¿Qué es una app de onboarding? Guía esencial para RR. HH.

¿Qué es una app de onboarding?

Una app de onboarding es una herramienta digital diseñada para facilitar, dinamizar y estructurar la incorporación de nuevos empleados. Presenta toda la información esencial del onboarding de la empresa de forma clara e interactiva. Además de incluir textos y documentos, también se pueden incorporar vídeos, cuestionarios y formularios de retroalimentación.

Los nuevos empleados pueden acceder a la información y recursos necesarios en cualquier momento, lo  que permite compartir contenido incluso antes de su primer día.

El término “app de onboarding” es amplio, ya que existen distintos tipos. Los más comunes son las apps nativas y las web apps. Veamos en qué se diferencian.

¿Cuál es la diferencia entre una app “nativa” y una “web”?

En la era digital actual, existen diversas formas de acceder a un proceso de onboarding para empresas, como mediante apps nativas o apps web. Ambas comparten los beneficios generales del onboarding, pero su enfoque es muy diferente. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre ellas?
‍
Una app nativa está diseñada para descargarse en un dispositivo, lo que permite acceder a todas sus funciones: cámara, micrófono, contactos, GPS, etc. Esto permite funcionalidades como las notificaciones push, que envían avisos directamente al dispositivo. Suelen instalarse en móviles y tablets.

En cambio, las apps web son páginas web diseñadas con formato de aplicación. Se accede a ellas a través de navegadores online y tienen un aspecto similar al de las apps nativas, pero sin las funciones del dispositivo. Además, siempre requieren conexión a internet.

Un buen ejemplo es la diferencia entre WhatsApp y WhatsApp Web. La app nativa permite llamadas de voz y vídeo desde el móvil. La web, accesible desde un navegador, carece de algunas funciones. Ambas ofrecen el mismo servicio, pero con capacidades diferentes.

Beneficios de una app nativa

Elegir una app nativa tiene ventajas claras:están optimizadas para sistemas específicos como iOS y Android, lo que las hace rápidas y fáciles de usar. También ofrecen mejores gráficos y animaciones, ideales para contenidos interactivos. Pueden aprovechar funciones del dispositivo como la cámara o el GPS, y suelen funcionar incluso sin conexión a internet.
‍
Además, las apps nativas son más seguras, estables y presentan menos errores o problemas de compatibilidad, ya que están diseñadas para una sola plataforma. Se actualizan fácilmente desde las tiendas de aplicaciones, lo que facilita su distribución y visibilidad en Google Play o App Store. Además, suelen tener una vida útil más larga gracias a actualizaciones frecuentes.

Aquí tienes un gráfico que resume las principales diferencias entre apps “nativas” y “web”:

Appical es un software de onboarding único que ofrece ambas opciones de uso. Los usuarios pueden cambiar fácilmente entre la versión nativa y la web según sus preferencias.. Esta flexibilidad es muy práctica, ya que permite aprovechar las ventajas de ambos formatos. Por lo general, los nuevos empleados prefieren la app nativa, mientras que los editores se inclinan por la versión web para gestionar contenidos.

¿Cuáles son los beneficios de una app de onboarding?

Por encima de todo, las apps de onboarding son una herramienta clave para llevar a cabo este proceso de forma eficaz. ¿Tienes problemas con la retención, el compromiso o la productividad (o con todo a la vez)? Las aplicaciones de onboarding proporcionan una experiencia estructurada y eficaz que puede marcar una gran diferencia en estos aspectos.

A continuación, veamos los beneficios que ofrecen las apps de onboarding (tanto en su versión web como nativa):

1. Accesibilidad flexible

Comparte información con tus nuevas incorporaciones incluso antes del primer día, sin necesidad de que tengan acceso a los sistemas internos. Las apps permiten que los nuevos empleados continúen su onboarding desde cualquier lugar. Ya sea tomando un café, esperando el transporte o en su pausa del almuerzo, ya que no necesitan estar frente al ordenador para avanzar.
‍
Esta flexibilidad es especialmente útil para personas que no trabajan en una oficina. Por ejemplo, repartidores o técnicos de campo pueden acceder a la app desde cualquier ubicación.

2. Punto único de acceso a toda la información

Se acabó buscar PDFs y vídeos dispersos. Una app de onboarding digital centraliza todo en un único lugar. Los nuevos empleados pueden encontrar fácilmente todo lo que necesitan sin perderse, y se garantiza que todos accedan a la misma información básica.

En este contexto, una app de onboarding ayuda a las nuevas contrataciones al ofrecerles una experiencia personalizada y guiada desde el primer día. Para RR.HH., esto significa un ahorro significativo de tiempo y esfuerzo al reducir las preguntas repetitivas y liberar recursos para tareas más estratégicas.

3. Menos sobrecarga de información

Las apps de onboarding liberan la información de forma gradual, por ejemplo, tras el primer día, semana o mes. También puede liberarse tras completar ciertos pasos. De este modo, los nuevos empleados reciben la información adecuada en el momento justo, sin sentirse abrumados.

[.callout-small] Lee más en nuestro artículo: "Cómo evitar la sobrecarga de información al incorporar nuevos empleados." [.callout-small]

4. Analíticas y seguimiento del progreso

Haz un seguimiento del proceso de onboarding de forma sencilla mediante paneles de control. Si detectas que alguien se retrasa, la app te da pistas sobre cómo brindar apoyo. También proporciona datos sobre los KPIs del onboarding, ofreciéndote una visión real de la efectividad del programa Estas métricas ayudan a identificar áreas de mejora.

5. Automatización de tareas repetitivas

Una app de onboarding puede encargarse automáticamente de tareas administrativas repetitivas, como recoger documentos, asignar tareas o responder preguntas frecuentes. Para RR. HH., esto significa menos tiempo en papeleo y más tiempo con las personas. También ayuda con el cumplimiento legal al seguir el estado de los documentos.

6. Onboarding coherente para todos

Con una aplicación digital, cada nueva incorporación recibe la misma información, recursos y experiencia. Esto crea un proceso consistente y homogéneo, en el que nadie se pierde detalles importantes y todos parten de una base común. Para RR.HH., simplifica el trabajo y asegura la creación de un sistema de onboarding fiable. Mientras que para el nuevo empleado se traduce en un proceso organizado que lo hará sentirse apoyado y valorado desde el principio.

[.callout-small] Lee más en nuestro blog: "¿Cuánto tiempo debería durar el proceso de onboarding?" [.callout-small]

7. Personalización del onboarding

La personalización permite ofrecer información relevante adaptada específicamente al rol, departamento o ubicación de cada nuevo miembro del equipo. Gracias a la flexibilidad de la app de onboarding, se pueden utilizar etiquetas para configurar el contenido de manera precisa. Así, un empleado que se incorpore en una ciudad concreta tendrá acceso a información detallada sobre la oficina local, opciones de transporte público e incluso recomendaciones de lugares cercanos para comer.

8. Experiencia interactiva y atractiva

Las apps de onboarding ofrecen experiencias interactivas que mantienen la atención. Funciones como la gamificación (cuestionarios, puntos, recompensas), los contenidos audiovisuales (vídeos, listas de Spotify) o la conexión social (mensajería) hacen que el proceso resulte más ameno.

Convertir el onboarding en algo divertido y creativo es clave para mantener el compromiso. Si el proceso resulta entretenido, los empleados recordarán mejor la información, estarán más motivados y serán más productivos. Además, muchas de las actividades de preboarding ocurren en su tiempo libre, por lo que es importante incluir elementos agradables.

9. Integración con tus sistemas diarios

Concentra todo tu flujo de trabajo en un único lugar integrando Appical con tus sistemas HRIS, ATS y otras herramientas clave. Esta centralización no solo garantiza que tus procesos se mantengan intactos, sino que también evita duplicaciones gracias a la automatización de tareas. De este modo, tienes todo lo que necesitas al alcance de la mano, lo que facilita una gestión más eficiente y enfocada.

10. Escalable y preparado para crecer

Una app de onboarding digital está pensada para gestionar un número creciente de incorporaciones. Ideal para organizaciones en crecimiento, ya que permite manejar tareas complejas sin perder eficiencia ni calidad.

11. Feedback y mejora continua

Las aplicaciones permiten recopilar feedback en tiempo real. Funciones como encuestas de escala Likert o preguntas abiertas permiten a los empleados compartir su experiencia. Esto permite a los equipos de recursos humanos identificar problemas y optimizar el proceso.

Ahora ya sabes qué es una app de onboarding, la diferencia entre una app web y una app nativa, y las principales ventajas de utilizar una. Veamos un caso práctico exitoso de su aplicación.
‍

Caso práctico: ¿Cómo ha ayudado la app de Appical al Ministerio de Defensa de los Países Bajos?

El Ministerio de Defensa de Países Bajos ha implementado la aplicación de onboarding de Appical para reducir la tasa de deserción durante los entrenamientos iniciales. Esta herramienta no solo mejora la preparación de los soldados, sino que también ayuda a mantener alta su motivación y asegurar una mayor retención del personal.

La app combina información general y contenido personalizado, adaptando un 20 % de la misma según las necesidades específicas de cada nuevo recluta. Esto incluye detalles sobre el lugar al que deben presentarse, qué pueden esperar de la formación y datos  relevantes  sobre la unidad a la que han sido asignados.

Debido al éxito alcanzado con este innovador proyecto, su implementación se está extendiendo a toda la organización.

[.callout-small] Lee el caso de éxito completo aquí. [.callout-small]

Conclusión

En resumen, las apps de onboarding facilitan la integración de nuevas contrataciones gracias a un proceso estructurado y eficaz. Esto aumenta el compromiso, la productividad y la retención. Para RR.HH., es una forma de simplificar y escalar el proceso de incorporación, mejorando la experiencia tanto para el empleado como para la empresa.