De 11 meest voorkomende onboarding fouten (en zo voorkom je ze)

De hoge kosten van slechte onboarding 

Wist je dat slechts 12% van de medewerkers vindt dat hun organisatie goed werk levert bij het inwerken van nieuwe medewerkers (Gallup)? Volgens Hibob is 64% van de medewerkers geneigd om binnen het eerste jaar te vertrekken als hun onboarding negatief is. Met een gemiddelde kostenpost van $4000 en 24 dagen aan tijd voor het vervangen van een medewerker (Glassdoor), heeft dit een grote impact op je bedrijf. Best alarmerend, toch?

Maar hier is het goede nieuws – het hoeft niet zo te zijn. Door deze 11 cruciale onboarding fouten te vermijden, kun je de onboardingervaring van nieuwe medewerkers verbeteren en je bedrijf tijd en geld besparen.

De 11 meest voorkomende onboarding fouten 

Om je te helpen deze valkuilen te vermijden, hebben we een lijst samengesteld van de 11 meest voorkomende onboarding fouten en hoe je ze kunt voorkomen. Dit zijn ze:

1. Onboarding uitstellen: starten met onboarding op de eerste werkdag
2. Niet voorbereid zijn op de eerste werkdag van een nieuwe medewerker
3. Onduidelijke doelen en verwachtingen
4. Te veel informatie in één keer
5. De bedrijfscultuur niet overbrengen
6. Gebrek aan sterke ondersteuning en betrokkenheid van de manager
7. Een ongestructureerd onboardingproces
8. Onboarding verwarren met oriëntatie
9. Geen focus op teamrelaties
10. Een one-size-fits-all aanpak (niet personaliseren van onboarding)
11. Geen feedbackmogelijkheden voor medewerkers

Laten we dieper ingaan op elk probleem én de oplossingen.

1. Onboarding uitstellen

❌ Fout: Laten we eerlijk zijn—een nieuwe baan beginnen is al stressvol genoeg zonder dat je het gevoel hebt dat je in het duister tast. Helaas missen veel bedrijven de plank door preboarding volledig over te slaan. 

In een onderzoek van Vlerick Talmundo gaf 64% van de medewerkers aan dat ze geen preboarding hadden. Geen wonder dat zoveel nieuwe medewerkers zich niet betrokken en onvoorbereid voelen!

✅ Hoe je het goed doet: begin de reis met preboarding! 

Preboarding is niet zomaar een leuk extraatje; het is een game-changer. Je kunt een enorm verschil maken in de beleving en het succes van je nieuwe medewerker door voor de eerste werkdag te starten met onboarden. Je nieuwe medewerkers zijn beter voorbereid en voelen zich daardoor meer betrokken en welkom.

Een paar tips:

• Stuur papierwerk zo vroeg mogelijk: Geef nieuwe medewerkers een voorsprong door de benodigde formulieren van tevoren te sturen. Zo kunnen ze het papierwerk afhandelen voor de eerste werkdag.
• Stuur een welkomstmail: Houd contact met je nieuwe medewerker en stuur een leuke welkomstmail vanuit de manager met een warm welkom en belangrijke details voor de eerste week.
• Teamintroducties: Regel een videocall zodat je nieuwe medewerker het team kan ontmoeten en op de eerste werkdag begroet wordt door bekende gezichten.
• Virtuele rondleiding door het kantoor: Deel een virtuele tour zodat ze vertrouwd raken met de indeling van het kantoor - of andere werkplek - voordat ze arriveren.
• Deel informatie van tevoren: Geef toegang tot een online platform waar ze op hun eigen tempo kunnen leren over de cultuur, waarden en beleidsregels van je bedrijf. Voeg praktische details toe—dresscode, parkeerinformatie en wat ze op de eerste dag moeten meenemen. Instant stressverlichting!

‍

2. Onvoorbereid op de eerste werkdag van een nieuwe medewerker

❌ Fout: Stel je voor—je nieuwe medewerker komt aan op kantoor, alleen om erachter te komen dat het team vandaag vanuit huis werkt. Oeps! En de laptop en inloggegevens? Die staan helaas niet klaar. Nu heb je een verwarde medewerker die geen toegang heeft tot belangrijke systemen. Niet de beste eerste indruk, toch?

✅ Hoe je het goed doet: voorbereiding is de sleutel

Een goed voorbereid onboardingproces en een warm welkom laten je nieuwe medewerker zien dat je blij bent dat ze er zijn en zetten een positieve toon voor hun tijd bij je bedrijf.

Zo doe je het goed:

• Schema voor de eerste dag: Maak een duidelijk plan voor de eerste werkdag en deel dit met iedereen die erbij betrokken is. Zorg ervoor dat hun nieuwe team er is om hen te verwelkomen, zelfs als het een thuiswerkdag is.
• Zet de werkplek klaar (online en offline): Zorg ervoor dat hun laptop klaar is, systemen zijn geïnstalleerd, accounts zijn aangemaakt en inloggegevens op de eerste dag gedeeld worden.
• Warm welkom: Laat je nieuwe medewerkers zich speciaal voelen! Versier hun werkplek, geef een welkomstpakket en voeg een persoonlijk bericht toe.

‍

3. Onduidelijke doelen en verwachtingen

❌ Fout: Slechts 50 procent van de werknemers wereldwijd weet wat er van hen verwacht wordt op het werk (Gallup). Wauw! Daar valt veel te winnen. Zonder duidelijke doelen en verwachtingen kunnen nieuwe medewerkers moeite hebben om hun rol te begrijpen en succesvol te zijn.

✅ Hoe je het goed doet: duidelijke doelen & verwachtingen stellen

Duidelijke verwachtingen zijn cruciaal voor nieuwe medewerkers om het goed te doen in hun nieuwe rol. Als medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt, kunnen ze hun taken beter uitvoeren en hun doelen bereiken. Hier kan je in verschillende fasen van het onboardingproces aandacht aan besteden:

1️⃣ Prehire-fase: Je kunt niet vroeg genoeg beginnen met de juiste verwachtingen creëren. Zorg ervoor dat functiebeschrijvingen gedetailleerd en eerlijk zijn en bespreek de verwachtingen over de rol in de sollicitatiegesprekken.

2️⃣ Preboarding-fase: Communiceer teamrollen, deel bedrijfsinformatie en beschrijf typische werkdagen. Dit is ook een goed moment om praktische details te delen.

3️⃣ Eerste week: Geef nieuwe medewerkers een schema voor hun eerste weken, inclusief data voor geplande trainingen, vergaderingen, check-ins en evenementen. 

4️⃣ In de eerste maand: Laat zien hoe hun vaardigheden bijdragen aan de bedrijfsdoelen. Controleer regelmatig of nieuwe medewerkers hun rol begrijpen en pak eventuele verwarring direct aan.

[.callout-small]Ontdek meer tips voor “verduidelijking” in je onboardingproces.[.callout-small]

‍

4. Te veel informatie in één keer

❌ Fout: Het kan verleidelijk zijn om je nieuwste teamlid meteen te overladen met alle informatie die ze nodig hebben om snel aan de slag te gaan. Maar dit werkt vaak averechts—je nieuwe medewerker raakt overweldigd, weet niet waar te beginnen en vergeet het meeste weer. Te veel informatie in korte tijd kan leiden tot verwarring en frustratie.

✅ Hoe je het goed doet: Deel de informatie geleidelijk

Verspreid het onboardingproces over een aantal weken of maanden, zodat nieuwe medewerkers de informatie geleidelijk en effectief kunnen opnemen. 

Bijvoorbeeld: het is handig voor nieuwe medewerkers om van tevoren te weten wie hun teamleden zijn, maar kennismaken met collega's uit andere afdelingen kan wachten tot de eerste week. 

Continue training

Training is geen eenmalige gebeurtenis. Medewerkers hebben voortdurende oefening en ondersteuning nodig om de kennis eigen te maken. Bied mentorschap en een digitaal kennisplatform of handboek aan, waar nieuwe medewerkers informatie opnieuw kunnen bekijken wanneer dat nodig is. Regelmatige check-ins zijn ook cruciaal om de voortgang te monitoren en hulp te bieden tijdens het onboardingproces.

Tip: Gebruik een digitaal onboardingplatform om informatie stap voor stap te delen, zodat nieuwe medewerkers in hun eigen tempo kunnen leren en alles kunnen teruglezen. Voeg een lijst met bedrijfsjargon en een smoelenboek toe om hen te helpen hun team en het bedrijf te leren kennen.

‍

5. De bedrijfscultuur niet overbrengen

❌ Fout: Stel je voor dat je een nieuwe baan begint en je het idee hebt dat je in een vreemd land bent. Je kent de ongeschreven regels niet, de gedeelde grappen of de waarden waar iedereen zich aan lijkt te houden. Dit is hoe het voelt voor nieuwe medewerkers als de bedrijfscultuur niet duidelijk wordt gecommuniceerd.

Een van de grootste fouten bij onboarding is het negeren van het belang van culturele integratie. Als nieuwe medewerkers niet weten wat de bedrijfscultuur is, voelen ze zich niet betrokken en onzeker over hun plek binnen het team.

✅ Hoe je het goed doet: maak de ongeschreven regels duidelijk

Het overbrengen van de bedrijfscultuur kan lastig zijn omdat het vaak om onbewuste gedragingen gaat. Maar je kunt dit wel overbrengen door in elke fase aandacht te besteden aan organisatiecultuur:

• Begin vroeg: Al tijdens het sollicitatiegesprek. Ga dieper in op wat kandidaten waarderen in een werkplek om ervoor te zorgen dat dit past bij wat jij biedt.
• Tijdens preboarding: Deel inzichten over de cultuur van je bedrijf, zoals normen, waarden, verhalen en voorbeelden die je werkplek definiëren. Dit geeft nieuwe medewerkers een idee van wat ze kunnen verwachten
• Onboarding: Wijs een buddy aan voor de nieuwe medewerker. Deze collega biedt doorlopende ondersteuning en biedt een ‘safespace’ om dagelijkse vragen te stellen. Een buddy kan helpen de kloof te overbruggen tussen de officiële regels en de ongeschreven regels die je werkplek definiëren.

Vergeet niet dat het integreren van de bedrijfscultuur verder gaat dan het delen van het officiële handboek. Breng over wat je organisatie uniek maakt en help nieuwe medewerkers de ongeschreven regels te begrijpen. 

‍

6. Gebrek aan ondersteuning en betrokkenheid van managers

❌ Fout: Waarschijnlijk ben je bekend met de uitspraak "mensen verlaten geen bedrijven, ze verlaten managers." Hier zit een kern van waarheid in—uit een recente studie blijkt dat 40% van de respondenten aangaf dat ze een baan verlieten vanwege een slechte relatie met hun manager (Corndel).

Helaas laten veel managers het afweten als het gaat om ondersteuning en input tijdens onboarding. Onboarding wordt vaak gezien als "een HR-ding", maar het vereist input van meerdere partijen, vooral van managers. 

Managers moeten een actieve rol spelen in onboarding om positieve relaties op te bouwen en nieuwe medewerkers de ondersteuning te geven die ze nodig hebben om succesvol te zijn.

Onderzoek van Gallup toont aan dat wanneer managers betrokken zijn, medewerkers hun onboarding 3,4x vaker als uitstekend beoordelen.

✅ Hoe je het goed doet: zorg dat managers vanaf de start betrokken zijn

De beste investering die een manager kan maken is tijd, vooral in die cruciale eerste weken. Zoek al contact met je nieuwe medewerker vóór hun eerste werkdag. Een simpel welkomstbericht kan hen het gevoel geven dat ze gewaardeerd worden en enthousiast maken om bij het team te komen.

Plan vervolgens regelmatige check-ins om successen te vieren en uitdagingen aan te pakken. Deze meetings geven nieuwe medewerkers de kans om vragen te stellen en managers de gelegenheid om begeleiding en regelmatige feedback te geven. 

Door doorlopend het gesprek aan te gaan, kun je ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers zich ondersteund en betrokken voelen, waardoor de kans kleiner wordt dat ze vertrekken vanwege problemen met hun manager.

[.callout-small] Meer tips? Lees de onboarding-gids voor managers. [.callout-small]

‍

7. Een ongestructureerd onboardingproces

❌ Fout: Sommige nieuwe medewerkers hebben een geweldige onboarding, terwijl anderen al blij moeten zijn met een mailtje waarin hun startdatum staat. Bij veel bedrijven verschilt het onboardingproces per manager, wat voor verschillende ervaringen zorgt. 

Zonder duidelijke richtlijnen creëren managers of andere verantwoordelijken vaak hun eigen processen of slaan ze onboarding helemaal over. Hierdoor kunnen nieuwe medewerkers belangrijke informatie over de structuur en cultuur van het bedrijf missen. Het resultaat? Nieuwe medewerkers voelen zich verloren en niet verbonden, wat hun start moeilijk maakt en jouw werkgeversmerk schaadt.

✅ Hoe je het goed doet: standaardiseer je onboardingproces

Zorg voor een gestandaardiseerd onboardingproces dat elke nieuwe medewerker een consistente en goede start geeft. Dit zorgt voor een uniforme introductie in je bedrijf en cultuur, terwijl je tijd bespaart door routinetaken te automatiseren.

Hier zijn een paar tips om een gestandaardiseerd onboardingproces te creëren:

• Maak een onboarding checklist: Stel een lijst op met alle taken die je nieuwe medewerker moet uitvoeren
• Stel automatische herinneringen en berichten in: Gebruik automatisering om herinneringen voor belangrijke taken en welkomstberichten te sturen.
• Ontwikkel standaard trainingsmodules: Gebruik e-learning of persoonlijke sessies om de belangrijkste onderwerpen te behandelen.
• Automatiseer routinetaken: Gebruik software om administratieve taken te regelen.
• Deel bedrijfsinformatie digitaal: Gebruik een onboardingplatform om belangrijke bedrijfsinformatie aan elke nieuwe medewerker te geven.

‍

8. Onboarding verwarren met oriëntatie

❌ Fout: Onboarding, dat is het invullen van formulieren en de loonadministratie regelen, toch? Sommige bedrijven verwarren onboarding met oriëntatie, maar dit is niet hetzelfde. Oriëntatie is het administratieve deel: HR-papierwerk, loonadministratie, IT-configuraties en veiligheidstraining. Belangrijk? Zeker! Maar dit is slechts het begin.

Onboarding gaat dieper in op de bedrijfscultuur, doelen en het leren kennen van collega’s. Het kan drie maanden tot een jaar duren. Als je deze twee begrippen door elkaar haalt, mis je de kans om nieuwe medewerkers volledig in het bedrijf te integreren, waardoor ze slecht voorbereid zijn en zich minder verbonden voelen.

✅ Hoe je het goed doet: Ga verder dan oriëntatie

Regel de basis snel en efficiënt – zoals papierwerk, loonadministratie, software-installaties en veiligheidstraining. Doe dit bij voorkeur al vóór de eerste werkdag, zodat nieuwe medewerkers zich kunnen richten op het grotere geheel zodra ze beginnen.

Onboarding gaat verder dan oriëntatie en is een doorlopend proces. Het omvat alles om onderdeel van het bedrijf te worden: van het opbouwen van relaties en het begrijpen van de bedrijfscultuur tot het beheersen van de nieuwe rol en het stellen van lange termijn-doelen.

We leggen het je graag verder uit: in deze gids vind je tips over het creëren van een succesvol onboardingproces.

‍

9. Geen focus op teamrelaties

❌ Fout: Stel je voor: het is de eerste werkdag van je nieuwe collega. Hij of zij loopt nerveus binnen en vraagt zich af: "Wie zijn mijn teamgenoten? Vangt iemand mij op?" De manager, druk bezig, heeft het team niet op de hoogte gebracht van de nieuwe collega. Op het laatste moment krijgt een onvoorbereide collega de taak om hem of haar rond te leiden, maar verder moet de nieuwe medewerker het zelf uitzoeken.

Zonder een warm welkom of bekende gezichten voelt de nieuwe medewerker zich ongemakkelijk en ongezien. Geen aandacht besteden aan het opbouwen van relaties tussen collega’s, kan serieuze gevolgen hebben. 

94% van de werknemers zegt dat ze productiever zijn als ze zich verbonden voelen met hun collega's. Bovendien is 96% van de medewerkers met goede connecties tevreden met hun huidige rol, vergeleken met slechts 60% van de medewerkers die deze connecties missen (Enboarder). Mensen die zich verbonden voelen, blijven ook langer in hun functie.

Een beste vriend op het werk hebben maakt medewerkers 7x meer betrokken en verhoogt de werktevredenheid met 50% (Gallup).

✅ Hoe je het goed doet: Stimuleer sterke relaties voor de eerste werkdag

Aandacht besteden aan het opbouwen van relaties tussen collega’s, kan een groot verschil maken in de ervaring van je nieuwe medewerker. Zo pak je het aan:

• Bereid het team voor: Informeer je team ruim van tevoren over de komst van de nieuwe collega en moedig ze aan om welkomstberichten te sturen.
• Wijs een buddy aan: Vraag iemand uit - of buiten - het team om de nieuwe collega te begeleiden en geef duidelijke verantwoordelijkheden. Zo heeft de nieuwe collega altijd iemand om op terug te vallen.
• Zorg voor bekende gezichten: Deel een document met foto's, rollen en leuke weetjes over teamleden. Dit zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker zich niet verloren voelt op de eerste dag.
• Ontmoet elkaar voor de eerste werkdag: Organiseer een teamuitje of een informele bijeenkomst voordat de nieuwe collega begint. Dit helpt om het ijs te breken en geeft nieuwe collega’s  meteen het gevoel dat ze erbij horen.
• Geef ruimte voor koffieafspraken: Moedig je nieuwe medewerkers aan om informele meetings met collega's te plannen om elkaar en hun rollen beter te leren kennen.

‍

10. De one-size-fits-all aanpak 

❌ Fout: Het is fantastisch als je onboardingproces soepel en automatisch verloopt – goed gedaan! Het standaardiseren van bepaalde elementen is efficiënt en bespaart tijd, waardoor nieuwe medewerkers een consistente ervaring krijgen. Maar hier is het addertje onder het gras: deze aanpak werkt maar tot op zekere hoogte.

Wanneer je onboardingproces te algemeen is, mist het de specifieke behoeften van verschillende rollen, negeert het de unieke uitdagingen van diverse afdelingen en houdt het geen rekening met de vereisten van medewerkers op verschillende locaties. Dit gebrek aan personalisatie kan leiden tot minder betrokkenheid en een langzamere integratie in het team.

✅ Hoe je het goed doet: personaliseer je onboarding 

Begin met een onboardingproces dat de basis dekt – met algemene informatie die iedereen hoort te kennen, zoals bedrijfscultuur, waarden en missie. Pas daarna de informatie aan op de specifieke context van de nieuwe medewerker:

Rol/afdeling

Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers kennismaken met belangrijke teamleden, inzicht krijgen in workflows en de doelen van de afdeling begrijpen, zodat ze hun rol in het grotere geheel zien. Stem de training af op specifieke verantwoordelijkheden en vaardigheden, zodat je nieuwe medewerkers de tools hebben om succesvol te zijn in hun rol.

Locatie

Besteed aandacht aan de unieke aspecten van elke werklocatie, of het nu gaat om verschillende werkplekken (met verschillende indelingen), regionale beleidslijnen of specifieke lokale gebruiken. En vergeet de thuiswerkers niet – organiseer virtuele rondleidingen of videogesprekken met het team om hen betrokken en verbonden te laten voelen.

Individu

Ga een stap verder met gepersonaliseerde accenten in je onboardingproces. Voeg bijvoorbeeld een klein cadeautje of voucher toe aan het welkomstpakket dat aansluit bij de interesses of voorkeuren van de nieuwe medewerker.

Tip: Met het Appical onboardingplatform kan je specifieke content "taggen", zodat elke rol, afdeling en locatie relevante informatie ontvangt.

‍

11. Geen feedbackmogelijkheden voor medewerkers

❌ Fout: Je hebt misschien een geweldig onboardingproces en verwelkomt nieuwe medewerkers vol vertrouwen, maar weet je ook hoe zij zich erbij voelen? Waren ze tevreden met het tempo? Ontbrak er iets cruciaals? Als je nooit om feedback vraagt, weet je het niet en kun je dus ook niet verbeteren. Hetzelfde geldt voor feedback aan je nieuwe medewerkers: als zij niet weten hoe ze het doen, kunnen ze ook niet beter worden.

✅ Hoe je het goed doet: vraag regelmatig naar de onboardingervaring van je nieuwe collega's

Hebben je nieuwe medewerkers iets gemist? Hebben ze suggesties? Deze vragen laten zien dat je hun input waardeert en helpen je om je onboardingproces te verfijnen. Gebruik verschillende methoden, zoals enquêtes via een onboardingapp, e-mails of 1-op-1-gesprekken om feedback te verzamelen. 

Tip: Stuur een e-mail ter voorbereiding vóór deze gesprekken, zodat medewerkers de tijd hebben om hun gedachten te ordenen en constructieve feedback te geven.

Vind meer tips over het verzamelen van feedback in deze blog.

Conclusie

Dat was het! 11 onboarding fouten die je echt niet wilt maken. Door deze veelvoorkomende valkuilen te vermijden en te zorgen voor een gestructureerd, ondersteunend en boeiend onboardingproces, creëer je een fantastische ervaring voor nieuwe medewerkers. Dit leidt tot betere retentie, hogere productiviteit en een gelukkiger, hechter team. En een geweldige onboardingervaring legt de basis voor langdurig succes en tevredenheid. Maak er werk van!

[.callout-small]Benieuwd naar de pijnpunten in jouw onboardingproces? Boek een gratis onboarding assessment.[.callout-small]

‍

Deze blog is voor het eerst gepubliceerd op 25 oktober 2022, en geüpdatet op 16 juli 2024.