Onboarding bij Euro Caps: Van eenrichtingsverkeer naar persoonlijk welkom

De uitdaging: 

Euro Caps is ’s werelds grootste producent van private-label koffiecapsules. Met 330 medewerkers (100 op kantoor, 230 op de productievloer) leveren ze in 44 landen aan retailers zoals Jumbo en Lidl. Het bedrijf groeit hard, maar de cultuur blijft overeind: "We zijn een dynamisch bedrijf dat gewoon aan de slag gaat. Niet lullen maar poetsen", aldus Karin Snijders, L&D Business Partner bij Euro Caps.

Toen Karin bij Euro Caps startte, ervoer ze zelf het bestaande onboardingstraject: een e-learning dat op de laptop plaatsvond. Haar eerste indruk was helder: "Zodra je in zo'n omgeving komt, voelt het wat schools. Zeker omdat je elke module met een toets afsloot. Ik kreeg zelf de neiging om alles goed te willen doen. Het ging meer over 'wij doen het zo' dan over 'welkom, hoe zorgen we dat je met zelfvertrouwen over de drempel stapt?'."

Het oude proces was functioneel, maar voldeed niet aan de behoeften van Euro Caps.

De kernuitdagingen waren:

• Onboarding was eenrichtingsverkeer; Geen focus op de reis van de nieuwe medewerker, enkel op wat het bedrijf wilde vertellen.
• Alleen toegankelijk via laptop, terwijl de 230 productiemedewerkers niet met laptops werken en geen zakelijk e-mailadres hebben.
• Eén standaard onboarding voor twee totaal verschillende doelgroepen (kantoor vs. productie).
• Praktische vragen bleven onbeantwoord ("Waar parkeer ik mijn fiets? Moet ik mijn eigen lunch meenemen?").
• Slechts 5 van de 60 medewerkers doorliepen de e-learning.

De oplossing: mobiel, persoonlijk en altijd bereikbaar

Karin koos bewust om niet de e-learning te verbeteren, maar de onboarding-app van Appical in te zetten. "Je kan een app altijd en overal gebruiken, bijvoorbeeld op de bank of als je ‘s avonds in bed door je telefoon scrolt - dat is precies het moment dat je even een hoofdstuk doorloopt”, vertelt Karin.

Voor productiemedewerkers die aan de machine staan, is die laagdrempelige toegankelijkheid cruciaal.

Euro Caps wilde de onboarding op drie punten verbeteren:

1. Vanaf het tekenmoment verbinden: "Het grootste doel is nieuwe medewerkers al op het tekenmoment verbinden met de organisatie." 
2. Het unieke verhaal vertellen: "Euro Caps is geen willekeurig bedrijf. Wij kenmerken ons door allerlei zaken en die delen we met de nieuwe collega’s." De app moet de cultuur, trots en ons specialisme levendig overbrengen.
3. Spanning wegnemen door duidelijkheid: Euro Caps zet de reis van de medewerkers centraal, niet de behoefte van het bedrijf. "We nemen mee dat je waarschijnlijk heel veel vragen hebt. Alle praktische vragen - van "waar parkeer ik mijn fiets?" tot "krijg ik lunch?" - worden beantwoord."

Implementatie: zelf aan de slag met een blauwdruk

Het team van Euro Caps koos voor 'selfservice' en bouwde de onboarding-app zelf, stap voor stap. Ze startten met een interne Design Workshop om de reis van de nieuwe medewerker te schetsen: welke momenten zijn belangrijk en welke informatie is dan nodig? En hoe verschilt de behoefte aan info per doelgroep?

Met die inzichten doken ze het Miro-bord van Appical in. Daar tekenden ze de complete verhaallijn uit, en kwamen met een logische structuur. "Ik vond dat eigenlijk de meest behulpzame tool," zegt Karin. "Want als je die goed invult, dan is het maken van de reis in Appical zelf vele malen makkelijker."

Om de app écht te laten aansluiten, haalden ze directe input op. Voor de productiemedewerkers ging het team de vloer op. Ze vroegen recente nieuwkomers: wat heb je gemist? Wat vond je waardevol? Die input vormde de basis voor de onboarding-reis.

Met een helder plan en waardevolle feedback bouwde het team de twee journeys in het platform. Ze verzamelden en creëerden alle content - van video's tot teksten. Een Appical-consultant keek mee voor extra tips en een kwaliteitscheck, waarna de app live ging. Het gehele proces duurde ongeveer 3 maanden.

De onboarding-app in actie

Twee aparte routes

Euro Caps creëerde twee aparte journeys: één voor kantoormedewerkers, één voor de productiemedewerkers. Beide groepen krijgen dezelfde basis over het bedrijfsverhaal, de koffiecultuur en de waarden. Daarna splitst het pad.

In eerste instantie dacht het team aan één reis met tags. Maar toen de kantoorversie af was, werd duidelijk dat productiemedewerkers heel andere informatie nodig hadden. Dus maakten ze een tweede traject, volledig afgestemd op de doelgroep.

Cultuur én praktijk

Nieuwe medewerkers leren over het ontstaan, de groei, wat de organisatie uniek maakt, hoeveel capsules Euro Caps produceert (bijna 2 miljard per jaar). Maar ook over de bedrijfsactiviteiten: Formule 1-trips, het jaarlijkse bedrijfsfeest en de Wall of Fame waarop élke medewerker een professionele portretfoto krijgt.

Praktische vragen worden beantwoord voordat ze gesteld worden. Waar parkeer je je fiets? Hoe werkt de veiligheidssleutel? Krijg je fruit op het werk? Het staat er allemaal in.

Interactief en verbindend

De app maakt leren laagdrempelig. Elk team stelt zich voor in een eigen video: van een korte clip van Finance tot een mini-cursus van de koffiespecialisten over koffie proeven. Zo komen afdelingen veel beter aan bod dan tijdens een droge presentatie op de onboardingdag.

Een virtuele rondleiding door de enorme fabriek laat zien hoe je bij hal 8 komt, terwijl quizzen ("sleep de juiste naam naar de juiste capsule") de betrokkenheid vergroten. 

En het persoonlijke contact begint al vóór dag één: de directeur heet je welkom via video, je manager stuurt een bericht via de app en het hele team laat weten "we hebben er zin in".

Resultaten: tijdsbesparing en meer betrokkenheid

De nieuwe medewerkers reageren enthousiast en de app ademt Euro Caps: "De look and feel, de vibe - het sluit ontzettend goed aan. Een dynamisch, catchy, “lekker aan de slag gaan” bedrijf. Niet lullen maar poetsen", aldus Karin. Die match vertaalt zich direct in een soepelere start voor nieuwe collega's.

Tijdsbesparing en efficiëntie

Euro Caps nam afscheid van het oude e-learningplatform en maakte een efficiëntieslag voor het Coffee Culture Program. "Een groot deel van de presentaties zijn in de app verwerkt. Die kunnen we overslaan tijdens de onboardingdag. En je kan veel sneller met de praktijkmodule starten, waar mensen echt aan de slag gaan met koffie.”

Voor HR scheelt het ook tijd. Het welkomstbericht dat nieuwe medewerkers zelf schrijven voor op de SharePoint-pagina, vullen ze nu direct in via de app. "Daar moest mijn collega vroeger altijd achterna mailen en bellen." 

Consistent verhaal

Hetzelfde geldt voor cruciale (veiligheids)informatie. Als voedselbedrijf moet Euro Caps streng zijn op voedselveiligheid: "In elk hoofdstuk verwijzen we door naar verplichte trainingen. Deze trainingen moet je voltooien voordat je überhaupt de fabriek in mag. Die extra prikkel kunnen we nu continu geven." Ook blijft de boodschap consistent: iedereen hoort hetzelfde, doordachte verhaal.

Hogere betrokkenheid

Waar eerder 5 van de 60 nieuwe medewerkers per jaar de e-learning voltooiden, is de betrokkenheid nu merkbaar hoger. Ook komt de rest van de organisatie beter in beeld: "Afdelingen stellen zich voor via video's, iets wat voorheen niet of te slecht gebeurde."

Het resultaat: mensen landen beter, voelen zich welkom en starten met meer zelfvertrouwen.

4 Tips van Euro Caps:

1. Zorg dat je de verhaallijn van tevoren scherp hebt. Wat wil je precies laten zien?
2. Neem de nieuwe medewerker als vertrekpunt, niet jezelf als bedrijf. Welke vragen en onzekerheden kan je wegnemen voordat iemand start?
3. Zorg dat je content klaar is, foto's, filmpjes, teksten, voordat je begint met bouwen.
4. Plan een afgebakende periode in met volle focus op het uitwerken van je journey. "Hoe meer je daarop kan focussen, hoe sneller je erin komt.