Las 7 C del proceso de onboarding: ¿cómo integrar la «Comprobación»?

Las 7 C de la incorporación

Checkback es la última incorporación a las 6 C de la incorporación de empleados. Este es un marco que Talya Bauer desarrolló hace un par de años. Cada una de las 6 C es un componente esencial del proceso de incorporación de los empleados. Appical añadió una C adicional a la mezcla: la creatividad.

¿Tienes curiosidad por saber más sobre las otras 7 C de la incorporación? Lea nuestro resumen de las 7 Cs de onboarding o echa un vistazo a los otros blogs:

• Cumplimiento
• Clarificación
• Conexión
• Cultura
• Confianza
• Creatividad

¡Echemos un vistazo a Checkback!

¿Qué significa «Checkback»?

En nuestro último blog sobre "Confianza'" hablamos sobre la posibilidad de enviar comentarios a tu nuevo empleado. Sin embargo, la retroalimentación es una vía de doble sentido. Como su nombre ya sugiere, «volver a comprobar» hace referencia a los comentarios de los empleados sobre el proceso de incorporación. Los comentarios que dan los nuevos empleados sobre su experiencia son extremadamente útiles. Esta es la mejor manera de saber si tu programa de incorporación es efectivo.

¿Por qué es importante el «Checkback»?

Hay muchos motivos por los que es importante ponerse en contacto con los nuevos empleados y pedirles su opinión. Vamos a destacar 3 de ellos:

1. Mejora tu programa de incorporación
2. Detecte y resuelva los problemas desde el principio
3. Aumente el compromiso de los empleados

1. Mejora tu programa de incorporación

La única forma de saber si tu programa de incorporación está dando los resultados que deseas es hablar directamente con tus nuevos empleados.

Comprende las necesidades de tus empleados

Por mucha planificación que hayas hecho, nunca podrás anticipar todo lo que necesitará o vivirá cada persona cuando se incorpore por primera vez.
Los comentarios son muy valiosos: te ayudan a saber si vas por el buen camino o si necesitas hacer ajustes, sobre todo cuando se trata de apoyar a quienes acaban de llegar. Descubre qué preguntas, inquietudes o confusiones tienen los nuevos empleados y dales una respuesta clara.

Identifica las brechas en tu proceso de incorporación

Los nuevos empleados pueden ofrecerte información clave sobre qué aspectos de la incorporación deberían mejorar.
Por ejemplo: ¿necesitan más formación?, ¿cuentan con el apoyo suficiente durante todo el proceso? Con esta información podrás hacer los cambios necesarios para adaptarte mejor a sus necesidades y conseguir que se sientan cómodos y seguros en su nuevo puesto.

Haz que la incorporación sea mejor para los próximos empleados

Con toda esta información podrás mejorar el proceso de incorporación desde ya.
Al recopilar los comentarios de los nuevos empleados, puedes aplicar cambios que harán que la experiencia sea más fluida y eficaz para las futuras incorporaciones. Esto puede incluir ofrecer descripciones de puesto más claras, materiales de incorporación más completos o sesiones de formación más detalladas.

2. Detecta y resuelve los problemas a tiempo

Da a tus nuevos empleados la oportunidad de compartir sus comentarios de forma regular. Comprueba cómo se sienten, cómo se están adaptando a su nuevo puesto y si están dominando los temas que necesitan conocer.
Esto te ayudará a identificar y resolver cualquier problema antes de que se complique, evitando que los nuevos empleados tomen el camino equivocado.

El feedback también es una excelente forma de que expresen sus inquietudes y reciban el apoyo necesario para tener éxito en su puesto y convertirse en miembros valiosos del equipo.
Cuando los problemas se abordan con rapidez, los nuevos empleados se sienten valorados y es más probable que permanezcan más tiempo en la empresa, ya que perciben que su opinión realmente cuenta.

3. Impulsa el compromiso de los empleados

Si quieres que tus empleados se comprometan, escuchar es clave. Sin embargo, según una investigación, solo el 26 % de las personas que se incorporan recuerda que antes de su primer día alguien les pidió su opinión sobre su experiencia como candidatos o sobre el proceso de selección.

Demostrar que valoras sus opiniones escuchándolos es una excelente manera de crear un entorno de trabajo positivo. Hacerlo les hace sentir respetados e implicados, y además demuestra que te importa su experiencia y que estás dispuesto a mejorarla.

Según el Candidate Experience Global Research Report, pedir la opinión a los nuevos empleados puede mejorar la relación entre la empresa y el empleado en un 91 %.

Mejora toda la experiencia del empleado

Por último, recopilar comentarios de los nuevos empleados también puede ayudarte a detectar áreas de mejora dentro de la experiencia del empleado. Quienes acaban de incorporarse aportan una mirada fresca sobre la empresa, su cultura, su organización y sus costumbres.

Lo que para los compañeros más veteranos puede parecer algo normal o cotidiano puede llamar la atención de una nueva persona, ya sea de forma positiva o negativa. Escuchar esas percepciones te permite aprender y seguir mejorando la experiencia de todos los empleados.

Los nuevos empleados a los que se les pidió su opinión antes de su primer día mostraron un aumento del 79 % en su disposición a recomendar la empresa a otros. — Kallidus

Comprueba si tu mensaje es claro

Es importante asegurarte de que la información que das a los nuevos empleados les resulta clara. De este modo te aseguras de que entienden correctamente lo que se les comunica y pueden actuar en consecuencia. Esto ayuda a evitar errores costosos, pérdida de tiempo y malentendidos.

Utiliza actividades para confirmar que los nuevos empleados están asimilando los conocimientos y habilidades aprendidos durante el proceso de incorporación. Por ejemplo, pequeños cuestionarios pueden servir para comprobar si comprendieron bien la información que se les proporcionó.

Consejo: no sobrecargues a tu nuevo empleado con demasiada información. Divídela en partes más pequeñas y céntrate en lo que realmente necesita saber, no solo en lo que tú quieres contarle.

Si necesitas más ideas para hacer tu onboarding más ameno, echa un vistazo a nuestro artículo “7 ideas para romper el hielo durante el onboarding y crear conexión”.

Envía una encuesta de onboarding

Ofrece a tus nuevos empleados una forma sencilla de compartir su opinión. Una de las maneras más eficaces de recopilar feedback es a través de encuestas. Estas te permiten conocer cómo se están adaptando y qué piensan sobre el proceso de incorporación.

Qué incluir en tu encuesta de onboarding

El tipo de preguntas dependerá de la información que quieras obtener. Puedes preguntar sobre el proceso de incorporación, la cultura de la empresa o el apoyo que reciben.

Un buen punto de partida son las 7 C’s del onboarding. Algunas preguntas que puedes incluir son:

• ¿Tienes suficientes materiales y herramientas para desempeñar bien tu trabajo?
• ¿Has recibido la formación necesaria para realizar tus tareas con éxito?
• ¿Se te explicaron claramente los objetivos del proceso de onboarding?
• ¿Las funciones del puesto coinciden con tu experiencia y tus expectativas?
• ¿Te has sentido bienvenido en la organización hasta ahora?

Preguntas más generales

• ¿Qué es lo que más te ha gustado de nuestro proceso de onboarding?
• ¿Qué es lo que menos te ha gustado del proceso?
• ¿Qué podríamos cambiar o añadir para mejorar la experiencia?
• ¿Qué probabilidad hay de que recomiendes nuestra empresa a tus amigos o familiares (en una escala del 1 al 10)?

Realiza reuniones individuales

Además de recopilar feedback mediante encuestas, también puedes organizar reuniones individuales con los nuevos empleados. Esto te permite entender más a fondo su experiencia. En estas reuniones puedes preguntar sobre el onboarding, la cultura de la empresa, el apoyo recibido, las expectativas del puesto y su experiencia general.

Recoge feedback de otros stakeholders

El proceso de incorporación no solo afecta a los nuevos empleados, por lo que también es fundamental recoger la opinión de otros actores clave como el equipo de RR. HH., los buddies, los managers y los miembros del equipo. Pregunta sobre su experiencia y cómo podrías apoyarles mejor en sus funciones.

Además, RR. HH. debería hacer seguimientos periódicos con managers y compañeros para medir cómo se está adaptando el nuevo empleado y cómo mejorar su comprensión de las responsabilidades del puesto. Estas acciones ayudan a que el nuevo empleado se adapte más rápido a su entorno y mejore su rendimiento.

Haz check-ins frecuentes

Las encuestas de onboarding no son algo puntual. Los nuevos empleados deben tener oportunidades constantes para hacer preguntas y expresar sus dudas.

Puedes hacerlo de varias formas:

• A diario, con los miembros del equipo
• Mediante encuestas enviadas en diferentes fases del proceso de incorporación
• A través de reuniones 1 a 1 programadas con el manager del equipo

También puedes integrarlo como un componente fijo dentro de tu plan de onboarding a 30, 60 y 90 días.

Asegúrate de seguir midiendo el compromiso de los empleados mediante encuestas y entrevistas en profundidad, tanto con los nuevos como con los demás miembros del equipo, para garantizar que vas por el buen camino.

Incorpora el feedback en el proceso de onboarding

Una vez que hayas recopilado los comentarios de los nuevos empleados, utilízalos para actualizar tu programa de incorporación. Recoge datos y realiza un seguimiento de los resultados de los cambios que implementes. Esto te ayudará a determinar si las mejoras han sido efectivas y a hacer ajustes según sea necesario.

No olvides comunicar cómo has utilizado el feedback. Asegúrate de informar claramente a los nuevos empleados sobre cualquier cambio realizado gracias a sus comentarios. Ten en cuenta que recopilar y procesar feedback es un proceso continuo. Tu programa de onboarding debe evolucionar constantemente para adaptarse a las necesidades de tu plantilla.

Buenas prácticas: dar feedback en Appical

En Appical ofrecemos muchas formas de dar feedback. Lo hacemos a través de nuestra app de onboarding, en la mayoría de las reuniones y mediante encuestas de engagement. Por ejemplo, utilizando escalas tipo Likert en la app, valorando reuniones con palabras o números y enviando encuestas por email a nuestros empleados.

Además, en Appical tenemos una cultura abierta, lo que significa que puedes dar feedback cuando quieras. Fomentamos esto desde las primeras reuniones con empleados (o potenciales empleados) y nos aseguramos de que todas las reuniones, incluidas las revisiones anuales, sean un intercambio de dos vías.

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