. Selbst nach einem umfangreichen Einstellungs- und Auswahlverfahren sind die Leute immer noch überrascht. Die Appical-App kann dazu beitragen, solche Kulturschocks zu vermeiden".

Außerdem soll die App in der Zeit zwischen den Prüfungen und dem Beginn der Ausbildung die Verbindung aufrechterhalten. "Die Wartezeit kann zwischen 2 Monaten und einem Jahr variieren. Ich glaube wirklich, dass die Begeisterung mit der Zeit nachlässt. Ich hoffe, dass die App dazu beiträgt, den Enthusiasmus der Auszubildenden hoch zu halten, damit sie motiviert bleiben, hier zu arbeiten."

Implementierung der Preboarding-Plattform: Wie ist der Verteidigungsbereich vorgegangen?

Vom Pilotprojekt zur unternehmensweiten Umsetzung

Die Initiative für die Appical Preboarding App begann als Pilotprojekt bei der Royal Air Force. "Wir waren so begeistert davon, dass wir irgendwann sagten: Wir wollen das für die gesamte Organisation", sagt Lotte Kok, Projektleiterin der Preboarding-App.

Mit der Zeit wurde die Königliche Armee zur treibenden Kraft hinter der Implementierung der App in der gesamten Verteidigungsorganisation. Als Projektleiter der Preboarding-App hat Lotte die Aufgabe, die Implementierung der Plattform speziell für die Königliche Armee zu beaufsichtigen und dabei die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen. In der Zwischenzeit führen auch andere Organisationseinheiten die App gleichzeitig ein.

Das ultimative Ziel: Die Appical Preboarding-App soll zum Standard-Preboarding-Tool für die gesamte Verteidigungsorganisation werden. "Jetzt arbeitet nicht nur eine Abteilung mit der App, sondern viele Abteilungen im gesamten Verteidigungsministerium. Und es gibt bereits einige andere Teile des Verteidigungsministeriums, die ungeduldig darauf warten, damit zu beginnen.

Die Herausforderungen einer unternehmensweiten Markteinführung

Obwohl die Begeisterung groß ist, bringt die Einführung einer Preboarding-App in einer großen Organisation wie dem Verteidigungsministerium eine Reihe von Herausforderungen mit sich. "Wenn man das Wort 'App' in einer Organisation wie dem Verteidigungsministerium erwähnt, sind die Leute schnell begeistert. Manchmal gibt es aber auch falsche Vorstellungen darüber, was die App leisten kann, z. B. die Erwartung, dass sie soziale Interaktionen oder die Bildung von Fahrgemeinschaften erleichtert. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Erwartungen zu steuern.

"Letztendlich geht es darum, andere Verteidigungseinheiten in die Entscheidungen einzubeziehen, die wir bei der Einrichtung der App getroffen haben. Oft wollen sie die App einfach aus erster Hand erleben. Ein Testkonto kann zwar einen Einblick geben, aber am effektivsten ist es, sie zu besuchen und gemeinsam durch die App zu navigieren."

Darüber hinaus kann es eine Herausforderung sein, die Abstimmung zwischen allen Beteiligten aufrechtzuerhalten. "Die Kollegen erkennen sofort das Potenzial von Appical. Während wir es derzeit als Preboarding-App verwenden, überlegen wir auch, wie wir unseren neuen Mitarbeitern Onboarding, Crossboarding und Offboarding bieten können." Für uns ist es wichtig, das gleiche Ziel im Auge zu behalten und die Sicherheitsanforderungen unseres Unternehmens kontinuierlich zu erfüllen."

Angepasste Umgebungen, gemeinsame Inhalte

Lotte arbeitet ständig mit anderen Interessengruppen zusammen, um die Absichten und Genehmigungen der Organisation in Bezug auf Appical festzulegen. "Jede Einheit im Verteidigungsbereich hat ihren eigenen App-Projektleiter, mit dem ich monatlich Gespräche führe, um die Parameter festzulegen. Bei meinen Besuchen in den verschiedenen Einheiten, Abteilungen und Schulen sammle ich wertvolle Erkenntnisse, die dazu beitragen, die Funktionen der App zu erweitern und zu verfeinern."

"Obwohl jede Verteidigungseinheit ihre eigene Umgebung hat, können wir die Inhalte der anderen über Viewer-Konten einsehen. Wenn wir in einer anderen Abteilung etwas Interessantes entdecken, können wir es mit Hilfe von Appical leicht in unsere eigene Umgebung kopieren." Die monatlichen Treffen bieten den verschiedenen Abteilungen die Möglichkeit, Erfahrungen und bewährte Verfahren auszutauschen, einschließlich häufig gestellter Fragen und Terminologielisten.

"Dies führte zur Schaffung einer neuen Rubrik mit der Bezeichnung 'Persönliche Fragen', nachdem ein Kollege mit einem Rekrutierer gesprochen hatte, der erwähnte, dass neue Rekruten oft nicht nur Fragen zur Ausbildung haben, sondern auch praktische Fragen wie 'Was ist, wenn man während einer Feldübung seine Periode hat?' oder 'Darf man Schmuck tragen?'"

"Dies ist ein wichtiger Vorteil einer Preboarding-App: Sie schafft ein sicheres Umfeld, in dem Einzelpersonen ihre Fragen beantworten lassen können, die sie vielleicht zögern, dem Militärpersonal direkt zu stellen. Sie ermöglicht es ihnen, die Welt des Militärs bequem und sicher von zu Hause aus zu erkunden".

Welche Informationen enthält die Preboarding-App?

Relevante Inhalte für neue Studenten und Kollegen

Die App wurde so konzipiert, dass sie das richtige Gleichgewicht zwischen allgemeinen Informationen und persönlicher Relevanz findet. Die meisten Kapitel sind für jedermann zugänglich und behandeln Themen wie häufig gestellte Fragen, Traditionen, Dienstgrade und Positionen, empfohlene Social-Media-Konten, denen man folgen sollte, und grundlegende militärische Informationen.

In der Armee wurden etwa 20 % der Inhalte mit Hilfe von Tags auf bestimmte Einheiten, Ausbildungsprogramme oder die gewählte Waffe bzw. den Dienstzweig zugeschnitten. Auf diese Weise kann die Verteidigung gezielte Informationen bereitstellen, die für die bevorstehende Reise eines jeden Studenten direkt relevant sind. Dazu gehören zum Beispiel Angaben darüber, wo sie sich am ersten Tag melden müssen, was sie während ihrer Ausbildung erwartet und welche Traditionen mit der ihnen zugewiesenen Einheit verbunden sind.

"Die Bereitstellung relevanter Inhalte für Neuankömmlinge ist sehr wichtig. Wir wollen, dass sie nur die Informationen erhalten, die sie in diesem Moment brauchen. Bei der Fülle an Informationen auf Defensie.nl und werkenbijdefensie.nl kann man sich leicht in den Details verlieren."

"Appical ist wie eine Landkarte durch den Wald. Und zwar nicht irgendeine Karte, sondern eine, die für Sie wirklich relevant ist. Wir bringen Ihnen nicht den ganzen Wald bei, sondern zeigen Ihnen den genauen Weg, den Sie nehmen müssen, um den bestimmten Teil des Waldes zu erreichen, in dem Sie in ein paar Monaten sein müssen. Du wirst vielleicht nicht den ganzen Wald sehen, aber diese Detailgenauigkeit ist in diesem Stadium nicht notwendig."

Onboarding kann auch Spaß machen

"Bei Defence gibt es zwar viele Formalitäten, aber das bedeutet nicht, dass wir keinen Spaß haben können, wenn Sie sich unserem Team anschließen. Die Preboarding-Plattform ermöglicht es uns, einen informelleren Ansatz zu wählen. Die App dient als Kommunikationsmittel, das bei unserer Zielgruppe Anklang findet. Es ist mir wichtig, dass wir Humor in die App einbauen."

"Das Tolle an der App ist, dass sie nicht nur eine solide Einführung bietet, sondern auch das kulturelle Verständnis fördert und Erwartungen steuert. Und das ist es, was mir am meisten Spaß macht: Es gibt reichlich Gelegenheit, all diese Dinge auf eine unbeschwerte Art und Weise zu erklären, die die Neugierde der Menschen weckt.

Interaktive Inhalte

"Um die erforderlichen Inhalte zu sammeln, besuche ich verschiedene Stellen und erhalte Informationen von meinen Kontakten. Die Informationen sind in der Regel inhaltlich korrekt, werden aber nur selten in einem interaktiven Format bereitgestellt, z. B. in Form eines unterhaltsamen Quiz oder mit vielen visuellen Elementen. Es ist eine Herausforderung, den ganzen Text, den wir bei Defence haben, in interaktive Inhalte umzuwandeln."

"Ich bemühe mich, so viele interaktive Vorlagen wie möglich in die App zu integrieren, um neue Schüler zu begeistern. Mein Mantra lautet 'Minimaler Text, maximale Interaktivität'.

Ergebnisse

Die Ergebnisse der App sind positiv. "Auf die Frage 'Hat die App Sie bei Ihrer Vorbereitung unterstützt?' erhalten wir durchweg Bewertungen von 4-5 Sternen. Die Königliche Armee und die Königliche Marechaussee bewerten die App frühzeitig, um sicherzustellen, dass sie die Erwartungen der neuen Teammitglieder erfüllt. Wir fragen die Studenten, was sie in der App zu erfahren hoffen. Oft sind diese Informationen bereits in der App enthalten."

"Um die Ergebnisse zu vergleichen, planen wir derzeit die Erstellung eines standardisierten Fragenkatalogs, den wir allen Verteidigungseinheiten stellen werden. Die Fragen könnten lauten: 'Wie gut hat Sie die App auf die Einarbeitung vorbereitet?' oder 'Sind Sie mit ausreichend Selbstvertrauen in Ihr Trainingsprogramm gegangen?'"

Eine zukunftssichere App

Da sich die App in der gesamten Organisation immer weiter verbreitet, hat die Pflege der App höchste Priorität. "Wir denken aktiv über die Schaffung einer Organisationsstruktur nach, die die langfristige Lebensfähigkeit der App gewährleistet und mögliche Probleme aufgrund von Vernachlässigung verhindert. "Um die App zukunftssicher zu machen, ist es unerlässlich, bestimmte Abteilungen mit der Wartung zu beauftragen.

"Ursprünglich wurde neuen Militärangehörigen höchste Priorität eingeräumt, aber bald werden auch Reservisten als neue Zielgruppe hinzukommen. Obwohl die zivilen Kollegen eine geringere Priorität hatten (da es bei ihnen weniger Aussteiger gibt, bevor sie in die Verteidigung eintreten), glaube ich auch, dass es wichtig ist, ihnen einen nahtlosen kulturellen Übergang zu ermöglichen, da sie in einer außergewöhnlichen Organisation arbeiten werden. Einige Komponenten von Defensie haben bereits den Weg geebnet, und wir können von ihnen lernen. Jetzt ist es einfach an der Zeit, dass wir handeln und dies in die Tat umsetzen."

Tipps für andere Unternehmen

1. Berücksichtigen Sie die indirekten Nutzer der App

"In unserem Fall sind das die Lehrkräfte. Sie interagieren mit Gruppen von Studierenden, die entweder viel besser vorbereitet sind als zuvor oder Fragen zur App haben. Für einen reibungslosen Onboarding-Prozess ist es entscheidend, dass der Dozent nicht sagt: 'Welche App? Damit bin ich nicht vertraut.'"

2. Sicherstellung nachhaltiger Inhalte

"Unter Nachhaltigkeit verstehe ich Inhalte, die nicht nur lange halten, sondern auch arbeitsintensiv zu pflegen sind. Wir haben zum Beispiel alle drei Jahre einen neuen ranghöchsten Offizier, den Befehlshaber der Streitkräfte. Anstatt den Namen ausdrücklich zu nennen, verweisen wir auf 'die CAS' und ihren Facebook-Account, da dieser Account ständig weitergegeben wird."

3. Überprüfen Sie die Richtigkeit der Informationen

"Wenn ich etwas schreibe, muss ich darauf achten, dass es immer richtig ist. Zum Beispiel schreibe ich normalerweise 'Willkommen in der Schule für Unteroffiziere in Ermelo', aber kürzlich habe ich entdeckt, dass Unteroffiziere auch in Oirschot und Assen ausgebildet werden. Um Fehler zu vermeiden, weisen wir immer darauf hin, dass die Benachrichtigungsanweisung auf Papier die maßgebliche Quelle für Zeiten und Orte ist."

4 Einfach irgendwo anfangen

"Es ist zwar wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, was man mit der App erreichen möchte und welche Organisationsstruktur dies unterstützt (z. B. verschiedene Kurse oder die Verwendung von Tags), aber man sollte nicht in der Planungsphase stecken bleiben. Wir haben zum Beispiel mit einer Schule und einer Brigade begonnen. Von da an wird es einfacher, neue Schulen hinzuzufügen und Ihre Formate zu stärken, indem Sie Feedback-Funktionen in die App einbauen. Einfach rausgehen, Dinge ausprobieren und experimentieren."

Lotte Kok
"Wir wollen die Abbrecherquoten verringern, die durch Dinge verursacht werden, die durch Information hätten verhindert werden können. Selbst nach einem umfassenden Einstellungs- und Auswahlverfahren sind die Menschen immer noch von Dingen wie der eingeschränkten Nutzung ihrer Mobiltelefone oder den Lehrmethoden überrascht. Die App kann helfen, solche Kulturschocks zu vermeiden.
Lotte Kok
Projektleiter der Preboarding-App

Was Teammitglieder über Appical sagt

Mark
Feldwebel 1

"Der größte Unterschied, den ich jetzt bemerke, ist, dass die Studenten bereits in die Organisation eingebunden sind, bevor sie die grüne Uniform anziehen. Das bedeutet auch, dass sie weniger einen Kulturschock haben, wenn sie hier ankommen. Sie wissen bereits, wo sie essen, schlafen und sich melden werden. Und wenn sie all diese Informationen im Voraus haben, kann das verhindern, dass sie schnell aufgeben und sich für das Verteidigungsministerium entscheiden."

Giovanni
Allgemeine militärische Ausbildung Student

"Ich habe die App zwei Monate vor meiner Einberufung erhalten. Ich bin alles durchgegangen, vor allem die Informationen darüber, wo ich stationiert sein würde und was die Ausbildung mit sich bringen würde. Ich fand auch den Quizteil sehr interessant. Die Mitschüler, die die App benutzt haben, waren besser informiert und auf die Ausbildung vorbereitet. Das konnte man auch an ihrem Wissen erkennen."

Herzlich willkommen!

Die Benutzer werden in den entsprechenden Markenfarben der jeweiligen Verteidigungsabteilung begrüßt. Hier können sie ihren Gesamtfortschritt, Checklisten und Verweise auf verschiedene Reisen sehen.

Checklisten

Mithilfe von Checklisten werden die Nutzer auf Dinge hingewiesen, die sie im Vorfeld erledigen müssen. Dazu können administrative oder organisatorische Angelegenheiten gehören, aber auch Hinweise auf den Fitnessgrad, mit dem wir Sie an Ihrem ersten Tag begrüßen möchten.

Interaktive Formate

Auf den verschiedenen Reisen lernen die Nutzer die Organisation durch unterschiedliche interaktive Formate besser kennen. Auf diese Weise erweitern sie ihr Wissen über Traditionen, Bräuche und Ausrüstung.

Vorbereitung auf die Ausbildung

Wir bereiten die Nutzer auch darauf vor, was wir von ihnen geistig und körperlich erwarten. Wir achten auf Aspekte, von denen wir aus Evaluierungen wissen, dass sie von vielen neuen Kollegen als unattraktiv empfunden werden können. Wir hoffen, dass dieses Vorwissen zu weniger Enttäuschungen führen wird.

Jargon erklärt

Bei den Wissensfragen werden die Teilnehmer auf verschiedene Aspekte stoßen. Einer der wichtigsten ist die Liste der Abkürzungen und des Fachjargons, da der Verteidigungssektor diese Begriffe sehr gut beherrscht. In vielen Fällen verweisen wir in unseren Texten auf die Wörter aus dieser Bibliothek, um den Benutzern zu helfen, die Terminologie des Verteidigungsbereichs schnell zu verstehen und sich daran zu gewöhnen.