¿Qué es una app de onboarding? Guía esencial para RR. HH.

¿Qué es una app de onboarding?

Una app de onboarding es una herramienta digital diseñada para facilitar, dinamizar y estructurar la incorporación de nuevos empleados. Presenta toda la información esencial del onboarding de la empresa de forma clara e interactiva. Además de incluir textos y documentos, puedes también añadirse vídeos, cuestionarios y formularios de retroalimentación.

Los nuevos empleados pueden acceder a la información y recursos necesarios en cualquier momento a cualquier hora del día, lo cual facilita compartir contenido antes de su primer día.

El término “app de onboarding” es amplio, ya que existen distintos tipos. Los más comunes son las apps nativas y las web apps. Veamos sus diferencias.

¿Cuál es la diferencia entre una app “nativa” y una “web”?

En la era digital actual, hay varias formas de acceder a un proceso de onboarding para empresas, como las apps nativas o las apps web. Ambas comparten los beneficios generales del onboarding, pero su enfoque es muy distinto. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre ellas?

Una app nativa está diseñada para descargarse en un dispositivo, lo que permite acceder a todas sus funciones: cámara, micrófono, contactos, GPS, etc. Esto permite funcionalidades como las notificaciones push, enviando avisos directamente al dispositivo. Suelen instalarse en móviles y tablets.

En cambio, las apps web suelen ser páginas web con formato de aplicación. Se accede a ellas mediante navegadores online y tienen un aspecto similar a las apps nativas, pero sin las funciones del dispositivo. Además, siempre requieren conexión a internet.

Un ejemplo muy claro es la diferencia entre WhatsApp y WhatsApp Web. La app nativa permite llamadas de voz y vídeo en el móvil. La web, accesible desde un navegador, carece de algunas funciones. Ambas ofrecen el mismo servicio, pero con capacidades diferentes.

Beneficios de una app nativa

Elegir una app nativa tiene ventajas claras. Están optimizadas para sistemas específicos como iOS y Android, por lo que son rápidas y fáciles de usar. También ofrecen mejores gráficos y animaciones, ideales para contenidos interactivos. Pueden usar funciones del dispositivo como la cámara o el GPS, y suelen funcionar incluso sin conexión a internet.

Además, las apps nativas son más seguras, estables y presentan menos errores o problemas de compatibilidad, ya que están diseñadas para una sola plataforma. Se actualizan fácilmente desde las tiendas de apps, lo que facilita su distribución y descubrimiento en Google Play o App Store. Suelen tener una vida útil más larga gracias a actualizaciones frecuentes.

Aquí tienes un gráfico que resume las principales diferencias entre apps “nativas” y “web”:

Appical es un software de onboarding único que ofrece ambas opciones. Los usuarios pueden cambiar fácilmente entre la versión nativa y la web según sus preferencias. Esto es muy práctico, ya que al usar Appical, obtienes todas las ventajas. En general, los nuevos empleados prefieren la app nativa, mientras que los editores optan por la versión web para gestionar contenidos.

¿Cuáles son los beneficios de una app de onboarding?

Por encima de todo, las apps de onboarding son la herramienta ideal para hacer bien este proceso. ¿Tienes problemas con la retención, el compromiso o la productividad (o con todo a la vez)? Las apps de onboarding ofrecen experiencias sólidas que marcan una gran diferencia en estos aspectos.

Veamos los beneficios que ofrecen las apps de onboarding (tanto web como nativas):

1. Accesibilidad flexible

Comparte información con tus nuevas incorporaciones incluso antes del primer día, sin necesidad de que tengan acceso a los sistemas internos. Las apps permiten que los nuevos empleados continúen su onboarding en cualquier lugar. Ya sea tomando un café, esperando el transporte o en su pausa del almuerzo, ya que no necesitan estar frente al ordenador.

Esta flexibilidad es especialmente útil para personas que no trabajan en una oficina. Por ejemplo, repartidores o técnicos de campo pueden acceder a la app desde cualquier lugar.

2. Punto único de acceso a toda la información

Se acabó el buscar PDFs y vídeos dispersos. Una app de onboarding digital centraliza todo en un único lugar. Los nuevos empleados pueden encontrar fácilmente todo lo que necesitan sin perderse. También garantiza que todos accedan a la misma información básica.

En este contexto, una app de onboarding ayuda al nuevo empleado al ofrecerles una experiencia personalizada y guiada desde el primer día. Para RR. HH., esto significa un ahorro significativo de tiempo y esfuerzo al reducir las preguntas repetitivas y liberar recursos para tareas más estratégicas.

3. Menos sobrecarga de información

Las apps de onboarding liberan la información de forma gradual. Por ejemplo, después del primer día, semana o mes. También puede liberarse tras completar ciertos pasos. Así, los nuevos empleados reciben la información adecuada en el momento justo, sin sentirse abrumados.

[.callout-small] Lee más en nuestro artículo: Cómo evitar la sobrecarga de información al incorporar nuevos empleados. [.callout-small]

4. Analíticas y seguimiento del progreso

Sigue fácilmente el proceso de onboarding mediante paneles de control. Si ves que alguien se retrasa, la app te da pistas sobre cómo ayudarle. También te ofrece datos sobre los KPIs del onboarding, dándote una visión real de la efectividad de efectividad del programa de onboarding. Estas métricas ayudan a identificar áreas de mejora.

5. Automatización de tareas repetitivas

Una app de onboarding puede encargarse automáticamente de tareas administrativas repetitivas, como recoger documentos, asignar tareas o responder preguntas frecuentes. Para RR. HH., esto significa menos tiempo en papeleo y más tiempo con las personas. También ayuda con el cumplimiento legal al seguir el estado de los documentos.

6. Onboarding coherente para todos

Con una app digital, cada nuevo empleado recibe la misma información, recursos y experiencia. Esto crea un proceso consistente y homogéneo, en el que nadie se pierde detalles importantes y todos parten de una base común. Para RR. HH., simplifica el proceso y asegura la creación de un proceso de onboarding fiable. Mientras que para el nuevo empleado se traduce en un proceso organizado que lo hará sentirse apoyados y valorados desde el principio

[.callout-small] Lee más en nuestro blog: ¿Cuánto tiempo debería durar el proceso de onboarding? [.callout-small]

7. Personalización del onboarding

La personalización permite ofrecer información relevante adaptada específicamente al rol, departamento o ubicación de cada nuevo empleado. Gracias a la flexibilidad de la app de onboarding, se pueden utilizar etiquetas para configurar el contenido de manera precisa. De esta forma, un empleado que se incorpore en una ciudad particular tendrá a su disposición información detallada sobre la oficina local, opciones de transporte público e incluso recomendaciones de lugares cercanos para comer.

8. Experiencia interactiva y atractiva

Las apps de onboarding ofrecen experiencias interactivas que mantienen la atención. Funciones como la gamificación (cuestionarios, puntos, recompensas), contenidos audiovisuales (vídeos, listas de Spotify) o conexión social (mensajería) hacen el proceso más ameno.

Convertir el onboarding en algo divertido y creativo es clave para mantener el compromiso. Si es entretenido, recordarán mejor la información, estarán más motivados y serán más productivos. Además, muchas de las actividades de preboarding ocurre en su tiempo libre, por lo que es importante incluir elementos agradables.

9. Integración con tus sistemas diarios

Concentra todo tu flujo de trabajo en un único lugar integrando Appical con tus sistemas HRIS, ATS y otras herramientas clave. Esta centralización no solo asegura que tus procesos se mantengan intactos, sino que también elimina duplicaciones al permitir la automatización de tareas. De este modo, tienes todo lo que necesitas al alcance de la mano, lo que facilita una gestión más eficiente y enfocada.

10. Escalable y preparado para crecer

Una app de onboarding digital está pensada para gestionar un número creciente de nuevos empleados. Ideal para organizaciones que están creciendo ya que permite manejar tareas complejas sin perder eficiencia ni calidad.

11. Feedback y mejora continua

Las apps facilitan recoger feedback en tiempo real. Funciones como encuestas de escala Likert o preguntas abiertas permiten a los empleados compartir su experiencia. Esto ayuda a los equipos de recursos humanos a identificar problemas y mejorar el proceso.

Ahora ya sabe qué es una app de onboarding, la diferencia entre una app web y una app nativa, y las principales ventajas de usar una aplicación. Veamos un caso práctico exitoso de una aplicación de incorporación.

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Caso práctico: ¿Cómo ha ayudado la app de Appical al Ministerio de Defensa de los Países Bajos?

El Ministerio de Defensa de Países Bajos ha implementado la aplicación de onboarding de Appical para disminuir la tasa de deserción durante los entrenamientos iniciales. Esta herramienta no solo busca optimizar la preparación de los soldados, sino que también ayuda a mantener alta su motivación y asegurar una mayor retención del personal.

La aplicación ofrece una combinación perfecta entre información general y contenido personalizado, adaptando un 20 % de la misma a las necesidades específicas de cada nuevo recluta. Esto incluye detalles sobre el lugar al que deben presentarse, lo que pueden esperar de la formación e información relevante y única de la unidad a la que han sido asignados.

Gracias al éxito alcanzado con este innovador proyecto, su implementación se está extendiendo a lo largo de toda la organización.

[.callout-small] Lee el caso de éxito completo aquí. [.callout-small]

Conclusión

En resumen, las apps de onboarding ayudan a que los nuevos empleados se integren fácilmente gracias a un proceso estructurado y eficaz. Esto aumenta el compromiso, la productividad y la retención. Para RR. HH., es una forma de simplificar y escalar el proceso de incorporación, mejorando la experiencia tanto del empleado como de la empresa.

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