Onboarding in der Gemeindeverwaltung: Das Beispiel Vught

Herausforderung: Onboarding in einer kommunalen Verwaltung

Arbeiten in einer Gemeinde unterscheidet sich stark von einem Job in der freien Wirtschaft. Verwaltungsstrukturen und politische Entscheidungswege sind Neuland für viele, die aus anderen Branchen kommen. Ohne gute Einführung fühlen sich Neueinsteiger leicht überfordert – erst recht, wenn sie gleichzeitig noch ganz praktische Dinge klären müssen, wie den Weg zur Kantine oder die Nutzung des Intranets.

Diese Herausforderung wurde für die Gemeinde Vught nach der Fusion mit Helvoirt im Jahr 2021 noch größer: Auf einen Schlag kamen 30 neue Mitarbeitende und 5.000 zusätzliche Bürger hinzu. Ziel war es daher, ein herzliches Willkommen zu scha3en, Wissen auf moderne und leicht verständliche Weise zu vermitteln, einfache Sorgen zu reduzieren und neue Mitarbeitende für ihre Aufgabe zu begeistern.

Lösung: Stufenweise Onboarding mit nachhaltiger Wirkung

Die Antwort lag in einer cleveren Kombination aus digitaler Vorbereitung und persönlicher Begleitung. Noch vor dem ersten Arbeitstag erhalten alle neuen Kolleg:innen Zugang zu einer App mit allen wichtigen Informationen. Dort lernen sie nicht nur, wie Entscheidungsprozesse in der Gemeinde funktionieren, sondern auch, wo sie drucken können oder wie sie die Kantine finden.
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Das nimmt ihnen die erste Nervosität, scha3t Orientierung und gibt Raum für echte Begegnungen am ersten Arbeitstag.
Ein weiteres Highlight: Schon in der Preboarding-Phase wird Begeisterung für das Dorf geweckt –bevor die Arbeit überhaupt beginnt. So bleibt die Motivation hoch, und kleine Sorgen stehen dem positiven Start nicht im Weg.
„Hier lernen sie nicht nur, wie Entscheidungsprozesse in der Gemeinde ablaufen, sondern auch praktische Dinge wie: Wo ist die Kantine? Wie funktioniert das Drucken?“, erklärt Rick van Buul,
HR-Berater bei der Gemeinde Vught. So werden die ersten, entscheidenden Fragen beantwortet. Das Ergebnis: weniger Stress am ersten Tag und mehr Raum für echte Begegnungen.

Auch Noor Zoontjes, die an der Einführung der App beteiligt war, ergänzt:

„Besonders schön ist, dass wir neue Mitarbeitende schon vor dem Start für die Gemeinde begeistern können. Onboarding soll vor allem eine unbeschwerte, positive Erfahrung sein. Die App hilft uns dabei, einfache Sorgen vor der ersten Arbeitswoche zu vermeiden.“

Ein großer Vorteil: HR und Buddys müssen Basisinfos nicht mehr ständig wiederholen. Weil neue Mitarbeitende schon wissen, wo sie wichtige Informationen finden und wie bestimmte Abläufe funktionieren, werden sie schneller produktiv. Gleichzeitig wird die klassische Onboarding-Falle vermieden: ein überladener erster Tag, an dem so viele Informationen geteilt werden, dass Wesentliches untergeht.

Onboarding am ersten Arbeitstag und darüber hinaus

Nach der digitalen Vorbereitung übernimmt ein Buddy – meist jemand aus derselben Funktion – die praktische Einarbeitung. Ein klar strukturiertes Onboarding-Programm sorgt dafür, dass alle relevanten Systeme und Prozesse vermittelt werden.
Ein besonderes Highlight ist die Einführungstour durch die Gemeinde. Neue Mitarbeitende besuchen wichtige Orte wie Kamp Vught, die Justizvollzugsanstalt oder die Naherholungsgebiete. Dadurch wird greifbar, welchen gesellschaftlichen Beitrag die eigene Arbeit leistet – die Antwort auf die Frage: „Wofür mache ich das eigentlich?“

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Ergebnisse: Zeitersparnis, Motivation und Zugehörigkeit

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• HR spart Zeit, da viele Basisfragen bereits digital beantwortet sind.
• Buddys haben mehr Kapazität für persönliche Begleitung.
• Neue Mitarbeitende sind schneller produktiv und fühlen sich direkt willkommen.
• Praktische Informationen nehmen Unsicherheiten im Vorfeld.
• Die erste Arbeitswoche wird durchweg positiv bewertet – mit Bestnoten von 10/10 für den Starttag

„Vor allem in der Anfangsphase gewinnen wir viel Zeit, weil neue Mitarbeitende die wichtigsten Infos bereits selbstständig über die App abrufen können. So haben Kolleg:innen weniger Aufwand beim Einarbeiten“, so Rick van Buul.

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HR beantwortet seltener die gleichen Fragen, Buddys können e3izienter arbeiten, und die ganze Organisation profitiert von Mitarbeitenden, die schneller ankommen und sich sofort als Teil des Teams fühlen.

Stimmen der Mitarbeitenden

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• „Die Einarbeitung ging deutlich schneller, weil die neue Kollegin viele Infos schon über die App hatte.“
• „Sehr hilfreich, dass praktische Fragen im Vorfeld beantwortet werden, bei denen man sonst denkt: Das ergibt sich schon irgendwie.“
• „Man bekommt Infos, die für bestehende Mitarbeitende selbstverständlich sind – die aber oft vergessen werden, neuen Kolleg:innen mitzugeben.“
• „Die Einführung war super. Ich fühle mich willkommen und habe gleichzeitig viel über Vught gelernt.“