Die 8 Phasen des Employee Lifecycle: Definitionen und Strategien

Was ist die Employee Journey?

Die Employee Journey umfasst alle Schritte, die Mitarbeitende während ihrer Zeit in einem Unternehmen durchlaufen, beginnend mit dem ersten Kontakt bis hin zum Austritt. Dieser Verlauf lässt sich in acht klar definierte Phasen gliedern, die jeweils eigene Chancen für eine positive Gestaltung bieten. Ob beim Einstieg, in der Entwicklung oder beim Abschied – jede Phase beeinflusst das Engagement, die Zufriedenheit und die langfristige Bindung. In diesem Blog zeigen wir dir, wie du diese acht Stationen gezielt einsetzen kannst, um eine konsistente und starke Employee Experience zu schaffen.

Warum ist es wichtig, den Employee Lifecycle abzubilden?

Im Personalwesen geht es längst nicht mehr nur darum, offene Stellen zu besetzen. Ziel ist es, Menschen zu gewinnen, die sich mit dem Unternehmen identifizieren, ihre Kompetenzen gezielt einbringen und dem Unternehmen auch nach dem Austritt positiv verbunden bleiben. Mitarbeitende, die sich wertgeschätzt und unterstützt fühlen, tragen entscheidend zu einer gesunden Unternehmenskultur bei und stärken gleichzeitig die Arbeitgebermarke.

Der Employee Lifecycle ist ein strategisches Instrument, das HR dabei unterstützt, genau diese Qualität sicherzustellen. Wenn Sie die einzelnen Phasen der Employee Journey systematisch analysieren, erkennen Sie, wann Mitarbeitende besonders engagiert sind und wann sie sich eher zurückziehen. So lassen sich gezielt Maßnahmen entwickeln, um Motivation, Entwicklung und Bindung zu fördern. Gleichzeitig schaffen Sie die Bedingungen dafür, dass Mitarbeitende ihr volles Potenzial entfalten können. Das wirkt sich direkt auf Zufriedenheit, Leistung und Unternehmenserfolg aus.

Dabei gilt es zu verstehen, dass jede Phase auf der vorherigen aufbaut. Loyalität, Vertrauen und langfristige Bindung entstehen nicht aus dem Nichts. Sie entstehen Schritt für Schritt und beginnen bereits beim ersten Kontakt. Wer die gesamte Employee Journey aktiv gestaltet, legt den Grundstein für eine starke Mitarbeitendenbindung und eine zukunftsfähige Organisation.

Was sind die Phasen?

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Der Employee Lifecycle besteht aus den folgenden acht Phasen:

• Anziehung
• Rekrutierung
• Preboarding
• Onboarding
• Talent Management
• Bindung
• Reboarding
• Offboarding

Anziehung

Die Phase der Anziehung ist oft entscheidend für den späteren Erfolg der gesamten Employee Journey. Sie beginnt nicht erst mit einer konkreten Bewerbung, sondern bereits beim allerersten Kontakt einer Person mit Ihrem Unternehmen. Das kann eine Empfehlung im Bekanntenkreis sein, ein LinkedIn-Beitrag oder eine Stellenanzeige auf Ihrer Karriereseite.

Aus HR-Perspektive bedeutet Anziehung, dass Ihr Unternehmen als begehrter Arbeitgeber wahrgenommen wird. Das Image als attraktiver Arbeitsplatz beeinflusst maßgeblich, ob sich qualifizierte Talente überhaupt mit Ihrer Organisation beschäftigen. Es reicht nicht, dass Sie Bewerbende als passende Ergänzung für Ihr Team sehen. Sie müssen auch das Gefühl haben, dass Ihr Unternehmen ihren persönlichen und beruflichen Erwartungen entspricht.

Laut einer Analyse von Wifor.com sind folgende Merkmale besonders ausschlaggebend für die Attraktivität eines Arbeitgebers:

• Ein wertschätzendes Umfeld, das auf eine gesunde Work-Life-Balance achtet
• Eine gelebte Unternehmenskultur, die Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion fördert
• Klare Entwicklungsmöglichkeiten und Perspektiven zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

Employer Branding ist kein Nebenschauplatz, sondern ein strategischer Hebel zur Gewinnung der richtigen Talente. Achten Sie dabei nicht nur auf große Botschaften, sondern auch auf Details. Ihre Kommunikationskanäle, Ihre Social-Media-Aktivitäten und selbst der Ton in Stellenanzeigen prägen das Bild, das potenzielle Mitarbeitende von Ihnen haben.

Wer die Phase der Anziehung gezielt gestaltet, baut nicht nur Reichweite und Sichtbarkeit auf, sondern legt den Grundstein für ein langfristiges Vertrauen zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen.

Rekrutierung

Rekrutierung bildet zusammen mit der Anziehungsphase das Fundament für eine nachhaltige Employee Experience. Sie ist der Moment, in dem Interessierte nicht nur auf Ihre Organisation aufmerksam werden, sondern aktiv in Kontakt mit ihr treten. Die Phase beginnt mit der Bewerbung und endet mit der Annahme des Angebots durch die Kandidatin oder den Kandidaten. Schon hier entscheidet sich, wie Ihre Arbeitgebermarke wahrgenommen wird.

Für eine gelungene Rekrutierung sind vor allem folgende Aspekte entscheidend:

• Ein klar strukturierter und transparenter Prozess hilft, Unsicherheiten zu vermeiden und verhindert, dass qualifizierte Talente abspringen.
• Eine effiziente und zielgerichtete Auswahlstrategie stellt sicher, dass Sie Bewerbungen systematisch prüfen, Potenziale frühzeitig erkennen und keine vielversprechenden Kandidatinnen und Kandidaten übersehen.
• Ein professioneller Umgang mit allen Beteiligten stärkt Ihre Arbeitgebermarke. Dazu gehört, dass Sie auch Bewerberinnen und Bewerbern, die nicht weiter berücksichtigt werden, respektvoll und zeitnah antworten. So vermitteln Sie Wertschätzung und hinterlassen einen positiven Eindruck. Unabhängig vom Ausgang.

Darüber hinaus ist jede öffentliche Kommunikation Ihres Unternehmens Teil Ihrer Recruiting-Wirkung. Dennoch gibt es Kanäle, die sich besonders für die gezielte Ansprache von Talenten eignen. Nutzen Sie beispielsweise präzise formulierte Stellenanzeigen, eine authentische Karriereseite, digitale Plattformen für Fachkräfte sowie Veranstaltungen in Ihrer Branche, um gezielt mit potenziellen Mitarbeitenden in Kontakt zu treten.

Wer diese Phase professionell gestaltet, schafft von Beginn an Vertrauen und setzt den Ton für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

[.callout-small]  Weitere Einblicke ins Recruiting erhältst du in unserem Artikel: 7 Onboarding-Tipps zur Stärkung der Mitarbeiterbindung. [.callout-small]

Preboarding

Sobald die passende Kandidatin oder der passende Kandidat gefunden und das Angebot angenommen wurde, beginnt die nächste Phase: das Preboarding. Diese Phase umfasst die Zeitspanne zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag. Typischerweise stehen in diesem Zeitraum vor allem administrative Aufgaben im Fokus, die vor dem Start erledigt werden müssen. Doch Preboarding ist weit mehr als nur Papierkram.

Gerade in dieser frühen Phase haben Sie die Chance, eine erste emotionale Bindung zwischen dem neuen Mitarbeitenden und dem Unternehmen aufzubauen. Das hat großen Einfluss auf Motivation, Vertrauen und langfristige Verbundenheit.

Einige Maßnahmen, um diese Verbindung zu stärken:

• Vorstellung des Teams, der Büroräume sowie der Unternehmenskultur und Werte, noch vor dem ersten Arbeitstag
• Regelmäßiger Kontakt mit der neuen Person, um Fragen zu beantworten und das Gefühl von Verlässlichkeit zu vermitteln
• Transparente Kommunikation darüber, wie der erste Arbeitstag ablaufen wird, um Unsicherheit zu vermeiden und Orientierung zu geben

Auch wenn Preboarding auf den ersten Blick einfach wirkt, steckt organisatorisch viel dahinter. Es gilt, Unterlagen rechtzeitig zu verschicken und einzuarbeiten, Arbeitsmaterialien bereitzustellen, das Team vorzubereiten und einen klaren Einarbeitungsplan zu erstellen – zum Beispiel in Form eines 30-60-90-Tage-Plans.

Eine effiziente Möglichkeit, das Preboarding zu optimieren, ist die Nutzung einer digitalen Onboarding-Plattform. Wenn alle Aufgaben zentral auf einer Plattform gebündelt sind, vereinfacht das die Planung und den Ressourceneinsatz für HR und Führungskräfte. Gleichzeitig erhält die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter einen klaren Überblick über alle To-dos vor dem Start. Das sorgt für Sicherheit und einen gelungenen Einstieg.

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Onboarding

Der Begriff "Onboarding neuer Mitarbeitender" wird häufig als Oberbegriff verwendet, der sowohl Preboarding als auch Onboarding umfasst. Im engeren Sinne bezieht sich Onboarding jedoch auf den ersten Arbeitstag und die darauffolgende Einarbeitungszeit. Die Dauer des Onboardings kann variieren, von drei bis sechs Monaten und in manchen Fällen sogar bis zu einem Jahr. Wie schnell sich eine neue Person in ihrer Rolle zurechtfindet, hängt vom Aufgabenbereich und der bisherigen Berufserfahrung ab. In der Regel sind regelmäßige Feedback- und Entwicklungsgespräche über das erste Jahr hinweg vorgesehen.

Der Onboarding-Prozess lässt sich in mehrere Etappen unterteilen. Dazu gehören der erste Tag, die erste Woche sowie die ersten 30, 60 und 90 Tage. Diese Zeitpunkte eigneMitarbeiter-Onboarding: der ultimativeMitarbeiter-Onboarding: der ultimativen sich gut, um konkrete Ziele und Lerninhalte zu definieren, die in jeder Phase erreicht werden sollen.

Onboarding spielt eine zentrale Rolle für die langfristige Bindung von Mitarbeitenden. Studien zeigen, dass 64 Prozent der neuen Mitarbeitenden innerhalb des ersten Jahres kündigen würden, wenn ihre Onboarding-Erfahrung negativ war. Umgekehrt führen strukturierte Onboarding-Programme zu einer um 25 Prozent höheren Mitarbeiterbindung und vermeiden damit die hohen Kosten von Neubesetzungen.

Weitere Vorteile eines erfolgreichen Onboardings sind folgende:

• 82 Prozent höhere Bindung neuer Mitarbeitender
• 70 Prozent Produktivitätssteigerung
• Mehr Engagement. 51 Prozent der Mitarbeitenden geben an, dass ein positives Onboarding sie motivieren würde, über sich hinauszuwachsen (Quelle: Hays)

Wer also von Beginn an in seine Mitarbeitenden investiert, legt den Grundstein für langfristigen Erfolg. Ein gutes Onboarding sollte niemals unterschätzt werden, denn es ist eine Investition in Leistung, Motivation und Vertrauen.

Talent Management

Nach einem erfolgreichen Onboarding und der Eingewöhnung in die neue Rolle ist der Prozess noch lange nicht abgeschlossen. Jetzt beginnt die Phase des Talent Managements. In diesem Abschnitt geht es darum, dass Mitarbeitende ihre Fähigkeiten weiterentwickeln, ihr Potenzial entfalten und aktiv zum Unternehmenserfolg beitragen.

Wichtige Elemente des Talent Managements sind:

• Klare und offene Kommunikation durch regelmäßige Check-ins und Feedbackgespräche
• Zielvereinbarungen und kontinuierliche Evaluation, um sicherzustellen, dass die persönliche Entwicklung voranschreitet und die Mitarbeitenden ihr volles Potenzial im Unternehmen erreichen
• Motivationsfaktoren wie Weiterbildungsangebote, Mentoring-Programme und transparente Karrierepfade innerhalb der Organisation

Bindung

Sobald ein Mitarbeitender erfolgreich ins Unternehmen eingestiegen ist, sich weiterentwickelt und aktiv zum Unternehmenserfolg beiträgt, folgt die nächste wichtige Phase: die langfristige Bindung. Ziel ist es, ein Umfeld zu schaffen, in dem Talente bleiben möchten. Mitarbeitendenbindung ist entscheidend, um Know-how im Unternehmen zu halten und die hohen Kosten für Neubesetzungen zu vermeiden.

Ein hilfreicher Ansatz zur erfolgreichen Bindung von Mitarbeitenden ist das sogenannte 3-R-Modell:

• Respekt: Laut Umfragen ist der respektvolle Umgang durch Vorgesetzte einer der wichtigsten Faktoren für Mitarbeitende. Wer sich respektiert fühlt, hat eher den Wunsch, im Unternehmen zu bleiben.
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• Anerkennung: Fehlende Wertschätzung gehört zu den Hauptgründen für Demotivation im Arbeitsalltag (Quelle: Reward Gateway). Achten Sie darauf, Leistungen und Engagement regelmäßig anzuerkennen und sichtbar zu machen.
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• Belohnung: Es geht nicht nur ums Gehalt. Schon kleine Aufmerksamkeiten wie ein Gutschein oder zusätzliche Benefits können die Motivation und Loyalität von Mitarbeitenden spürbar steigern.

[.callout-small] Entdecke praktische Tipps in unserem Blog: Onboarding-Tipps für eine stärkere Mitarbeiterbindung.[.callout-small]

Reboarding

Einmal eingearbeitet heißt nicht für immer eingearbeitet, oder? Nicht ganz. Reboarding betrifft Mitarbeitende, die nach einer längeren Abwesenheit an ihren Arbeitsplatz zurückkehren, zum Beispiel nach einer Elternzeit oder einer Krankheitsphase. In solchen Fällen hilft Reboarding dabei, Mitarbeitende willkommen zu heißen und sie erneut in ihre Aufgaben und ihr Team zu integrieren.

Reboarding und Onboarding ähneln sich in der Bedeutung eines herzlichen Empfangs. Der Fokus beim Reboarding liegt jedoch stärker auf der erneuten Einführung, der Anpassung an das vorhandene Wissen und die bisherigen Erfahrungen sowie auf der Vermittlung wichtiger Neuerungen im Unternehmen.

Wichtige Aspekte eines gelungenen Reboardings sind:

• Eine rechtzeitige Vorbereitung auf den Wiedereinstieg, damit der erste Tag zurück nicht überfordert
• Die erneute soziale Integration durch das Wiederanknüpfen an das Team
• Aktuelle Informationen zu Veränderungen in der Struktur, bei Prozessen oder in den Aufgabenbereichen

Ein strukturiertes Reboarding sorgt dafür, dass Rückkehrende sich schnell wieder zurechtfinden und sich willkommen fühlen.

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Offboarding

Auch das beste Arbeitsverhältnis geht irgendwann zu Ende. Ob durch den Ruhestand oder neue berufliche Perspektiven, früher oder später verlässt jede Person das Unternehmen. Offboarding beschreibt die Phase zwischen der Kündigung und dem letzten Arbeitstag. Obwohl diese Phase im Employee Lifecycle oft übersehen wird, gibt es viele Möglichkeiten, sie positiv und strukturiert zu gestalten.

Ein gutes Offboarding umfasst mehrere wichtige Schritte. Besonders bedeutsam sind:

• Ein Abschlussgespräch, das dem Unternehmen wertvolle Einblicke gibt, wie die Bindung von Mitarbeitenden in Zukunft verbessert werden kann
• Ein gut geplanter Austritt, bei dem der Wissenstransfer rechtzeitig erfolgt und der Zugriff auf interne Systeme ordnungsgemäß beendet wird
• Ein persönlicher Abschied, etwa durch ein kleines Geschenk oder eine handgeschriebene Karte von Kolleginnen und Kollegen, damit sich die austretende Person geschätzt fühlt

Eine strukturierte Offboarding-Checkliste hilft dabei, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte umgesetzt werden. So gelingt ein reibungsloser Übergang für alle Beteiligten.

Unabhängig vom Grund des Ausscheidens trägt ein gut gestalteter Abschied wesentlich dazu bei, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Wer sich beim Verlassen eines Unternehmens respektvoll behandelt fühlt, spricht eher positiv darüber und empfiehlt es weiter. Das steigert die Arbeitgeberattraktivität und führt uns zurück zum Ausgangspunkt der Employee Journey, der Anziehung.

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Zentrale Erkenntnisse

Wie in diesem Blog dargestellt, besteht der Employee Lifecycle aus mehreren Phasen, die jeweils unterschiedliche Anforderungen und Chancen mit sich bringen. Wer diese Phasen erkennt und gezielt gestaltet, schafft die besten Voraussetzungen dafür, dass Mitarbeitende ihr volles Potenzial entfalten und eine langfristige Verbindung zum Unternehmen aufbauen.

Für Organisationen ist es entscheidend, jede Phase kritisch zu betrachten, von der Anziehung neuer Talente bis hin zum Offboarding. Nur so lässt sich ein Arbeitsumfeld schaffen, das engagierte, loyale und qualifizierte Mitarbeitende fördert.

Unternehmen, die gezielt in den Employee Lifecycle investieren, positionieren sich als attraktive Arbeitgeber für talentierte Fachkräfte. Das führt langfristig zu mehr Erfolg, höherer Produktivität und einer motivierten Belegschaft.