Van recruitment naar onboarding: zo zorg je voor een soepele overgang

Recruitment en onboarding worden vaak als aparte processen gezien, waardoor er een mismatch ontstaat – ook wel de ‘Recruitment-Onboarding gap’ genoemd. Dit is de stilte die nieuwe medewerkers ervaren tussen het tekenen van hun contract en hun eerste werkdag.

Meestal worden recruitment en onboarding door verschillende mensen uitgevoerd, met elk hun eigen taken. Maar dat betekent niet dat ze als losse teams moeten werken. Voor nieuwe medewerkers is het allemaal één geheel, omdat de werving van nieuwe medewerkers en onboarding onderdeel zijn van dezelfde employee journey.

Een kloof tussen recruitment en onboarding kan nieuwe medewerkers onzeker maken en zelfs bijdragen aan vroegtijdig vertrek. 

Wat je wel wilt? De processen met elkaar verbinden en beginnen met inwerken vóór de eerste werkdag. Een goede onboarding start zodra een kandidaat de baan accepteert, zodat de overgang soepel verloopt en je het enthousiasme van de nieuwe medewerker vasthoudt.

Maar waarom zien veel bedrijven recruitment en onboarding nog als gescheiden processen? En hoe kunnen ze die kloof overbruggen?

In deze blog duiken we in de kloof tussen recruitment en onboarding: wat zijn de risico’s, waarom is een naadloos proces zo belangrijk, en wat zijn praktische tips om de kloof te dichten?

‍

De gevaren van een kloof tussen recruitment en onboarding

Recruitment en onboarding zijn twee verschillende fases in de employee journey, wat verklaart waarom ze vaak los van elkaar worden gezien. Bij recruitment gaat het om het vinden van de juiste persoon voor de juiste functie, terwijl onboarding ervoor zorgt dat deze persoon goed in het bedrijf integreert.

Toch is het problematisch om ze volledig van elkaar te scheiden, omdat ze een belangrijk ding gemeen hebben: de nieuwe medewerker. Ondanks verschillende doelen, draait het bij zowel recruitment als onboarding voor een groot deel om de ervaring van de medewerker.

Stel het je zo voor:

Wanneer bedrijven recruitment en onboarding te strikt van elkaar scheiden, heeft dat direct gevolgen voor nieuwe medewerkers. Een paar voorbeelden:

• ‍Minder betrokkenheid en motivatie -> Tijdens recruitment is er volop energie en persoonlijke aandacht. Als onboarding dat niet evenaart, voelen nieuwe medewerkers zich al snel minder enthousiast.‍
• Vertraagde productiviteit -> Laat je nieuwe collega's te lang 'in het ongewisse'? Dan moeten ze eerst een inhaalslag maken voordat ze echt van waarde kunnen zijn.‍
• Frustratie over de functie -> Als recruiters bepaalde verwachtingen scheppen die niet overeenkomen met de realiteit, leidt dat gegarandeerd tot frustratie.
• ‍Moeizame integratie in de cultuur -> Als bedrijven bepaalde waarden prediken maar deze tijdens onboarding niet in praktijk brengen, kan dit wantrouwen creëren bij een nieuwe medewerker.

Voor HR betekent dit één ding: een hoger risico op vroegtijdig vertrek. En dat kost een bedrijf uiteindelijk bakken met tijd en geld.

‍

De voordelen van een soepele overgang

Het is duidelijk dat de kloof tussen recruitment en onboarding niemand iets oplevert. Een soepele overgang heeft daarentegen voor iedereen voordelen!

Voor nieuwe medewerkers bouwt een vlotte overgang vertrouwen op, omdat het laat zien dat het bedrijf goed georganiseerd en consistent is. Dit verhoogt hun betrokkenheid en motivatie, waardoor ze uiteindelijk beter integreren in het bedrijf en productievere teamleden worden.

Voor de HR-afdeling betekent een naadloze overgang: minder verspilde middelen, hogere retentieratio's en een effectiever onboardingproces. Bovendien helpt het om de relatie met nieuwe medewerkers goed te houden in de periode tussen aanstelling en daadwerkelijke onboarding.

Dat klinkt allemaal veelbelovend! Laten we nu eens kijken hoe we deze kloof kunnen overbruggen.

4 tips om de kloof tussen werving en onboarding te dichten

De overgang tussen het werven en onboarden van personeel goed regelen is best een uitdaging. Maar we helpen je graag op weg!

‍

1. Begin met preboarden zodra het contract getekend is

We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: onboarding begint al vóór de eerste werkdag! Start dus direct met preboarden als de nieuwe medewerker heeft getekend.

Tijdens preboarding bereidt je nieuwe collega's voor op hun baan vóór ze echt starten. Geef ze belangrijke informatie mee, zoals:

• Hoe ziet de bedrijfscultuur eruit?
• Wat is de missie van het bedrijf?
• Wat trek je aan op je eerste dag?

Door meteen te beginnen houd je de communicatie op gang, vermijd je stiltes en geef je nieuwe medewerkers het gevoel dat je ze blijft ondersteunen.

Conclusie: preboarden helpt nieuwe medewerkers zich voorbereid en zelfverzekerd te voelen. Ze krijgen zo een voorsprong omdat ze al bekend zijn met hun rol en het bedrijf, wat uiteindelijk zorgt voor meer betrokkenheid.

‍

2. Gebruik technologie en integreer systemen

Je gebruikt waarschijnlijk al een ATS, maar gebruik je ook digitale onboardingtools naast je recruitmentsoftware?

Door je recruitmentsoftware te koppelen aan een onboardingplatform creëer je een naadloze overgang. Dankzij de integratie kun je geautomatiseerde workflows instellen, zoals het versturen van welkomstmails.

Bovendien maakt AI het hele proces soepeler (voor HR en nieuwe medewerkers). Denk aan een chatbot die standaardvragen direct beantwoordt. Zo krijgen nieuwe collega’s sneller duidelijkheid, voorkom je onnodige wachttijden en heeft HR meer tijd voor andere taken.

‍

3. Maak onboarding persoonlijk

Tijdens de wervingsperiode verzamel je veel waardevolle informatie over een kandidaat - waarom zou je die niet benutten voor een warm welkom?

Je hebt de kandidaat immers leren kennen om te beoordelen of hij/zij bij de functie en het bedrijf past. Deze inzichten vormen de perfecte basis voor een onboardingtraject op maat.

Bijvoorbeeld:

• Je hebt het functieprofiel al paraat uit de werving - gebruik dit om de onboarding specifiek af te stemmen op de rol en verantwoordelijkheden
• Je hebt een aantal voorkeuren van de nieuwe medewerker leren kennen (zoals de leerstijl of werkwijze) - gebruik deze informatie in het onboardingproces.

Je hebt de kandidaat immers al leren kennen: van functie-eisen tot werkvoorkeuren. Deze inzichten vormen de perfecte basis voor een onboardingtraject op maat.

Zo zet je die kennis direct in:

• Gebruik het functieprofiel uit de werving om de onboarding precies af te stemmen op de rol.
• Speel in op individuele voorkeuren (leerstijl, werkwijze) voor een onboarding die aansluit bij de nieuwe medewerker.

[.callout-small]💡 Praktische tip: Gebruik de persoonlijke details uit het wervingstraject als inspiratie voor je onboarding. Vermeldde de nieuwe medewerker tijdens de sollicitatie dat hij/zij graag films kijkt? Voeg dan een bioscoopbon toe aan het welkomstpakket.[.callout-small]

Persoonlijke gebaren laten zien dat je goed hebt opgelet - en dat maakt de eerste werkdag extra speciaal.

‍

4. Zorg voor regelmatige feedbackmomenten

Tijdens de recruitmentfase wordt van alles besproken, zoals verantwoordelijkheden en doelen Maar deze afspraken kunnen tijdens onboarding soms ondergesneeuwd raken. Dit kan leiden tot mismatches tussen wat er is besproken tijdens de recruitmentfase en de realiteit.

Met vaste feedbackmomenten zorg je dat alle betrokkenen dezelfde verwachtingen hebben over de rol en werkzaamheden. Zo voorkom je dat verkeerde verwachtingen uit de werving botsen met de dagelijkse praktijk van de functie.

Bovendien creëer je zo een sfeer van openheid en vertrouwen. En dat geeft nieuwe medewerkers weer de ruimte om zorgen of ambities te uiten, wat essentieel is voor hun ontwikkeling binnen het bedrijf.

‍

Hoe kan een onboardingplatform helpen?

Met het digitale onboardingplatform van Appical verloopt de overgang van werving naar onboarding een stuk soepeler. Het werkt zo:

‍

1. Preboarding met Appical

Start direct na de werving met preboarden via de Appical onboardingapp. Bereid nieuwe medewerkers voor op hun eerste dag door belangrijke bedrijfsinformatie op een interactieve manier te delen, bijvoorbeeld met quizzen. Zo blijft het enthousiasme en de betrokkenheid hoog.

Het mooie is dat alle informatie rustig en overzichtelijk wordt aangeboden. Geen overload op dag één, maar stap voor stap belangrijke zaken leren: van privacyregels tot eventuele kledingvoorschriften.

Ook handig: managers en collega's kunnen via de app meteen contact leggen om de nieuwe medewerker te verwelkomen. Zo minimaliseer je stille periodes tussen werving en onboarding en creëer je een consistente ervaring voor alle nieuwe medewerkers, ongeacht hun afdeling.

‍

2. Geautomatiseerde onboarding

Sluit je ATS- of HRM-systeem eenvoudig aan op Appical's app om je onboardingprogramma op te bouwen. De koppeling haalt automatisch basisgegevens op zoals naam, personeelsnummer en e-mailadres van de nieuwe medewerker, en voegt deze direct toe aan ons platform (Appical Now). Geen gedoe meer met documenten doorzoeken en alle essentiële informatie staat meteen klaar!

Appical Now biedt ook geautomatiseerde HR-formulieren. Hier verzamel je veilig alle benodigde gegevens, zoals bankrekeningnummer, burgerservicenummer en noodcontactpersonen, op één plek. En vanwege privacyredenen hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot deze persoonlijke informatie.

Doordat alle informatie tijdens de werving al centraal wordt verzameld, verloopt de overgang naar onboarding veel soepeler. Je hebt meteen alles wat je nodig hebt, dus je kunt direct van start!

‍

3. Digitale feedbackmogelijkheden

Met de ingebouwde feedbacktools van Appical ontdek je eenvoudig wat goed werkt in je onboardingtraject en wat beter kan. Nieuwe medewerkers kunnen via Likertschalen en open vragen reflecteren op hun onboardingervaring.

Denk aan vragen zoals: Worden je verwachtingen waargemaakt, en op welke manier? Sluit de onboarding goed aan op wat tijdens de werving is besproken?

Deze feedback helpt bij werving én onboarding, en laat zien hoe de processen beter op elkaar kunnen aansluiten. Merken meerdere nieuwe medewerkers op dat hun takenpakket anders is dan verwacht? Dan weet je dat hier een kloof zit die gedicht moet worden.

De verzamelde feedback kun je direct vertalen naar verbeteracties. Krijg je terug dat medewerkers zelf informatie moesten zoeken? Verrijk dan je preboarding met praktische antwoorden en geef aan dat ze altijd contact kunnen opnemen met HR.

Het resultaat? Een continu lerend proces dat werving en onboarding steeds beter op elkaar afstemt.

‍

Conclusie

Het is goed om te beseffen dat werving en onboarding simpelweg verschillende fasen zijn van hetzelfde proces: de reis van een medewerker binnen je organisatie. Wanneer je deze fasen volledig los van elkaar ziet, creëer je onbedoeld een kloof.

Als nieuwe medewerkers in deze kloof terechtkomen, kan dit leiden tot flinke teleurstelling. Denk aan uitspraken als: "Dit is niet wat me was voorgespiegeld tijdens de sollicitatie." 

Op termijn heeft dit gevolgen voor hun betrokkenheid, motivatie en productiviteit, en komt een goede integratie in de bedrijfscultuur in gevaar.

Het goede nieuws? Deze kloof is prima te overbruggen. De sleutels hiervoor zijn:

• Een doordacht preboardingprogramma
• De juiste technologische ondersteuning
• Een persoonlijke aanpak
• Regelmatige feedbackmomenten

Zo zorg je voor een soepele overgang waar zowel de nieuwe medewerker als de organisatie baat bij heeft.