Der Onboarding-Leitfaden für Führungskräfte: 7 wichtige Schritte für Managerinnen und Manager

Vielleicht kennen Sie das Sprichwort: „Menschen verlassen keine Unternehmen, sondern Vorgesetzte.“ Tatsächlich scheint daran etwas Wahres zu sein. Eine aktuelle Studie zeigt, dass fast ein Drittel der Arbeitnehmer in Großbritannien ihren Arbeitsplatz aufgrund eines schlechten Verhältnisses zu ihrem Vorgesetzten aufgegeben haben. Um solche unangenehmen Situationen zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihr neues Teammitglied effektiv eingearbeitet wird und sich am neuen Arbeitsplatz wohlfühlt, sollten Sie als Führungskraft aktiv in den Onboarding-Prozess eingebunden werden.

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Warum sollten Führungskräfte in das Onboarding einbezogen werden?

Für Führungskräfte ist das Onboarding wichtig. Es legt die Grundlage für eine gute Beziehung zu den neuen Teammitgliedern, was wiederum deren Arbeitszufriedenheit und Bindungsrate erhöht. 

Ein häufiger Fehler beim Onboarding besteht darin, dass die Führungskraft nicht erkennt, wie wichtig es ist, Zeit in das neue Teammitglied zu investieren, und alle Onboarding-Aufgaben einem Assistenten oder Onboarding-Buddy überlässt. Auch wenn ein Buddy zweifellos wichtig und hilfreich ist, kann er die wesentliche Rolle des Vorgesetzten nicht vollständig ersetzen. Eine gute Beziehung zum Vorgesetzten ist der wichtigste Faktor für die Arbeitszufriedenheit eines Mitarbeiters. 

Allerdings ist mangelndes Bewusstsein möglicherweise nicht der einzige Grund, warum Führungskräfte sich nicht ausreichend Zeit für neue Teammitglieder nehmen. Sie haben schließlich alle Hände voll zu tun und es ist nicht immer einfach, neben den unzähligen anderen Aufgaben auch Zeit für ein neues Teammitglied einzuplanen. Dennoch sollten Sie trotz eines vollen Terminkalenders einen Weg finden, in den Onboarding-Prozess eingebunden zu werden.

Nachfolgend finden Sie sieben einfache, aber wichtige Schritte, die Sie als Führungskraft beim Onboarding beachten sollten.

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7 wichtige Onboarding-Schritte für Managerinnen und Manager

1. Regeln Sie alle praktischen Aspekte

Sorgen Sie dafür, dass Ihr neues Teammitglied für einen guten ersten Eindruck bei seiner Ankunft einen aufgeräumten und sauberen Schreibtisch vorfindet. Ein kleines Willkommenspaket auf seinem Schreibtisch ist ebenfalls ein großes Plus.

Darüber hinaus sollten Sie alle wichtigen technischen Dinge wie Arbeitslaptop und Telefon sowie die Anmeldedaten für Konten, Plattformen und Software bereitstellen, damit Ihr neues Teammitglied so schnell wie möglich einsatzbereit ist.

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2. Legen Sie einen Aktionsplan für die erste Periode fest

Ein häufiger Fehler beim Onboarding ist das Fehlen eines Plans für das neue Teammitglied. Schließlich kommen sie ins Unternehmen, weil sie sich beruflich weiterentwickeln und neue Fähigkeiten erlernen möchten. Deshalb sollten Sie einen Aktionsplan erstellen, der die Erwartungen und Karrieremöglichkeiten für Ihre neuen Teammitglieder klar definiert.

Obwohl ein Aktionsplan flexibel sein sollte, sollten Sie diese nützlichen Aspekte berücksichtigen:

• Welche konkreten Aufgaben soll Ihr neues Teammitglied in den nächsten Wochen oder Monaten erlernen und entwickeln?
• Wie viele Check-ins sollten Sie mit Ihrem neuen Teammitglied einplanen, um sicherzustellen, dass es sich wohlfühlt und auf dem richtigen Weg ist?

Ein 30-60-90-Plan ist eine nützliche Methode, um Ziele und Erwartungen für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter festzulegen.

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3. Weisen Sie einen Onboarding-Buddy zu

Glücklicherweise müssen Sie nicht alles selbst erledigen. Auch wenn Sie als Führungskraft letztendlich dafür verantwortlich sind, dass alle wesentlichen Schritte abgeschlossen werden, ist die Zuweisung eines Onboarding-Buddys eine ausgezeichnete Idee. Dieses erfahrene Teammitglied bleibt mit dem Neueinsteiger in Kontakt und unterstützt ihn beim Aufbau von Beziehungen zu seinen neuen Kolleginnen und Kollegen. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit.

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4. Bereiten Sie den Onboarding-Prozess Schritt für Schritt vor

Die Vorbereitung des Onboarding-Prozesses mag auf den ersten Blick offensichtlich klingen, doch angesichts der Vielzahl der Aufgaben eines Onboarding-Prozesses ist eine gründliche Vorbereitung unerlässlich, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Schritte vergessen werden. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, setzen Sie sich hin und schreiben Sie alle Aufgaben auf, die erledigt werden müssen. Ordnen Sie diese in einer Zeitleiste und, wenn gewünscht, nach Wichtigkeit. Was muss beim Preboarding, am ersten Arbeitstag, in der ersten Arbeitswoche usw. erledigt werden?

[.callout-small]Glücklicherweise müssen Sie nicht alles von Grund auf neu erfinden. Laden Sie unsere ultimative Onboarding-Checkliste herunter. Diese enthält alle großen und kleinen Aufgaben, die beim Onboarding anfallen: vom Preboarding bis zu den ersten Wochen im Unternehmen.[.callout-small]

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5. Planen Sie Check-ins vor dem ersten Arbeitstag ein

Um das Vertrauen Ihrer Teammitglieder zu gewinnen, ist es für Sie als Führungskraft wichtig, Initiative zu ergreifen und zu zeigen, dass Ihnen Ihr Team am Herzen liegt. Planen Sie noch vor dem ersten Arbeitstag des neuen Teammitglieds einige Check-ins ein und legen Sie so von Anfang an den Grundstein für eine gute Beziehung. 

Die Anzahl der Check-ins hängt natürlich davon ab, wie viel Unterstützung das neue Teammitglied vor seinem ersten Arbeitstag benötigt und wie viel Zeit es gerade zur Verfügung hat, denn vielleicht arbeitet es noch im alten Unternehmen. In jedem Fall genügt eine E-Mail oder Textnachricht, in der Sie mitteilen, dass Sie sich auf seine Ankunft freuen, um dem neuen Teammitglied den Tag zu versüßen und seine Vorfreude auf das bevorstehende Abenteuer in Ihrem Team noch zu steigern.

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6. Bereiten Sie das Team vor

Wissen die anderen Teammitglieder, wann ihre neue Kollegin oder ihr neuer Kollege anfängt? Haben Sie schon ein paar Infos über die Person geteilt? Bereiten Sie Ihr Team auf die Ankunft des neuen Teammitglieds vor. So stellen Sie sicher, dass jemand zur Begrüßung und zur Unterstützung bereitsteht. Außerdem wird dadurch das Gemeinschaftsgefühl gestärkt.

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7. Bereiten Sie sich auf mögliche Probleme vor

Natürlich wird Ihr neues Teammitglied höchstwahrscheinlich in seine neue Rolle und das neue Team passen – schließlich haben Sie es eingestellt. Sollte aus irgendeinem Grund die Chemie nicht stimmen oder Ihr neues Teammitglied die im Aktionsplan festgelegten Erwartungen nicht erfüllen, dann ist ein Ersatzplan wichtig.

Stellen Sie daher sicher, dass alle Beteiligten wissen, was sie in einer solchen Situation tun sollten: Was könnte alles schiefgehen? Welche dieser Probleme können Sie als Führungskraft selbst lösen? Wofür benötigen Sie die Hilfe des HR-Teams? Nehmen Sie sich etwas Zeit, um darüber nachzudenken, und sprechen Sie für zusätzlichen Input mit Ihrem Personalteam. Obwohl ein solches Szenario unwahrscheinlich erscheint, könnte ein Plan B für Sie und Ihr neues Teammitglied vorteilhaft sein.

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Die wichtigste Erkenntnis: Investieren Sie Zeit

Obwohl die in diesem Artikel genannten Tipps unterschiedlicher Natur sind, haben sie alle eines gemeinsam: eine zeitliche Investition. Wenn Sie keine Zeit in die Einarbeitung Ihrer Teammitglieder investieren, können Sie auch nicht erwarten, dass Vertrauen und Beziehungen aufgebaut werden. Die ersten zwei Wochen sind hierfür entscheidend.

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Die Vorteile eines digitalen Onboardings

Glücklicherweise kann die Personalabteilung den Onboarding-Prozess unterstützen und Ihnen einige der aufgeführten Schritte abnehmen, beispielsweise Formalitäten und andere Verwaltungsaufgaben. Das HR-Team könnte auch Informationen zur Kultur und zu den Werten des Unternehmens sowie zu Mitarbeiterleistungen bereitstellen. Dadurch haben Sie als Führungskraft mehr Zeit, sich bei Check-ins und der Festlegung von Zielen auf den Werdegang und die Entwicklung Ihres neuen Teammitglieds zu konzentrieren.

Sie können auch Zeit sparen, indem Sie das Onboarding über eine Onboarding-Plattform wie Appical digitalisieren. Bündeln Sie alle Aufgaben zentral auf einer einzigen Plattform. So weiß jeder, was wann getan werden muss. Vereinfachen Sie Arbeitsabläufe weiter, indem Sie automatische Erinnerungen für wichtige Aufgaben einplanen. Davon profitieren sowohl neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch Führungskräfte.

Darüber hinaus können Managerinnen und Manager mit unserem Manager-Toolkit problemlos Kontakt zum neuen Teammitglied aufnehmen. Überwachen Sie dort deren Fortschritte und bieten Sie bei Bedarf Hilfe an. Außerdem können Sie ganz einfach (voreingestellte) Nachrichten senden, um den Neueinsteigern einen herzlichen Empfang zu bereiten. Auf diese Weise wird das Onboarding-Erlebnis für alle zu einer effizienten und angenehmen Angelegenheit.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Führungskräfte eine entscheidende Rolle bei der Arbeitszufriedenheit ihrer Teammitglieder spielen. Deshalb ist das Onboarding für den Aufbau einer guten Beziehung so wichtig. Als Führungskraft können Sie viel tun, um das Onboarding Ihrer neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reibungslos und spannend zu gestalten.