Zeiss: 'Een gestructureerd en persoonlijk offboardingproces met behulp van het Appical platform'

Medewerkers een fijn afscheid geven is een belangrijk onderdeel in de werknemersbeleving. Daarom is het belangrijk om een gestructureerd programma te hebben voor vertrekkende werknemers. Zo kunnen taken en kennis goed worden overgedragen en heeft HR tijd om belangrijke feedback over de organisatie te verzamelen. Dat is precies wat ZEISS heeft gedaan met hun aanpak van het offboardingproces, 

Man kijkt in een scanmachine
Hoofdkantoor
Oberkochen
Bedrijfsgrootte
35.000+
Markt
Informatie & technologie
Oplossingen
Offboarding
Onboarding
Integraties

Offboarding bij de internationale leider in optica

ZEISS levert al meer dan 170 jaar oplossingen op het gebied van optica en opto-electronica. Inmiddels zijn ze internationaal leider waarbij de focus voornamelijk ligt op technologische vooruitgang met oplossingen voor de de halfgeleider-, automobiel- en mechanische industrieën. De organisatie heeft wereldwijd meer dan 33.000 medewerkers, waarvan er 150 in de Benelux werken.

In 2016 startte de organisatie met het gebruik van het platform van Appical voor het onboarden en inwerken van nieuwe medewerkers. Met deze case kijken we naar het einde van het dienstverband: het offboardingproces. Want ook hier speelt het platform van Appical een belangrijke rol. Sasja Luijk, HR Manager Benelux, neemt ons mee in wat goede offboarding bij ZEISS inhoudt.

Een gestructureerde offboardingervaring

“Er ontbrak structuur in onze offboarding, en dan voornamelijk in de exitgesprekken. Er bestond wel een formulier met vragen, maar we waren op zoek naar een betere structuur voor het gehele proces, van het moment dat iemand aangeeft te vertrekken tot in ieder geval de laatste dag.”

Om het offboardingprocess te verbeteren, heeft het team van ZEISS een aantal belangrijke vragen geformuleerd:

  • Bij wie ligt de verantwoordelijkheid, de manager of bij HR?
  • Wat kan er geleerd worden van iemand zijn/haar vertrek?
  • Hoe kan er eerlijke feedback verkregen worden?
  • Moeten alle vertrekkende medewerkers verplicht feedback geven?

Feedback om de Medewerker retentiegraad te verbeteren

“Het was voor ons belangrijk om meer feedback te krijgen over cultuur, ontwikkelmogelijkheden, de leidinggevende en arbeidsvoorwaarden.”

Er is binnen ZEISS goed gekeken naar welke onderwerpen altijd ter sprake moeten komen. "Dat zijn onderwerpen waar we na het lezen van de feedback vanuit onze rol actief op kunnen sturen om de retentie van medewerkers te verbeteren."

ZEISS heeft gekozen om alle vertrekkende medewerkers in het offboardingproces mee te nemen. Want ook medewerkers welke wellicht een minder vrijwillige vertrek hebben kunnen waardevolle feedback geven.

Waarom gebruiken jullie een digitale tool?

“Het voordeel van de app van Appical is dat medewerkers hun feedback op ieder gewenst moment in hun offboardingperiode kunnen vullen,” aldus Luijk. “En dat zorgt dat er veel meer feedback verkregen wordt dan in een exitgesprek. Een exitgesprek is nog wel steeds onderdeel van de offboarding, maar daarin staat het verkrijgen van feedback niet perse meer centraal."

"Een belangrijke optie in de offboarding app is dat de Medewerkers een extra feedbackveld kan toevoegen, waarin ze andere zaken kunnen bespreken dan de thema's die we hadden toegevoegd. We zien dat veel vertrekkende ZEISS Medewerkers gebruik maken van deze optie. De app stelt ons ook in staat om Medewerkers een automatische herinnering te sturen als ze hun feedback nog niet hebben ingediend."

Voordelen van de offboarding app

  • We krijgen vaak te horen dat het zo makkelijk is om feedback te geven via de app.
  • Medewerkers kunnen feedback geven op een moment dat het hen uitkomt, dit zorgt ervoor dat er meer feedback terugkomt.
  • We krijgen veel waardevolle informatie terug, die we in toekomst kunnen implementeren
  • Het proces is nu voor alle stakeholders duidelijk en de rollen en verantwoordelijkheden zijn bekend bij iedereen.
  • Appical maakt het mogelijk om een leuke teamfoto, -video en persoonlijke tekst toe te voegen. Het doel is om iedere vertrekkende medewerker een persoonlijke ervaring te geven.
Sasja-Luijk
"We wilden al onze nieuwe collega's een geweldige, digitale, ervaring bieden die ons merk ondersteunt. Dankzij Appical voelen mensen zich al voor hun startdag thuis."
Sasja-Luijk
HR Manager Benelux

Wat medewerkers zeggen over Appical

Sasja Luijk
HR-manager bij ZEISS Benelux

"Het voordeel van de Appical app is dat de werknemers op elk moment tijdens het offboardingproces hun feedback kunnen geven. Het resultaat is dat we uitgebreidere feedback krijgen dan tijdens één exitgesprek."

Beginscherm van de Zeiss offboarding app

Welkom in de offboardingapp

De ZEISS Offboarding app bevat een persoonlijke offboarding journey voor iedere medewerker. Daarbij zie je direct in je beginscherm hoe ver je reeds bent in het proces en welke onderdelen (stories) er nog niet voltooid zijn.
Offboarding hoofdstuk over de werkomgeving

Opdelen van het offboardingprocess

De offboardingapp van ZEISS is opgedeeld in verschillende onderdelen, zodat een vertrekkende werknemer informatie in behapbare porties voorgeschoteld krijgt. Vertrekkende medewerkers kunnen op ieder moment van de dag inloggen en hun offboardingreis in de app vervolgen.
Likert-schalen om feedback te geven in de Zeiss offboarding-app

Eerlijke feedback

Belangrijk onderdeel van het offboardingproces bij ZEISS is het verzamelen van eerlijke feedback. Vertrekkende medewerkers maken gebruik van de app om op ieder gewenst moment tijdens het offboardingprogramma de vragen in te vullen. Zodoende kan men tijdens het exitgesprek de focus leggen op andere onderwerpen of dieper inzoomen op de gegeven antwoorden.
Zeiss feedbackformulier met open vragen in de offboarding-app

Gedetailleerde informatie door open vragen

Door gebruik te maken van open velden geeft ZEISS medewerkers de mogelijkheid terugkoppeling te geven over thema’s die niet in de standaard vragenlijst staan. Dit resulteert in gedetailleerdere informatie waarmee de werknemersbeleving en retentie verder verbetert kunnen worden.