Las 7 C del onboarding: ¿Cómo integrar el cumplimiento normativo?

‍Las 6 C (+1) explicadas

Hace más de una década, Talya Bauer desarrolló el conocido marco de las 4 C del onboarding. Desde entonces, se han añadido dos elementos clave, dando lugar a las 6 C del onboarding: Cumplimiento, Clarificación, Cultura, Conexión, Confianza y Seguimiento (Checkback).

En Appical añadimos una séptima C: Creatividad. Esta última aporta el factor diferencial y sorprendente a tu proceso de onboarding.

En esta serie de blogs, profundizamos en cada una de estas C: qué significa, por qué es importante y cómo integrarlas en tu programa digital de onboarding. Comenzamos con el cumplimiento normativo.

[.callout-small] Consulta nuestro blog para conocer todas las C´s de onboarding .[.callout-small]

‍

¿Qué significa Cumplimiento Normativo?

El cumplimiento normativo en el onboarding hace referencia al conjunto de acciones que garantizan que la incorporación de una persona a la empresa se realiza conforme a la legislación vigente y a las políticas internas. Es el pilar fundamental de cualquier programa de incorporación, ya que asegura tanto la legalidad del proceso como la protección de la organización y de la persona trabajadora.

En España, este cumplimiento implica, entre otras cosas, formalizar el contrato de trabajo, inscribir al empleado en la Seguridad Social, gestionar el alta en el sistema RED, y cumplir con obligaciones como la prevención de riesgos laborales o la protección de datos. Además, es necesario facilitar las herramientas y los accesos requeridos desde el primer día.

Esta fase inicial no solo garantiza legalidad y protección, sino que también marca el tono organizativo para la persona que se incorpora. Según la Asociación Española de Compliance (ASCOM), el Compliance Officer debe velar por el cumplimiento de las obligaciones legales y regulatorias que afectan a la organización, así como de sus políticas y compromisos internos.

‍

¿Por qué es importante el Cumplimiento?

La mayoría de las empresas cubren esta parte cuando una nueva persona se incorpora al equipo. Y así debe ser, porque lo exige la ley. No contar con esta base en orden puede tener consecuencias legales y de seguridad graves, por ejemplo, por incumplir acuerdos de confidencialidad o normativas de seguridad en el lugar de trabajo.

Esto cobra aún más relevancia cuando trabajas con personas extranjeras. Dependerá de si la nueva persona trabaja desde tu país o en remoto desde el suyo. También influye si es ciudadana de la UE o no.

Tenlo en cuenta: el cumplimiento normativo también marca el tono para la nueva persona. ¿Seguirá motivada si no puede desempeñar sus funciones durante tres semanas por no tener el software o los accesos necesarios?

‍

¿Cómo integrar el cumplimiento en tu programa de onboarding?

Comienza por lo básico: la firma del contrato laboral, la declaración de impuestos sobre la nómina y la aceptación de políticas internas. Verifica la identidad del nuevo empleado (por ejemplo, mediante el DNI) e intégralo en la nómina.

Infórmale sobre las políticas, normas y reglamentos más importantes. Explica también las opciones del plan de beneficios laborales (p. ej.: pensión, vacaciones, compensación por horas extra, transporte, seguro médico y otras ventajas). Esto no solo es útil para la persona empleada, sino que también es obligatorio.

Haz un seguimiento de las formaciones requeridas. En muchas empresas es necesario que las personas nuevas reciban formaciones obligatorias: protección de datos, seguridad laboral o capacitaciones específicas.

¿Sabías que el onboarding de un nuevo empleado incluye un promedio de 54 actividades?

Checklist de actividades

Tener un listado con todo lo que una persona necesita saber desde su primer día te ayudará a recibirla con confianza y asegurarte de que está bien preparada desde el inicio.

• ¿Está listo el portátil?
  
  
• ¿Están configurados los accesos?
  
  
• ¿Se han compartido las políticas importantes?
  
  

Puedes crear esta lista en un documento o usar una plataforma digital de onboarding. Esta segunda opción permite añadir recordatorios para la nueva persona o su mánager, y organizar las tareas por fases del proceso.

Muchas de estas actividades pueden realizarse antes del primer día. Así, el primer día no se desperdicia en gestiones administrativas.

Del papeleo a una herramienta digital de onboarding

¿Sabías que el 58% de las empresas se centra exclusivamente en el papeleo cuando incorpora a nuevas personas? Completar formularios antes de empezar a trabajar puede resultar tedioso. Una herramienta digital ahorra tiempo, dinero y esfuerzo, y garantiza que todos los documentos sean leídos y completados correctamente.

Puedes compartir por adelantado las tareas y la información de contexto (fase de preboarding), para que la persona lo complete desde casa. Por ejemplo, puedes usar una herramienta como DocuSign para firmar documentos digitalmente. Además, estas plataformas también  permiten formar a quienes se incorporan desde casa o desde cualquier otro lugar.

Automatización de formularios de RR. HH. en la plataforma de Appical

Una de nuestras funciones favoritas es la de “Formularios de RR.HH.”, que permite recopilar fácilmente datos de las nuevas incorporaciones: información personal, cuenta bancaria, identificación y contactos de emergencia. Esta información se completa antes del primer día, lo que permite a la empresa continuar el proceso de incorporación sin necesidad de papel ni correos.

[.callout-small] Automatiza el plan de onboarding de tu empresa con Appical [.callout-small]

Buenas prácticas: el caso de Eurofins Clinical Diagnostics

Eurofins Clinical Diagnostics, parte del grupo internacional Eurofins Scientific, es una empresa especializada en análisis clínicos y servicios de diagnóstico avanzado. Con presencia global y equipos multidisciplinares, Eurofins se enfrenta al reto de incorporar cada año a numerosos profesionales con perfiles muy diversos.

Para facilitar su integración, la compañía apostó por una estrategia innovadora: utilizar vídeos explicativos y dinámicos como herramienta de onboarding técnico, en lugar de los tradicionales manuales o presentaciones. 

Antes de su primer día, las nuevas contrataciones ya habían recibido vídeos prácticos sobre aspectos clave de su puesto, como “¿Cómo se usa una pipeta?” o “¿Cómo funciona la máquina PCR?”, lo que facilitó la comprensión y redujo el tiempo de adaptación.

Un detalle inspirador: en lugar de contratar actores, Eurofins utilizó a sus propios empleados como protagonistas de los vídeos y fotografías. Una forma auténtica, cercana y eficaz de transmitir el conocimiento.

👉 ¿Quieres saber más? Consulta el caso de Eurofins para obtener inspiración real.

‍Explora las otras 6 C’s del onboarding

El cumplimiento es solo el comienzo. Descubre cómo las demás C’s pueden transformar tu proceso de incorporación:

• Aclaración
• Cultura
• Conexión
• Confianza
• Verificación
• Creatividad

Lee el blog completo sobre las 7 C’s aquí.