onboarding

Hoe schrijf je een creatief out-of-office bericht voor de feestdagen? - Tips en voorbeelden

Appical Team
Jessica Heijmans
15 december 2023
7
min lezen
Inhoudsopgave
Het opstellen van een out-of-office bericht is vaak het laatste puntje op je to-do lijst, waardoor er weinig tijd overblijft voor creativiteit. Maar met wat planning kun je een bericht creëren dat niet alleen praktisch is, maar ook leuk om te lezen. En laten we vooral niet vergeten dat het seizoen is aangebroken om wat kerstvreugde te verspreiden. In deze blog post vind je 5 tips en voorbeelden om een feestelijk out-of-office bericht te schrijven.

Algemene richtlijnen: Wat moet er in je out-of-office bericht staan?

Bij het opstellen van je out-of-office (afgekort: OOO) mail is het belangrijk om rekening te houden met de algemene richtlijnen en verwachtingen. In het algemeen bestaat een afwezigheidsbericht uit deze onderdelen:

  • Een zin die aangeeft dat je afwezig bent 
  • De specifieke data/tijdsperiode waarin je afwezig bent
  • Contactinformatie van iemand die kan helpen indien nodig
  • Een afsluiting
  • Onderwerpregel

Een voorbeeld hiervan is:

Onderwerp: Out-of-office

Hallo [naam],

Bedankt voor je e-mail. Helaas ben ik momenteel niet op kantoor en zal ik niet beschikbaar zijn tot dd/mm/jjjj. Als je hulp nodig hebt tijdens mijn afwezigheid, neem dan gerust contact op met mijn collega via colleague@example.com.

Vriendelijke groeten,

[jouw naam]

Een prima out-of-office bericht. Maar het is wel een beetje saai, toch? In deze blog geven we je wat inspiratie voor een bericht in kerstsfeer. Maar laten we eerst even kijken naar de do's en don'ts van out-of-office e-mails.

De do's en don'ts van out-of-office berichten

Voordat we beginnen met het creatieve deel, delen we een aantal zaken om rekening mee te houden bij het opstellen van je out-of-office bericht:

✅ Check eerst het beleid van je bedrijf voor out-of-office berichten, of laat je bericht goedkeuren door je manager.

✅ Overweeg om twee aparte OOO-berichten in te stellen - één voor interne collega's en één voor externe contacten.

✅ Ken je publiek. Als je werkmails doorgaans vrij formeel zijn (of je specifieke branche dat is), dan kun je je out-of-office bericht beter ook wat meer ingetogen houden.

❌ Deel niet teveel in je mail. Houd er rekening mee dat iedereen het kan zien, inclusief vreemden, spammers en zelfs oplichters. Dus houd je persoonlijke details voor jezelf en kondig niet aan dat je huis leeg staat.

❌ Let op spelfouten. Je wil tenslotte niet de hele week dezelfde taal- of grammaticafouten blijven versturen, toch?

❌ Beloof niet zomaar de hulp van een collega zonder toestemming. Vraag het eerst even aan hem of haar!

Nu we de belangrijkste zaken hebben behandeld, kunnen we ons focussen op het creatieve gedeelte. 

Het perfecte out-of-office bericht voor de kerstperiode 

In dit gedeelte van de blog vind je een heleboel voorbeelden. We hebben ze ingedeeld op basis van de verschillende secties in een out-of-office e-mail: algemene boodschap, contactinformatie, datum van terugkeer, afsluiting en onderwerpregel. Je kunt ervoor kiezen om slechts één sectie op te leuken of alles aan te passen. 

Tip 1. Algemene boodschap: omarm de kerstsfeer 

Geef je out-of-office bericht een feestelijk tintje. Speelse verwijzingen naar kersttradities of kerstnummers kunnen een creatieve touch toevoegen. 

Kerstreferenties

In plaats van simpelweg te zeggen dat je niet op kantoor bent, kan je een referentie naar kerst toevoegen aan je bericht. Maak er een verhaaltje van, zoals: "In de kerstperiode vind je mij op de bank met een mok vol warme chocolademelk in mijn handen. Ik zit weer achter mijn bureau op dd/mm/jjjj!"

Kerstfilmcitaten

Wie houdt er (stiekem) niet van kerstfilms? Voeg een referentie naar jouw favo film toe. "It's a Home Alone situation here! Ik laat het kantoor even achter, maar ik beloof dat ik snel terugkom om al jouw vragen te beantwoorden.”

Kerstliedjes 

Geef je out-of-office wat muzikale vibes met een verwijzing naar een klassiek kerstlied. Channel je innerlijke Mariah Carey, George Michael of Michael Bublé met iets als: "Rockin' around the out-of-office tree tot dd/mm/jjjj!”

Meer voorbeelden:

  • "Dashing through the snow… tot [datum]. Ik spreek je na de kerst!" 🎄
  • Ik ben op een winters avontuur. Je kunt me vinden op de schaatsbaan, sneeuwpoppen bouwend (hopelijk) en warme chocolademelk drinkend. Ik wens je een seizoen vol vreugde en warmte!"
  • "Walking in a winter wonderland.... en even een pauze van kantoor! ❄️ Ik ben weg tot [terugkomstdatum]."
  • "All I want for Christmas is... een break! 😉 Ik ben afwezig tot [terugkomstdatum]. Als je meteen hulp nodig hebt, bel dan met [naam collega]!"
  • "Ik ben afwezig tot 2 januari. In de tussentijd ga ik genieten van veel kerstfilms en ben ik bezig met het voorbereiden van een feestmaal. (Hier is mijn favoriete recept voor Gingerbread als je in de stemming wilt komen!)"

Tip 2. Verwijs naar een contactpersoon

Verwijs naar een alternatieve contactpersoon die klaarstaat om te helpen, voor het geval de afzender direct antwoord nodig heeft. Hier zijn enkele suggesties om een kersttintje toe te voegen.

Voorbeelden:

  • "Heb je een dringende vraag? Neem dan contact op met [naam collega] via [e-mail collega] of [naam collega] via [e-mail collega]. Zij zullen hun (kerst)magie laten werken voor jou!"
  • "Terwijl ik weg ben, zal onze eigen kerstelf, genaamd [naam collega], aan je zijde staan. Voor dringende zaken kan je hem/haar bereiken via [e-mail collega]."
  • "Terwijl ik op de kerstmarkt rondloop, houdt mijn geweldige collega Bob het fort goed in de gaten."
  • “Vrees niet, de kerstelfjes - oftewel: mijn geweldige collega’s - staan voor je klaar! Als je snel een antwoord nodig hebt, neem dan contact op met mijn collega [naam collega]. Zij helpt je graag tijdens mijn afwezigheid!"

Tip 3. Terug aan het werk: Laat de lezer weten wanneer je weer bereikbaar bent 

Neem je een pauze tijdens dit feestseizoen, dan is het voor de afzender wel zo fijn om te weten wanneer ze een antwoord kunnen verwachten. Hierbij een aantal suggesties om deze boodschap op een creatieve manier over te brengen.

Voorbeelden:

  • "Volgend jaar ben ik er weer, klaar om nieuwe uitdagingen aan te gaan en nog meer koffie te drinken. Ik kan niet wachten! Tot ziens op [datum van terugkeer]."
  • "Ik ben even van de radar om mijn goede voornemens voor het nieuwe jaar te bedenken. Een van mijn eerste voornemens is om op [datum van terugkeer] jouw e-mail te beantwoorden. Stay tuned!”
  • “Op dit moment zit ik bedolven onder een lading cadeautjes op de bank. Je kunt mij weer in actie vinden op [datum van terugkeer], helemaal opgeladen voor het nieuwe jaar!"

Tip 4. Voeg een feestelijke groet toe 

In plaats van een simpele "Met vriendelijke groet", kan je een leuke kerstgroet aan je mail toevoegen.

Voorbeelden:

  • "Prettige feestdagen van ons allemaal bij [Naam bedrijf]".
  • “Happy ho-ho-holidays!”
  • “Ik wens je geweldige dagen, een mooie jaarwisseling en vooral een lege inbox bij terugkeer.”

Tip 5. Vergeet je onderwerpregel niet

Last but not least: kies een pakkende onderwerpregel voor je afwezigheidsmelding. Een aantal ideeën.

Voorbeelden:

  • "Out-of-office, in de Christmas spirit"
  • "Tijd voor een break – Out-of-office"
  • "Ho Ho Ho, wacht even - ik kom terug na de feestdagen!"
  • “Even mijn batterijen opladen voor het nieuwe jaar - Out of office”
  • "'Tis the season, voor mijn vakantie!”

Onthoud, het belangrijkste is om plezier te hebben, je creativiteit te laten vloeien en natuurlijk de belangrijkste informatie te vermelden. Gebruik deze voorbeelden ter inspiratie, neem ze met een korreltje zout en wees niet bang om je persoonlijke touch toe te voegen.

Fijne feestdagen! ✨

Deel deze post

Sluit je aan bij 6.956 HR- en onboardingspecialisten

Ontvang al ons laatste onboardingnieuws in jouw inbox. Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief.

Gerelateerde blogs

Meer weten over onboarding? Bekijk onze andere blogs
5 min lezen

Onboarding rond de kerstdagen: zo geef je nieuwe medewerkers een feestelijk welkom

Onboarding tijdens de feestdagen: hoe geef je nieuwe medewerkers een warm welkom? Ontdek 9 feestelijke tips voor inwerken rond de kerstdagen.

5 min lezen

10 x Best Practices in HR en Onboarding: Inzichten opgedaan bij Onboard Amsterdam 2023

Ontdek de 10 best practices op het gebied van HR, onboarding en Learning & Development (L&D) die marktleiders delen op Onboard Amsterdam 2023.

5 min lezen

Onboarding woordenboek: 45 veelgebruikte termen & definities uitgelegd

Leer de belangrijkste onboarding-termen. Van AI-tools tot hybride onboarding: verbeter uw Medewerker onboarding door moderne terminologie te gebruiken.