Hoe Gemeente Vught tijd bespaart én een warm welkom geeft

Uitdaging: Onboarding in een gemeentelijke organisatie

Werken bij een gemeente is anders dan bij een commercieel bedrijf. Het vraagt om begrip van bestuurlijke processen en ambtelijke structuren. Voor ervaren collega's is dit gesneden koek, maar voor nieuwe medewerkers zonder gemeente-ervaring vaak onwennig. Zonder goede begeleiding voelen nieuwe medewerkers zich al snel overweldigd - zeker als ze ook nog moeten ontdekken waar de koffieautomaat staat of hoe het intranet werkt.

Dit is een uitdaging voor iedere gemeente, en die werd nog iets groter bij de gemeente Vught na de samenvoeging met Helvoirt in 2021. Er kwamen toen in één keer 30 nieuwe collega’s en 5.000 nieuwe inwoners bij. Het doel van de onboarding was duidelijk: nieuwe medewerkers een warm welkom geven, info op een leuke manier overbrengen, ‘simpele’ zorgen verminderen en hen enthousiasmeren voor hun nieuwe werkomgeving.

‍

Oplossing: gefaseerde onboarding voor blijvend effect

De oplossing kwam in de vorm van een slimme combinatie van digitale voorbereiding en persoonlijke begeleiding. Nog vóór hun eerste werkdag krijgen alle nieuwe collega's toegang tot een app vol essentiële kennis. “Hier leren ze niet alleen hoe besluitvorming werkt bij de gemeente, maar ontdekken ze ook praktische zaken, zoals: waar vind ik de kantine en hoe kan ik printen?”, vertelt Rick van Buul, HR-adviseur bij Gemeente Vught.

De app geeft antwoord op die eerste cruciale vragen, zodat nieuwe collega's met vertrouwen kunnen beginnen. Dit zorgt voor minder eerste-dag-stress en meer ruimte voor echte verbinding.

“Het is leuk als je tijdens de preboardingfase nieuwe medewerkers al enthousiast kan maken voor het dorp; nog vóór ze er gaan werken. Daarnaast moet de onboarding vooral een leuke tijd zijn zonder zorgen. Je wilt niet dat het enthousiasme voor die nieuwe baan wordt belemmerd door ‘simpele’ zorgen voor de eerste werkdag. De Appical-app helpt ons hierbij.” - Noor Zoontjes (betrokken bij de opzet van de app)

Het grote voordeel? HR en buddy’s hoeven niet langer alle basisinformatie zelf uit te leggen. Doordat medewerkers al weten waar ze belangrijke zaken kunnen vinden en hoe bepaalde processen werken, kunnen ze sneller productief worden. Bovendien voorkomt deze aanpak de valkuil van traditionele onboarding: een overvolle eerste dag waarop zoveel informatie wordt gedeeld dat belangrijke details alsnog verloren gaan.

‍

Onboarding op en na de eerste werkdag

“Na de digitale voorbereiding neemt een buddy - meestal een collega met dezelfde functie - het over voor de praktische begeleiding”, vertelt Rick. “Met behulp van een inwerkschema weet deze precies welke systemen en processen uitgelegd moeten worden. Deze aanpak werkt efficiënter omdat HR geen kennis heeft over functiespecifieke details.”

Een hoogtepunt is de introductiedag met rondrit door de gemeente. “Op locaties als Kamp Vught, de PI Vught en de IJzeren Man zien nieuwe medewerkers direct waar hun werk toe leidt. Dit geeft beleidsadviseurs een concreet idee bij de maatschappelijke impact van hun werk - het antwoord op de vraag ‘waar doe je het eigenlijk voor?’.”

‍

Resultaten: tijdsbesparing en enthousiaste collega’s

• HR bespaart tijd doordat basisvragen al in de app beantwoord zijn
• Buddy’s hebben meer ruimte voor eigen werk en kwalitatieve begeleiding
• Nieuwe medewerkers zijn sneller productief en voelen zich direct welkom
• Praktische informatie in de app neemt 'simpele zorgen' weg voor de start
• Hoger enthousiasme door goede eerste indruk (score 10/10 voor eerste werkdag)

“De app levert ons vooral in de beginfase veel tijd op, omdat nieuwe collega’s al veel informatie in de app tot hun beschikking hebben en dit al voor hun eerste dag zelf kunnen bekijken. Daarom zijn andere collega’s minder tijd kwijt met inwerken van nieuwe medewerkers.” 

“Voor HR betekent dit minder vaak dezelfde vragen, voor buddy’s efficiënter werken, en voor de hele organisatie: medewerkers die sneller productief zijn en zich meteen onderdeel voelen van het team.”

De impact reikt verder dan praktisch gemak "Met onze evaluatievragenlijsten houden we goed in de gaten hoe nieuwe medewerkers het programma ervaren. De app krijgt van hen gemiddeld een 4.8 op een schaal van 5 als beoordeling. De app voegt dus voor zowel de organisatie als nieuwe medewerkers waarde toe aan de inwerkperiode.” 

Maar het meest sprekende resultaat is misschien wel de 10/10 score voor hoe goed nieuwe collega's zich ontvangen voelen op hun eerste werkdag. “Zo'n positieve start is cruciaal - het bevestigt hen dat ze de juiste keuze hebben gemaakt om bij ons te komen werken."

"De app bespaart veel tijd in de beginfase, omdat nieuwe collega’s toegang hebben tot een schat aan informatie en deze voor hun eerste dag zelfstandig kunnen bekijken. Bestaande collega’s zijn daarom minder tijd kwijt met inwerken van nieuwe medewerkers."

‍

Feedback van medewerkers

• "Laatst hoorde ik een collega zeggen dat het inwerken een stuk sneller ging omdat de nieuwe collega in kwestie al veel informatie via de app had ontvangen."
• ‘’Heel fijn om alle praktische vragen waarvan je denkt ‘ik zie het wel’, al vooraf beantwoord te krijgen!’’
• ‘’Handig om op deze manier informatie mee te krijgen die voor de huidige medewerkers vanzelfsprekend is en vaak wordt vergeten te delen met nieuwe medewerkers.’’