Wie Cygnific mit der Onboarding-Plattform von Appical Zeit spart und neue Mitarbeiter einbindet Teammitglieder

Stellen Sie sich vor: Sie stehen vor der Herausforderung, schnell neue Teammitglieder einzustellen und dafür zu sorgen, dass sie sich stark mit Ihrem Unternehmen verbunden fühlen. Dieser Herausforderung hat sich das Sales & Service Centre Cygnific gestellt. Angesichts des hart umkämpften Arbeitsmarktes für Kundenkontakt-Agenten war es von entscheidender Bedeutung, die Aufmerksamkeit der neuen Mitarbeiter zu gewinnen und zu verhindern, dass sie von anderen Unternehmen abgeworben werden. Deshalb wandte sich Cygnific an die Onboarding-Plattform von Appical als Lösung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie das Unternehmen Appical für das Onboarding neuer Mitarbeiter einsetzt, Daten zur Verbesserung des Onboarding-Prozesses nutzt, die Vorteile des Manager-Toolkits ausschöpft und letztendlich wertvolle Zeit spart.

Büro Cygnific
Hauptsitz
Amsterdam
Größe des Unternehmens
2.000
Märkte
Kundenbetreuung
Lösungen
Preboarding
Onboarding
Integrationen

Cygnific ist ein Vertriebs- und Servicezentrum, das sich darauf konzentriert, seinen Kunden hervorragende Markenerlebnisse zu bieten. Im Jahr 2010 leistete das Unternehmen Pionierarbeit im Kundenservice über Social-Media-Kanäle für KLM und betreut nun auch Marken wie Rituals und Pink Gellac. Ein großer Teil der Belegschaft von Cygnific (2.000 Teammitglieder) besteht aus Kundendienstmitarbeitern. Das Ziel ist es, das persönlichste Kontaktzentrum für Kunden und Teammitglieder zu werden.

Die Herausforderung: Onboarding von Hunderten neuer Kundenbetreuer

Während der Covid-19-Pandemie wurde deutlich, dass das derzeitige Personal überfordert war. Daher mussten Hunderte von neuen Kundenbetreuern eingestellt werden. Es war von entscheidender Bedeutung, diese neuen Teammitglieder effektiv einzugliedern, um zu verhindern, dass sie innerhalb einer Woche oder sogar noch vor ihrem ersten Arbeitstag das Unternehmen aufgrund attraktiverer Angebote in anderen Bereichen verlassen. "Wir waren wirklich auf der Suche nach einem Gefühl der Verbundenheit", so Brandon Harker, HR-Koordinator.

Darüber hinaus sah sich Cygnific mit einer weiteren Herausforderung konfrontiert: alle notwendigen Informationen an neue Teammitglieder zu übermitteln, ohne sie zu überfordern. "Die Kundendienstmitarbeiter durchlaufen ein intensives achtwöchiges Schulungsprogramm, in dem eine große Menge an Informationen vermittelt wird. Es kann für sie ziemlich überwältigend sein, sowohl das Schulungsmaterial zu verinnerlichen als auch gleichzeitig etwas über unser Unternehmen zu lernen. Deshalb sollte man einen Teil der Informationen bereits im Vorfeld bereitstellen."

Warum Cygnific sich für Appical entschieden hat: Bevorzugte Funktionen

Cygnific entschied sich für die Appical-Plattform, um bereits vor dem ersten Arbeitstag Informationen auszutauschen. Aber es gab noch mehr Gründe, warum sie sich für unsere Onboarding-Plattform entschieden haben. Hier sind ihre Lieblingsvorteile der App:

☑️ Von langweiligen Informationen zu interaktiven Inhalten

☑️ Nicht nur als Webseite verfügbar, sondern auch als App herunterladbar

☑️ Berichtsinstrument zur Messung der Auswirkungen

Von langweilig bis interaktiv

"Eine der Stärken von Appical ist die Fähigkeit, Informationen interaktiv zu gestalten und Elemente wie Fragen und Bilder einzubinden. Wir nutzen die App in erster Linie als Alternative zu Präsentationen, insbesondere um Informationen zu vermitteln, die für neue Teammitglieder wichtig sind, aber auf herkömmliche Art und Weise zu langweilig wären. Auf diese Weise verwandeln wir langweilige Informationen in ansprechende Inhalte."

Flexibel und benutzerfreundlich

"Ein weiterer Vorteil von Appical besteht darin, dass die Nutzer auf die Inhalte zugreifen können, wann immer sie wollen. Sei es über den Browser oder die heruntergeladene App. Das passt in die heutige Zeit."

Berichtsfunktionen und Datenanalyse

"Eine meiner Lieblingsfunktionen ist das Reporting-Tool der Plattform, das mir Einblicke in die Inhalte gibt, die die Nutzer konsumieren, und in den Fortschritt, den sie in der App machen. Auf diese Weise kann ich die Effektivität der Onboarding-Plattform wirklich messen.

Um die Daten zu interpretieren und die App zu verbessern, stellt Appical einen Customer Success Manager zur Seite. "Wir haben ein Paketabonnement, das alle drei Monate ein Treffen mit dem Customer Success Manager beinhaltet".

"Gemeinsam prüfen wir die Daten und analysieren, wo die Nutzer abspringen, wie oft sie sich einloggen und wie wir das Engagement fördern können. Nach jedem Treffen haben wir eine Reihe von Aktionspunkten, die entweder ich oder das Appical-Team umgehend in der App umsetzen. Beim nächsten Treffen bewerten wir dann die Wirksamkeit dieser Maßnahmen."

Wie verlief die Einführung der Onboarding-Plattform?

Einfach einzurichten und zu warten

Die Einrichtung der App verlief reibungslos: "Es ist kein kompliziertes Tool. Jeder mit grundlegenden Computerkenntnissen kann die App mühelos einrichten und verwalten.

Obwohl die Personalabteilung für Appical verantwortlich ist, haben verschiedene Abteilungen von Cygnific bei der Entwicklung der App zusammengearbeitet. "Die L&D-Abteilung half bei der Entwicklung und Zusammenstellung der App-Inhalte, da sie über viel Wissen über das Lernen verfügt und bereits für die Schulungsprogramme verantwortlich ist. Bevor die Texte veröffentlicht wurden, prüfte die Kommunikationsabteilung sie auf einen angemessenen Ton und Inhalt. Die Personalabteilung ist nun für die Aktualisierung der Inhalte, die Datenanalyse und die Analyse der App-Nutzung zuständig."

Wie sieht der Einführungsprozess bei Cygnific aus?

Automatisierter Onboarding-Prozess

"Wenn ein neuer Mitarbeiter in das System aufgenommen wird, erhält er eine automatische Einladung zur Cygnific Appical-Plattform, die den Beginn seiner Onboarding-Reise markiert. Von dort aus können sie sofort auf die erste "Geschichte" zugreifen und erhalten eine Woche vor ihrem ersten Arbeitstag automatisch neue Informationen.

Vielfältiger Inhalt

"Wir haben ein breites Spektrum an Inhalten aufgenommen, das von ernsten bis zu heiteren Themen reicht. Wir behandeln zum Beispiel Personalfragen und das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Außerdem gibt es eine Einführung in unser Unternehmen, in der wir erklären, wer wir sind, was wir tun und was unsere Werte sind.

"Darüber hinaus haben wir eine beträchtliche Anzahl von Teammitglieder , die unter anderem aus verschiedenen skandinavischen Ländern stammen. Diese Personen sind in die Niederlande umgezogen, um den Kundenservice für KLM in ihrer Muttersprache zu leisten. Um sie bei ihrer Integration zu unterstützen, haben wir einen eigenen Bereich in die App integriert, der sich auf das Leben in den Niederlanden konzentriert. Hier finden sie nützliche und ansprechende Informationen wie 'Was ist ein Bitterbal?' und 'Wie erhalte ich eine Bürgerservicenummer (BSN)?'."

Bereitstellung von relevanten Inhalten: Unterscheidung nach Standorten und Rollen

Um sicherzustellen, dass die Onboarding-Inhalte relevant und auf jeden neuen Mitarbeiter zugeschnitten sind, berücksichtigt Cygnific sowohl den Standort als auch die Rolle innerhalb des Unternehmens. "Wir nutzen die App für unsere Niederlassungen in Amsterdam und Enschede, da wir wissen, dass jeder Standort einzigartige Einrichtungen bietet. Für uns ist es wichtig, Informationen zu liefern, die speziell auf den Arbeitsplatz des jeweiligen Mitarbeiters zugeschnitten sind. Während wir beispielsweise in Amsterdam eine Cafeteria haben, gibt es in Enschede keine. Wir möchten sicherstellen, dass Teammitglieder , das in Enschede arbeitet, nicht fälschlicherweise etwas anderes glaubt."

Darüber hinaus hat Cygnific eine Differenzierung nach Rollen durch die Verwendung von drei verschiedenen Tags eingeführt:

  • Air France KLM-Vertreter: Diese Personen erhalten zusätzliche Informationen über die verschiedenen KLM-Produkte, die von Cygnific bearbeitet werden.
  • Markenbotschafter: Diese Gruppe besteht aus neuen Teammitglieder , die mit Marken wie Rituals und Pink Gellac arbeiten. Sie erhalten spezifische, detaillierte Informationen über diese Marken.
  • Hilfskräfte und Manager: Um sie nicht mit unnötigen Details zu überfordern, ist der Inhalt für diese Gruppe knapp und konzentriert gehalten.

Aktivitäten vor Ort

"Neben der digitalen Onboarding-Plattform organisieren wir auch Aktivitäten vor Ort. Unsere gesamte Schulung findet im Büro statt. Die Schulung umfasst verschiedene Elemente, darunter Präsentationen der verschiedenen Abteilungen, die sich vorstellen und ihre Aufgaben erläutern. Außerdem ist ein Begrüßungsessen vorgesehen."

⭐️ Hervorgehobene Funktion: Manager-Toolkit

"Eine wertvolle Funktion der Website onboardingapp ist das 'Manager Toolkit'. Mit diesem Toolkit können Teamleiter zum Beispiel eine personalisierte Begrüßungsnachricht an neue Teammitglieder senden, so dass sie eine Verbindung herstellen können, noch bevor sie ihre Rolle antreten. Ein Vorteil des Manager-Toolkits im Vergleich zur E-Mail ist, dass es automatisch Benachrichtigungen und Erinnerungen an den Manager sendet."

"Wir erleben oft, dass neue Mitarbeiter begeistert auf Teammitglieder reagieren und sofort eine Chat-Nachricht zurücksenden. Dies fördert eine unmittelbare Verbindung zwischen dem Manager und dem neuen Kollegen. Das Spannende daran ist, dass all dies dank der Integration mit unserem HR-System automatisch geschieht. Das System erkennt automatisch den designierten Manager und macht die manuelle Eingabe der Teamleiter überflüssig. Das spart eine Menge Zeit!"

Ergebnisse: Höhere Bewertungen und Zeitersparnis

"Während meiner Abschlussarbeit bei Cygnific habe ich eine Studie über Appical durchgeführt. Ich führte einen A/B-Test durch, bei dem eine Gruppe von Teammitglieder Appical nutzte, während die andere dies nicht tat. Anschließend wurden Fragen zum Onboarding-Prozess gestellt, und die Ergebnisse zeigten, dass die Gruppe, die Appical nutzte, ihre Onboarding-Erfahrung um einen Punkt besser bewertete!"

"Darüber hinaus hat uns die App viel Zeit erspart. Früher haben wir Vertragsgespräche mit der Personalabteilung geführt, bei denen wir allgemeine Informationen an neue Teammitglieder weitergegeben haben. Jetzt können wir diese Einführungen fast vollständig eliminieren, da Teammitglieder angibt, dass sie bereits alles in der Appical-App gelesen haben."

"Teammitglieder finden die App sehr benutzerfreundlich und fühlen sich vor ihrem ersten Arbeitstag gut informiert. Das ist genau das, was wir mit einem Onboarding-Programm erreichen wollen."

Brandon Harker
"Eine meiner Lieblingsfunktionen ist das Reporting-Tool der Plattform, das mir Einblicke in die Inhalte gibt, die die Nutzer konsumieren, und in den Fortschritt, den sie in der App machen. Auf diese Weise kann ich die Effektivität der Onboarding-Plattform wirklich messen.
Brandon Harker
HR-Koordinator

Was Teammitglieder über Appical sagt

Arie Vooijs
Teamleiter, Kundendienst Die Niederlande

"Seit der Einführung von Appical haben unsere neuen Teammitglieder von Anfang an eine stärkere Verbindung zu Cygnific aufgebaut. Wie das? Ungefähr eine Woche vor ihrem ersten Arbeitstag verschicke ich eine herzliche Willkommensnachricht, so dass die neuen Mitarbeiter bereits mit ihrem Teamleiter vertraut sind. Außerdem kann sich der neue Mitarbeiter bereits im Voraus vorstellen, so dass wir ein besseres Verständnis dafür haben, wer unser Team verstärken wird. Persönliche und unternehmerische Bindungen sind eng miteinander verknüpft, und Appical bietet eine einzigartige virtuelle Umgebung, die beides fördert - noch bevor ein neuer Mitarbeiter seine Reise antritt. Appical ist sehr zu empfehlen!"

Dashboard der Onboarding-Plattform

Herzlich willkommen!

Dieses Dashboard dient als zentraler Knotenpunkt der onboardingapp. Hier werden neue Mitarbeiter eingeladen, die App zu erkunden, werden herzlich willkommen geheißen und dazu ermutigt, ihre Onboarding-Reise anzutreten.
Kapitel aus der onboardingapp über den Elevator Pitch

Unsere Geschichte

Für neue Mitarbeiter von Teammitglieder ist es von entscheidender Bedeutung zu verstehen, was Ihr Unternehmen tut und was seine Grundwerte sind, damit sie es auch anderen erklären können. Die Website onboardingapp von Cygnific legt großen Wert auf die Geschichte des Unternehmens.
Der Text in onboardingapp ist für Airfrance-KLM-Agenten bestimmt.

Relevanter Inhalt

Um sicherzustellen, dass die Inhalte relevant und spezifisch für neue Mitarbeiter sind, passt Cygnific die Inhalte je nach Standort und Rolle an. Die Informationen, die Sie auf der linken Seite sehen, sind ausschließlich für Airfrance-KLM-Agenten verfügbar.
Ein Quiz im Cygnific onboardingapp

Vom langweiligen Material zur interaktiven Information

Mit Hilfe von onboardingapp können Sie mühelos langweiliges Material in ansprechende und interaktive Inhalte umwandeln. Es enthält Videos, interaktive Quizze und Funktionen wie Drag & Drop, um die Inhalte ansprechender und dynamischer zu gestalten.
Quiz über die niederländische Küche im onboardingapp

Bonus für Expats

Cygnific beschäftigt viele Expats. Um ihnen die Anpassung an das Leben in den Niederlanden zu erleichtern, haben sie in der App einen speziellen Bereich mit nützlichen und unterhaltsamen Informationen eingerichtet. Hier erfahren sie unter anderem, wie sie eine BSN (Bürgerservicenummer) erhalten und mehr über die typisch niederländische Küche erfahren.