HR en onboarding in 2026: wat er verandert (en wat je ermee doet)

Twee thema's verbinden alles. Ten eerste: sociale verbinding en “belonging” voorspellen het succes van nieuwe medewerkers beter dan welke andere factor dan ook. Ten tweede: het vermogen om je aan te passen, zowel als persoon als als organisatie, is niet langer optioneel in een wereld die continu verandert.

De uitdaging zit hem hier: juist nu menselijke verbinding cruciaal is, wordt het steeds lastiger om die te creëren. Thuiswerken, eenzaamheid en mentale gezondheidsklachten zorgen ervoor dat verbinding niet meer vanzelf ontstaat. Als je daar niet bewust mee aan de slag gaat, wordt onboarding een administratief afvinklijstje en vertrekken nieuwe medewerkers weer snel.

Organisaties die digitale efficiëntie combineren met oprechte menselijke verbinding, winnen de strijd om talent.

1. Belonging is de beste voorspeller van succes

Waarom dit belangrijk is:

Hoe snel iemand het gevoel krijgt van "ik hoor erbij" voorspelt sterk hoe succesvol ze gaan zijn. Onderzoek laat zien dat sociale acceptatie de grootste impact heeft op resultaten zoals personeelsverloop en welzijn. Daarmee is het een cruciale factor in onboarding (Talya Bauer).

Wanneer medewerkers op afstand of achter een scherm werken, ontstaan verbindingen niet vanzelf. Je moet ze bewust creëren. Daar gaan we in de volgende secties dieper op in. Hieronder alvast een paar manieren om nieuwe medewerkers het gevoel te geven dat ze erbij horen:

Wat kun je doen?

1. Begin vóór dag één: Koppel nieuwe medewerkers aan een buddy die al voor hun eerste werkdag contact opneemt. Gewoon om ‘hallo’ te zeggen, zichzelf voor te stellen en informele vragen te beantwoorden.
2. Bouw contactmomenten in het onboardingtraject in: denk aan koffiegesprekken met collega's in vergelijkbare rollen, meeloopsessies en informele vragenrondes waar nieuwe medewerkers alles kunnen vragen.
3. Peil hoe mensen zich voelen: Stuur korte vragenlijsten op verschillende momenten tijdens de onboarding. Stel vragen zoals: "Weet je bij wie je terechtkunt voor hulp?" en "Is het duidelijk wat er van je wordt verwacht?"

2. Onboarding is een noodzaak

Waarom dit belangrijk is:

Slechte onboarding kost geld: mensen vertrekken, productiviteit daalt, en je verspilt wat je aan werving hebt uitgegeven. Tegelijkertijd is de arbeidsmarkt nog steeds competitief en duurt het langer dan ooit om iemand aan te nemen. Wereldwijd duurt het gemiddeld 44 dagen om een vacature in te vullen (in sommige sectoren zelfs meer dan 60 dagen). En iemand vervangen? Dat kan je 6 tot 9 maanden van hun salaris kosten (Centric HR).

De cijfers spreken boekdelen. 70 procent van nieuwe medewerkers beslist binnen de eerste maand of een baan bij hen past, waarbij 29 procent dat al binnen de eerste week weet (BambooHR).

Je kan het ook anders doen: organisaties met een sterk onboardingproces verhogen hun retentie tot wel 82% (Brandon Hall Group). 

Wat kun je doen?

• Verander hoe je naar onboarding kijkt: Het is niet alleen een welkomstmoment. Het kan ervoor zorgen dat mensen blijven en beter presteren.
• Meet wat ertoe doet: Hoe snel mensen productief worden, of ze langer dan 90 dagen blijven, en hoe ze over hun werk en je organisatie denken.
• Maak de business case: Laat zien wat slechte onboarding werkelijk kost: denk aan kosten voor het opnieuw werven, verloren productiviteit terwijl functies openstaan, en de chaos van constant personeelsverloop in je team.

3. Preboarding is de beste verdediging

Waarom dit belangrijk is:

Zoals we eerder zagen, beslist de meerderheid van nieuwe medewerkers binnen de eerste maand of een baan bij hen past (BambooHR). Toch wachten de meeste bedrijven tot dag één om met onboarding te beginnen. Dan is de strijd om retentie al begonnen.

De tijd tussen het ja-woord en de eerste werkdag is hét moment om een nieuwe collega te landen. Doe je niets? Dan begint iemand met een achterstand aan de startstreep, wat de kans verhoogt dat ze binnen hun eerste maanden alweer uitstromen. Toch krijgt 64% van de medewerkers helemaal geen preboarding (Talentech/Vlerick). Dat is een gemiste kans om vertrouwen en verbinding op te bouwen op het moment dat het het belangrijkst is.

Wat kun je doen?

• Blijf in contact: Stuur binnen 48 uur na de contractondertekening een welkomstbericht.
• Deel belangrijke informatie alvast via je onboardingplatform of welkomstportaal: denk aan bedrijfscultuur, teamstructuur, planning voor de eerste week en verwachtingen bij de functie.
• Beantwoord praktische vragen om stress op dag één te verminderen: Waar kan ik parkeren? Hoe werkt de toegangspas? Wat is de dresscode? Waar moet ik als eerste naartoe?
• Stel een buddy of mentor voor, zodat nieuwe medewerkers al een aanspreekpunt hebben voordat ze beginnen.
• Organiseer alvast een virtuele teamkennismaking om gezichten aan namen te koppelen en sociale spanning weg te nemen.

4. Thuiswerken en technologie: zoek de balans tussen efficiëntie en verbinding

Waarom dit belangrijk is

Thuiswerken is niet meer nieuw, maar nog steeds relevant. Ongeveer 50% van de medewerkers werkt in ieder geval een deel van de tijd op afstand, en hybride werkvormen zijn overal (CBS). Zelfs als je team op kantoor werkt, bevat onboarding waarschijnlijk digitale onderdelen, zoals online trainingen, digitale documenten en geautomatiseerde taken.

Technologie is uitstekend om informatie snel en consistent te delen. Thuiswerken maakt sommige dingen ook makkelijker, zoals informatie opzoeken, iedereen bij naam zien tijdens videogesprekken, en checken of iemand beschikbaar is.

Maar hier wringt de schoen: het helpt niet goed om mensen het gevoel te geven dat ze erbij horen, om te leren door anderen te observeren, of om ongeschreven regels op te pikken. En zoals we eerder bespraken: verbinding zorgt ervoor dat mensen blijven en succesvol zijn.

De kunst is weten wat waar werkt. Sommige dingen gaan prima online. Andere processen kan je beter face-to-face laten plaatsvinden:

Wat kun je doen?

• Combineer digitale efficiëntie met menselijke contactmomenten: denk aan buddy’s, regelmatige check-ins en sociale momenten.
• Plan verbindingsmomenten in voor thuiswerkers: Wacht niet tot dit vanzelf gebeurt. Dat doet het niet.
• Bied meerdere manieren om vragen te stellen: Formele vergaderingen, instant messaging én open spreekuren.
• Maak informatie makkelijk vindbaar: Geef medewerkers de mogelijkheid om zelf dingen op te zoeken.
• Kies technologie die verbinding creëert: Niet alleen technologie die dingen versnelt.

5. AI wordt onderdeel van onboarding

Waarom dit belangrijk is

Ben je ook onzeker over hoe AI je werk gaat veranderen, ook gebeurt dat nog niet? Voel je de druk om "iets met AI te doen" maar weet je niet goed wat dat nou precies betekent voor onboarding?

Je bent niet de enige. Bijna de helft van de HR-teams is niet (of slechts beperkt) betrokken bij het vormgeven van de AI-strategie van hun organisatie, en ongeveer 70% zegt niet over de vaardigheden te beschikken om er effectief mee te werken (Brandon Hall Group).

Maar hier zit het risico: als HR aan de zijlijn blijft staan, loop je achter in werving en behoud, word je verrast door automatisering, en bestaat het gevaar dat AI wordt ingezet zonder rekening te houden met mensen of ethiek. Ondertussen verwachten medewerkers tools die modern aanvoelen en hun werk makkelijker maken.

De experimenteerfase heeft ons veel geleerd. Nu is het tijd om praktisch te worden. Identificeer specifieke toepassingen waar AI problemen in je workflow oplost.

En er zijn genoeg gebieden waar AI kan helpen:

• Data-analyse: Volg hoe onboarding verloopt en ontdek verbeterpunten door feedback uit enquêtes, quizscores en prestatiegegevens samen te brengen.
• Administratieve taken afhandelen: Verzamel documenten, vul formulieren vooraf in, plan afspraken, stuur herinneringen en monitor voortgang.
• 24/7 vragen beantwoorden: Agents beantwoorden veelgestelde vragen over tools, arbeidsvoorwaarden en processen op elk moment.
• Gepersonaliseerde trajecten: Stuur nudges en tips die zijn afgestemd op het individu.
• Slimmere trainingsaanbevelingen: AI kan relevante content suggereren en samenstellen op basis van iemands functie. Dit verkort onboardingtijd, verbetert kennisbehoud en verhoogt tevredenheid (Pichaimani en Ratnala).

Wat kun je doen?

Bemoei je met de AI-strategie van je organisatie: Wacht niet tot je wordt uitgenodigd! Zorg dat AI verantwoord, strategisch en mensgericht wordt ingezet.

En onthoud: houd de menselijke onderdelen menselijk. Gebruik AI voor repetitieve taken en data, maar bescherm face-to-face contact en persoonlijke ondersteuning.

6. Mentaal welzijn heeft invloed op hoe je onboarding vormgeeft‍

Waarom dit belangrijk is

Beginnen in een nieuwe baan is stressvol. De eerste weken zitten vol onzekerheid: Doe ik dit wel goed? Hoor ik hier wel? Bij wie kan ik terecht voor hulp?

Onboarding speelt een grote rol in hoe mensen die stress ervaren. Slechte onboarding vergroot angst: denk aan een gebrek aan duidelijkheid, geen ondersteuning, en een overload aan informatie. Dat kan mensen richting een vroegtijdig vertrek duwen.

Goede onboarding doet het tegenovergestelde. Gestructureerde onboarding- en trainingsprogramma's kunnen stress, angst en burn-out bij nieuwe medewerkers verminderen (Frögéli et al.). 

Onboarding is ook je eerste kans om te laten zien dat het welzijn van mensen ertoe doet. En dat vinden werkzoekenden belangrijk. 81% van de medewerkers houdt rekening met hoe bedrijven met mentale gezondheid omgaan bij het kiezen van een nieuwe functie (American Psychological Association).

Door welzijn vanaf dag één mee te nemen in onboarding, maak je duidelijk dat het geen extraatje is, maar onderdeel van je cultuur.

Wat kun je doen?

• Verminder onzekerheid: Geef heldere verwachtingen over de functie, prioriteiten en voorbeelden van wat "goed" betekent. Onduidelijke doelen zijn een van de grootste stressfactoren op het werk (Comparably).
• Wijs mentoren of buddy’s toe: Koppel nieuwe medewerkers aan iemand die zowel praktische begeleiding als emotionele ondersteuning biedt.
• Betrek leidinggevenden: Directe steun van leidinggevenden vermindert stress en helpt nieuwe medewerkers zich gewaardeerd te voelen (Adrian et al.).
• Creëer mogelijkheden voor verbinding: Bouw activiteiten in die nieuwe medewerkers helpen om te verbinden met collega's. Onderzoek toont aan dat sterke relaties met collega's de mentale gezondheid verbeteren (Cooper-Thomas et al.).
• Maak mentale gezondheidsvoorzieningen zichtbaar vanaf dag één. Maak ze makkelijk vindbaar en normaliseer het gebruik ervan.

7. Transparantie gaat verder dan salaris: laat het échte werk zien

Waarom dit belangrijk is

Het is slechts een kwestie van tijd voordat salaristransparantie verplicht wordt in de EU. Maar transparantie gaat over meer dan salaris. Het gaat erom eerlijk te zijn over de realiteit, uitdagingen en cultuur. De prijs van mooier voorstellen dan het is, is hoog: 55% van de medewerkers is gestopt met een baan omdat die niet overeenkwam met wat hen tijdens de werving werd verteld (ThriveMap).

Hybride werken is hier een goed voorbeeld. Kandidaten willen vooral weten waar ze aan toe zijn: welke dagen verwacht je ze op kantoor en waarom? Wat betekent 'flexibel' in de praktijk?

Wat kun je doen?

• Noem het salaris: Salaris is de belangrijkste factor voor werkzoekenden. Zeg niet "competitief" of "marktconform". Onderzoek toont aan dat het vermelden van salaris in vacatures 51% meer sollicitanten trekt (Nationale Vacaturebank).
• Laat zien hoe het werk er écht uitziet: Voeg een dag-uit-het-leven-beschrijving en eerlijke uitdagingen toe aan vacatures.
• Wees specifiek over flexibiliteit: Wat betekent "flexibele werktijden" echt? Kunnen mensen thuiswerken? Welke dagen vereisen kantoorwerk? Kunnen ze vroeger weg als hun kind ziek is?
• Deel voorbeelden van groeimogelijkheden: Zeg niet alleen dat er groeimogelijkheden zijn; geef concrete voorbeelden van hoe de volgende stap in de functie eruit kan zien.

8. Systeemintegraties zijn een must-have geworden‍

Waarom dit belangrijk is

Je onboardingplatform hoort niet los van andere systemen te staan. Het moet onderdeel zijn van een verbonden HR-ecosysteem. Wanneer je onboardingtool naadloos integreert met je HRIS, ATS, salarisadministratie en communicatieplatforms, verminder je wrijving.

Handmatige processen kosten tijd en creëren compliancerisico's. Nieuwe medewerkers raken gefrustreerd: ze krijgen geen toegang, moeten dezelfde gegevens meerdere keren aanleveren, en zoeken naar informatie over verschillende platforms. HR verliest ondertussen uren aan het handmatig invoeren van data.

Wanneer systemen goed met elkaar verbonden zijn, werkt alles soepeler:

• Eén werkplek: HR, IT, facilitair en managers werken samen zonder tussen tools te hoeven schakelen.
• Minder fouten, sterkere compliance: Data stroomt automatisch met ingebouwde audit trails.
• Betere ervaring: Voor nieuwe medewerkers voelt het als één vloeiend proces.
  

Wat kun je doen?

• Breng je handmatige werk in kaart: Identificeer waar je handmatig data tussen systemen kopieert. Daar doen integraties het meest.
• Maak integratiecapaciteit een prioriteit bij het evalueren van nieuwe leveranciers. Met welke systemen verbinden ze? Publieke documentatie, klantcases en integratiemarktplaatsen zijn ook belangrijke bewijspunten om naar te kijken.
• Test de flow: Loop voordat je uitrolt een proef-onboarding door om te controleren of data correct stroomt en niets tussen wal en schip valt.

9. IT-teams krijgen een sterkere stem in HR-technologie‍

Waarom dit belangrijk is

Cybersecurityrisico's nemen toe door datalekken, geopolitieke spanningen en strengere regelgeving. Daardoor moeten organisaties security veel serieuzer nemen. Concreet betekent dat: IT-teams en securityspecialisten praten nu mee over welke HR-tools je aanschaft. HR kan geen onboardingplatform meer kiezen zonder IT-goedkeuring op datastromen, encryptie en leveranciersrisico's.

Wat kun je doen?

• Betrek IT vroegtijdig: Laat je Chief Information Security Officer (CISO) meekijken bij het evalueren van onboardingplatforms.
• Stel de juiste securityvragen: Welke certificeringen heeft de leverancier? Hoe gaan ze om met data en beschermen ze die? Welke securitycontroles bieden ze?
• Zie IT als partner: Ze zijn geen obstakel; ze helpen je risico's te vermijden die de hele organisatie kunnen schaden.

10. Leeftijdsdiversiteit vraagt om maatwerk in onboarding‍

Waarom dit belangrijk is

De beroepsbevolking vergrijst en wordt diverser in leeftijd (Eurostat, 2023), maar de meeste onboarding volgt een standaardsjabloon dat geen rekening houdt met verschillende carrièrefasen.

Die one-size-fits-all-benadering negeert de realiteit: een multigenerationele workforce brengt diverse eerdere ervaringen, verwachtingen en motivaties met zich mee. Iemand die op 45-jarige leeftijd begint heeft andere behoeften dan iemand van 22. Maar onboardingprogramma’s weerspiegelen dat zelden.

Onderzoek toont aan dat verschillende leeftijdsgroepen andere motivaties hebben. Jongere werknemers willen graag kennis opdoen en van anderen leren, terwijl oudere werknemers juist hun expertise willen delen (Burmeister et al.). Als je onboarding ontwerpt met ruimte voor beide behoeften, ontstaat wederzijds leren over generaties heen.

Wat kun je doen?

• Ontwerp voor verschillende levensfasen: Stem onboarding af op waar mensen in hun carrière staan.
• Train managers om leeftijdsaannames los te laten: Zorg dat leidinggevenden even veel investeren in alle nieuwkomers, ongeacht leeftijd.
• Maak cross-generationeel leren mogelijk: Creëer mogelijkheden voor mensen om zowel te leren als bij te dragen. Maak leeftijdsdiversiteit een kracht.

[.callout-small]Wil je weten hoe je Gen Z het beste kan onboarden? Krijg advies van Laura Bas[.callout-small]