Cómo Conectar Con Los Empleados: 11 Mejores Prácticas En Onboarding Y Recursos Humanos

Descubre cómo las principales empresas están conectando con la Generación Z, afrontando los desafíos globales de onboarding en RR.HH. y adoptando estrategias de incorporación basadas en propósitos. Conoce estrategias simples pero efectivas que podrás aplicar en 2025, ayudándote a perfeccionar tu enfoque y construir relaciones sólidas y duraderas con tus nuevas incorporaciones.

1. Crea conexiones para un onboarding exitoso

Universidad de Portland - Talya Bauer

El proceso de incorporación ha evolucionado, pasando de ser una simple lista de tareas a convertirse en una oportunidad para fomentar conexiones sociales. Aquí es donde puedes marcar la diferencia. Pero, ¿cómo conseguirlo?

Talya Bauer, creadora del modelo de las 6 C's para el onboarding, comparte cinco estrategias para mejorar el éxito del programa a través de conexiones significativas:

1. Empatía: Ponte en los zapatos de tu nuevo empleado. Para ellos, empezar un nuevo trabajo puede ser emocionante, pero también puede resultar abrumador. Evita saturarlos con demasiada información; enfoca el proceso de incorporación en sus necesidades. Involúcralos haciendo preguntas y asegurándote de que se sientan seguros y motivados.

2. Tiempo y coordinación: El onboarding no es un evento que dure solo una semana; es un proceso continuo. Considera extenderlo a un año o más. Organizaciones como PwC y NASA han diseñado programas que se extienden hasta 18 meses desde la contratación. 

3. Proactividad del nuevo empleado: La proactividad es clave durante el onboarding, aunque no todo el mundo es proactivo por naturaleza. Motiva a los recién contratados algunos consejos por correo como "haz preguntas" o "agenda reuniones 1 a 1". Experimentos en Google demuestran que este enfoque fomenta una mayor proactividad.

4. Compañeros y responsables: Los programas de buddies (compañeros) en el onboarding pueden reducir la rotación en un 36%, aumentar la productividad en un 56% y mejorar la satisfacción en un 23%. Además, buenas relaciones entre directivos y nuevos empleados también disminuyen la rotación. Involucra a estos roles con acciones simples, como organizar almuerzos entre responsables y nuevas incorporaciones o proporcionar listas de tareas para los gerentes.

5. Herramientas y procesos de RR.HH: Ve más allá de las tareas rutinarias y prioriza la creación de conexiones con la ayuda de herramientas de RR.HH. Por ejemplo, documenta tu plan de onboarding, programa reuniones regulares con las partes implicadas y establece programas de feedback de 360 grados.

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2. Descubre lo que piensan realmente tus nuevas incorporaciones

Yes! We Connect - Frank Philips

¿Te preguntas cómo se sienten realmente los recién contratados sobre su experiencia de onboarding? ¡Pregúntales! Frank Philips lo hizo, entrevistando a más de 100 nuevos empleados en los últimos tres años, y las respuestas fueron directas y honestas.

Algunas nuevas incorporaciones calificaron el onboarding con altas notas en los formularios de evaluación, aunque en realidad el proceso falló en varios aspectos. Pero, ¿qué es lo que más les inquieta? No encontrar un plan de incorporación establecido.

En muchos casos, no se les pregunta a los nuevos empleados sobre su experiencia laboral previa y cómo esta podría beneficiar a su equipo, lo que significa perder grandes oportunidades. Para mejorar el onboarding, empieza a recopilar comentarios sinceros de tus nuevos colaboradores. Dedica tiempo a entrevistas individuales y escucha genuinamente sus necesidades.

3. Para comprometer eficazmente a la Generación Z, replantea tus estrategias

Peple - Laura Bas

Piden salarios altos, carecen de ética laboral y no aceptan críticas. Estos son los estereotipos más comunes sobre la Generación Z (Gen Z). Sin embargo, como señala Laura Bas, experta en Gen Z, el cambio siempre genera resistencia, y estas críticas han acompañado a todas las generaciones. En realidad, cada nueva generación aporta cambios valiosos. Entonces, ¿cómo conectar eficazmente con la Gen Z?

Consejos para reclutar e incorporar a la Gen Z:

• Usa recursos visuales atractivos: Por ejemplo, un video de "un día en la vida de" puede mostrar cómo es trabajar en tu organización.
• Ofrece beneficios flexibles: Proporciona varias opciones en los beneficios secundarios. Por ejemplo, si disfrutan del deporte, incluye una membresía para el gimnasio.
• Implementa un sistema de buddies: La Gen Z puede sentirse más cómoda haciendo preguntas a un compañero que a un responsable jerárquico.
• Utiliza explicaciones en video: Este formato es más eficiente para la Gen Z y les permite revisar el contenido fácilmente.‍
• Ayúdales a planificar su crecimiento y promoción: Esto se trata de claridad, no de salario. Siéntate con ellos y pregúntales dónde se ven en 2, 5 o 10 años, y elabora un plan concreto para alcanzar esos objetivos.

[.callout-small] Descubre más estrategias para adaptar tu proceso de incorporación a la Generación Z. [.callout-small]

4. Piensa como un diseñador

Colab.EX - Inez Abels

¿Qué pasaría si considerásemos lo que hacemos como un servicio o producto, y a los empleados como clientes?

Crear un proceso de onboarding efectivo empieza con diseñar una gran experiencia para los nuevos miembros de la compañía. Utilizando el diseño de experiencia del empleado, basado en el Design Thinking, puedes hacer que el onboarding sea fluido y atractivo tanto para tus nuevos empleados como para tu organización. Además, este enfoque te ayuda a abordar los problemas correctos.

En el evento Onboard Amsterdam, Inez Abels de CoLab.EX compartió consejos prácticos del Employee Experience Playbook. Mostró cómo enfocarse en cada etapa del onboarding puede revelar insights valiosos a través de ejemplos reales.

Tres aprendizajes clave para aplicar el método de diseño de experiencia del empleado:

1. Considera el trabajo como un servicio o producto: Piensa como un diseñador para crear experiencias significativas y efectivas.
2. Desafía las suposiciones: Sé consciente de tus prejuicios y cuestiona todo lo que crees saber.
3. Comprueba y valida: Asegúrate de que tus soluciones aporten valor real mediante pruebas y ajustes continuos.

5. La inversión más inteligente: programas de prácticas

Censes - Maarten Brand

¿Qué puede reducir tus costos de reclutamiento, aumentar tu retención, gestionar parte del onboarding y fortalecer tu marca empleadora? ¡Las prácticas!

Los programas de prácticas son una inversión increíblemente inteligente, pero solo si las empresas saben cómo gestionarlos. Aunque muchas organizaciones aman la idea, pocas se esfuerzan en hacer que las prácticas realmente funcionen. Problemas comunes, como mentores despectivos o demasiado autoritarios, suelen resultar en una mala experiencia para los practicantes. Sin embargo, las empresas que invierten tiempo y atención en construir un programa sólido de prácticas obtienen grandes beneficios.

Entonces, ¿qué tipo de empresa eres? Empieza haciéndote estas tres preguntas:

1. ¿Saben nuestros empleados cómo ser buenos mentores?

2. ¿Tienen el tiempo y el apoyo del liderazgo para hacerlo bien?

3. ¿Estamos priorizando la experiencia del practicante más allá de cumplir un simple trámite?

Las prácticas son la primera impresión definitiva y, si las gestionas correctamente, pueden conducir a una conexión duradera (y muy rentable). Si no, digamos que las conexiones duraderas no se construyen con encargos de café y silencios incómodos.

6. Da significado al trabajo desde el primer día

Just on Purpose - Alberto González Otero

Con solo el 13% de los empleados en Europa comprometidos activamente, según Gallup, cultivar un sentido de propósito puede ser un cambio radical. Curiosamente, un hábito común en las comunidades más longevas del mundo, conocidas como Blue Zones, es que las personas tienen un propósito claro que guía sus decisiones.

El propósito no tiene que ser algo grandioso que debas encontrar; puede ser tan simple como comprender qué es importante para ti y por qué haces lo que haces. La mayoría de los empleados trabajan por algo más que un salario. Al entender sus motivaciones, puedes ayudarlos a conectar lo que hacen con el propósito de tu equipo y organización.

Ejemplo:

Roles alternativos – Reflexiona sobre cuál consideras que es tu propósito o rol en la empresa más allá de tu título profesional. ¿Eres un "CFO" o un "Facilitador de diversión"? ¿Eres el "Jefe de TI" o el "Jefe de hacer que las cosas pasen"?

7. Incorpora el propósito en el proceso de onboarding

Ministerio de Asuntos Sociales y Empleo, Ciudad de Utrecht, Municipio de La Haya, Noaberkracht

Ahora que sabes lo importante que es el propósito, veamos cómo puedes centrar el recorrido de tus empleados en torno al propósito de tu organización. Aquí tienes algunas ideas:

1. Presenta “personas”: Las personas dan un rostro humano a tu misión. Representan a quienes se benefician del trabajo de tu organización.

2. En el preboarding, enfócate en tus metas y valores: Muestra cómo estos ayudan a las personas representadas. Reafirma este tema en diferentes etapas del recorrido del empleado.

3. Presenta lugares y temas clave relacionados con tu área de trabajo: Considera organizar un recorrido en autobús por sitios importantes, talleres liderados por compañeros o incorporar elementos únicos de tu organización dentro del programa de onboarding. Por ejemplo, el programa del municipio de La Haya está vinculado a las líneas de tranvía de la ciudad.

4. Proporciona una visión completa de tu organización: La Ciudad de Utrecht involucra a los nuevos empleados en actividades como recoger basura, ser esposados por agentes de control y analizar el agua de los canales, para que comprendan las distintas funciones en su compleja organización.

8. Comprende las expectativas y puntos de dolor de todas las partes interesadas

Danfoss - Eva Baluchova

Todo proceso de incorporación implica múltiples partes interesadas, cada una con expectativas únicas. Las expectativas desalineadas pueden provocar problemas como sobrecarga de información, aislamiento, falta de claridad y oportunidades perdidas de compromiso y retención. Para crear una experiencia de incorporación efectiva, es fundamental entender las expectativas, necesidades y puntos de dolor (pain points) de todos los involucrados.

¿Cómo abordar estos desafíos?

Diseña tu programa de onboarding teniendo en cuenta a tus partes interesadas: nuevos empleados, responsables de contratación y el equipo de RR.HH. Utiliza herramientas como “personas” y mapas de recorrido para identificar necesidades específicas y guiar el desarrollo de una experiencia positiva (Design Thinking, ver también la lección nº4).

• Personas: Crea perfiles centrados en las personas, basados en datos reales e investigaciones para representar empleados hipotéticos.
• Mapas de recorrido: Una vez que conozcas tus personas, traza sus recorridos para identificar posibles puntos de dolor, momentos clave y detalles que mejoren la experiencia, tanto para las nuevas contrataciones como para los responsables de contratación.

Al aplicar Design Thinking, puedes ir más allá de simples checklists y fomentar experiencias de onboarding significativas e impactantes.

9. Busca una experiencia consistente pero flexible a nivel global

Heineken - Leonie Bor & Alexander Joosten

El objetivo de Heineken es crear un negocio adaptable y preparado para el futuro, con una experiencia de onboarding global y flexible que funcione sin problemas en cualquier lugar. ¿Cómo lo consigue Heineken y qué podemos aprender de su estrategia?

El secreto está en desarrollar una plantilla global aplicada en todas sus compañías operativas (OpCos), permitiendo al mismo tiempo la flexibilidad para adaptar el proceso localmente.

Así funciona su app de onboarding:

Cada proceso de incorporación consta de cinco historias, como "Bienvenido a HEINEKEN" y "Hacia el primer día", que todas las OpCos deben seguir.  Dentro de cada historia, hay varios capítulos globales, pero las OpCos tienen la libertad de agregar capítulos con información adicional relevante para su ubicación.

También existen páginas globales, como las que describen el propósito de HEINEKEN, que las OpCos pueden modificar o complementar según sea necesario. Además, pueden incorporar su propia identidad visual en la aplicación.

La plantilla global permite que todas las compañías operativas del mundo tengan la flexibilidad de crear experiencias locales personalizadas, mientras garantizan una excelente experiencia de incorporación para los nuevos empleados.

10. Integra tus valores fundamentales en el onboarding y más allá

AZ Alkmaar - Jasper Rutgers

Incorporar los valores fundamentales de la organización en el proceso de onboarding es esencial, según Jasper Rutgers, Responsable de RR.HH. en AZ Alkmaar. Pero ¿cómo puedes llevarlo a la práctica?

Pasos para integrar los valores fundamentales en el onboarding:

1. Define los valores con tu equipo: Asegúrate de que los valores estén claros y sean compartidos por todos desde el principio.

2. Familiariza a los nuevos empleados con los valores: Durante la incorporación, utiliza presentaciones y mentorías para que comprendan verdaderamente lo que representa tu organización.

3. Mantén vivos los valores: Incorpóralos en las evaluaciones de desempeño y asegúrate de que estén en el centro de la toma de decisiones y del comportamiento cotidiano.

4. Fomenta la conexión y comunicación: Anima a los miembros del consejo, empleados destacados, veteranos y voluntarios a interactuar y compartir su visión.

5. Ayuda a cada persona a descubrir su propósito: Independientemente de su función, ya sea portero o vendedor de entradas, motívalos a preguntarse: "¿Cómo puedo destacar en mi rol y contribuir a los objetivos cada mes?"

Recuerda: Solo puedes convertirte en un campeón si todos creen realmente en ello.

11. Identifica los "momentos que importan" en el recorrido del empleado

En toda Europa, el compromiso de los empleados está en una preocupante caída. Los datos muestran que los empleados no vuelven a estar nunca tan comprometidos como en sus primeros seis meses en el trabajo, y ese nivel de compromiso nunca aumenta ni se recupera.

Es por eso que las organizaciones necesitan identificar los "momentos que importan" para los empleados, relacionados con maneras de trabajar, confianza y desarrollo profesional, y aplicar una mentalidad de onboarding que mantenga un alto nivel de compromiso a lo largo del ciclo de vida del empleado.

Los momentos clave, según Max Specht (Personio), incluyen:

• Descubrir el estilo de trabajo y el entorno preferido del empleado: Realiza encuestas y ofrece opciones de trabajo flexible.
• Motivar a los empleados a reflexionar sobre su carrera y objetivos futuros: Organiza evaluaciones de desempeño regulares y proporciona formación.
• Fomentar la confianza entre empleados y líderes: Capacita a los responsables en comunicación efectiva y fomenta una cultura transparente mediante reuniones periódicas.

Ahora que hablamos de "momentos que importan", Sanne Fijneman-Ghielen, de la Universidad de Tilburg, estudió más de 500 momentos impactantes para optimizar las prácticas de onboarding. Esta investigación revela que los momentos significativos durante la incorporación moldean significativamente la experiencia de los nuevos empleados.

Los recién llegados traen una "mochila" de percepciones sobre la marca, experiencia como candidatos y conocimientos de trabajos anteriores que influyen en sus expectativas. Cumplir o superar estas expectativas es crucial. Las experiencias positivas predicen alrededor del 50% del compromiso semanal en el trabajo y el 35% de su intención de permanecer en la empresa.

Conclusión

Esperamos que estas valiosas ideas te ayuden a perfeccionar tu enfoque, asegurando que tus nuevas incorporaciones se sientan valoradas y conectadas desde el primer día. Al centrarte en construir relaciones sólidas, no solo mejorarás la experiencia de incorporación en RR.HH., sino que también sentarás las bases para el éxito a largo plazo, tanto para tus empleados como para tu organización.