Eurofins: Onboarding in het grootste coronatestlab van Nederland

In 9 weken tijd een PCR-laboratorium opzetten waar een recordaantal van 35.000 PCR-testen per dag verwerkt worden. In de strijd tegen Covid-19 zette Eurofins het grootste Hoog Volume Lab in Nederland neer. En met een nieuw lab, waren ook meer dan 200 nieuwe medewerkers nodig. Hoe heeft Eurofins de onboarding van al deze nieuwe mensen opgezet met behulp van Appicals digitale platform?

Eurofins Medewerker in het lab
Hoofdkantoor
Rijswijk
Bedrijfsgrootte
10.000+
Markt
Gezondheidszorg
Oplossingen
Preboarding
Onboarding
Integraties

Wat was Eurofins' onboardinguitdaging?<br>

Eurofins is wereldwijd marktleider op het gebied van bio-analytische testen voor voeding, water, milieu en farmaceutische producten. Dochteronderneming Eurofins Clinial Diagnostics - dat zich concentreert op menselijk materiaal - zette in 2020 binnen 9 weken een Hoog Volume Laboratorium op met een capaciteit van 35.000 PCR-testen per dag.

“We wisten dat we met iets totaal nieuws te maken hadden”, vertelt HR-manager Jennifer Valkenhoef. “We moesten heel snel opschalen: van 300 testen naar 35.000 PCR-testen per dag. Dit betekende dat het proces van monsterontvangst tot uitslag werd geautomatiseerd en we mensen nodig hadden met kennis van de machines. We moesten veel mensen in korte tijd inwerken en inzetten om de enorme hoeveelheden buisjes te verwerken.”

Om de onboarding zo snel mogelijk te laten plaatsvinden, zocht Eurofins een digitale app die het hoge aantal nieuwe medewerkers en de snel veranderende context aankan, en tegelijkertijd zorgt dat nieuwe medewerkers snel inzetbaar zijn, getraind worden en enthousiast zijn.

Hoe ziet het onboardingprogramma van Eurofins eruit?

“Appical heeft ons meegenomen in het proces van hoe je een digitale onboarding voor een nieuwe medewerker opzet en welke stappen je neemt. Van daaruit zijn we gaan bouwen aan de onderdelen die wij van belang vinden voor nieuwe en bestaande medewerkers. We wilden een leuke interactieve manier om nieuwe, vooral jonge mensen dezelfde informatie te geven voorafgaand aan hun eerste werkdag.”

“We zijn in drie maanden van 0 naar bijna 250 medewerkers gegroeid. Deze medewerkers kwamen uit verschillende branches: uit de horeca en luchtvaart en van een sushichef tot iemand met een eigen rijschool. Lang niet iedereen had ervaring met het werken in een lab. Maar nog voordat ze getraind werden, werden ze via de digitale app van Appical voorbereid. Met de app start de onboarding van nieuwe medewerkers direct als ze ‘ja’ tegen de baan zeggen.”<br>

De app is bovendien te gebruiken waar en wanneer de medewerker dat wilt. “Omdat je kunt swipen in de app en niet vastzit aan een volgorde, kan iedereen het op zijn eigen manier en tempo doen. Medewerkers kunnen de regels en instructies altijd terugkijken.”

[callout-blue]In plaats van acteurs gebruikte Eurofins zijn eigen Medewerkers in de instructievideo's en foto's. Erg leuk om jezelf erin terug te zien! Laboratoriumtechnicus Andy Carolie is ook blij met de video's: "Als ik iets één keer zie, kan ik het ook. De video's hebben me echt geholpen om te leren wat het werk aan een machine inhoudt."[.callout-blue]

Hoe is de onboardingapp ontvangen?

Omdat het Hoog Volume Lab in een hoog tempo is opgezet, werden er de eerste weken gemiddeld 15 medewerkers per week ingewerkt via de app. De reacties zijn positief. “Mensen vinden de app erg mooi en geven aan dat ze niets missen in de app. Verder zie je dat iedereen ook echt reageert op de vragen die worden gesteld. Managers hoeven zelf minder uit te leggen en medewerkers zijn sneller inzetbaar. Medewerkers laten hele positieve reacties achter in de app. Zo komen we op een waardering voor de onboarding en het welkom-gevoel score van ruim boven de 8.”

Continu in ontwikkeling

Dat de app goed ontvangen is, betekent niet dat de ontwikkelingen op het platform stilstaan. “We verversen de inhoud regelmatig omdat de organisatie zo snel verandert. En de app is inmiddels onder alle laboratoria binnen clinical diagnostics uitgerold. We zijn de app voor steeds meer dingen gaan gebruiken; het beperkt zich niet meer alleen tot onboarden.”

“We hebben ook een enquête uitgezet om te onderzoeken hoe het mensen na de eerste weken vergaat en waar onze verbeterpunten liggen. We hebben daarna alle punten teruggekoppeld en daar hebben we ook wat mee gedaan. Mensen wilden meer gezelligheid, daarom hebben we de kantine helemaal gepimpt. Het kan ook om kleine dingen gaan. Iemand gaf aan peper en zout op kantoor te willen, dus dat hebben we geregeld.”<br>

“Mijn favoriete feature? De timelapse van de bouw van het lab. Dat laat zien wat een te gek avontuur dit is geweest om op te zetten.”

Wist je dat...

  • Dit Hoog Volume Laboratorium in slechts 9 weken is neergezet.
  • Dit het grootste Hoog Volume Laboratorium van Nederland is.
  • Het normaal 9 maanden kost om een laboratorium op te zetten.
  • Het warehouse 2.200m2 groot is, met een voorraad voor 8 weken.

Jennifer van Valkenhoef
“De volumes en snel veranderende context waren uniek en lastig; daar heeft Appical goed bij geholpen. De app heeft mensen enthousiast gemaakt en verwachtingen gemanaged. Daardoor waren mensen ook sneller inzetbaar."
Jennifer van Valkenhoef
HR-Manager

Wat medewerkers zeggen over Appical

Geen items gevonden
Introscherm van de Eurofins app

Gefeliciteerd met je nieuwe baan!

De reis begint al voor de eerste werkdag. Nieuwe Medewerkers leren over de geschiedenis en het verhaal van Eurofins, ontmoeten nieuwe collega's en krijgen praktische informatie ter voorbereiding op hun eerste werkdag.
Hoofdstuk in de Eurofins onboardingapp

Voorbereiden op de eerste dag

Het is bijna zover: de eerste werkdag! In dit hoofdstuk krijgen nieuwe werknemers locatiespecifieke informatie (Waar kan ik parkeren? Hoe kom ik binnen? Moet ik zelf lunch meenemen?). Ze leren daarnaast de regels en afspraken kennen en bekijken instructievideo's.
Voorbeeld van de Eurofins app

Communicatie via video's

De werkinstructies bestaan uit allerlei vakinhoudelijke filmpjes, zoals 'hoe gebruik je een pipet' en 'hoe werkt de PCR-machine'? Veel mensen vinden dat makkelijker dan lange lappen tekst. En het leukste? De medewerkers zelf spelen de hoofdrol in de video's.

Je eerste maand

Het is zover: je eerste dag. Naast een rondleiding en kennismakingen met collega's maak je via het platform kennis met handige apps en systemen, je nieuwe werkplek en wie is wie in het bedrijf.

Hoe doen we het?

Feedback is voor Eurofins gedurende het gehele onboardingtraject belangrijk. Hoe doen we het? Wat kunnen we verbeteren? Door middel van vragenlijsten ontvangt de organisatie eenvoudig feedback van de nieuwe medewerkers. Zo blijft de app in ontwikkeling.