Zo voer je als manager écht goede onboarding-gesprekken

3 belangrijke inzichten:

• Stel de juiste vragen op het juiste moment: Leer welke vragen je wanneer moet stellen (voor dag 1, na 30, 60 en 90 dagen) voor gesprekken die wel iets opleveren.
• Creëer een duidelijke gespreksstructuur: Zet zwart op wit hoe je verschillende gesprekken – van één-op-één gesprekken tot anonieme vragenlijsten – inzet voor een gestructureerde aanpak.
• Doe iets met de feedback: Gebruik de feedback voor concrete verbeteringen en koppel terug naar de nieuwe medewerker.

Het gevaar van oppervlakkig contact

De eerste 100 dagen van een nieuwe medewerker zijn een cruciale periode. Ze beginnen vol enthousiasme en potentie, maar dat momentum kan gemakkelijk verloren gaan. Omdat managers het zelf vaak druk hebben, blijft de begeleiding soms beperkt tot een snelle 'Alles goed?'. Ondertussen kan er bij de nieuwe medewerker onzekerheid ontstaan.

Nieuwe medewerkers willen een goede indruk maken en geven daarom niet snel aan wanneer ze iets niet begrijpen. Zo kunnen ze stilletjes worstelen met onduidelijke taken of ingewikkelde systemen. Tegen de tijd dat je het merkt, aan gemiste deadlines of minder motivatie, is het vaak te laat.  Zonder goede gesprekken kunnen kleine uitdagingen uitgroeien tot serieuze problemen, zoals vroegtijdig vertrek.

De oplossing: gestructureerde gesprekken

Het antwoord is geen ingewikkelde actie, maar een vaste aanpak. Met regelmatige, betekenisvolle gesprekken kom je erachter wat er speelt. Zo kun je:

• Kennisachterstanden ontdekken voordat het problemen worden
• Verwachtingen helder krijgen en doelen afstemmen
• Een veilige sfeer creëren voor eerlijke feedback
• Nieuwe medewerkers helpen om zich snel thuis te voelen
• Belemmeringen op tijd signaleren en wegnemen
  

Vragen voor elke fase in het inwerkproces

Gestructureerde gesprekken zijn de basis voor een goede onboarding. Door af te wisselen tussen persoonlijke gesprekken, korte checks en anonieme feedback, krijg je een goed beeld van hoe het echt gaat. Hieronder vind je voorbeelden van vragen voor elke fase:

Voor de eerste dag: een goede voorbereiding

In deze fase gaat het om enthousiasme behouden, onzekerheid wegnemen en een warm welkom. Een telefoontje, e-mail of berichtje in de app kan laatste vragen beantwoorden en zorgt voor een goede start.

Voorbeeldvragen:

• "Heb je nog vragen over je eerste dag die we niet hebben besproken?"
• "Waar kijk je het meest naar uit in je nieuwe functie?"
• "Wat heb je nodig om met vertrouwen te kunnen beginnen?"
• "Wanneer is je eerste week voor jou geslaagd?"

Tip: stel via je onboarding app een korte vragenlijst samen om persoonlijke informatie te verzamelen. 

Suggesties voor de vragenlijst:

• "Wat eet je graag tijdens de lunch?"
• "Wat doe je graag in je vrije tijd?"
• "Wat mag niet ontbreken op je werkplek?"

Gebruik deze informatie vervolgens om iets lekkers voor de lunch te regelen of een persoonlijk item toe voegen aan het welkomstpakket.

[.callout-small]Bekijk meer ideeën voor een creatief welkomstpakket[.callout-small]

De eerste 30 dagen: een stevige basis 

In deze fase staat duidelijkheid en een verbinding met de organisatie creëren centraal. Plan wekelijkse gesprekken en wissel deze af met korte, informele checks.

Voorbeeldvragen:

• "Welk onderdeel van de onboarding heeft je het meeste geholpen?"
• “Welk onderdeel van de onboarding was verwarrend?”
• "Wat is er nog onduidelijk voor je?"
• "Heb je alle tools die je nodig hebt voor je werk?"
• "Weet je wat je belangrijkste taken zijn de komende weken?"
• “Welke collega’s heb je leren kennen deze weken?”
• "Met welke collega's wil je graag kennismaken?"

Dag 30-60: meedraaien en kennis toepassen

Nu is het tijd om de nieuwe medewerker steeds zelfstandiger te laten werken. Help om de opgedane kennis toe te passen en check of ze alles hebben om succesvol te zijn in hun dagelijkse werkzaamheden.

Houd de wekelijkse gesprekken aan om vooruitgang en uitdagingen te bespreken en vraag ook eens anoniem naar de ervaringen tot nu toe.

Voorbeeldvragen:

• "Welke taken pak je zelfstandig op? Waar kan ik je bij helpen?"
• "Hoe bevalt je rol tot nu toe?"
• "Tegen welke uitdagingen liep je de afgelopen weken aan?"
• "Klopt de functie met wat we tijdens de sollicitatie bespraken?"
• "Wat heb je nodig om je doelen te halen?"
• "Welk onderdeel van de inwerkperiode vind je het meest nuttig?"
• "Welk proces kunnen we verbeteren?"

Dag 60-100: impact en (zelf)vertrouwen

Het doel in deze fase is een zelfverzekerde medewerker die weet welke rol hij of zij in de organisatie speelt. De gesprekken worden strategischer: wat is je impact en hoe groei je verder? Anonieme feedback over je begeleiding is ook welkom.

Vragen voor jullie gesprek:

• "Welke taken gaan je steeds beter af?"
• "Wat heb je nodig om je werk nóg beter te doen?"
• “Zijn er obstakels die je tegenhouden in je werk?”
• "Hoe kan ik je beter ondersteunen in je dagelijkse werkzaamheden?"
• Hoe denk je dat jouw werk bijdraagt aan onze organisatiedoelen?"
• "Voel je je thuis in het team en de organisatiecultuur?"

Het 100-dagen gesprek: terugblik en vooruitzicht

De eerste 100 dagen zijn een belangrijke mijlpaal voor je nieuwe medewerker: de onboardingfase is nu (vaak) afgerond en hij of zij is volwaardig onderdeel van het team. Dit verdient een speciaal gesprek, los van jullie wekelijkse overleg.

Zie dit echt als een gesprek, niet als beoordeling. Kijk terug op de afgelopen periode en bespreek verdere groei. Maak samen de agenda: deel je vragen van tevoren en nodig je medewerker uit om eigen punten toe te voegen. En schrijf de afspraken op na het gesprek.

Vragen voor het gesprek:

• "Op welke prestatie ben je het meest trots?"
• "Wat is je opgevallen in je rol of in onze manier van werken?"
• "In wat verschilt de functie van wat je had verwacht?"
• "Wat wil je de komende zes maanden bereiken in je werk?"
• "Welke persoonlijke doelen heb je voor ogen?"
• "Welke kant van onze cultuur past goed bij je en welk aspect vind je lastig?"
• "Wat is je advies aan mij als leidinggevende?"
• "Welk onderdeel van het inwerken was voor jou het nuttigst?"
• "Hoe kunnen we het inwerken beter maken voor nieuwe collega's?"

Tip: maak er een feestje van!
Geef dit moment extra aandacht. Erken wat er al is bereikt en verwelkom je medewerker officieel als vast teamlid. Begin een eigen traditie die bij jullie past.

Bij Appical krijgen nieuwe collega's na 100 dagen een eigen trui. Je kunt ook, net als Personio, de medewerker een restaurant laten kiezen voor het gesprek.

Ga aan de slag met de feedback

Vragen stellen is belangrijk, maar wat je doet met de informatie is nog belangrijker. Als suggesties niet worden opgepakt, kan dat het vertrouwen meer schaden dan wanneer je niets vraagt.

Laat zien dat je luistert door er iets mee te doen. Begin met een bedankje voor de input. Los eenvoudige zaken meteen op, zoals toegang tot een bepaalde tool, en plan tijd voor ingewikkeldere punten.

Sluit altijd af met een terugkoppeling. Een berichtje als "Dank je voor je feedback, op deze manier zijn we ermee aan de slag gegaan" laat zien dat je de feedback serieus neemt.

Tot slot

Het verschil tussen een nieuwe medewerker die het lastig heeft en een die zich snel thuisvoelt, zit vaak in de begeleiding. Door echte gesprekken te voeren in plaats van vluchtige praatjes, bouw je aan vertrouwen en duidelijkheid. Dus sla die "Hoe gaat het?" eens over en stel een vraag die er toe doet.