Amsterdam UMC: 'Appical helpt ons met onboarding op grote schaal'

In 2018 zijn AMC & VUmc opgegaan in een nieuwe organisatie, Amsterdam UMC. Een nieuwe naam en met 2 locaties in Amsterdam. HR-specialist Giselle Straathof vertelt meer over hun unieke onboardingervaring voor nieuwe medewerkers, en hoe het onboardingplatform deze organisatie helpt om zo'n 150 nieuwe medewerkers per maand te verwelkomen.

Amsterdam UMC
Hoofdkantoor
Amsterdam
Bedrijfsgrootte
15.000
Markt
Gezondheidszorg
Oplossingen
Preboarding
Onboarding
Integraties

Wat was de uitdaging op het gebied van onboarding?

“Eén van de speerpunten van onze fusieorganisatie is werken vanuit onze kracht als één Amsterdam UMC en bouwen aan een sterke gezamenlijke identiteit”, legt Straathof uit. “Daarom stonden wij voor de uitdaging nieuwe medewerkers te verwelkomen bij Amsterdam UMC, met als doel van nieuwe medewerkers Amsterdam UMC-ers te maken. We wilden al in een vroeg stadium starten met het vertellen van het Amsterdam UMC verhaal. Daar spelen we nu op in door middel van de preboarding.”

“Daarnaast lag de focus van de introductiedag voorheen vooral op het klaarstomen van een nieuwe medewerker door veel informatie te zenden. We wilden de informatieoverdracht graag spreiden en de introductiedag in het teken laten staan van een warm welkom en kennismaken met elkaar en de organisatie. De uitdaging is om het gehele onboarding programma voor iedere medewerker, van verpleegkundige tot opleidingscoördinator, van onderzoeker tot secretaresse, interessant te maken.”

Hoe hebben jullie de onboarding app ontwikkeld?

"Op de locatie VUmc gebruikten we al langer de onboardingapp tijdens de introductiedag. Nadat we tijdens de Appical design sessies met een diverse groep collega’s bepaalt hadden welke informatie waar in de app een plek moest krijgen, gingen we aan de slag met het creëren van nieuwe content. Dat traject was intensief, maar het lukte om binnen anderhalve maand de preboarding in te richten, twee geheel nieuwe Experiences (rondleidingen) te ontwikkelen en de overige onderdelen van de app goed te vullen. In januari 2020 hebben we de onboarding experiences op beide locaties van Amsterdam UMC gelanceerd!”

Wat vinden de nieuwe Medewerkers van de app?

"In de onboarding app vragen we nieuwe medewerkers hoe zij de introductie hebben ervaren. Op basis van de feedback implementeren we acties die de kwaliteit van het onboardingprogramma verbeteren. Uit de feedback komt naar voren dat de app nieuwe medewerkers enthousiast maakt om te starten (cijfer: 8,4). Medewerkers vinden het leuk om via de app alvast kennis te hebben gemaakt met Amsterdam UMC (cijfer: 8,5) en vinden dat de app goede praktische informatie geeft om hen voor te bereiden op hun eerste werkdag (cijfer: 7,7)."

Hieronder een greep uit de reacties:

“Ik ben aangenaam verrast over deze online kennismaking. Het maakt goed duidelijk waar Amsterdam UMC vandaan komt en voor staat. Een helikopterview die me gaat helpen in mijn nieuwe baan.”

"Ik vond het erg leuk en heel leerzaam. Ik voelde me meteen welkom."

"Ik vond het een hele leuke manier om het AMC te leren kennen. Complimenten voor deze opzet."

Welkomstbericht voor nieuwe medewerkers Amsterdam UMC

Hoe gaan jullie in de toekomst de onboarding app verder inzetten?

“In de toekomst zullen we de onboarding app nog verder inrichten voor specifieke functiegroepen. De informatie is vaak zo geschreven dat het voor alle medewerkers interessant en relevant is. We willen meer verdieping aanbrengen per functiegroep, zodat de informatie nog beter aansluit bij de behoefte.”

“Daarnaast start er op beide locaties maandelijks een handvol internationale medewerkers. We bieden de app daarom aan in twee talen. Recent hebben we de app geactualiseerd en veel nieuwe informatie toegevoegd. Een actie voor de korte termijn is het vertalen van deze updates, zodat de informatie ook voor onze internationale medewerkers te begrijpen is.”

Welke stappen hebben jullie gezet na de lancering?

Sinds half maart 2020, enkele maanden na de lancering van de Amsterdam UMC app, zijn de reguliere introductiebijeenkomsten op locatie komen te vervallen. De app maakte het mogelijk om toch een goed digitaal onboarding programma neer te zetten. 

Daarnaast is recent gestart met een doorlopend Onboarding Onderzoek. Door middel van het Onboarding Onderzoek worden. toekomstige collega’s geholpen bij het vinden van hun weg in een grote organisatie als het Amsterdam UMC. Zes weken na indiensttreding ontvangen zij standaard een korte online vragenlijst.

Hiermee worden de ervaringen van nieuwe medewerkers in kaart gebracht, waaronder hun ervaring met de onboarding app. Op deze manier kunnen concrete acties uitgevoerd worden die het onboardingprogramma verbeteren.

Amsterdam UMC in getallen

Totaal aantal Medewerkers

15,000

Aantal nieuwe medewerkers per jaar

1,800

Onboarding wordt beoordeeld met een

8.5

Duur project van start tot lancering

8 weken

Giselle Straathof
"Het Appical platform geeft ons de mogelijkheid om veel zaken te automatiseren voor de 150 nieuwe medewerkers die iedere maand beginnen."
Giselle Straathof
HR-specialist bij Amsterdam UMC

Wat medewerkers zeggen over Appical

Geen items gevonden
Afbeelding van de onboardingapp: De VUmc-ervaring

Welkom bij de club

Op basis van je werklocatie krijg je specifieke informatie over het VUmc of het AMC. Het platform neemt je daarnaast mee op een rondleiding door de gehele organisatie.
Afbeelding van een quizhoofdstuk in de onboardingapp van Amsterdam UMC

Interactieve elementen

Het toepassen van verschillende interactieve elementen maakt de onboardingervaring leuk en interessant van begin tot eind. Zo heeft Amsterdam UMC verschillende vragen, video's en quizzen ingebouwd om nieuwe medewerkers te boeien. 
Afbeelding van een feit over hygiëne op onboardingapp van Amsterdam UMC

Wist je dat?

In de app worden ook een aantal weetjes gedeeld. Zoals de hoeveelheid handontsmettingsmiddel die per jaar wordt gebruikt.
Afbeelding van een quizvraag in de onboardingapp van Amsterdam UMC

De rondleiding

Nieuwe Medewerkers worden meegenomen op een rondleiding door de organisatie (die nu virtueel wordt gedaan), waar ze antwoorden moeten vinden op verschillende vragen om de organisatie beter te leren kennen.
Afbeelding van de onboardingapp van Amsterdam UMC met de tekst 'your journey is 74% complete'.

Spreiding van informatie

Om te zorgen dat informatie gestructureerd en gespreid toegankelijk is, bestaat de onboardingervaring uit verschillende hoofdstukken. Op het welkomstscherm kunnen nieuwe medewerkers direct zien hoe ver ze al zijn met hun onboarding.