De ROI van Onboarding: hoe een goed proces geld bespaart

Ieder bedrijf houdt de kosten van recruitment nauwlettend in de gaten. Maar de échte investering begint pas als het contract getekend is. Een ongestructureerde onboarding is een stille, maar forse kostenpost. Door productiviteitsverlies en hogere uitstroom kan deze uiteindelijk zelfs duurder uitpakken dan de werving.

We hebben een Onboarding ROI Calculator gemaakt om dit verlies in kaart te brengen. Maar voordat je je eigen cijfers invult, kijken we eerst waarom je je onboarding-ROI wil meten en welke financiële schade een slechte onboarding veroorzaakt.

Wat is Onboarding ROI en waarom wil je het meten?

Met Onboarding ROI meet je wat een bedrijf terugverdient met zijn investering in onboarding. Het gaat niet alleen om het besparen van kosten op korte termijn. Een goed proces zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers sneller goed functioneren en langer en met meer plezier bij het bedrijf blijven. Dat zijn de waardevolle, lange termijn voordelen.

Door de onboarding-ROI te meten, krijg je inzicht in de effectiviteit van je proces. Je ziet direct waar je bedrijf te veel tijd of geld aan uitgeeft en waar verbetering mogelijk is.

Met deze inzichten kunnen HR-teams kosten verlagen, de ervaring van nieuwe medewerkers verbeteren en ervoor zorgen dat ze sneller productief zijn. En door de waarde van een goed onboardingprogramma inzichtelijk te maken, kan HR de investering beter onderbouwen.

Wat kost een slechte onboarding je op dit moment?

Een slechte onboarding uit zich niet in een paar extra e-mails, maar in meetbare financiële gevolgen. Deze kosten ontstaan vooral op drie terreinen:

1. De hoge prijs van vroege uitstroom

De eerste weken van een nieuwe medewerker zijn cruciaal. In deze periode vormen ze hun meest blijvende indruk van het bedrijf. Een negatieve of chaotische start remt ze niet alleen af, het jaagt ze ook naar de deur.

Onderzoek toont aan dat medewerkers met een negatieve onboardingervaring dubbel zoveel kans hebben om snel naar een andere baan te zoeken (Digitate). En dat besluit laat niet lang op zich wachten: 70% van de medewerkers vormt een lange-termijn oordeel over de nieuwe baan binnen de eerste maand, waarvan 29% al in de eerste week (BambooHR).

De kosten van een medewerker die snel vertrekt zijn enorm. Denk aan het betaalde salaris, de verloren productiviteit en de kosten om het wervingstraject opnieuw te starten.

2. Productiviteitsverlies: de prijs van een trage start

Een cruciale uitdaging bij onboarding is de tijd tot volledige productiviteit. Hierbij draait het niet alleen om snelheid, maar om een effectieve integratie.

Volgens onderzoek van de MIT Sloan School of Management kan een inwerkperiode variëren van acht weken voor administratieve functies tot meer dan 26 weken voor directeuren. Een slecht, ongestructureerd proces rekt deze periode alleen maar verder op. Het gevolg? Je betaalt een volledig salaris voor maar een deel van de verwachte productie.

Een gestructureerd onboardingproces is daarom essentieel. Het begeleidt nieuwe medewerkers in deze kritieke fase, zodat ze zo snel mogelijk uitgroeien tot volwaardige, productieve teamleden.

3. De administratieve last (tijd is geld)

Denk eens aan de hoeveelheid administratieve taken en papierwerk die nodig is om een nieuwe medewerker goed van start te laten gaan. Dit kost tijd van drie partijen: HR, leidinggevenden en de nieuwe medewerker zelf.

Uit onderzoek van Deloitte blijkt dat HR-medewerkers maar liefst 57% van hun tijd besteden aan administratieve taken.

Deze administratieve druk heeft twee gevolgen: het is niet alleen inefficiënt en kostbaar, maar het gaat ook ten koste van de aandacht voor de nieuwe collega. Zo ontstaat er weinig ruimte voor een warm welkom, wat meteen een slechte eerste indruk geeft.

Waarom een sterk onboardingproces zich terugbetaalt

Voor HR staat goede onboarding vaak hoog op de agenda, maar het is goed mogelijk dat je vanuit de directie de vraag krijgt: "Wat levert het op?" Het antwoord is een duidelijke, meetbare Return on Investment (ROI). Dit vormt een goede business case om te delen met leidinggevenden.

Zodra je de kosten van een slecht onboardingproces kent, wordt de ROI van een goede onboarding onmiskenbaar. 

Het levert meetbare opbrengsten op door deze uitdagingen aan te pakken:

• Verlaag personeelsverloop: Bedrijven met een sterk onboardingproces verbeteren de retentie van nieuwe medewerkers met 82% ((Brandon Hall Group). Dit pakt direct een van je grootste kostenposten aan: vroege uitstroom.
• Versnel de productiviteit: Sterke onboardingprocessen verbeteren de productiviteit van nieuwe medewerkers met 70% ((Brandon Hall Group). Bovendien zien organisaties die technologie inzetten bij onboarding 33% vaker verbetering in de tijd tot volledige productiviteit (Brandon Hall Group).
• Verminder administratietijd: Moderne tools automatiseren en digitaliseren handmatige taken, zodat HR-medewerkers zich kunnen richten op strategisch werk, in plaats van papierwerk.

Oftewel: onboarding kan een strategisch voordeel zijn. Als je het goed doet. Maar om dit echt overtuigend te maken, heb je specifieke cijfers nodig.

De volgende stap is het berekenen van je exacte besparingen.

Hoe bereken je de Onboarding ROI: kosten & besparingen

De eerste stap is het begrijpen van de huidige situatie. Ons framework helpt je daarbij door de totale onboardingkosten op te splitsen in een paar kerngebieden:

• Productiviteitsverlies: De waarde die verloren gaat zolang een nieuwe medewerker nog niet volledig productief is.
• Administratieve last: Totale kosten van de tijd die HR, leidinggevenden en nieuwe medewerkers besteden aan administratieve onboardingtaken.
• Vroege uitstroom: Vervangingskosten wanneer nieuwe medewerkers binnen het eerste jaar vertrekken.

Het analyseren van deze gebieden laat zien waar de grootste besparingskansen liggen. Door je eigen gegevens in te voeren krijg je een analyse op maat voor jouw organisatie.

Hoe begin je?

Je kunt starten door een aantal gegevens te verzamelen:

• Het aantal nieuwe medewerkers per jaar
• Het gemiddelde salaris
• Het verlooppercentage in het eerste jaar
• De huidige tijd-tot-productiviteit

Met deze gegevens kun je een schatting maken van je totale onboardingkosten. Hoe accurater de data, hoe bruikbaarder het resultaat.

‍

[.callout-small]🔥 Volgende stap: Stop met gissen. Gebruik de Onboarding ROI Calculator om je eigen gegevens in te voeren en krijg een helder beeld van je jaarlijkse onboardingkosten en potentiële besparingen.[.callout-small]

Conclusie

De cijfers spreken voor zich: investeren in onboarding is een strategische keuze. Een slecht proces leidt tot meetbare verliezen in productiviteit en hoge uitstroom. Een goed proces betaalt zichzelf terug door tevreden medewerkers die sneller productief zijn en langer blijven.

De kernvraag is niet langer óf onboarding zinvol is, maar hoe je de opbrengst meetbaar maakt. Dit begint met het zichtbaar maken van verborgen kosten. Door inzicht in kosten en baten transformeer je algemene voordelen naar een financiële onderbouwing.