Onboarding tijdens de zomervakantie: Hoe geef je nieuwe medewerkers een warm welkom?

De uitdagingen van onboarding tijdens de zomervakantie

• Collega's zijn out-of-office: Een veel voorkomend probleem tijdens de zomermaanden is de afwezigheid van belangrijk personeel dat doorgaans verantwoordelijk is voor het inwerken en verwelkomen van nieuwe medewerkers. Denk aan HR, administratief personeel of IT.
• Leeg kantoor: tijdens de zomermaanden kan het op kantoor vaak ijzig stil zijn. Uit onderzoeken van het CBS blijkt dat ongeveer 10 miljoen Nederlanders in het hoogseizoen op vakantie gaan. Met zoveel mensen op vakantie kan het kantoor onpersoonlijk aanvoelen en is het moeilijker voor nieuwe teamleden om zich direct thuis te voelen.
  

• Minimale taken om aan te pakken: De zomervakantie kan ook een rustigere periode qua werkdruk met zich meebrengen, wat zowel een zegen als een uitdaging kan zijn voor het inwerken van nieuwe medewerkers. Hoewel het gunstig kan zijn om meer tijd beschikbaar te hebben voor het inwerken, kan het ook een uitdaging zijn om zinvolle taken te vinden waaraan nieuwe medewerkers kunnen werken.

Gelukkig kunnen deze obstakels worden overwonnen met zorgvuldige planning en creativiteit. Dit zijn onze tips:

‍

7 Tips voor Onboarding tijdens de zomervakantie

1. Plan vooruit alsof je aan het inpakken bent voor vakantie

Vooruit plannen is je geheime wapen als het gaat om het inwerken van nieuwe werknemers tijdens de zomervakantie. Identificeer de belangrijkste afhankelijkheden in het inwerkproces en werk eromheen. Heb je iemand nodig voor de IT-oriëntatie? Controleer hun vakantieschema en pas de startdatums daarop aan. Of vraag andere Medewerkers om het over te nemen.

Als je weet wie wat moet doen om een nieuwe medewerker in de organisatie te introduceren, kun je beter omgaan met mogelijke problemen als gevolg van de afwezigheid van belangrijk personeel.

2. Standaardiseer onboarding voor een soepele afhandeling

Nu je de belangrijkste afhankelijkheden en personeelsleden hebt geïdentificeerd, kun je bepaalde onboardingtaken standaardiseren. Onderdelen van het onboardingproces kunnen worden geautomatiseerd om de afhankelijkheid van specifieke personen te verminderen. Door duidelijke workflows en documentatie te hebben, kun je een consistente onboardingervaring bieden. Zelfs als belangrijk personeel niet beschikbaar is.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat Peter van HR normaal gesproken de administratie regelt. Terwijl hij geniet van een margarita op het strand (geluksvogel), kan een geautomatiseerd systeem zorgen voor het papierwerk. Zo belandt er niets tussen wal en schip.

3. Bereid je voor op succes met preboarding

Wacht niet tot de eerste werkdag om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen. Preboardingactiviteiten kunnen ervoor zorgen dat nieuwe werknemers zich al voor hun eerste werkdag betrokken, enthousiast en verbonden voelen met de organisatie.

Laat je teamleden voor de vakantie contact opnemen met je nieuwe aanwinst. Bijvoorbeeld met persoonlijke berichten via LinkedIn of andere communicatiekanalen. Laat ze wat liefde zien door informatie te delen over de bedrijfscultuur, welkomstpakketten te sturen of ze zelfs online voor te stellen aan hun toekomstige collega's. Het is als een virtueel voorproefje van hun nieuwe werkgezin! Het is als een virtuele sneak peek in hun nieuwe werkfamilie!

4. Rol de rode loper uit op dag één (zelfs zonder de hoofdrolspelers)

Je wilt je nieuwe medewerkers direct onderdeel van een team laten voelen. Maar hoe doe je dat als je belangrijke spelers - de toekomstige teamgenoten van de nieuwe medewerkers - afwezig zijn op die belangrijke eerste dagen? Geen zorgen, met een beetje coördinatie kun je nog steeds een warm welkom bieden op dag één.  

Je eerste stap? Zorg ervoor dat er iemand beschikbaar is om de nieuwe medewerkers te begroeten, een rondleiding te geven en hen te voorzien van kantoorbenodigdheden (inclusief een welkomstpakket). Een vriendelijk gezicht en een oprechte begroeting zorgen ervoor dat nieuwe medewerkers zich op hun gemak voelen. En het zet de toon voor een positieve onboardingervaring.

Daarnaast is het belangrijk om wat tijd in te plannen voor één-op-één meetings met andere collega's die aanwezig zijn op kantoor. Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers de kans krijgen om verbinding te maken met zoveel mogelijk teamleden.

5. Maak gebruik van de kracht van onboarding buddies

Stel je eens voor: je hebt net een nieuwe medewerker aangenomen en het grootste deel van het team is op vakantie. Om het gemis van de rest van het team tijdens de zomervakantie te compenseren, is het belangrijk om intensiever contact te leggen tussen de nieuwe medewerker en de onboarding buddy. De buddy kan een waardevolle gids zijn, die de nieuwe medewerker helpt om de weg te vinden in de organisatie en zich verbonden te voelen. Moedig de buddy aan om regelmatige check-ins in te plannen, zodat de nieuwe medewerker zich niet alleen voelt.

Leer hoe je een onboarding buddy-systeem implementeert met onze'Onboarding Buddy Toolbox'

6. Houd de nieuwe medewerker op de hoogte (met communicatiekanalen van het team)

Hoe houd je nieuwe medewerkers goed op de hoogte over het onboardingproces tijdens de afwezigheid van het team? Er is een eenvoudige oplossing: voeg ze toe aan de communicatiekanalen! Of je nu een groepschat of een samenwerkingsplatform als Slack gebruikt, het toevoegen van de nieuwe werknemer aan deze kanalen zorgt ervoor dat ze op de hoogte blijven van teamactiviteiten en discussies.<br>

7. Pas het onboardingproces aan en omarm de zomerse vibes

Het is belangrijk om rekening te houden met de laid-back sfeer van het zomerseizoen bij het inwerken van nieuwe medewerkers. Tijdens de zomervakantie is de werkdruk meestal wat lager, wat betekent dat nieuwe werknemers mogelijk minder taken of projecten hebben om aan te werken.

Dit kan gunstig zijn voor het inwerkproces. Met minder drukke dagen heb jij meer tijd om nieuwe medewerkers. En de nieuwe medewerker heeft meer tijd om alle nieuwe informatie op te nemen en te settelen in hun nieuwe rol.

Dat was het! Met deze tips ben je goed op weg om het onboardingproces tijdens de zomervakantie tot een succes te maken. We wensen je een succesvolle en stressvrije zomer!

‍

‍