Las 7 C del onboarding: cómo integrar la Clarificación

Es más sabio buscar la verdad que hacer suposiciones. Piénsalo: ¿cuánto tiempo o cuánta confusión te habrías ahorrado si las cosas se hubieran explicado con claridad desde el principio? Ha llegado el momento de aprender de ello y de mostrar a tus empleados cómo hacerlo de una forma más efectiva.
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[.callout-small] Descubre una visión completa de las 6 C del onboarding en este artículo.[.callout-small]

¿Qué significa Clarificación?

Si acudimos al diccionario, encontramos que clarificación se define como: “Una explicación o información adicional que hace que algo sea más claro o fácil de entender”.

Si lo aplicamos a los pilares de la incorporación de nuevos empleados, significa que los nuevos empleados deben comprender con claridad su puesto y su papel dentro de la organización.

Pero no basta con centrarse en el rol y las responsabilidades del nuevo empleado. También es importante que entienda las funciones de los demás. Si quieres que tu nueva incorporación se sienta implicada desde el primer día, es fundamental aclarar tanto las funciones del equipo como las suyas propias.

Por eso, explica, define y detalla qué pueden esperar en relación con su descripción de puesto, las funciones del equipo, las expectativas, los procesos y la cultura de trabajo.

¿Por qué es importante la Clarificación?

Cuando existe una comprensión profunda de los roles y las expectativas, se genera mayor confianza entre compañeros y una conexión más sólida con la organización.

Según Effectory, el 75 % de los empleados con una división clara de funciones se siente más comprometido y satisfecho con su trabajo.

En general, la clarificación mejora la comunicación, la eficacia del equipo y la cultura organizacional.

De acuerdo a Corporate Communication Experts, la clarificación tiene los siguientes beneficios:

1. Evita conflictos y malentendidos en el trabajo

Aceptar algo sin estar seguro suele generar malentendidos. Por eso, una parte esencial de cualquier acuerdo debe incluir siempre una aclaración. Asegúrate de que todas las partes entiendan qué se espera de ellas y quién participa en el proceso.

Tus acciones influyen en las tareas de otras personas, y viceversa.
¿Quién es responsable de qué? ¿Están las responsabilidades alineadas con los roles? ¿Qué necesitas de tus compañeros para sacar adelante el proyecto? Estas son preguntas clave que debes aclarar para trabajar de forma eficiente, eficaz y sin conflictos.

2. Previene la sobrecarga de trabajo

Además de los roles y las responsabilidades, también deben aclararse los horarios, las prioridades y los plazos. El onboarding ayuda a los nuevos empleados a familiarizarse con su puesto, pero con el tiempo las tareas aumentan. Por eso es importante establecer prioridades claras y comunicarlas claramente.

[.callout-small]Descubre cómo mantener tu onboarding claro en nuestro artículo “Cómo evitar la sobrecarga de información en el onboarding de nuevos empleados”. [.callout-small]

3. Asegura que todo el equipo esté alineado

Aunque cada persona del equipo tenga un rol diferente, todos deben remar hacia el mismo objetivo. Para lograrlo, la dirección tiene que comunicar con claridad cuál es ese objetivo y qué se espera de cada uno. Así, los proyectos se estructuran mejor y todos saben hacia dónde ir.

Imagina el juego en el que alguien susurra una frase y el último en la fila la repite en voz alta. Casi nunca suena igual, ¿verdad? En las empresas pasa lo mismo: cuando no se aclaran las expectativas, el mensaje se distorsiona. Por eso, asegúrate de que todos entiendan lo mismo y trabajen en la misma dirección.

Cómo aplicar la Clarificación en tu programa de onboarding

La claridad comienza incluso antes de la contratación, con la publicación de la vacante. Asegúrate de que las descripciones de los puestos sean claras y realistas, y establece las expectativas adecuadas durante las reuniones iniciales.

Preboarding: roles del equipo e información práctica

La fase de preboarding es el momento perfecto para profundizar en la clarificación. Explica cómo vuestra empresa entiende este concepto y por qué es clave para una buena experiencia de incorporación. Comparte los roles del equipo y muestra cómo transcurre un día típico en el departamento, para que el nuevo empleado se haga una idea real de su futuro entorno.

También puedes preparar una lista de temas o preguntas que el nuevo empleado pueda comentar con sus compañeros. Esto facilita las primeras conversaciones y ayuda a crear conexiones desde el principio.

Además de los roles y tareas, aprovecha el preboarding para aclarar aspectos prácticos: el código de vestimenta, el horario laboral, el aparcamiento o si hay que llevar comida. Y, por último, personaliza la información según la ubicación, el departamento o el puesto, para que cada nuevo empleado reciba solo los datos que realmente necesita.

Onboarding: estructura y propósito

Durante la fase de onboarding, ofrece al nuevo empleado un calendario claro con lo que ocurrirá en sus primeras semanas. Incluye las fechas de las formaciones, reuniones, sesiones de seguimiento y eventos importantes. Tener esta visión general reduce la incertidumbre y ayuda a la persona a organizarse mejor.

A medida que avance el proceso, muéstrale cómo su papel encaja dentro de la cultura corporativa y cómo sus habilidades contribuyen a los objetivos del equipo y de la empresa. Esto le permitirá comprender el propósito de su trabajo diario y fomentará la colaboración con los demás.

También puedes crear un plan de 100 días que visualice los primeros pasos, aprendizajes y proyectos iniciales del nuevo empleado. Es una excelente forma de marcar objetivos realistas y mantener la motivación durante sus primeros meses.

Cómo medir la Clarificación en tu proceso de onboarding

La mejor forma de medir el nivel de clarificación es mantener un diálogo continuo con tus empleados. Pide feedback de forma regular y pregunta a las nuevas incorporaciones cómo han vivido el preboarding y su proceso de onboarding. ¿Recibieron toda la información que necesitaban? ¿Hubo algo que no se comunicó con suficiente claridad?

También puedes observar si aparecen conflictos, malentendidos o confusiones en el día a día. Analiza cada situación y valora si el origen está en la falta de claridad. Lo importante es crear un entorno seguro, donde los empleados se sientan cómodos para compartir estas experiencias y hacer preguntas.

Cuando alguien mencione que algo no quedó claro, aprovéchalo como una oportunidad para mejorar. Puedes resolver la duda directamente o animarles a hacerlo por sí mismos. Mantener este hábito fortalecerá la comunicación interna y fomentará una cultura más transparente y sin malentendidos.

Ejemplo de buena práctica: Clarificación

¿Conoces la función “Un día en la vida de…”? En la app de onboarding de Appical, los miembros del equipo comparten cómo es un día típico en su trabajo. Así, las nuevas incorporaciones pueden hacerse una idea realista de lo que les espera.

Por ejemplo, en la historia “Un día en la vida de Merel”, una de nuestras diseñadoras muestra su rutina y tareas diarias. Esta diapositiva aparece durante la fase de preboarding, para que el nuevo empleado conozca mejor el rol, el equipo y el ritmo de trabajo antes de su primer día.

Esperamos que ahora tengas una visión más clara de cómo la Clarificación puede mejorar tu organización y tu proceso de onboarding.

¿Te gustaría conocer las demás C del modelo? Consulta nuestro whitepaper o explora nuestros artículos para descubrir cómo cada una de ellas contribuye a crear una experiencia de incorporación completa y coherente.

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