Van de expert: hoe je de verschillende rollen in employee onboarding ondersteunt

Hoe zorg je ervoor dat iedereen die een rol heeft in het onboardingproces betrokken is, samenwerkt en weet wat er van hun rol wordt verwacht?
Stacey, Onboarding Leader bij een wereldwijd IT-bedrijf, deelt haar ervaringen en advies met ons. En laat zien waarom gedeelde verantwoordelijkheid loont.

Een consistente onboardingervaring wereldwijd

Geboren uit de visie ‘amazing people first experiences leveren verrijkt met technologie’, staat het onboardingprogramma bij Stacey’s organisatie volledig in het teken van de nieuwe medewerker. Hun onboardingervaring bestaat uit een medewerkerswebsite, manager- en buddywebsites, wereldwijde oriëntatie-events en de Appical-app. “We willen ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers alle tools en middelen hebben die ze nodig hebben, zonder ze te overladen.”

“Vanuit een wereldwijd perspectief moeten we een consistente ervaring bieden. We willen dat iedere nieuwe medewerker dezelfde ervaring krijgt. Maar omdat we een wereldwijd team zijn, hebben we niet alle inzichten van elk kantoor en kennen we niet alle details van ieders baan.”

“We hebben slechts drie mensen in het onboardingteam, volledig toegewijd aan onboarding, en we begeleiden zo’n 10.000 nieuwe medewerkers per jaar. Dus we moeten vertrouwen op functies verspreid over het hele bedrijf.”

Welke rollen zijn er in het onboardingprogramma?

Wie zijn de belangrijkste spelers in de onboarding journey van dit wereldwijde bedrijf? Laten we kijken naar de rol van de manager, de buddy, het onboardingteam en andere partners.

1. De manager als katalysator

Managers spelen een cruciale rol in het onboardingproces. Zij hebben vaak het beste zicht op de taken van de nieuwe medewerker en hun directe collega’s, en brengen veel tijd met hen door. Daarmee kunnen zij de onboardingervaring persoonlijker maken.

Om dit te ondersteunen hebben Stacey en haar team een speciale managerswebsite opgezet met alle tools die ze nodig hebben. “We willen dat managers de juiste dingen op het juiste moment doen.”

“Onze managers hebben ook een roadmap. Hun journey start zodra de nieuwe medewerker het aanbod accepteert, want onboarding begint eigenlijk op het moment dat iemand zijn of haar contract tekent. En het eindigt na de eerste 90 dagen. De manager kan de ervaring helemaal afstemmen op de nieuwe medewerker.”

👉 Tip: bekijk onze onboarding checklist voor managers om te zien wat jouw onboardingprogramma moet bevatten!

2. De onboarding buddy als lokale gids

De welkomstcommissie moet verder gaan dan alleen de manager, zeker nu veel bedrijven hybride werken. Hier komt de buddy in beeld: een collega die fungeert als steunpilaar tijdens de hele onboardingervaring.

“Onboarding buddies zijn meestal collega’s op dezelfde locatie. Om hen te ondersteunen gebruiken wij een speciale buddywebsite. Daar vinden ze een video van onze global head of talent acquisition en global head of employee experience die benadrukken: dit is een belangrijke rol. Want dat is het ook.”

“Verder vinden buddies er hun verantwoordelijkheden, een checklist, activiteiten voor de preboarding en de eerste 90 dagen, en tips om een goede buddy te zijn. Ook geven we duidelijk aan wat ze níét hoeven te doen (buddy boundaries). Een buddy hoeft geen beste vriend te worden; hun rol is om de nieuwe medewerker te helpen de juiste tools te vinden en praktisch te ondersteunen.”

👉 Meer weten? Bekijk onze onboarding buddy toolbox!

3. Het onboardingteam als verbindende factor

Veel andere medewerkers zijn betrokken bij het onboardingproces. Het is belangrijk dat iedereen goed samenwerkt. Bij Stacey’s bedrijf gaat het om teams als IT, corporate real estate (werkplek regelen), benefits en payroll.

“Een van de sterke punten van ons onboardingprogramma is ons geweldige team. We beheren samen een procesmailbox. Als een buddy of manager iets mist, kan de medewerker ons altijd mailen. Er is altijd iemand bereikbaar.”

Samenwerken loont

Onboarding als gedeelde verantwoordelijkheid blijkt succesvol. “We doen regelmatig surveys onder nieuwe medewerkers en managers en analyseren maandelijks onze metrics. Het resultaat waar we het meest trots op zijn, is het antwoord van nieuwe medewerkers na 90 dagen op de vraag: ‘Ik heb de juiste beslissing genomen om bij dit bedrijf te komen werken’. Daar scoren we 4,8 op een schaal van 5!”

“We zijn trots op die score, maar nog belangrijker is dat we inzicht krijgen in verbeterpunten. Zo ontdekken we waar medewerkers moeite mee hebben en signaleren we problemen. In de survey is ruimte voor opmerkingen van nieuwe medewerkers. Al die feedback koppelen we terug naar de juiste afdeling. Zo verbeteren we continu onze processen en profiteert iedereen daarvan.”

De belangrijkste lessen

“De grootste les die we hebben geleerd: als je onboarding goed doet, creëer je een ambassadeur voor je bedrijf. De ervaring van een nieuwe medewerker vormt hun startpunt voor hun loopbaan bij het bedrijf. Dat betekent dat ze, zelfs als ze later een andere functie of werkgever hebben, zich nog steeds herinneren hoe ze zich op dag één welkom voelden.”

“Gooi niet zomaar een onboardingprogramma in elkaar. Een goede ervaring kost tijd. Toen wij ons programma lanceerden, hadden we onze tools klaar. Maar zelfs na de lancering kun je blijven bouwen en verbeteren. Je hoeft niet perfect te zijn om te starten, maar je moet wel voorbereid zijn.”

👉 Ontdek meer best practices in onze klantverhalen.