Onboarding woordenboek: 45 veelgebruikte termen & definities uitgelegd

Onboarding A-Z: een overzicht van 45 veelgebruikte termen

AI-gedreven tools

AI-gedreven tools zijn technologieën die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie om taken efficiënter en nauwkeuriger te kunnen uitvoeren dan mensen. Zo kunnen ze bijvoorbeeld helpen bij data-analyse, klantenservice, en het automatiseren van (HR)taken. Deze tools leren van data en worden na verloop van tijd beter in hun werk, waardoor ze zelfstandig beslissingen kunnen nemen.

Wil je meer weten over hoe je AI kunt gebruiken bij onboarding? Bekijk onze Appical AI pagina.

ATS (Applicant Tracking System)

Een applicant tracking system (ATS) is een softwaretoepassing die bedrijven helpt bij het beheren van het volledige wervingsproces. Taken die met het ATS kunnen worden uitgevoerd zijn onder andere het maken en publiceren van vacatures, kandidaten uitnodigen, kandidaten afwijzen, zoeken naar talent, e-mailen, enz.

Attrition (personeelsverloop)

Er is sprake van verloop wanneer mensen hun baan bij het bedrijf opzeggen en niet onmiddellijk worden vervangen. Het is een normaal onderdeel van werkend leven en kan om verschillende redenen gebeuren. Soms gaan mensen met pensioen, andere keren kiezen ze ervoor om ontslag te nemen of worden ze ontslagen. Het kan gunstig zijn doordat er ruimte wordt gemaakt voor nieuwe talenten, maar hoge verloopcijfers kunnen wijzen op diepere problemen binnen de organisatie.

Check-in

Als we het over inwerken hebben, is een check-in een soort geplande inhaalsessie. Een moment voor nieuwe Medewerkers om met hun managers of HR om de tafel te gaan zitten om te zien hoe het gaat. Ze kunnen praten over hun voortgang, eventuele verwarring wegnemen en ervoor zorgen dat alles verloopt zoals gepland met hun onboarding. Het stimuleert constructieve feedback, bevordert de betrokkenheid en helpt om problemen in een vroeg stadium op te sporen en op te lossen.

Content-gedreven onboarding

Deze aanpak richt zich op het leveren van relevante en boeiende content aan nieuwe medewerkers. Denk aan materialen zoals handleidingen, video's, gidsen en tutorials om nieuwe medewerkers kennis te laten maken met de bedrijfscultuur, beleid en taken. Het doel is om eenvoudig te begrijpen, consistente en uitgebreide bronnen te bieden die nieuwe medewerkers helpt om snel te integreren in hun nieuwe omgeving.

Crossboarding

Crossboarding is het proces waarbij bestaande werknemers overstappen naar nieuwe rollen binnen dezelfde organisatie. De overeenkomst met onboarding is dat het om activiteiten gaat die helpen om stress te verminderen, kennis uit te breiden en werknemers voor te bereiden op langdurig succes in hun nieuwe functie. Crossboarding is een goede manier om getalenteerde werknemers blij en gemotiveerd te houden door ze groeikansen te bieden, terwijl je ook bespaart op externe werving.

Data-gedreven onboarding

Bij data-driven onboarding (ook wel: datagedreven onboarding) worden meetbare gegevens en statistieken gebruikt om het onboardingproces voor nieuwe medewerkers te verbeteren. Door analytics te gebruiken, kunnen werkgevers successen bijhouden en meten, verbeterpunten identificeren en het proces voortdurend verbeteren.

Digitale onboarding

Digitaal onboarden is het proces waarbij online tools en technologieën worden gebruikt om nieuwe werknemers in het bedrijf te verwelkomen en hen te helpen zich snel aan te passen aan hun functie. Het kan gaan om online documentatie, video's, trainingsmodules en interactieve tools om nieuwe werknemers te helpen hun taken en bedrijfsbeleid te begrijpen en om contact te maken met hun nieuwe collega's. Hierdoor kunnen organisaties het proces stroomlijnen, personaliseren, de informatie aantrekkelijker en toegankelijker maken en de productiviteit vanaf het begin bevorderen.

Bekijk de manieren waarop je je digitale onboarding kunt verbeteren met Appical.

E-learning

E-learning, ook wel bekend als online leren of digitaal leren, is een leermethode waarbij educatieve inhoud en cursussen online worden aangeboden via internet of een intranet. Het omvat verschillende formats zoals webinars, online cursussen, video's en quizzen. Met e-learning kunnen individuen op hun eigen tempo en op een flexibele manier leren, ongeacht tijd en locatie.

Employee Engagement (medewerkersbetrokkenheid)

Medewerkersbetrokkenheid verwijst naar de emotionele toewijding die een medewerker heeft ten opzichte van de organisatie en haar doelen. Wanneer medewerkers betrokken zijn, zijn ze productiever en dragen ze bij aan betere bedrijfsresultaten. Betrokkenheid omvat niet alleen tevredenheid, maar ook actieve participatie, enthousiasme en afstemming op de bedrijfsdoelstellingen.

Employee journey (of lifecycle)

De employee journey volgt de weg van een persoon in een bedrijf, van recruitment tot vertrek. Denk aan stappen als aanwerving, onboarding, training, groei, behoud en vertrek. Het begrijpen van deze cyclus kan bedrijven helpen om de werknemerservaring te verbeteren, de jobtevredenheid te vergroten en de algehele bedrijfsprestaties te verbeteren.

Employee satisfaction (medewerkerstevredenheid)

Werknemerstevredenheid is een essentieel aspect dat zich richt op het tevredenheidsgevoel en geluk dat werknemers ervaren met betrekking tot hun baan en werkomstandigheden. Het is een belangrijk onderdeel van de algehele werknemerservaring en kan een aanzienlijke invloed hebben op hun motivatie, productiviteit en loyaliteit aan de organisatie.

Employee transitions (medewerkerstransities)

Medewerkerstransities zijn fasen van verandering in de loopbaan van een individu, zoals promoties, rolwisselingen of verschuivingen tussen afdelingen. Succesvol management van dergelijke transities zorgt voor een soepele voortgang en bevordert voortdurende groei en ontwikkeling van medewerkers.

Executive onboarding

Executive onboarding richt zich op het assimileren van leiders op hoog niveau, zoals C-suite executives of managers, in een nieuwe organisatie. Dit is belangrijk omdat leidinggevenden een cruciale rol spelen bij het vormgeven van de cultuur, waarden en visie van het bedrijf. Het doel is ervoor te zorgen dat leidinggevenden goed zijn voorbereid zijn om bij te dragen aan het succes van het bedrijf.

Gamification

Gamification voegt spelachtige functies en leuke activiteiten toe aan werkprocessen. Dit maakt dingen leuker en interactiever en stimuleert de motivatie, de betrokkenheid en het leerproces. Dit verbetert uiteindelijk de algehele Medewerker ervaring. Een van de manieren om gamification te introduceren is door VR te gebruiken bij het inwerken.

HRIS (Human Resource Information System)

HRIS is een gecentraliseerd digitaal platform dat verschillende HR-functies automatiseert, verwerkt en beheert. De taken die het aanpakt, zijn onder andere recruitment, salarisadministratie en personeelsdossiers. Het kan ook handig zijn bij het stroomlijnen van administratieve taken en het verstrekken van inzichtelijke data voor besluitvorming.

Hybride onboarding

Krijg het beste van twee werelden met hybride onboarding! Het draait allemaal om het combineren van digitale tools met persoonlijke interacties om Medewerkers in te werken die zowel op afstand als op locatie werken. Hybride onboarding pakt unieke uitdagingen aan die een traditioneel onboardingproces mogelijk niet dekt. Met de verwachte groei van hybride modellen van 42% in 2021 tot 81% in 2024(AT&T), wordt het steeds belangrijker om hybride onboardingpraktijken te integreren in organisaties.

Inclusieve onboarding

Inclusieve onboarding bevordert diversiteit, gelijkheid en waardering voor de verschillende achtergronden, vaardigheden en behoeften van medewerkers. Het draait allemaal om het ontwerpen van programma's die elk individu erkennen, waarderen en ondersteunen gedurende hun inwerktraject.

Lees deze blog voor ideeën over hoe je je inwerkproces meer inclusief kunt maken.

Inductie/introductie

Inductie verschilt van onboarding omdat het een eenmalige gebeurtenis is, terwijl onboarding een uitgebreid proces is dat 3 maanden duurt. Inductie heeft als doel om nieuwe werknemers vertrouwd te maken met het basisbeleid, de procedures, de cultuur en de werkomgeving van de organisatie, waarbij essentiële informatie wordt behandeld en de overgang naar de bedrijfsstructuur wordt vergemakkelijkt. Dit gebeurt meestal op de eerste dag en kan tot 5 dagen duren.

Integraties

Integratie is de mogelijkheid om verschillende soorten websites, applicaties, tools en richtlijnen met elkaar te verbinden (met behulp van API's). Zo kunnen de systemen informatie delen en updates aan elkaar verstrekken. Met een digitaal onboardingplatform zoals Appical kun je de onboardigreis vereenvoudigen en tijd besparen op repetitieve HR-taken door het te integreren met tools die je vaker gebruikt, zoals HRIS, ATS-systemen of andere softwareoplossingen, zoals e-signing.

ISO-gecertificeerd

ISO staat voor International Organization for Standardization. Gecertificeerd zijn door de ISO geeft aan dat jouw bedrijf een onafhankelijke audit heeft ondergaan en conformiteit heeft aangetoond met de nieuwste kwaliteitsprocesnormen van de International Standards Organization. Voor onboardingplatforms is de ISO 27001-certificering van belang, die zich richt op informatieveiligheidsmanagementsystemen.

KPI's (Key Performance Indicators)

KPI's zijn meetbare waarden die door bedrijven worden gebruikt om hun voortgang naar specifieke doelen bij te houden. Ze helpen teams te begrijpen hoe goed ze presteren en zo geïnformeerde beslissingen te nemen. Je kunt KPI's zien als scorekaarten die laten zien of je op de goede weg bent. Wat betreft het onboardingproces is het gunstig om doelen te meten en in te stellen op basis van belangrijke metrics zoals de betrokkenheidsscore (eNPS), het retentiepercentage van nieuwe medewerkers en de voltooiingsgraad van je onboardingapp.

Lijnmanager

Een lijnmanager is iemand die rechtstreeks toezicht houdt op het werk van medewerkers en verantwoordelijk is voor hun prestaties. Ze zijn vaak het eerste aanspreekpunt voor werknemers en behandelen dagelijkse managementtaken.

LMS (Learning Management System)

Een LMS is een digitale tool die wordt gebruikt voor het organiseren, volgen en bieden van online leermogelijkheden en training. Het helpt bij het leveren van educatieve cursussen of trainingsprogramma's. Over het algemeen is het een manier voor bedrijven om een educatieve hub te creëren en leren op één plek te beheren.

Offboarding

Offboarding is het gestructureerde proces van het vertrek van een medewerker bij een bedrijf. Het omvat essentiële stappen zoals kennisoverdracht, exit-interviews en administratieve taken. Het doel is ervoor te zorgen dat het vertrek uit de organisatie positief en professioneel verloopt.

Onboarding

Onboarding is het proces waarbij een organisatie nieuwe medewerkers kennis laat maken met het bedrijf en hen een warm welkom geeft. Het is een overkoepelende term voor het volledige traject dat de nieuwe medewerker doorloopt. Goed inwerken helpt jouw nieuwe medewerkers te slagen en zich comfortabel te voelen terwijl ze de cultuur en het beleid van de organisatie leren kennen. Het draait allemaal om nieuwe medewerkers gemotiveerde, productieve en zelfverzekerde leden van het team te maken.

Onboarding automatiseren

Het automatiseren van je onboardingproces houdt in dat je gebruikmaakt van technologie om het inwerken van een nieuwe medewerker in een organisatie te stroomlijnen en te standaardiseren. Taken die je kunt automatiseren zijn bijvoorbeeld het invullen van papierwerk, het aanbieden van informatie en trainingen of een gepersonaliseerd welkomstbericht. Dit proces verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar verbetert ook de ervaring van medewerkers door hen sneller en effectiever productief te laten worden.

Onboarding buddy

Een onboarding buddy verwijst naar een bestaande medewerker die optreedt als mentor voor nieuwe medewerkers tijdens het inwerken. Deze persoon biedt begeleiding, ondersteuning en kameraadschap en helpt nieuwkomers bij het navigeren door het bedrijfslandschap en het opbouwen van connecties. Dit proces helpt direct een gevoel van verbondenheid te bevorderen en verbetert daarmee de algehele onboardingervaring. Nieuwe medewerkers die hun onboarding buddy 8 keer ontmoeten in de eerste 90 dagen geven aan 97% productiever te zijn (SHRM)!

Lees ons onboarding buddy e-book voor meer informatie.

Onboarding journey

De onboarding journey bestrijkt de volledige duur van het het inwerkproces van een medewerker - van recruitment tot volledige productiviteit. Hieronder vallen preboarding, oriëntatie, training en doorlopende ondersteuning door regelmatige check-ins.

Onboarding mijlpalen

Onboarding mijlpalen zijn cruciale checkpoints of prestaties die door de nieuwe medewerker samen met de manager worden opgezet om vooruitgang te meten, het succes van de onboarding-inspanningen te evalueren en gebieden voor verbetering te identificeren om het inwerktraject te verbeteren.

Onboardingplatform/app

Een onboardingplatform of -app is een digitaal hulpmiddel dat het inwerkproces vergemakkelijkt en stroomlijnt. Je kunt er informatie delen, interactief leren toepassen, communiceren en de voortgang registreren. Het grootste voordeel is dat je al vanaf het moment van tekenen je nieuwe medewerker kan informeren en betrekken bij de organisatie. En de nieuwe medewerker kan zelf bepalen wanneer hij of zij ermee aan de slag gaat.

Oriëntatie

Hoewel oriëntatie en inwerken verwante processen zijn, hebben ze een verschillende reikwijdte. Onboarding heeft een bredere focus en gaat verder dan integratie in het team en de rol. Oriëntatie is de eerste fase van onboardingprogramma en is bedoeld om nieuwe medewerkers te voorzien van cruciale informatie over het bedrijf, hun rol, het beleid en eventuele administratieve vereisten waaraan ze moeten voldoen. Het vormt de basis voor een naadloze overgang naar hun nieuwe functie.

Persoonlijke onboarding

Persoonlijke onboarding past inwerkervaringen aan op de unieke achtergrond, functie of locatie van een individu, waardoor een op maat gemaakt leerpad en een meer betekenisvol integratieproces ontstaan.

Preboarding

Preboarding is de sleutel tot een succesvol inwerkproces. Dit begint al vóór de eerste werkdag van de nieuwe medewerker en overbrugt de kloof tussen het moment van tekenen en het daadwerkelijk beginnen. Tijdens de preboarding kunnen medewerkers alvast papierwerk afronden, maar ook leren over de organisatie en collega’s leren kennen. Dit zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker zich vanaf het begin meer welkom, geïnformeerd en enthousiast voelt om deel uit te maken van de organisatie!

Pulse check

Pulse checks zijn periodieke evaluaties die de welzijn, voortgang, betrokkenheid en tevredenheid van een nieuwe medewerker meten tijdens hun inwerkproces. Op deze manier krijg je als organisatie continu feedback en kan je blijven verbeteren.

Reboarding

Reboarding richt zich op medewerkers die terugkeren naar de werkplek na een langdurige afwezigheid, zoals ouderschapsverlof of een sabbatical. Het zorgt voor een soepele re-integratie door te focussen op veranderingen in de organisatie, vaardigheden en kennis bij te werken en connecties met collega’s te hernieuwen.

Remote onboarding

Remote onboarding is het proces van het inwerken van nieuwe medewerkers die op afstand werken. Je kunt hierbij digitale tools en interacties gebruiken om connecties te vormen, begeleiding te bieden en op maat gemaakte leerervaringen te creëren.

Retentie (personeelsbehoud)

Retentie richt zich op strategieën die personeelsverloop verminderen en loyaliteit bevorderen. Denk aan het creëren van een fijne werkomgeving, groeikansen, erkenning, ondersteuning en tevredenheid.

Seizoensgebonden onboarding

Seizoensgebonden onboarding is van toepassing op tijdelijke medewerkers en richt zich op snelle integratie in een organisatie tijdens periodes van hoge vraag. Het behandelt efficiënt essentiële beleidsregels, taken en training die uniek zijn voor de tijdelijke aard van de baan.

Storytelling

Storytelling is een krachtig hulpmiddel in het inwerkproces omdat het de nieuwe medewerker (emotioneel) meeneemt in het inwerktraject. Door storytelling te gebruiken in je onboardingproces, kan je de nieuwe medewerker informeren over de organisatie, de geschiedenis, waarden, doelen, successen en uitdagingen. Het is een manier om complexe informatie op een leuke manier over te brengen, te inspireren en het makkelijker te maken om de info te onthouden. Door verhalen te vertellen begrijpen nieuwe medewerkers het 'waarom' achter het bedrijf en worden ze gemotiveerder om bij te dragen.

Tijdgevoelige inhoud

Tijdgevoelige inhoud verwijst naar onboardingmaterialen die binnen specifieke tijdsvensters moeten worden geleverd. Met als grootste voordeel dat nieuwe medewerkers niet worden overspoeld met informatie. Het optimaliseert de leerervaring van medewerkers door relevante en kritische informatie te verstrekken wanneer deze het meest nodig is. Denk aan het delen van de makkelijkste weg naar het kantoor, de dresscode of lunchopties in de dagen voor de start van de medewerker.

Tijd-tot-productiviteit

Tijd-tot-productiviteit verwijst naar de tijd die het kost voordat een medewerker optimale productiviteit bereikt, beïnvloed door factoren zoals onboarding, training, en culturele integratie.

Welkomstpakket

Een welkomstpakket is een verzameling benodigde materialen en leuke extra’s om nieuwe medewerkers welkom te heten. Vaak bevat het merkmerchandise, essentiële documenten, je laptop en ander introductiemateriaal. Je kan het zo creatief maken als je zelf wilt!

7 C's - Compliance, Clarification, Confidence, Culture, Connection, Checkback, Creativity

Dit zijn de bouwstenen van een goed onboardingproces, opgesteld door Talya Bauer. Laten we er even kort doorheen gaan:

• ‍Compliance: Vertel nieuwe medewerkers over belangrijke regels, bedrijfsbeleid en veiligheidsregels. Dit voorkomt beginnersfouten en maakt het voor hen makkelijker om zich aan te passen aan de werkwijze van jouw bedrijf.
• Clarification: Vergroot het vertrouwen van je team door duidelijkheid te scheppen over hun rol, teamdynamiek en bedrijfsdoelen. Transparantie kweekt vertrouwen en stelt hen in staat om op hun best te presteren.
• Culture: Toon de essentie van je bedrijfscultuur, inclusief kledingvoorschriften, waarden en missie. Dit helpt medewerkers hun doelen af te stemmen op het hart van het bedrijf.
• Connection: Betekenisvolle relaties zijn cruciaal voor behoud en betrokkenheid. Niet alleen tussen nieuwe medewerkers en hun collega's, maar ook met het management en het bedrijf als geheel. Sterke verbindingen verbeteren samenwerking op de werkplek en dragen bij aan een succesvolle inwerkervaring.
• Checkback: Inwerken is een marathon, geen sprint. Periodieke check-ins bieden waardevolle inzichten in de ervaringen en uitdagingen van je nieuwe medewerkers en zorgen voor betrokkenheid. Zo kan jij je onboardingervaring nog beter maken.
• Confidence: Stimuleer een cultuur waarin nieuwe medewerkers zich vrij voelen om hun ideeën te uiten. Dit kan tot innovatieve oplossingen leiden en een probleemoplossende mentaliteit bevorderen. Vertrouwen vertaalt zich ook in een grotere aantrekkelijkheid en behoud van getalenteerde professionals.
• Creativity: Creativiteit brengt zelfs de meest alledaagse taken tot leven. Moedig innovatie aan door creatieve inwerkprogramma's met storytelling en interactieve activiteiten. Door creativiteit te stimuleren, is de kans groot dat medewerkers belangrijke informatie beter onthouden en zich meer betrokken voelen.

-30-30-60-90 plan

Je kunt een -30, 30, 60, 90 dagenplan zien als een gestructureerd actieplan voor nieuwe medewerkers, die hen gedurende de eerste drie maanden op de juiste koers houdt. Het helpt hen om hun output te maximaliseren in de eerste 90 dagen van hun nieuwe functie, in lijn met de doelen van het bedrijf. Door focus en concrete, haalbare doelen te definiëren in elke fase van het plan, laat je de overgang naar een nieuwe organisatie soepeler en sneller verlopen.

Als je meer wilt weten over het maken van een -30-30-60-90 plan en de voordelen ervan voor je organisatie wilt begrijpen, bekijk dan onze eGuide met sjabloon.

Samengevat, een goede onboarding is de sleutel tot een succesvolle organisatie. Maar dan moet je wel weten waar je het over hebt. Met deze 45 termen en concepten in je gereedschapskist, kun je een effectieve onboardingervaring creëren die nieuwe medewerkers verwelkomt, ondersteunt en betrokken maakt.

‍