7 dingen die je kunt doen om je remote/virtuele/digitale onboarding te verbeteren

Persoonlijke welkomstvideo's 📹

Wanneer iemand bij je organisatie komt, op afstand of niet, wil je dat diegene zich welkom voelt. Volgens Mehrabians communicatie theorie:

• 7% van de boodschap met betrekking tot gevoelens en attitudes zit in de gesproken woorden.
• 38% van de boodschap met betrekking tot gevoelens en attitudes is paralinguïstisch (de manier waarop de woorden worden gezegd).
• 55% van de boodschap met betrekking tot gevoelens en attitudes zit in gezichtsuitdrukkingen.

Met die kennis kunnen we aannemen dat video's een veel betere manier zijn om een warm welkom uit te drukken dan alleen platte tekst. Het is erg krachtig om korte, persoonlijke welkomstvideo's op te nemen en naar je nieuwe medewerkers te sturen. We sturen nieuwe medewerkers graag een welkomstvideo van hun manager en/of CEO via onze welkomstpagina om nieuwe medewerkers zich oprecht welkom te laten voelen tijdens hun remote onboarding.

💡 Tip: Als je geen ervaring hebt met videobewerking, kun je met een browsergebaseerde tool zoals VEED in slechts enkele minuten een welkomstvideo opnemen, inkorten en ondertitels toevoegen.

Maak een People Finder👷🏽‍♂️

Wanneer je op afstand bij een bedrijf komt, maakt het het moeilijker voor nieuwe medewerkers om de juiste mensen te vinden. Je medewerkers in de juiste richting wijzen voorkomt dat ze verdwalen en overweldigd raken. Wij zijn dol op een teamglossarium, waarin iedereen die bij Appical werkt wordt beschreven, wat ze doen en hoe je ze kunt bereiken. Op deze manier kunnen onze nieuwe medewerkers hun collega's gemakkelijk leren kennen voordat ze zelfs maar beginnen met werken, als onderdeel van het remote onboardingproces.

In de People Finder, naast de gezichten, vinden nieuwe medewerkers cruciale informatie zoals functieomschrijving, afdeling, contactgegevens en een biografie met leuke weetjes. We merkten op dat de leuke weetjes geweldige ijsbrekers kunnen zijn. 

‍

‍

Stuur een welkomstpakket voor nieuwe medewerkers 🧳

Wie houdt er nu niet van cadeaus? Wanneer nieuwe medewerkers beginnen, delen we graag bedrijfscadeautjes uit. Daarom geven we elke nieuwe medewerker een welkomstpakket, en dat zou jij ook moeten doen! Het is een klein gebaar, maar het geeft een positieve impuls en creëert een welkom gevoel dat je nieuwe medewerker zal onthouden. Ze zullen hun enthousiasme waarschijnlijk delen met vrienden en familie, en als je geluk hebt, plaatsen ze het misschien zelfs op sociale media.

Bij Appical, ons welkomstpakket voor nieuwe medewerkers inclusief merkgebonden bedrijfscadeautjes zoals een pen, een notitieboekje, gelukskoekjes met leuke berichten van ons bedrijf, een gepersonaliseerde Tony's Chocolonely Zeezout Karamel reep, een herbruikbare waterfles en een miniflesje champagne om deze mijlpaal te vieren. Je kunt een stapje verder gaan en ze een boeket bloemen sturen om collega's zich extra speciaal te laten voelen wanneer ze bij jouw bedrijf beginnen. Dit is een uitstekende manier om je remote onboarding-ervaring te verbeteren.

Plan virtuele koffiedates ☕️

Een nieuwe baan beginnen kan erg overweldigend zijn. Daarom is het enorm belangrijk dat de manager voldoende structuur en basis biedt om ervoor te zorgen dat de eerste weken soepel verlopen. Bij Appical beginnen we met het plannen van virtuele koffiedates met de belangrijkste personen met wie hij of zij binnen de organisatie zal moeten samenwerken. Zo kan elke nieuwe medewerker zijn of haar eerste week beginnen met een vooraf gevulde agenda, wat cruciaal is voor een soepel remote onboardingproces.

Deze virtuele koffiedates kunnen één-op-één en/of groepsgesprekken zijn. We raden nieuwe medewerkers aan om kennis te maken met:

• Hun directe teamleden
• Hun manager en directe ondergeschikten
• Medewerkers van andere afdelingen waarmee ze nauw zullen samenwerken
• Enkele sleutelfiguren binnen de organisatie, zoals de CEO

TIP: Veelgebruikte tools zijn Google Hangout, Skype of Zoom. Bij het versturen van een uitnodiging via Google Agenda kun je ervoor kiezen om een link toe te voegen aan de uitnodiging.  

Gebruik een online onboardingplatform 🖥 

Het gebruik van een online onboardingplatform kan nuttig en tijdbesparend zijn bij het informeren van nieuwe medewerkers over werkprocedures, regels & voorschriften, tools, visie, missie, bedrijfsvoorwaarden etc. We hebben gemerkt dat nieuwe medewerkers het erg prettig vinden om het bedrijf in hun eigen tempo te leren kennen.

Zodra nieuwe medewerkers bekend zijn met de basis, kunnen ze zich verdiepen in de specifieke aspecten van hun rol en hoe ze kunnen bijdragen aan het bedrijf. Een groot voordeel is dat je ze kunt informeren over de bedrijfscultuur en de organisatiewaarden die het succes van het bedrijf stimuleren. Dit is een essentieel onderdeel van een effectief remote onboardingprogramma.

‍

Wijs een digitale buddy toe 🤝

Een buddy is iemand die een nieuwe medewerker begeleidt gedurende de eerste maanden van het dienstverband. Het toewijzen van een digitale buddy zorgt ervoor dat je nieuwe medewerker een toegewijd aanspreekpunt heeft. 

Een buddy bij Appical geeft inzicht in de dagelijkse activiteiten van ons bedrijf en helpt de nieuwe medewerker sneller te integreren. Dit is vooral belangrijk wanneer je nieuwe medewerker onervaren is met werken op afstand. De buddy moet beschikbaar zijn om procedures en beleid door te nemen en de nieuwe medewerker in het algemeen te helpen vertrouwd te raken met de interne werking en cultuur van het bedrijf. Vraag de buddy om regelmatig contact op te nemen met de nieuwe medewerker via Slack, WhatsApp, Google Hangout... zodat je nieuwe medewerker zich verbonden voelt met het bedrijf en het team. Dit ondersteuningssysteem is essentieel voor succesvolle remote onboarding.

Plan virtuele teamvergaderingen 🏆

Werken op afstand kan eenzaam en demotiverend zijn als je niet weet hoe je frequent met anderen kunt communiceren. Om de teamspirit hoog te houden en ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers zich onderdeel voelen van het team, is het belangrijk om regelmatig virtuele teamvergaderingen te plannen met alle teamleden.

Bij Appical zijn we dol op dagelijkse stand-ups. Je hoeft geen scrumteam te zijn om de dag te beginnen met een stand-up; we hebben gemerkt dat het een geweldige manier is om uitdagingen, mijlpalen en prestaties te delen, terwijl iedereen op de hoogte blijft. Naast de stand-ups hebben we kennisdelingssessies waarin we teamleden vragen om om de beurt iets nieuws aan elkaar te leren. Dit kan een recente best practice zijn of gewoon een geweldig klantverhaal! Regelmatige interactie is essentieel voor effectieve remote onboarding.

Het onboarden van je nieuwe medewerkers stopt niet na de eerste week. Sterker nog, de komende weken zullen cruciaal zijn voor het succes van je nieuwe medewerkers, vooral in de context van remote onboarding.

‍

Ontdek onze remote onboardingoplossingen

Als je deze tips nuttig vond, nodigen we je uit om meer te lezen over onze uitgebreide oplossingen voor remote onboarding van nieuwe medewerkers. Ontdek hoe ons digitale platform, aanpasbaar voor zowel apps als laptops, je onboardingproces kan stroomlijnen en verbeteren, zodat je nieuwe medewerkers de best mogelijke start hebben bij je bedrijf. Door gebruik te maken van ons platform kun je de betrokkenheid vergroten, verbinding bevorderen en de productiviteit vanaf dag één versnellen. Leer meer over hoe we je kunnen helpen je onboardingervaring te transformeren en je nieuwe medewerkers klaar te stomen voor succes.

‍

‍