Stagiairs begeleiden: 6 tips voor een goede onboardingervaring

Waarom het onboarden van je nieuwe stagiairs belangrijk is

Stagiairs zijn meer dan alleen tijdelijke medewerkers. Als ze op de juiste manier worden ingewerkt, kunnen ze een waardevolle aanwinst voor je bedrijf zijn. Ze bekijken je bedrijf vanuit een nieuw perspectief, kunnen frisse inzichten bieden, positieve woorden verspreiden over je bedrijf en een waardevolle talentenpool vormen. Sterker nog, 74% van de stagiaires krijgt na het voltooien van hun stage een baan aangeboden bij het bedrijf als dat mogelijk is (EnterpriseAppsToday).

Daarom betekent investeren in een goede onboarding ook investeren in potentieel nieuw talent dat je bedrijf op de lange termijn ten goede zal komen. Lees meer over de voordelen van investeren in stagiairs.

Omdat je stagiair misschien geen eerdere ervaring heeft met het werkleven, hebben ze mogelijk extra begeleiding nodig om ze op weg te helpen. Hier zijn een aantal praktische tips om ervoor te zorgen dat je nieuwe stagiair een warm welkom krijgt en goed van start gaat!

1. Bereid je stagiair voor op de eerste werkdag

Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar voorbereiding gaat verder dan alleen het informeren van je nieuwe stagiair over de locatie van kantoor, werktijden en hoofdtaken. Onthoud dat dit misschien wel de allereerste kantoorervaring is voor je stagiair, dus ze kunnen zich zorgen maken over dingen waar je zelf niet aan zou denken: "Wat betekent 9 tot 5 precies? Hoeveel pauzes heb ik? Hoe rapporteer ik mijn gewerkte uren?"

Door je stagiair te informeren over deze kleine details, krijgen ze een duidelijk beeld van wat hen te wachten staat op hun eerste dag, waardoor ze zich beter voorbereid en enthousiast voelen. 

2. Laat je stagiair kennismaken met je bedrijf

Dus, je hebt je nieuwe stagiair verteld over hun positie en wat er van hen verwacht wordt. Maar wat weten ze eigenlijk over het bedrijf als geheel? Breng je stagiair op de hoogte van de geschiedenis, visie en waarden van het bedrijf. Als je bedrijf een product heeft, leg hen er dan meer over uit. Als je bedrijf veel verschillende teams of afdelingen heeft, vertel hen dan wat ze precies doen.

Moedig je stagiair aan om koffieafspraken te maken met collega’s en binnen het bedrijf te netwerken. Geef hen een lijst met mensen met wie ze kunnen praten en help hen met het bedenken van vragen. Dit geeft je stagiair een dieper begrip van het bedrijf, wat hen helpt bij het uitvoeren van hun taken. En het opent de deur naar toekomstige interne rekrutering, zodat nieuw talent binnen het bedrijf blijft (Forbes).

3. Geef je stagiair een checklist

Hoe handig je informatie ook is, het kan nog steeds veel zijn om te verwerken voor iemand die net begint met een stage. Stagiairs moeten niet alleen hun functie leren kennen, maar ook administratie regelen, collega's leren kennen en vertrouwd raken met alle nieuwe tools en platforms. Wat voor jou eenvoudige stappen lijken, kan voor een nieuwe stagiair aanvoelen als een eindeloze lijst aan taken.

Geef je stagiair daarom een stapsgewijze checklist om het overzichtelijk en uitvoerbaar te houden. Welke administratie moeten ze regelen? Moeten ze hun account activeren? Welke platforms moeten ze downloaden? Check, check, en check!

4. Leer de communicatievoorkeuren van je stagiair kennen

Zoals met elke beginner heeft je stagiair begeleiding en feedback nodig, vooral in het begin, maar ook tijdens de rest van de stageperiode. Het stellen van vragen en het maken van fouten zijn essentieel voor het leerproces, en daarom is het belangrijk om met je stagiair te bespreken hoe zij het liefst begeleiding en feedback ontvangen.

Plan bijvoorbeeld aan het begin van hun stage een meeting in en bespreek hoe jullie het beste kunnen samenwerken: Werkt je stagiair liever zelfstandig of nauw samen?  Heeft hij of zij een voorkeur voor schriftelijke of mondelinge feedback? En wat kan je stagiair van jou als leider verwachten?

Het kennen van de voorkeuren van je stagiair is de beste manier om vertrouwen op te bouwen en een veilige omgeving te creëren. Het vinden van de juiste balans tussen constructieve feedback en complimenten is essentieel om je stagiair gemotiveerd, creatief en enthousiast te houden (Forbes).

5. Geef je stagiair het gevoel dat ze deel van het team zijn

Of hun verblijf nu tijdelijk is of niet, iedereen verdient het om zich deel van het team te voelen. Een goede eerste stap is om vlak voor de eerste dag van je stagiair de namen en functies van hun collega's te delen, om ze een goede start in het team te geven (en het overweldigende gevoel van het moeten onthouden van ieders naam te vermijden!).

En waarom begin je de eerste dag van je stagiair niet met een goodie bag? Het lijkt misschien een klein gebaar, maar een goodie bag zorgt voor een vrolijk begin van de dag. Een handgeschreven kaartje, een chocoladereep en wat bedrijfsmerchandise zorgen ongetwijfeld voor een lach op het gezicht van je nieuwe stagiair en geeft hen het gevoel dat ze erbij horen.

Behandel je stagiairs zoals je je medewerkers behandelt: laat hen (geleidelijk) deelnemen aan vergaderingen, geef hen eigen verantwoordelijkheden en nodig hen uit voor sociale activiteiten. Dit is de beste manier om hen zich welkom en betrokken te laten voelen.

6. Stel doelen voor de stage

Zelfs met de juiste voorbereiding kan het begin van een stage overweldigend aanvoelen, met zoveel taken, verwachtingen en verantwoordelijkheden. Als je nog nooit eerder in een vergelijkbare omgeving hebt gewerkt, is het moeilijk om precies te weten wat je kunt verwachten.

Daarom is het belangrijk om samen met je stagiair om tafel te gaan zitten - met een kopje koffie erbij - om doelen te stellen voor de stage. Dit biedt de perfecte gelegenheid voor hen om hun verwachtingen voor de komende maanden uit te spreken. Wat willen ze bereiken met deze stage? Welke specifieke vaardigheden willen ze graag ontwikkelen?

Door je stagiair te helpen bij het stellen van doelen voor de stage, geef je hen een helder overzicht van hun traject binnen jouw bedrijf en help je hen op zowel professioneel als persoonlijk gebied te groeien. Het is zelfs gebleken dat 82% van de jongeren het belangrijk vindt dat hun mentor hen helpt bij het formuleren van prestatiedoelen (Springtide Research).

Mijn onboardingervaring als stagiair bij Appical

Hoe ziet het eruit als al deze tips worden samengevoegd en in de praktijk gebracht? Wilma deelt haar ervaringen als stagiaire bij Appical. 

“Toen mijn avontuur als copywriter stagiair bij Appical begon, had ik weinig ervaring met kantoorbanen en copywriting. Het zal je niet verbazen dat ik na het telefoontje waarin ik te horen kreeg dat ik was aangenomen als stagiair, zowel blij als nerveus was.”

“Gelukkig namen de zenuwen snel af. Niet alleen werd ik tijdens het preboardingproces ondersteund door mijn nieuwe collega's, ik werd ook stap voor stap begeleid met behulp van de Appical app. Daar hielpen de checklists me om precies te weten welke stappen ik moest nemen vóór, tijdens en na mijn eerste week van de stage. Dankzij de app leerde ik over de geschiedenis van Appical, de visie, waarden en verschillende afdelingen. Ik kwam zelfs wat leuke feitjes te weten over mijn nieuwe collega's!”

“Hierdoor was het niet zo eng als ik aanvankelijk dacht om op mijn eerste werkdag op kantoor aan te komen. Na een warm welkom van iedereen op kantoor voelde ik me meteen thuis en klaar om mijn nieuwe taken aan te pakken. Mijn onboardingavontuur bij Appical deed me realiseren dat het beginnen van een nieuwe stage helemaal niet zo zenuwslopend hoeft te zijn. Dankzij deze sterke start kijk ik nu met enthousiasme en nieuwsgierigheid uit naar wat de rest van mijn stage te bieden heeft.”

Wilma's ervaring bij Appical benadrukt het belang van effectieve onboarding voor stagiairs. Door het bieden van uitgebreide ondersteuning, begeleiding en middelen, zorg je ervoor dat stagiairs zich welkom voelen en goed voorbereid zijn om te slagen in hun rol.