Guía práctica de onboarding para gerentes: cómo liderar incorporaciones con éxito

Seguramente hayas escuchado la frase: “Las personas no dejan las empresas, dejan a sus jefes”. En el contexto español, esta idea cobra aún más sentido. Según el III Estudio Pluxee sobre Retos y Tendencias en Recursos Humanos 2025, el 52 % de los empleados estaría dispuesto a cambiar de empresa este año. Esta tendencia es especialmente fuerte entre los más jóvenes: un 74 % de la Generación Z y un 60 % de los Millennials se plantea activamente buscar nuevas oportunidades laborales en 2025.

Como gerente, tienes un papel determinante en que una nueva incorporación decida quedarse o marcharse en los primeros meses. Tu implicación en el proceso onboarding no es solo un gesto de bienvenida, sino una inversión estratégica: cuanto más acompañado se sienta un nuevo miembro del equipo, más rápido alcanzará su rendimiento y más probabilidades habrá de que permanezca en la empresa a largo plazo. No se trata de dedicar grandes bloques de tiempo, sino de saber cómo y cuándo estar presente. Con pequeñas acciones bien pensadas, puedes generar una experiencia positiva desde el primer día y reforzar tu liderazgo de forma tangible.

¿Por qué el onboarding debería de ser una prioridad para los gerentes?

Desarrollar un buen onboarding es una actividad crucial que debe de ejecutar con excelencia un gerente, ya que marca el inicio de la relación con su nuevo equipo y tiene un impacto directo en la satisfacción y permanencia del talento. Un error frecuente es delegar por completo este proceso en un solo empleado o en un buddy, sin involucrarse personalmente. Aunque estas figuras son valiosas, no pueden reemplazar el papel esencial del gerente: la conexión con su líder directo sigue siendo el mayor determinante del bienestar laboral.

Ahora bien, no siempre se trata de desinterés. La mayoría de los gerentes enfrentan agendas muy ajustadas y, aunque valoran la importancia del onboarding, les cuesta encontrar el momento adecuado para participar activamente. La clave está en identificar acciones concretas que les permitan estar presentes sin que esto suponga una sobrecarga.

Por eso, a continuación, te compartimos 7 pasos sencillos pero efectivos que todo manager debería considerar para ofrecer una experiencia de onboarding realmente positiva.

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1. Organiza lo práctico

Asegúrate de que haya un escritorio limpio y ordenado para la nueva incorporación desde el primer día, para causar una buena primera impresión. ¡Un pequeño regalo de bienvenida en la mesa suma muchos puntos! Además, ten listos los elementos tecnológicos necesarios como el portátil, móvil y accesos a cuentas y plataformas. Esto ayudará a que la persona pueda comenzar cuanto antes.

2. Ten un plan de acción para las primeras semanas

Uno de los errores más comunes es no contar con un plan claro para la nueva incorporación. Seguramente ha entrado en la empresa con ganas de desarrollarse profesionalmente y adquirir nuevas habilidades. Para facilitarlo, un plan de acción es clave para definir expectativas y oportunidades de crecimiento.

Este plan puede adaptarse según lo necesites, pero algunos puntos a tener en cuenta son: ¿Qué tareas específicas debe aprender y dominar esta persona en las próximas semanas o meses? ¿Con qué frecuencia vas a hacer seguimiento para comprobar cómo va? Un plan de onboarding es una herramienta útil para establecer metas y expectativas.

3. Asigna un buddy

Afortunadamente, no tienes que hacerlo todo tú. Aunque la responsabilidad final es del gerente, asignar un buddy que mantenga el contacto con la nueva incorporación te ahorrará tiempo y facilitará que establezca relaciones con sus nuevos compañeros. Lee más sobre los beneficios de implementar un programa de acompañamiento en el onboarding.

4. Prepara el recorrido de onboarding paso a paso

Aunque pueda parecer evidente, dada la cantidad de tareas que implica el onboarding, una preparación detallada es clave para no dejar nada fuera. Dedica unos minutos a anotar todas las tareas necesarias y ordénalas por orden cronológico e importancia. ¿Qué hay que hacer durante el preboarding, el primer día, la primera semana, etc.?

No hace falta que lo inventes todo tú. Puedes descargar gratis nuestra checklist de onboarding para ver todas las tareas, desde el preboarding hasta las primeras semanas.

5. Planifica encuentros antes del primer día

Como gerente, ser visible y demostrar que te importa es fundamental para generar confianza. Programar algunos encuentros antes del primer día ayuda a establecer una relación positiva desde el principio.

El número de encuentros dependerá del apoyo que consideres necesario, y puede que la persona esté aún cerrando su etapa anterior. Pero incluso un correo o mensaje mostrando tu entusiasmo por su llegada puede alegrarle el día y aumentar su motivación.

👉 Lectura recomendada: Cómo dar la bienvenida a un nuevo empleado

6. Prepara al equipo

¿Saben los demás miembros del equipo cuándo se incorpora su nueva compañera o compañero? ¿Conocen algún detalle sobre esa persona? Preparar al equipo para recibirle ayudará a crear un ambiente de apoyo y fortalecerá el sentimiento de pertenencia.

7. Ten un plan por si algo no funciona

Lo más probable es que la persona encaje perfectamente, ¡para eso la contrataste!, pero si por alguna razón no es así o no se cumplen las expectativas del plan de acción, es importante contar con un plan alternativo.

Piensa en posibles situaciones problemáticas. ¿Cuáles podrías gestionar tú como encargado? ¿En cuáles necesitarías el apoyo del equipo de RR. HH.? Comenta con ellos estos escenarios. Aunque parezca poco probable, estar preparado puede marcar la diferencia si las cosas no salen como esperabas.

Conclusión

Aunque los consejos anteriores aborden aspectos diferentes, todos tienen algo en común: la inversión de tiempo. Si no dedicas tiempo al onboarding, no podrás construir una relación de confianza ni conexión con tu nuevo equipo. Las primeras dos semanas son clave.

Las ventajas de la digitalización y el apoyo de RR. HH.

Por suerte, el equipo de RR. HH. puede ayudarte con el onboarding, por ejemplo, ocupándose del papeleo, tareas administrativas o informando sobre la cultura y beneficios de la empresa. Esto te permite enfocarte más en el desarrollo y seguimiento de tu nueva incorporación.

También puedes ahorrar tiempo digitalizando el onboarding con una plataforma como Appical. Esto centraliza las tareas, ofrece una visión clara del proceso y permite programar recordatorios automáticos. Es una ventaja tanto para gerentes como para nuevas empleados.

Además, nuestra toolkit para managers les ayuda a interactuar de manera eficaz con sus nuevos equipos. Permite hacer un seguimiento del progreso, facilita la comunicación con mensajes predefinidos y ofrece soporte inmediato cuando es necesario. Así garantizas una experiencia de onboarding completa y eficiente.

En resumen, los gerentes desempeñan un papel decisivo en la satisfacción y fidelización del talento. Por eso, el onboarding no es solo una formalidad: es una oportunidad estratégica para construir una relación sólida desde el primer día. Cuando te involucras activamente en este proceso, no solo mejoras la experiencia de quienes se incorporan, sino que también aumentas las probabilidades de que permanezcan más tiempo en tu equipo. Y eso se traduce en menos rotación, más estabilidad y mejores resultados para ti como líder.