¿Quiénes son los actores clave en el proceso de onboarding?

¿Te ha pasado que llega una nueva persona al equipo y, aunque todo está preparado “en teoría”, algo falla? Falta su portátil. Nadie le ha explicado realmente qué se espera de ella. O simplemente nadie le ha preguntado cómo se siente en su primer día.

Esto no es raro. Muchas veces, el onboarding cae exclusivamente en manos de Recursos Humanos. Pero la verdad es que integrar a una nueva persona en una organización es un esfuerzo colectivo.

Desde el manager hasta el equipo, pasando por IT, comunicación y hasta dirección, todos juegan un papel crucial. Si tú eres manager o lideras un equipo, este artículo es para ti: descubre quiénes deberían estar implicados en el proceso de onboarding y cómo cada uno puede aportar valor.

¿Por qué compartir el onboarding con otros actores?

Sabemos que el tiempo es oro. Pero dedicar esfuerzo a un buen onboarding no es un gasto, sino una inversión. Las primeras semanas determinan si una persona se quedará o se marchará pronto.

[.callout-small] Dato clave: el 70% de los nuevos empleados decide si se queda en su puesto durante el primer mes. El 29% lo decide en solo una semana.[.callout-small]

Y ojo: no todo depende del salario o del rol. Muchas veces, se van por algo tan sencillo como no saber a quién acudir o sentir que nadie les integra.

La buena noticia es que esto se puede prevenir. ¿Cómo? Involucrando a distintos perfiles que, desde su perspectiva, pueden enriquecer y hacer más interactivo el proceso y hacer que el nuevo empleado se sienta acompañado desde el minuto uno.

1. Recursos Humanos: la orquesta que dirige la sinfonía

RR. HH. suele ser quien diseña el proceso de onboarding. Preparan los documentos, configuran la herramienta digital, definen plazos y organizan las comunicaciones previas. Son quienes aseguran que todos los engranajes estén listos para funcionar.

Pero más allá de la logística, su misión es asegurar una experiencia coherente y humana desde el primer contacto. Además, suelen ser el punto de apoyo para ti como manager: te orientan, te dan herramientas y te ayudan a mantener la vista en el conjunto.

Algunas herramientas para ayudar a RR.HH a tener éxito

• Plan de 30-60-90 días – Plantilla lista para usar que garantiza una onboarding estructurada y eficaz
• Checklist de onboarding– Asegúrate de no olvidar ninguna tarea clave con esta guía paso a paso
• Software de onboarding - Automatizar tareas repetitivas (envío de correos, recordatorios, documentación)

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2. El manager: el guía en el día a día

Sí, tú. Eres probablemente la figura más influyente en los primeros días de una nueva persona. Más allá de que entiendan su rol, lo que más influye es cómo tú los haces sentir en el equipo.

No basta con decir "bienvenido/a". Hay que sentarse a explicar claramente:

• ¿Qué se espera de ellos?
• ¿Cómo mediremos su éxito?
• ¿Qué herramientas y personas son clave para su trabajo?

Además, tu actitud marca el tono: si tú les das espacio, te interesas por su adaptación y les haces sentir parte, los demás lo harán también.

Ideas prácticas:

• Agenda una reunión de bienvenida para hablar de objetivos.
• Preséntale a otras personas del equipo (más allá del clásico email).
• Sé accesible y ten pequeños check-ins frecuentes durante el primer mes.
• Comparte anécdotas reales sobre cómo se trabaja en el equipo.

Lea más sobre la importancia de involucrar a los gerentes en el proceso de onboarding.

[.callout-small] Dato clave: Los empleados cuyos gerentes se involucran activamente tienen 3,4 veces más probabilidades de considerar su onboarding exitoso (Gallup). [.callout-small]

3. El buddy: el aliado informal que marca la diferencia

El buddy es un compañero del equipo (o de otro equipo) que actúa como “persona de confianza”. Es alguien a quien se puede acudir para todo aquello que no está en el manual: desde cómo se piden vacaciones hasta cuál es el mejor café cerca de la oficina.

Su papel es esencial porque reduce la ansiedad de los primeros días y hace que el nuevo empleado no sienta que molesta por preguntar.

Impacto real según Microsoft:

• 56% de los nuevos empleados se sienten más productivos tras un solo encuentro con su buddy.
• Con 4 a 8 interacciones, el 97% logra una adaptación más rápida.

Cómo apoyar al buddy:

• Entrégale una pequeña guía con temas sugeridos. Puedes compartirle el artículo que preparamos: Cómo ser un gran onboarding buddy, que incluye:
  
  • En qué deben centrarse los buddies (cultura, apoyo informal)
  • Qué no es parte de su rol (feedback sobre rendimiento, formación formal)
  • Consejos para destacar en su papel

• Anímale a tener al menos 3-4 cafés informales con la nueva persona.
• Recompensa su esfuerzo. ¡Ser buddy también requiere tiempo!

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4. IT: los que hacen que todo funcione (literalmente)

Imagina que llega tu nuevo empleado, con ilusión, y… no hay portátil. O no puede entrar al correo. O no tiene acceso a la herramienta básica que necesita.

El área de IT (Tecnologías de la Información) a menudo es el héroe invisible del onboarding. Su participación previa es esencial para evitar frustraciones y pérdidas de tiempo.

¿Qué deben preparar?

• Equipo configurado y listo antes del primer día.
• Accesos a sistemas, correo y carpetas.
• Explicación básica de herramientas clave.
• Contacto claro en caso de incidencia.

[.callout-small] Consejo: coordina con RR. HH. para asegurarte de que IT reciba el aviso de incorporación con suficiente antelación. No se trata solo de enviar un portátil, sino de que todo esté listo para trabajar. [.callout-small]

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5. Dirección o CEO: ponerle cara al propósito

La visión no es solo un PowerPoint. Cuando la dirección se involucra (aunque sea con un vídeo corto), el nuevo empleado siente que su trabajo tiene sentido dentro del todo.

Ideas que funcionan:

• Grabar un mensaje de bienvenida explicando por qué existe la empresa el cual puedes compartir en una app de onboarding.
• Hacer un pequeño desayuno o “pregunta al CEO” una vez al mes para nuevas incorporaciones.
• Compartir historias reales que conecten con los valores.

Esto humaniza la cultura y muestra que, más allá de tareas, hay una misión compartida.

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6. Comunicación interna y/o Marketing: que sea una experiencia memorable

No subestimemos el poder de una buena narrativa. Este equipo puede ayudarte a convertir un onboarding aburrido en una experiencia que inspire.

Cómo pueden apoyar:

• Diseñar correos de bienvenida que realmente motiven.
• Incluir vídeos, visuales, gifs o contenidos interactivos.
• Contar la cultura a través de historias y no solo documentos.

La idea es que la primera impresión no sea un PDF plano, sino una experiencia positiva que la persona recuerde a través de un onboarding interactivo.

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7. El equipo: los que hacen que todo cobre vida

Aunque los buddy ofrecen apoyo individual, es todo el equipo quien realmente hace que una nuevo empleado se sienta como en casa a través de una bienvenida cálida. Son los colegas quienes dan vida a la cultura de la empresa a través de las interacciones diarias, algo que ningún manual puede reflejar.

Fomenta:

• Que cada miembro del equipo tenga una microconversación con la nueva persona.
• Comidas informales o cafés de bienvenida.
• Espacios seguros para preguntar sin miedo a quedar mal.

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8. Las nuevas contrataciones: Los protagonistas de su propia historia

Y, por supuesto, ¡también está la propia persona recién incorporada! Para que la experiencia de onboarding sea realmente satisfactoria, es fundamental que quien se incorpora asuma un papel activo en el proceso. Además de la orientación que recibe, también es importante que tome la iniciativa para conocer mejor la organización.

Puede hacerlo aprovechando los materiales de onboarding, haciendo preguntas, estableciendo relaciones con sus compañeros y aprendiendo sobre la cultura de la empresa y su propio rol.

Asegúrate de animar a las nuevas incorporaciones a tomar la iniciativa por sí mismas. Por ejemplo, pueden organizar sus propios cafés informales con compañeros de distintas áreas para comenzar a conocer a las personas y ganar confianza en su nuevo puesto.

Además, pregunta regularmente a los nuevos empleados qué opinan sobre su experiencia de onboarding. Esto les permite reflexionar sobre su progreso y te aporta información valiosa para mejorar el proceso.

[.callout-small] Conoce más tips para mejorar tu plan de bienvenida con nuestro artículo: Onboarding para nuevos empleados: Guía definitiva. [.callout-small]

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En resumen: el onboarding es de todos

Un onboarding exitoso no es responsabilidad de una sola persona. Es una coreografía compartida donde cada parte, RR. HH., gerentes , IT, buddies, equipo, dirección, aporta su nota.

Como gerente, tienes el poder de liderar esta sinfonía. No necesitas hacerlo todo tú, pero sí orquestar para que cada persona implicada sume. El resultado: una experiencia de bienvenida auténtica, eficiente y humana que multiplica el compromiso y el rendimiento a largo plazo.