Zorgpartners: een uniforme onboardingervaring voor 10+ locaties en onderdelen

Waar de Appical onboardingapp het verschil maakt:

• Eén uniforme reis, met content die aansluit bij verschillende functies en locaties. Centrale informatie die voor iedereen gelijk is, aangevuld met informatie die per locatie en functiegroep verschilt.
• Uitstroom in de eerste periode proberen te voorkomen, door de beginperiode zo duidelijk mogelijk te maken.
• Structureel inzicht in de inwerkperiode. In plaats van pas achteraf te horen wat er misging, weet Zorgpartners nu tijdens het proces hoe het gaat.

De uitdaging

Zorgpartners is een organisatie met woon- en zorgmogelijkheden in de regio Midden-Holland. Ze bieden zorg en ondersteuning voor bewoners van 13 zorgcentra, en helpen daarnaast op het gebied van thuis- en herstelzorg en welzijn. 

De sector waarin de organisatie opereert staat onder druk. Nederland vergrijst, er is meer zorg nodig en tegelijkertijd vergrijst het eigen personeelsbestand. Personeelsbehoud is daarmee een structurele prioriteit. Deze maatschappelijke uitdaging is voelbaar binnen de organisatie: "Onze uitstroom is best hoog," vertelt recruiter Paula Daalhof. Zij is samen met een collega verantwoordelijk voor employer branding, werving, selectie en on- en offboarding. 

“We willen zoveel mogelijk voorkomen dat het al in die eerste periode misgaat. Daar kun je namelijk veel ondervangen. Je wil voorkomen dat je achteraf uitspraken hoort als: 'mijn inwerkperiode is helemaal niet goed geweest. Ik ben niet goed ontvangen en ik had geen idee wie mijn leidinggevende was.'”

Geen uniforme werkwijze

Zorgpartners heeft een divers personeelsbestand: van artsen tot huishoudelijke medewerkers, verspreid over dertien locaties. Gemiddeld komen er zo’n 40 medewerkers bij per maand. Onboarding op maat is daarbij belangrijk en een lokaal geregeld welkom is fijn. Maar wat ontbrak is een uniforme basis: informatie die voor iedereen hetzelfde is, ongeacht op welke locatie je start.

Eerder waren er centrale introductiebijeenkomsten voor alle nieuwe medewerkers. Dat hield geen stand: “het legde een groot beslag op de agenda's, en niet iedereen was het eens over wat er verteld moest worden. Het is bovendien maar de vraag wat een nieuwe medewerker zich nog kan herinneren na een vier uur durende bijeenkomst. De tijdsinvestering en de organisatie ervan waren op termijn simpelweg niet vol te houden.”

De vraag was dus: hoe geef je iedereen diezelfde basis mee, zonder dat het extra tijd kost? Een onboarding-app bleek het antwoord: een basis voor iedereen, gepersonaliseerd waar dat nodig is.

Hoe de app is opgezet

De implementatie begon met werkgroepen: een klankbordgroep met mensen uit de hele organisatie, van medewerkers welzijn tot leidinggevenden vanuit de verpleeghuizen zelf. Hun belangrijkste opgave: de informatie zo uniform mogelijk maken, en tegelijk behapbaar voor iedereen: van medewerker huishouding tot arts.

Samen met Appical is gekeken naar timing: welke informatie geef je wanneer vrij? Je wilt immers voorkomen dat iemand in de beginperiode wordt overspoeld met informatie. Denk aan een week voor de startdatum, de dag zelf, en een vervolg twee weken later. "In dat tijdspad hebben we met name heel goed advies gekregen," aldus Paula. Ook daarna bleef die steun: voor alles wat technisch misgaat, kan ze terecht bij haar vaste contactpersoon. "Op het moment dat het technisch niet meer lukt, bel of app ik hem, en dan komt hij altijd met een oplossing."

Hoe het onboardingproces er nu uitziet

De Zorgpartners-app bevat drie courses: één voor pre- en onboarding, één voor offboarding en één voor vakantiekrachten (voor studenten die maximaal 6 weken werken voor de organisatie).

Alle medewerkers krijgen dezelfde basisinformatie, zoals de aanvraag van de VOG-verklaring die iedereen moet overleggen, maar ook waar de organisatie voor staat en hoe je je voorbereidt op de eerste werkdag. 

Daarna wordt de informatie toegespitst op de functiegroep en locatie. Een verpleegkundige moet bijvoorbeeld ook een BIG-registratie aanleveren, iets wat voor een facilitair medewerker niet relevant is. Ook per locatie verschilt de inhoud: denk aan waarin je nieuwe werkplek gespecialiseerd is, wat voor cliënten je kunt verwachten, en waar je kunt parkeren.

Een paar highlights uit de app:

• Content die stap voor stap beschikbaar komt: een week voor de start, op de eerste dag, na twee weken, na een maand en tot zestig dagen erna.
• Relevante informatie per locatie en functiegroep: iedereen krijgt dezelfde basis, maar een verpleegkundige ziet later in het proces bijvoorbeeld andere informatie dan een facilitair medewerker.
• Koppeling met het HR-systeem, zodat nieuwe medewerkers automatisch een uitnodiging voor Appical ontvangen.
• Eenvoudig feedback verzamelen: vragen als "Wat vond je van de app?" en "Wat vond je van je inwerkperiode?" brengen in kaart hoe medewerkers het onboardingproces ervaren. Die inzichten worden gebruikt om het proces te verbeteren.
• Een offboarding-course voor vertrekkende medewerkers met praktische informatie, zoals waar je spullen inlevert en hoe de overdracht loopt, een checklist met taken en een exit-vragenlijst.

De resultaten: uniforme basis en inzicht

Overal dezelfde basis met lokale invulling

Zes jaar na de lancering van de onboardingapp, is het verschil goed merkbaar. "Elke locatie regelt de laatste, lokale stap nog altijd zelf, bijvoorbeeld met een digi-coach: een collega die nieuwe medewerkers helpt met de systemen." 

Maar de basisinformatie, die voorheen overal anders werd ingevuld of soms helemaal niet, ligt nu voor iedereen vast. Daardoor wordt er al vóór de eerste werkdag gewerkt aan betrokkenheid en duidelijkheid, en zodoende aan het verkleinen van het risico dat iemand er snel mee stopt. 

Structureel inzicht in de medewerkerservaring

Feedback is daarbij een vast onderdeel van het proces geworden. In plaats van pas achteraf te horen wat er misging, vraagt Zorgpartners nu bij iedereen uit hoe de ervaring is geweest. Dat geldt ook voor offboarding. Vroeger werd feedback gevraagd via een mail met een link, maar nu is de drempel lager. Het exit-interview is onderdeel van de offboarding-course in de app, met als centrale vraag: hoe heb je het werken bij Zorgpartners ervaren?

Natuurlijk is al die feedback pas waardevol als er iets mee gebeurt. Daarom bespreekt Paula de uitkomsten op regelmatige basis met elke locatie. Dat vraagt wel om iemand die de app ook beheert en aanpast, zodat de content, het beeldmateriaal en de schrijfstijl actueel blijven. Voor organisaties die hetzelfde overwegen is dat meteen de belangrijkste les: waar ga je de app beleggen?

Zodra dat helder is, blijft de app jarenlang relevant voor iedere nieuwe medewerker die binnenkomt.

‍